تم الانتهاء من نموذج المذكرة. كيفية كتابة مذكرة: عينة، مثال لكتابة النص، النموذج

عادة ما تسبب الوثائق الداخلية معظم الأسئلة والارتباك، لأنها لا تنظمها القوانين التشريعية رسميًا. في مجالات متنوعةقد يكون للأنشطة قواعد مختلفة لكتابة الملاحظات الرسمية والمذكرات والتفسيرات. تعد المذكرة أحد أكثر أشكال المراسلات التجارية الداخلية شيوعًا. كيف يختلف عن المستندات الداخلية الأخرى، ما هي العناصر الإلزامية لها أو قد تختلف، وفي أي الحالات قد تكون ضرورية، سنحاول شرحها في هذه المقالة. كما سيتم توفير عينات الكتابة. مذكرات، تم تجميعها لأغراض مختلفة.

مذكرة الخدمة: جوهر الوثيقة

المذكرة هي شكل من أشكال الاتصال الكتابي داخل المنظمة. والفرق المحدد بين هذا النوع من المراسلات هو التوجه "الأفقي" - حيث يتم التواصل بين الموظفين غير المرتبطين بعلاقة التبعية، أي متساوون في الوضع الرسمي.

مرجع! إذا تم إرسال مذكرة إلى موظف أعلى رتبة، فسيتم تسميتها تقريرًا وليس تقريرًا رسميًا.

تشير هذه الوثيقة إلى معلومات ومراجع، أي أنها تحتوي على تغطية لمشكلة معينة لا يستطيع المرسل حلها دون المتلقي (موظف آخر أو قسم آخر في الشركة). في بعض الحالات، قد تكون المهمة إعلامية بحتة: حيث يتم إعلام المتلقي بحقائق معينة.

الغرض من المذكرة

الهدف الرئيسي الذي تسعى إليه أي مراسلة داخلية هو الإدارة التشغيلية، أي الأسرع والأكثر حل فعالأي أسئلة و/أو مشاكل تنشأ. ومن مميزات المذكرة أنها تهدف إلى:

• الشروع في اعتماد أي قرار؛
• لفت انتباه المتلقي إلى معلومات معينة؛
• تقرير عن بعض النقاط التي قد تكون أثيرت سابقًا؛
• أجب عن السؤال المطروح في المذكرة السابقة (يجب الإشارة إلى رقم المذكرة الأصلية).

ما يجب أن يكون في المذكرة وما لا يمكن أن يكون

وبما أن المذكرة هي وثيقة مساعدة، فلا يتم تنظيمها القواعد الإلزاميةوالمعايير المنصوص عليها في OKUD أو اللوائح الأخرى. عند كتابتها، من المناسب مراعاة قواعد "أنظمة التوثيق الموحدة" للاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003.

التفاصيل الإلزامية للمذكرةتشبه في كثير من النواحي تلك المطلوبة في أي مستند عمل.

1. معلومات عن الوحدة التي أرسلت المذكرة.
2. اسم القسم الذي يتم إرسال الوثيقة إليه.
3. الاسم الكامل والمنصب للمستلم المباشر.
4. عنوان المراسلات (في في هذه الحالة"مذكرة الخدمة").
5. عنوان أو موضوع الملاحظة التي تصف موضوعها بإيجاز.
6. "نص" الوثيقة عبارة عن بيان مباشر للموقف والمعلومات والطلبات وخيارات الحل ومقترحات حل المشكلة وما إلى ذلك.
7. تاريخ ورقم المذكرة.
8. موقف مرسل المذكرة، اسمه الكامل، التوقيع.

عناصر إضافية محتملةقد يتضمن:

• تأشيرات الأشخاص الآخرين المهتمين بحل الوضع؛
• التطبيقات (يجب أن يحتوي نص المذكرة على رابط لإتاحتها).

مستبعد في المذكرات:

• طلبات؛
• طلبات؛
• الطوابع "أوافق"، "أأذن"، وما إلى ذلك.

والأساس المنطقي لهذا التقييد هو تكافؤ حالة المرسل إليه والمرسل. ومع ذلك، فإن المذكرة، على الرغم من أنها لا تمثل أمرًا مباشرًا، يمكن أن تصبح أساسًا لقرارات إدارية مهمة، والتي يمكن أيضًا التعبير عنها في إصدار أمر.

ديكور

تنطبق متطلبات التصميم المطبقة على جميع الوثائق في مؤسسة معينة على المذكرات الداخلية. أنها مريحة عندما تكون منصوص عليها في اللوائح المحلية. عادةً ما يتوافقون مع معايير العمل المكتبي المقبولة عمومًا:

• ورق مقاس A4؛
• الخط TimesNewRoman 12، بمسافة واحدة ونصف؛
• تنسيق التاريخ "dd.mm.yy"؛
• موقع "الرأس" في وسط الصفحة أو على الحافة اليسرى؛
• غياب أنماط الكلام المعقدة والإنشاءات اللفظية غير الضرورية واللحظات العاطفية.

مذكرة على الانترنت

إذا كان لدى المنظمة تدفق مستندات محوسب بشكل كافٍ، فيمكن إرسال المذكرات الداخلية ليس في شكل ورقي، ولكن في شكل ورقي في شكل إلكتروني. في بعض الأحيان يكون هذا الأمر أبسط وأكثر ملاءمة، لأنه قد يتم فقدان الوسائط الورقية أو تلفها، ولكن يتم تخزين النص الإلكتروني بشكل آمن في ذاكرة الكمبيوتر. عند إرسال نص المذكرة عبر الإنترنت، يجدر النظر في عدة نقاط إضافية.

1. يمكن إنشاء النماذج والقوالب ونماذج الملاحظات والموافقة عليها من قبل الإدارة وحفظها في ملف أو مجلد منفصل يمكن لأي مستخدم على الشبكة المحلية الوصول إليه.
2. لا تتم الإشارة إلى المرسل إليه في نص "رأس" المذكرة، ولكن في سطر "العنوان" أو "الموضوع"، في حالة مشاركة المورد الإلكتروني.
3. يمكن إدراج التوقيع في نص المذكرة تلقائيا مما يوفر وقت الكاتب.
4. يوصى دائمًا بطلب إيصال قراءة البريد الإلكتروني: سيكون هذا بمثابة تأكيد إضافي لاستلام المذكرة، بالإضافة إلى إرسالها في الوقت المناسب.

مذكرة الخدمة بدلا من وثائق السفر

بعد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 1595 الذي دخل حيز التنفيذ في 8 يناير. في عام 2015، تم إلغاء شهادات السفر والمهمة الرسمية والتقرير عن المهام المنجزة خلال رحلة العمل، وتعد المذكرة الرسمية وثيقة مهمة تساعد في تأكيد استخدام وقت السفر والموارد. إذا لم تحدد الإدارة مثل هذا الشرط في قانون محلي، فإن استخدام المذكرة لهذا الغرض ليس إلزاميًا. ومع ذلك، قد تكون هذه الوثيقة هي التأكيد الوحيد على حقيقة السفر واستخدام الموظف للسيارة بشكل أو بآخر من أشكال الملكية. إذا ذهب الموظف في رحلة ليس بوسائل النقل العام، ولكن بوسائل النقل الشخصية أو المستأجرة أو التابعة للشركة، فمن المرجح أن يُطلب منه تقديم مذكرة عند العودة من رحلة عمل. وسيشكل الأساس لحساب البدل اليومي الذي سيتم دفعه للموظف العائد، وسيؤكد أيضًا النفقات المتكبدة مقابل الطعام والإقامة وصيانة المركبات.

محتويات مذكرة "السفر".

في شكل مجاني، يقدم الموظف المعلومات التاليةعن رحلة عملك:

• تاريخ المغادرة والعودة؛
• الغرض من الرحلة أو الإشارة إلى أمر رحلة العمل؛
• معلومات حول عربة(الاسم، الطراز، العلامة التجارية، رقم التسجيل)؛
• وصف الطلبات - بوليصة الشحن، والإيصالات النقدية، ووثائق الإقامة، وتزويد السيارة بالوقود، وما إلى ذلك.

يتم تقديم الوثيقة أولا إلى قسم المحاسبة في المنظمة، ومن ثم إلى الإدارة للموافقة عليها.

لماذا تكتب إذا كنت تستطيع أن تقول ذلك؟

يعتبر بعض الموظفين أن إعداد المذكرات مجرد إجراء شكلي، ويضيع الوقت الذي يقضيه في إعدادها. ولكن في العديد من المواقف، قد لا تكون المذكرة هي الأكثر فقط وسيلة فعالةحلول للمشكلة التي نشأت، ولكنها أيضًا حلقة لا غنى عنها على الإطلاق في سلسلة الأدلة الضرورية. يحدث هذا عندما تكون المعلومات التي يتم لفت انتباه شخص معين إليها ضرورية وثيقة. قد تنشأ هذه الحاجة في المواقف التالية.

1. لدى الشركة العديد من الأقسام الهيكلية، وقد يتطلب الحل الشفهي لمشكلة ما وقتًا أطول من إرسال المراسلات الرسمية.
2. المذكرة هي تأكيد مباشر لنقل المعلومات المهمة في الوقت المناسب.
3. الشكل الوثائقي لنقل المعلومات يعفي المرسل من بعض المسؤولية.
4. تأكيد موعد رحلة العمل واستخدام وسيلة النقل الشخصية للموظف للرحلة.
5. تؤكد المراسلات الرسمية بعض تصرفات الشركة، على سبيل المثال، تبرير النفقات أمام مأمورية الضرائب (في الحالات المثيرة للجدل).

على سبيل المثال.قام مكتب الضرائب بتقييم الغرامة المفروضة على الشركة لعدم دفع الضريبة على الأصول الملموسة (المواد الإعلانية). وبناء على المذكرات الداخلية من قسم الإعلان فقد ثبت أن هذه المواد (وهي مدرجة في المذكرات) تم استخدامها لمدة تقل عن سنة، مما يعني أنه لا يمكن تصنيفها ضمن الأصول الملموسة.

أمثلة على كتابة المذكرات

مذكرة السفر

المدير العام لشركة Klimatcontroltekh LLC
نيروباسكي سيرجي نيكولاييفيتش
من تيولبانوف ألكسندر لفوفيتش،
شغل منصب المدير
لصيانة معدات قسم الخدمة

ملاحظة الخدمة
حول رحلة عمل إلى تولا.

أود أن ألفت انتباهكم إلى أنه وفقًا للأمر رقم 27 بتاريخ 10 سبتمبر 2016، غادرت شخصيًا في 11 سبتمبر 2016 في رحلة عمل من موسكو إلى تولا سيارة الركاب(سكودا اوكتافيا، رقم تسجيل الدولة A869AB 267 RUS). عدت إلى موسكو في 16 سبتمبر 2016 الساعة 19:00.
كانت المدة الفعلية لرحلة العمل الخاصة بي هي 6 أيام تقويمية.
وأرفق لكم الدليل التالي على نفقات السفر:
- بوليصة الشحن بتاريخ 11 سبتمبر 2016 على ورقة مطبوعة واحدة.
- نسخ من الإيصالات النقدية لمحطة وقود روزنفت بتاريخ 2016/09/11 (طريق موسكو - تولا السريع) وتاريخ 16/09/2016 (تولا).
– إيصال من فندق الربح بتاريخ 16 سبتمبر 2016.

مدير صيانة المعدات بقسم الخدمات الزنبقأ.ل. توليبوف (توقيع) 17/09/2016

مذكرة الخدمة بشأن إصدار المنتجات

قسم التسويق التجاري
بيونتكوفسكايا ريجينا سيمينوفنا، رئيس القسم
رئيس قسم المبيعات
شركة المعجزة ذ.م.م
فيتروف سيرجي أفاناسييفيتش

ملاحظة الخدمة
رقم 11-ن تاريخ 23/08/2016
حول إصدار المنتجات.

أطلب منك تنسيق عقد عرض ترويجي للعلامة التجارية Frutonyanya بهدف زيادة مبيعات التجزئة للعصائر من هذا النوع علامة تجاريةونمو التوزيع.
من المقرر أن يتم العرض الترويجي في الفترة من أكتوبر إلى نوفمبر 2016 في ريازان وفلاديمير في منافذ البيع بالتجزئة. توفر آلية الترويج هدية إضافية على شكل علبة واحدة من العصير TM “Frutonyanya” عند شراء أكثر من 3 عبوات. ومن المقرر توزيع صندوق الجائزة على النحو التالي:
- ريازان - 500 عبوة سعة 200 مل؛
– فلاديمير – 350 عبوة 200 مل.

يجب إرجاع باقي المنتجات التي لم تشارك في العرض الترويجي إلى المستودع. رئيس قسم التسويق التجاري بيونتكوفسكاياآر إس بيونتكوفسكايا (توقيع) 23/08/2016

المذكرة هي وثيقة معلومات ومرجع، وأداة المراسلات التجاريةداخل المنظمة.

يتم إعداد مذكرة لتسليط الضوء على أي قضايا عمل تتعلق بعمل قسم أو موظف معين، والتي يعتمد حلها على وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو الموظف.

تتم كتابة المذكرات، على عكس المذكرات، بين الوحدات الهيكلية أو الموظفين ذوي المركز الرسمي المعادل الذين لا يخضعون بشكل مباشر.

لمكافآت الموظفين

مذكرة المكافآت هي أساس إصدار أمر مكافأة الموظف، ويحررها رئيس القسم موجهة إلى الإدارة العليا، وتبين فيها أسباب وأسس المكافأة، وبيانات الموظف والمجمع . ولكي ينظر المدير في الأمر، من الضروري تسجيل المذكرة. بعد اتخاذ القرار بشأن المكافآت، يتم إصدار أمر.

حول زيادة الرواتب

شركة ذات مسؤولية محدودة ""الشركة""

الأمر رقم 25/10982 بتاريخ 25 نوفمبر 2010

بشأن زيادة راتب إيفانوف ف.

نظرًا لأداء المبيعات الجيد للمدير Ivanov V.A. بناء على نتائج الربعين الأول والثالث من عام 2010

انا اطلب:

1. تحديد راتب لمدير قسم المبيعات فيكتور ألكساندروفيتش إيفانوف بمبلغ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2. كبير المحاسبين فاسيليفا أ.ف. التأكد من دفع الراتب المحدد في الفقرة 1 من هذا الأمر في الوقت المناسب والمبالغ الأخرى المحسوبة على أساسه.

3. إلى رئيس دائرة شؤون الموظفين جي آي فيدوروف:

3.1. في جدول التوظيفقم بإجراء التغييرات من خلال تحديد الراتب لمنصب مدير قسم المبيعات بـ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل.

3.2. اختتم مع إيفانوف ف. اتفاقية اضافيةإلى عقد العمل المؤرخ [تاريخ عقد العمل] [رقم عقد العمل] الذي يحدد راتبًا قدره 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2.4. تعرف على V. A. Ivanov بهذا الأمر. للرسم.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "الشركة"

جدانوف ف.

لقد قرأت الطلب ____________________ Vasilieva A.V.

تمت مراجعة الطلب بواسطة ____________________ فيدوروف جي.

تمت مراجعة الطلب بواسطة ____________________ Ivanov V.A.

يمكن أن يكون أساس زيادة الراتب أيضًا:

- مذكرة من رئيس الدائرة التي ينتمي إليها الموظف

- زيادة الأسعار في الدولة، ونتيجة لذلك، الحاجة إلى إعادة فهرسة الرواتب في جميع أنحاء الشركة - زيادة رواتب الموظفين

- إسناد مسؤوليات وظيفية جديدة للموظف.

حول الفشل في أداء الواجبات

تقرير
04.10.2013 № 6

عدم القيام بالواجبات الرسمية

أود أن ألفت انتباهكم إلى أن سائق الشحن إيفان إيجوريفيتش سوكولوف لم يقدم السيارة المخصصة له (رقم الولاية C 042 MK 83) للفحص الفني المقرر، وبالتالي انتهاك الأحكام المسمى الوظيفيمن 06.10.2010

فيما يتعلق بالانتهاك، أقترح توبيخ I. I. سوكولوف.

يتم إعداد تقرير عن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية على ورقة بحجم A4.

حول المخالفات في العمل

إدارة المعلومات المدير العام

شركة ذات مسؤولية محدودة "بيسيدا" للتكنولوجيا

تقرير

09.12.2014 № 10-23/158

انتهاك الانضباط العمل

أود أن أحيطكم علماً أنه يوم أمس الموافق 12/08/2014 لمدة ساعتين من الساعة 16-00 حتى نهاية يوم العمل قام أخصائي القسم تقنيات المعلوماتكان فريجاتوف رومان فيكتوروفيتش غائبًا عن مكان عمله.

المستندات الداعمة التي تثبت صحة سبب الغياب، ر.ف.فريجاتوف. لم يتم تقديمها.

فيما يتعلق بالانتهاك، مع مراعاة طبيعته المتكررة، أقترح على فريجاتوف ر. شجب.

رئيس القسم إ.س. ليوبيمتشيكوفا

استنادًا إلى عينات المذكرات المقدمة، أصبح من السهل الآن إنشاء الأمثلة الخاصة بك.

يفغينيا بولوسا

لشراء القرطاسية

توضح المذكرة "لشراء القرطاسية" حقائق حاجة الإنتاج لشراء كمية معينة من القرطاسية، وترفق قائمة باللوازم المكتبية (الاسم والكمية).

حول تخصيص الأموال

موظف __________________________/_____________/

متفق

رئيس القسم __________________________/_____________/

انتباه

تقع مسؤولية المحاسبة وتخزين الأدبيات المشتراة خصيصًا للأقسام على عاتق رؤساء هذه الأقسام.

قرار تخصيص الأموال لشراء المطبوعات:

مشرف

جامعة الشركة __________________________/____________ /

كمية من

روبل ______________/______________/"__"________200_g.

أتعهد بتقديم إيصالات المبيعات والنقد وكذلك الأموال غير المنفقة خلال فترة تصل إلى 25 ____________ 200. __________________________/____________/

المبيعات والمقبوضات النقدية، وكذلك الأموال غير المنفقة بمبلغ

روبل _______________/____________/"__"________200_g.

"قسم الموارد البشرية مؤسسة الميزانية"، 2010، ن 6

إعداد وتنفيذ التقارير والمذكرات

تنتمي المذكرات والمذكرات المكتبية إلى الوثائق الداخلية للمنظمة وهي ليست غير شائعة بأي حال من الأحوال، وغالبًا ما تطلبها السلطات التنظيمية في حالة عمليات التفتيش. في الوقت نفسه، لدى موظفي خدمات شؤون الموظفين، وكذلك رؤساء الإدارات، كقاعدة عامة، أسئلة حول إجراءات إعداد هذه الوثائق ومعالجتها. دعونا نفكر في هذا المقالمتاح بواسطة هذه المسألةالقواعد، وكذلك تعميم ممارسة التحكيم.

التنظيم القانوني للتسجيل الرسمي

والمذكرات

لا يوجد حاليًا قانون قانوني معياري واحد يحدد هذا المصطلح، فضلاً عن تنظيم إجراءات إعداد ومعالجة المذكرات الرسمية والمذكرات. يقدم القاموس الموجز لأنواع وأصناف الوثائق، الذي طوره الأرشيف الرئيسي، VNIIDAD في عام 1974، التعريفات التالية لهذه المصطلحات:

المذكرة هي وثيقة موجهة إلى الإدارة، تحدد أي مشكلة مع استنتاجات ومقترحات المنشئ؛

المذكرة الرسمية هي مذكرة حول أداء بعض الأعمال، يرسلها مسؤول إلى آخر.

في المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة OK 011-93، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 N 299 (بصيغته المعدلة في 8 يونيو 2009، والمشار إليها فيما يلي باسم OKUD)، تحتوي على إشارة إلى مذكرة فقط فيما يتعلق بانتهاك انضباط العمل (كود شكل موحدن 0286041). عادة ما يتم إعداده من قبل رئيس القسم لإبلاغ رئيس المنظمة بأي موقف وتشجيعه على اتخاذ القرار.

ولكن يتم إعداد المذكرات ليس فقط في حالات انتهاك انضباط العمل. يمكن استخدامها لإخطار صاحب العمل بالتقدم المحرز في العمل أو نتائجه، والحاجة إلى توفير تمويل إضافي أو عمالة أو مواد، وما إلى ذلك. أي أن المذكرات توفر اتصالاً رأسيًا بين مستويات التسلسل الهرمي الرسمي ويتم تقديمها من قبل - المسؤولين في المستويات العليا إلى المسؤولين في المستويات الأعلى. يمكن أن تكون هذه الملاحظات صالحة داخل المنظمة أو يتم إرسالها إلى السلطات العليا.

فيما يتعلق بالمذكرة، يمكن قول ما يلي: في OKUD لا يوجد ذكر لمثل هذه الوثيقة، ومع ذلك، في العديد من القوانين القانونية التنظيمية التي تنظم أنشطة موظفي الخدمة المدنية، يتم ذكرها مع المذكرة. نظرًا لعدم وجود متطلبات خاصة لتنسيقه، نوصي بتنسيقه بنفس طريقة التقرير، مع الاختلاف الوحيد هو أنه سيتم الإشارة إلى مسؤول من نفس المستوى الإداري باعتباره المرسل إليه (تتم المراسلات بين الإدارات). في أغلب الأحيان، تحتوي المذكرات الداخلية على أسئلة وطلبات ومقترحات للحصول على الدعم المادي والفني والمعلوماتي والتنظيمي والاقتصادي.

من الضروري أيضًا التحدث عن فترة تخزين المستندات من هذا النوع. وفقًا للفقرتين 408 و 413 من قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين، التي وافقت عليها روسارخيف بتاريخ 06/10/2000 (بصيغتها المعدلة بتاريخ 27/10/2003)، يتم تخزين المذكرات الرسمية والمذكرات لـ سنة واحدة. وبعد ذلك، يمكن تدميرها وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القانون.

إعداد التقارير والمذكرات

لإعداد تقرير أو مذكرة رسمية، هناك قواعد منصوص عليها في GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثائق "(فيما يلي - GOST R 6.30-2003). أول شيء يجب الانتباه إليه هو أن المستندات يتم إعدادها في النماذج. تم تحديد متطلبات نماذج المستندات في القسم. 4 غوست آر 6.30-2003. على وجه الخصوص، يشار إلى أن التنسيقات القياسية لنماذج المستندات هي A4 (210 × 297 ملم) وA5 (148 × 210 ملم). لإنتاج النماذج، يتم استخدام الورق الأبيض أو الورق ذو الألوان الفاتحة. يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند على هوامش لا تقل عن 10 مم - اليمين و 20 مم على الأقل - اليسار والأعلى والأسفل.

بالإضافة إلى ذلك، دعونا ننتبه إلى تكوين التفاصيل وقواعد وضعها على قطعة من الورق. يتم سرد قائمة التفاصيل المستخدمة في إعداد وتنفيذ المستندات في القسم. 2 غوست آر 6.30-2003. وأهمها وأكثرها استخداماً فيما يتعلق بإعداد المذكرات الرسمية والمذكرات هي:

اسم الوحدة الهيكلية.

اسم نوع الوثيقة؛

تاريخ الوثيقة؛

رقم التسجيل؛

عنوان النص؛

وجهة؛

توقيع المترجم (يشير إلى المنصب)؛

الموافقة على وثيقة التأشيرة؛

دقة.

إذا تم إعداد مذكرة تقرير داخلي (رسمية)، تتم الإشارة إلى اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف الوثيقة - في الزاوية اليسرى العليا. يجب كتابة اسم نوع الوثيقة بالحروف الكبيرة(مذكرة) وتوضع في المنتصف أو من حدود الهامش الأيسر (اعتمادًا على طريقة ترتيب جزء رأس المستند الذي تم اختياره - زاويًا أو طوليًا) مع تباعد سطرين.

يتم كتابة تاريخ وفهرس المذكرة على سطر واحد. يتم تنسيق التاريخ بالأرقام العربية، على سبيل المثال: 02/02/2006، أو بشكل أبجدي رقمي، على سبيل المثال: 2 فبراير 2006.

يمكن تثبيت رقم التسجيل في مذكرة التقرير الداخلي (الرسمية)، حسب الإجراء المعتمد في المنظمة، في مكان الإعداد أو في مكان الاستلام.

كقاعدة عامة، يكون للتقارير والمذكرات عنوان يكشف لفترة وجيزة عن محتويات الوثيقة.

يُعرض نص التقارير والمذكرات بضمير المتكلم المفرد ("أعرض"، "أطلب"). تتم الإشارة إلى المعلومات بنفس الترتيب في القرار (على سبيل المثال، "أطلب").

يتكون نص مذكرة التقرير (الرسمية) من جزأين. يعرض الجزء الأول الحقائق التي أدت إلى إعداد الوثيقة، بينما يعرض الجزء الثاني استنتاجات وطلبات ومقترحات محددة. إذا كان نص المذكرة يتطلب تحليلاً للوضع الحالي، الخيارات الممكنةالقرارات، يشار إلى ذلك بعد الفقرة الأولى، وفي الثالثة فقط يتم استخلاص الاستنتاجات والمقترحات المتعلقة بإجراءات محددة. إذا كان النص يحتوي على عدة حلول واستنتاجات وما إلى ذلك، فيمكن تقسيمه إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن عرض المعلومات الواردة في التقارير والمذكرات في شكل جدول. يجب أن تحتوي أعمدة وصفوف الجدول على عناوين يتم التعبير عنها باسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والصفوف متوافقة مع العناوين. في حالة طباعة الجدول على أكثر من صفحة، يجب ترقيم أعمدة الجدول وطباعة أرقام هذه الأعمدة فقط في الصفحات التالية. جاء ذلك في البند 3.20 من GOST R 6.30-2003.

إذا كان هناك طلب، يتم تدوين ملاحظة عنه قبل التوقيع.

تتضمن تفاصيل "التوقيع" ما يلي: عنوان منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (كامل إذا لم يتم تحرير المستند على مستند ذو رأسية، ومختصر للمستند الذي تم وضعه على مستند ذو رأسية)؛ توقيع شخصي؛ فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب). يُسمح في سمة "التوقيع" بتوسيط المسمى الوظيفي للشخص الذي وقع المستند بالنسبة إلى السطر الأطول. عند إعداد مستند على ترويسة مسؤول، لا تتم الإشارة إلى منصب ذلك الشخص في التوقيع.

وتحرر مذكرة خارجية على النموذج العام ويوقعها رئيس المنظمة. وفي هذه الحالة، يتم استخدام الاسم الكامل أو المختصر للمنظمة الأم وفقًا لميثاق المنظمة. اسم منظمة المؤلف موجود أدناه.

بعد مراجعة المذكرة من قبل الأطراف المعنية، يتم لصق تأشيرات الموافقة عليها، بما في ذلك توقيع ومنصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، ونسخة من التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب) وتاريخ التوقيع. بالنسبة للوثيقة التي يبقى أصلها لدى المنظمة، يتم لصق التأشيرات في الأسفل الجانب المعاكسالصفحة الأخيرة من الوثيقة الأصلية. بالنسبة للوثيقة التي يتم إرسال أصلها من إحدى المنظمات، يتم لصق التأشيرات أسفل الجانب الأمامي من النسخة. من الممكن إصدار وثائق التأشيرة في ورقة موافقة منفصلة. ويجوز، حسب تقدير المنظمة، التصديق على الوثيقة ومرفقاتها صفحة بصفحة.

إذا كانت هناك أية تعليقات، يتم ذكرها في ورقة منفصلة، ​​يتم توقيعها وإرفاقها بالوثيقة.

بعد اتخاذ القرار، يتم وضع قرار المدير على المستند. إن اعتماد القرار هو المرحلة الأخيرة من النظر في التقرير. يتضمن القرار، المكتوب على الوثيقة من قبل المسؤول المختص، أسماء المنفذين والأحرف الأولى منهم، ومحتويات الأمر (إذا لزم الأمر)، والموعد النهائي للتنفيذ، والتوقيع والتاريخ. يُسمح بوضع قرار على ورقة منفصلة (البند 3.17 من GOST R 6.30-2003).

فيما يلي أمثلة على التقارير والمذكرات.

قسم المحاسبة لرئيس الأطباء

مذكرة MLPU N 18

من 03/06/2010 ن 8 إلى إي أو سيمونوف

حول تخصيص الأموال

للمشاركة في الندوة

23.06.2010 مركز تدريبسيتم عقد ندوة "التطوير المهني" في

موضوع "الجديد في المحاسبة والضرائب" كاشفا

التغييرات الأخيرة في التشريعات اللازمة للمختصة

تنفيذ العمل من قبل موظفي المحاسبة.

أطلب منكم تخصيص أموال بمبلغ 5680 روبل. لزيارة

هذه الندوة.

طلب:

1. برنامج ندوة "الجديد في المحاسبة والضرائب"

2. أمر دفعبتاريخ 02/06/2010 ن56.

كبير المحاسبين كروشينينا / أ. في.كروشينينا/

القسم الإداري والاقتصادي رئيس الخدمة

مذكرة خدمة دعم المعلومات

من 27/05/2010 ن 24

حول انقطاع التيار الكهربائي

يوم الجمعة 28.05.2010 من الساعة 11.00 إلى الساعة 13.00 سيكون هناك

جاري تنفيذ أعمال التركيبات الكهربائية، وفي هذا الصدد،

أنقطاع الكهرباء.

أطلب منك اتخاذ التدابير اللازمة لمنع فقدان المعلومات

على وسائل الإعلام الإلكترونية.

رئيس AHO فيتروف / ب. أ. فيتروف/

مميزات تصميم التقارير والمذكرات

في مؤسسات الخدمة العامة

بشكل عام، يتوافق العمل المكتبي وإعداد التقارير والمذكرات الرسمية في مؤسسات الخدمة العامة مع القواعد المنصوص عليها في GOST R 6.30-2003. في الوقت نفسه، قد تحدد الإجراءات القانونية الفردية للإدارات حالات إعدادها وميزات التصميم الخاصة بها. على وجه الخصوص، تمت الموافقة على الأمر رقم 160 الصادر عن دائرة الجمارك الفيدرالية لروسيا بتاريخ 18 أكتوبر 2004 تعليمات قياسيةبشأن العمل المكتبي وأعمال الأرشفة في السلطات الجمركية. في الطائفة. 3.8 يشير إلى ثلاثة أنواع من الملاحظات - التقارير والرسمية والتوضيحية.

تُفهم المذكرة على أنها وثيقة موجهة إلى إدارة السلطة الجمركية أو الوحدة الهيكلية وتبلغ عن الوضع الحالي أو الظاهرة أو الحقيقة التي حدثت والعمل المنجز والتي تحتوي على استنتاجات ومقترحات المترجم. يتم إعداده بمبادرة من المترجم وبتوجيه من الإدارة. تم إعداد المذكرة على ورقة قياسية من ورق A4 وتحتوي على التفاصيل الأساسية التالية: اسم الوحدة الهيكلية، المرسل إليه، اسم نوع الوثيقة، التاريخ، الرقم، عنوان النص، النص، التوقيع. تم تحديد ترتيب ترتيب تفاصيل التقرير في الملحق 8 للتعليمات القياسية.

يتم استخدام مذكرات المكتب لاتخاذ القرار المسائل التشغيليةالناشئة في الأنشطة الإدارية للأقسام الهيكلية لهيئة الجمارك (الطلبات، توضيح المهام، معلومات عن الطلبات، التوضيحات، وما إلى ذلك). يتم تجميع هذه الملاحظات فقط حول تلك القضايا التي تتطلب أدلة مستندية إلزامية. المراسلات بين الإدارات حول القضايا التي يمكن حلها على وجه السرعةولا تتطلب وثائق وغير مسموح بها.

يتم إعداد المذكرات الرسمية بنفس طريقة إعداد المذكرات.

في بعض التصرفات القانونية لا يوجد سوى ذكر لهذا النوع من المستندات كمذكرة رسمية أو رسمية، على سبيل المثال في تعليمات العمل المكتبي في محاكم التحكيم الاتحاد الروسي(الحالات الأولى، الاستئناف والنقض)، تمت الموافقة عليها بأمر من محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 25 مارس 2004 رقم 27. في هذه الحالات، إذا لم تكن هناك تعليمات إدارية داخلية بشأن هذه المسألة، فمن الضروري الاسترشاد بمعايير ملزمة بشكل عام، بما في ذلك GOST R 6.30-2003.

كيه في شيستاكوفا

خبير المجلة

"قسم الموارد البشرية

مؤسسة الميزانية"

وقعت للختم

ما هي المذكرة ومتى يتم إعدادها؟ في حالة عدم قيام الموظف بواجباته أو قيامه بذلك بشكل جيد للغاية، يتم إعداد مذكرة (كما في حالة المعاملات، إضفاء الطابع الرسمي، وهو في الواقع إجراء اختياري). ويشير بشكل أساسي إلى منصب الموظف واسمه الكامل، وكذلك نوع العقوبة أو المكافأة، وبعد ذلك يظهر الإدخال المقابل في خصائص الموظف، والتي يمكن العثور على عينة منها في.

ولكن هناك حالات أخرى كثيرة. على سبيل المثال، لشراء المواد، الطابعة الأصول الماديةالقرطاسية والمواد الاستهلاكية الأخرى، لتغيير جدول المناوبة، للفصل من وزارة الداخلية أو سائق للعمل في الإرادة، عند إدخال منصب موظف جديد، عند المكافأة، عند الغياب عن العمل، عند شطب الأموال لشراء المعدات أو لإصلاح المباني، عند النقل إلى منصب آخر، عند إصدار الأموال لإعداد التقارير، عند التدريب ، بناءً على طلب تنفيذ أمر، بغرامة الموظف، وعدم الوفاء بواجباته (في الحالة الأخيرةقد يكون التسجيل مطلوبًا لبدء إجراءات التنفيذ إذا أصدرت المحكمة حكمًا مناسبًا).

كيفية كتابة مذكرة صحيحة - النموذج

إذا اتبعت المثال ونمط الكتابة، فسيتم تسجيله في الرأس لمن يتم توجيهه بالضبط. بعد ذلك يأتي الاسم (في هذه الحالة، كلمتان - "مذكرة المكتب"). تاريخ التجميع ورقمه هما الحقلان التاليان المطلوبان. يشير عنوان النص إلى موضوع هذا التقرير (قد يكون أحد مرافق الإنتاج المهمة المشار إليها في نموذج T-3 لنموذج 2018). يصف النص الوضع ويستخلص منه النتائج. يوجد في النهاية توقيع، بالإضافة إلى موضع المترجم.

مذكرة الخدمة: عينة حول الفشل في أداء الواجبات الرسمية

إذا كنت مهتما بكيفية كتابة مثل هذا الفعل بشكل صحيح، فاتبع الخوارزمية الموضحة أعلاه. ومع ذلك، في حالة عدم الوفاء بالالتزامات الرسمية، هناك العديد من الميزات التي يتم بموجبها كتابة هذه الوثيقة. لذلك، في حالة حدوث انتهاكات في عمل الموظف، يتم وضع الإدخال "حول الفشل في الوفاء بالواجبات الرسمية" في العنوان. بعد ذلك، يتم وصف الوضع واقتراح العقوبة (التوبيخ، الغرامة، الفصل) بأكبر قدر ممكن من التفصيل.

تحدي العقوبة المرتبطة مسؤوليات العمللكل موظف الحق. ومع ذلك، من أجل إثبات أن الاتهامات لا أساس لها من الصحة، من المهم التعامل مع هذه القضية بكفاءة. احصل على كل شيء معلومات ضروريةيمكنك الاتصال بمحامي في مدينتك. تفاصيل

مذكرة لعينة رحلة عمل 2018

بالنسبة للعديد من مواقف العمل، يجب أن يكون لدى المدير نماذج جاهزة. باستخدامها، سيكون تصميم النص وتكوينه أسهل. إذا كنا نتحدث عن رحلة عمل، والتي من المتوقع أن تدفع إضافية وزيادة في الراتب للشهر الحالي، فإن الشيء الأكثر أهمية في مثل هذه الرسالة هو الإشارة إلى العدد الدقيق للأيام التي بقيت فيها في المكان المحدد. إذا كنت تقود سيارتك الخاصة، فأنت بحاجة إلى إعداد تقرير باستخدام قالب مختلف مع ذكر إلزامي لهذه الحقيقة.

الإدارة في هذا النموذج تعطي المهمة حسب الموقف. يجب صياغة أفعال محددة وفقًا للقواعد، يليها تنفيذها. هذا هو بالضبط نوع النظام الذي يجب أن يعمل في كل وحدة محلية.

المادة 162 ق بآخر تعديلات عام 2018

نموذج مذكرة بشأن مكافآت الموظفين

في مثل هذه الوثيقة الموجهة إلى الرئيس، تتم كتابة عبارة "ألفت انتباهكم" (يتم ذكر إنجازات ومزايا الموظف). يتحدث عن تشجيع الموظفين.

على سبيل المثال، يجب على مدير إحدى النشرات تسجيل مكافأة مالية تأديبية إذا أجرى الموظفون مراسلات ناجحة مع العملاء.

حول زيادة الرواتب

إذا كنت تعتقد أنك قد أحرزت تقدمًا في الوفاء بمسؤولياتك وتستحق زيادة في الراتب مقابل ذلك، فاكتب مذكرة بهذه الطريقة. لقد تم كتابته إلى المدير، وهو يوضح سبب قيام الرئيس بالضبط باتخاذ مثل هذه الخطوة تجاهك.

حول الذهاب إلى العمل في يوم عطلة

إذا كانت هناك حاجة لموظف معين للخروج في يوم عطلة، فإن هذه الحاجة موصوفة بدقة شديدة في الاستئناف. وبعد ذلك، بناء على طلب الرئيس، يتبع إجابة حول الاتفاق أو الخلاف، لأنه في هذا اليوم سيحتاج المدير إلى تخصيص أموال لتعويض الموظف.

ترقية مرتبوفي هذه الحالة يكون التزام المدير.

مذكرة لسداد النفقات وتخصيص الأموال لرحلة عمل

نظرًا لأن رحلة العمل غالبًا ما تتضمن نفقات، فيجب سدادها جميعًا. لذلك يجب على الموظف الذي زار هناك أن يكتب عملاً معه وصف دقيقجميع النفقات التي تكبدها. هذا مهم بشكل خاص إذا سافرت إلى هناك بسيارة شخصية. ويجب ملؤها بدقة وفقًا للقانون.

دفع إضافي لزيادة حجم العمل

إذا كنت تفعل المزيد من العمل، مما يحق لك بحسب منصبك، فلا بد أن يكون على هذا أيضًا أجر. يتم إعداد تقرير وفقًا للخوارزمية المذكورة أعلاه، والذي يشير إلى ما تفعله بالضبط، وبعد ذلك يتم كتابة طلب للحصول على دفعة إضافية.

من أجل إعداد هذه الوثائق بشكل صحيح، وفقا لمتطلبات وقواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي ( قانون العمل)، تحتاج إلى تنزيله. يتم إدخال جميع المستندات الأساسية في جميع الحالات في مجلة التسجيل. كما تفهم، يجب كتابتها وفقًا لـ GOST وهناك عدة أنواع.

يقوم الرئيس الأعلى للوحدة أو الإدارة بمراجعة التقارير ووضع الأوامر واللوائح. أساس مهم لاتخاذ القرار هو تفسيري. إذا كان واحدا على الأقل وثيقة الأعمالإذا كتب بصيغة غير صحيحة فهذا سبب لتأجيل السؤال.

يتم توفير ذلك لضمان وجود انضباط في كل قسم هيكلي داخلي، بحيث يتم تنفيذ كل شيء بشكل صحيح تمامًا وفقًا للتعليمات. هذه الحقيقة هي إضافة كبيرة للشركة.

مشابه

كيفية التقدم بطلب للحصول على بطاقة الائتمان عبر الإنترنت باستخدام جواز سفرك دخلت تقنيات الإنترنت حياتنا تدريجيًا وجعلت الأمر أسهل حقًا. ومن الأمثلة على ذلك إجراءات إصدار بطاقات الائتمان...

يوجد في تشريعات الاتحاد الروسي نوعان من العقود: محددة المدة وغير محدودة. كل واحد منهم لديه نفس مبدأ التعبئة. الشيء الوحيد المختلف...

ينعكس تقدم أي إجراءات قضائية بالضرورة في وثيقة خاصة تسمى البروتوكول. في هذا القانون في الشكل المبين ...

الفصل بدون خدمة - طلب الفصل بدون خدمة عند اتخاذ قرار بتغيير الوظيفة، يجب عليك الالتزام بالمتطلبات القانونية. ولا يهم ما هو السبب. ربما كانت متوترة للغاية..

تعد المذكرة الرسمية أحد أكثر أنواع المستندات شيوعًا في العمل المكتبي الحديث. يؤدي وظيفة التفاعل بين إدارة الشركة والأقسام الهيكلية والعاملين في المنظمة. كتابة مذكرة تتطلب الامتثال قواعد معينةفيما يتعلق بمضمونه وتصميمه. ومن خلال اتباع هذه المتطلبات، ستتمكن دائمًا من نقل المعلومات بشكل فعال إلى الزملاء والمرؤوسين.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

لماذا هناك حاجة للمذكرات؟

تنتمي المذكرة إلى مجموعة المعلومات والوثائق المرجعية. الغرض الرئيسي من هذه المجموعة هو تبادل المعلومات بين أقسام الشركة وموظفيها. تنشأ الحاجة إلى كتابة مثل هذه الرسالة الرسمية في عدة حالات:

عندما يكون من الضروري إخطار مسؤول معين على الفور بشأن مشكلة ما؛

لتقديم اقتراحات لحل هذه المشكلة؛

لتنسيق الإجراءات المخططة؛

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون الغرض من هذه الرسالة هو طلب معلومات أو إصدار تعليمات أو تقديم إشعار. يعد ذلك ضروريًا عندما يحتاج الموظف إلى شرح أو تنسيق جوانب قضايا العمل مع الزملاء أو الإدارة. في الحالات التي لا يكون فيها التواصل الشفهي كافيًا ويجب توثيق الرسالة، يتم إعداد وثيقة مكتوبة رسمية.

لاحظ أن هذا النوعلم يتم تضمين الوثائق في تصنيف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD). ولا يمكن أن تحتوي المعلومات الواردة فيه على تعليمات أو أوامر. ولا ينص التشريع الحالي على متطلبات محددة لمثل هذه الأوراق الرسمية. يجب أن تأخذ إجراءات تسجيلهم في الاعتبار تفاصيل المنظمة. وكقاعدة عامة، فهو منصوص عليه في القانون التنظيمي المحلي للشركة الذي ينظم العمليات المكتبية. مثل هذا الفعل، على سبيل المثال، يمكن أن يكون.

ما الفرق بين المذكرات الرسمية والمذكرة والمذكرات التوضيحية؟

يتم تحرير الوثيقة في شكل حر، مع الالتزام بها قواعد عامةإعداد الوثائق الرسمية. يمكن أن يكون المبدأ التوجيهي حول كيفية كتابة خطاب وظيفي لأي موظف بمثابة عمل تنظيمي محلي، مثل تعليمات العمل المكتبي. من بين المتطلبات المقبولة عمومًا الامتثال للهيكل التالي: وبيان أسباب تأليفه والوقائع والأحداث التي بادرت إلى كتابته؛ تحليل موقف المشكلة (إن وجد) واقتراح طرق للخروج منها؛ تقديم استنتاجات محددة، وصياغة الطلبات واقتراح إجراءات محددة؛ أما بالنسبة لأسلوب تقديم المعلومات فينصح باستخدامه وتجنب الإسهاب المفرط وعدم استخدام أنماط الكلام المعقدة. يتيح لك الامتثال لهذه القواعد تقديم جوهر الموقف بشكل موجز وأساسي.

لا يستخدم النص التحيات أو التمنيات النهائية. تنتهي الرسالة بالكلمات: "أنا أعتبر... (ضروري، مناسب، إلخ)"، "أقترح..."، "أسأل... (أسلط الضوء، أو المباشر، أو ما إلى ذلك، أو أستخلص الاستنتاجات اللازمة)" "

كيف تكتب رسالة وظيفية؟

مثل أي وثيقة رسمية أخرى، يتم إعداد الوثيقة الرسمية على ورقة A4. يمكن أن تكون مكتوبة بخط اليد أو مطبوعة على جهاز كمبيوتر. وفي جميع الأحوال يجب أن يكون توقيع المنشئ مكتوباً بخط اليد.

محتوى	اسم الحقل
الاسم الكامل للشخص ومنصبه واسم الوحدة الهيكلية. (إذا كانت وثيقة رسمية موجهة إلى مسؤول، يتم وضع اللقب بعد الأحرف الأولى. ويشار إلى منصب المرسل إليه في مفعولية غير مباشرة، اسم الوحدة الهيكلية بالاسم).	وجهة
الاسم الكامل للمترجم ومنصبه، واسم الوحدة الهيكلية. (إذا شارك في الكتابة مجموعة من الأشخاص، يكون المعد ممثلاً لمجموعة المبادرة أو رئيس القسم. ويمكن ذكر قائمة الموظفين في الفقرة الأخيرة. ويتم رسم الورقة التي تحمل توقيع المجمعين في شكل ملحق).	جمعتها
تقرير رسمي أو توضيحي.	عنوان الوثيقة
الرقم الصادر وتحديد الحرف لنوع المستند	رقم التسجيل
تاريخ التوقيع بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم، الشهر، السنة.	تاريخ
يبدأ بحرف الجر "O" أو "حول" ويتضمن ملخصًا موجزًا. (العنوان لا يستخدم تركيبات الفعل، فمن الأفضل استخدام الاسم اللفظي في حالة حرف الجر).	عنوان للنص
الكشف عن جوهر المشكلة الإشكالية أو وصف الموقف والاستنتاجات والمقترحات. (يسمح باستخدام العرض النصي والجدولي أو مزيج منهما).	نص
يتم وضع ملاحظة حول وجود المرفق المذكور في النص على النحو التالي: الملحق: لمدة 3 أوراق. في 1 نسخة. (إذا كان هناك أي تطبيقات لم يتم ذكرها في النص، فيجب الإشارة إلى أسمائها وعدد الأوراق وعدد النسخ).	قائمة التطبيقات
موقف المترجم والتوقيع الشخصي المكتوب بخط اليد وفك تشفيره: الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي.	توقيع المترجم

إعداد مذكرة وفقًا لـ GOST: عينة مع التوضيحات

حاليًا، لا يحتوي التشريع الروسي على قانون قانوني واحد ينظم متطلبات محتوى الرسالة الرسمية وتنفيذها. في السابق، كان الموظف يستطيع التمييز بين الرسائل الوظيفية، مسترشدًا بالتعريفات قاموس مختصرأنواع وأنواع الوثائق (التي طورها الأرشيف الرئيسي لمعهد عموم الاتحاد للبحث العلمي لإدارة الوثائق وشؤون المحفوظات):

مسؤول - يبلغ عن أداء عمل معين، يرسله مسؤول إلى آخر؛

التقرير - موجه إلى الإدارة العليا، ويحدد المشكلة مع استنتاجات ومقترحات المترجم؛

في المصنف الروسي الحالي لوثائق الإدارة OK 011-93، المعتمد بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا الصادر في 30 ديسمبر 1993 N 299 (OKUD)، لا تتوفر المذكرة كنوع مستقل. ليس هناك سوى ذكر للتقرير. وفي الوقت نفسه يتم ذكرها فيما يتعلق بانتهاك انضباط العمل ولها نموذج موحد خاص بها رمز N 0286041. ويلاحظ أن التقرير يتم إعداده لإبلاغ رئيس المنظمة من قبل رئيس الوحدة عن أمر محدد الوضع لتشجيع اعتماد قرار الإدارة.

ومع ذلك، يتم استخدام كتابة الرسائل الرسمية على نطاق واسع في الممارسة المكتبية. ولضمان التوحيد في إعداد الوثائق الرسمية، يوصى باتباع متطلبات "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق".

تُلزم GOST الموظف باستخدام نموذج خطاب رسمي رسمي لتنفيذه بشكل صحيح ويحدد متطلبات هذه النماذج:

تنسيق النموذج القياسي - A4 (210 × 297 مم) وA5 (148 × 210 مم)؛

المادة - ورق أبيض أو ورق فاتح اللون؛

الهوامش: اليمين - 10 مم على الأقل، اليسار، الأعلى، الأسفل - 20 مم على الأقل.

عند كتابة رسالة رسمية على الكمبيوتر، يوصى باستخدام الخط Times New Roman، بحجم نقطة من 12 إلى 14 نقطة وتباعد بين الأسطر من 1 إلى 1.5 نقطة. يجب طباعة نص الخدمة بشكله الأصلي: بدون بقع أو تصحيحات. عند تنسيق النص على عدة صفحات، يجب ترقيم كل واحدة منها بدءًا من الصفحة الثانية. بالنسبة للترقيم، يتم استخدام الأرقام العربية بدون صفحة الكلمات وعلامات الترقيم. يتم وضع الرقم على الجانب الأيمن من الحقل العلوي.

تفاصيل إلزامية ل التصميم الصحيحمذكرة (انظر العينة):

• اسم الوحدة الهيكلية — 1
• اسم نوع الوثيقة؛ — 2
• تاريخ الخلق؛ — 3
• رقم تعريف التسجيل؛ — 4
• عنوان النص؛ — 5
• نص؛ — 6
• تفاصيل المرسل إليه؛ — 7
• التوقيع المكتوب بخط اليد للمترجم (يشير إلى المنصب)؛ — 8
• الموافقة على التأشيرة؛ — 9
• دقة. — 10

مثال للمذكرة

كيف تكتب مذكرة في شكل إلكتروني؟

كيفية تسجيل الرسائل الوظيفية الرسمية؟

إحدى الوظائف الرئيسية للعمل المكتبي هي ضمان البحث السريع في قاعدة مستندات المنظمة. ترتبط هذه الوظيفة بنقل الوثائق من المنشئ إلى المنفذ. ولتسهيل البحث بين مجموعة كبيرة من الأوراق الرسمية، عادة ما يتم استخدام نماذج التسجيل.

المذكرة هي حامل لمعلومات تنظيمية قيمة. ويتطلب الأمر المبين فيها صدور قرار إداري معين من قبل إدارة الشركة. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على القرار في شكل قرار من المدير أو ممثله المعتمد. وبالتالي، يجب تسجيل وثائق الخدمة مع المستندات الداخلية الأخرى.

التوثيق، باتباع الإجراء المعتمد في المنظمة. تحتوي قواعد إعداد خطاب العمل على عينة من رقم التعريف المخصص. كقاعدة عامة، لتعيينه تستخدمه الترتيب الزمنيإعداد الوثائق وتحديد نوع الرسالة والوحدة الهيكلية. على سبيل المثال، وثيقة داخليةقد يتم تخصيص الرقم 0204-SZ-OP. وهذا يشير إلى أن رقمها التسلسلي في المجلة هو 204، وهو مستند خدمة يصدر في قسم المبيعات بالشركة.

يمكن تعيين رقم التسجيل في مكان التحضير وفي مكان الاستلام. يجب تحديد هذا التعليمات الحاليةعلى العمل المكتبي.

مراجعة المذكرة الخارجية: الموافقة والقرار

يتم تحديد المدة الدنيا للنظر في المذكرات الداخلية بموجب اللائحة الداخلية للمنظمة. تقوم الأطراف المهتمة بدراسة الوثيقة ومن ثم وضع تأشيرات الموافقة عليها. بعد اتخاذ قرار إداري بشأن المشكلة المشمولة فيه، يتخذ رئيس الشركة قراره النهائي بشأن هذه المسألة. هذه هي المرحلة النهائية من إجراءات المراجعة.

تختلف إجراءات مراجعة المراسلات الرسمية الخارجية قليلاً. على عكس الوثائق الداخلية، يتم إعداد هذا النوع من الوثائق على ورق ذي رأسية ويتم توقيعه مباشرة من قبل رئيس المؤسسة. يتم استخدام الاسم الكامل للمنظمة المتلقية وفقًا للميثاق.

يتم تقديم هذه الوثيقة أيضًا للنظر فيها لجميع الأطراف المعنية التي تضع التأشيرات عليها (أو ورقة طلب منفصلة). تتكون التأشيرة، كقاعدة عامة، من التوقيع واسم منصب موظف التأشيرة، ونسخة (الاسم الأخير والأحرف الأولى)، وتاريخ التوقيع. إذا كان من المقرر إيداع خطاب التوظيف الرسمي الأصلي لدى المنظمة المتلقية، فيجب لصق التأشيرة في أسفل الجانب الخلفي من صفحتها الأخيرة. إذا تم إرجاع الأصل إلى المنشئ، فيجب وضع علامة الموافقة في أسفل الجانب الأمامي من النسخة. وفقًا لتقدير الشركة (إذا كان ذلك منصوصًا عليه في اللوائح المحلية)، يمكن إجراء التصديق ورقة تلو الأخرى، أي. يتم وضع العلامات على كل ورقة، بما في ذلك المرفقات.

إذا كان لدى المرسل إليه تعليقات يريد التعبير عنها لمترجم خطاب الخدمة، فيمكن القيام بذلك على ورقة منفصلة، ​​يتم توقيعها وإرفاقها لاحقًا بالمستند الرئيسي.

المرحلة النهائية من الاعتبار، كما هو الحال في الخدمة الداخلية، هي اتخاذ قرار إداري من قبل المدير بعد اتخاذ هذا القرار أو ذاك. يمكن كتابة القرار مباشرة على الأصل أو وضعه على ورقة منفصلة. يحتوي على معلومات حول المنفذين (الأسماء والأحرف الأولى والمناصب)، ومحتويات الأمر (إن وجدت)، والمواعيد النهائية للتنفيذ، وتوقيع المدير وتاريخ القرار.

المستندات المرفقة:

اختبار "كل شيء عن المذكرات".

1. يتم تنظيم إعداد المذكرة من خلال:

• غوست
• اللوائح المحلية

2. ما هو اسم المذكرة الموجهة إلى مسؤول أعلى؟

• تقرير
• تفسيرية
• تفسيرية

3. لا تتضمن محتويات المذكرة ما يلي:

• الطلبات والاقتراحات
• أوامر وأوامر
• استنتاجات المترجم حول موقف المشكلة

4. يسمى قرار المدير بشأن المشكلة المنصوص عليها في دليل الخدمة:

• دقة
• طلب

5. ما هو ترتيب الإدخالات المستخدم في دفتر السجل؟

• مرتب زمنيًا
• مرتب حسب الحروف الأبجدية
• اِعتِباطِيّ