نموذج خطاب المراسلات التجارية. قواعد كتابة الرسالة التجارية

"أصعب ما على الإنسان ما لا يُعطى له."
م.جفانيتسكي

ربما كان على كل شخص مرة واحدة على الأقل في حياته أن يتعامل مع الحاجة الملحة لكتابة خطاب عمل إلى رئيس شركة تجارية، أو شريك، أو مسؤول، أو في أسوأ الأحوال، إلى مكتب الإسكان. ولكن إذا كنت تعتبر نفسك رجل أعمال، أو حتى مجرد مبتدئ، أو تخطط لفتح مشروعك التجاري الخاص، حتى في المستقبل البعيد، فيجب أن تتعلم كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

إذن ما الفرق بين الرسالة البسيطة والرسالة التجارية؟

بادئ ذي بدء، غياب المكونات العاطفية وغلبة المنطق وعمليالعرض العقلاني لطلبك أو اقتراحك. من غير المرجح أن يهتم رجل الأعمال أو صاحب الشركة أو مدير مؤسسة كبيرة أو حتى ليست كبيرة جدًا، على عكس "المستهلك" فقط، برسالتك العاطفية والملهمة إليه مع طلب حول التعاون،تقديم المساعدة أو إقامة أي علاقات ودية أخرى.

أولاً، يجب أن تفهم أنه عندما تكتب رسالة عمل، فإنك تكتبها في صلب الموضوع! سيقول الكثيرون لأنفسهم الآن، يا لها من "تورية"، ولكن من الواضح أن خطابات الأعمال تختلف عن الرسائل الأخرى في فهمها الواضح لـ "إلى من"، و"لماذا"، و"لماذا". قرأت الكثير من الرسائل والمقترحات، ولسوء الحظ، في بعض الرسائل، كان المعنى يراوغ باستمرار، وفي نهاية الرسالة لم يكن من الواضح على الإطلاق ما يريد المؤلف أن يسأله أو يقدمه.

لذلك، حتى لا "ينتشر معنى الحرف وفكرته في جميع أنحاء الشجرة"، عليك أن تجيب بنفسك على الأسئلة التالية:

1. لمن تكتب الرسالة هل أخطأت في المرسل إليه؟
2. لماذا تكتب رسالة، ماذا تريد أن تقدم أو تسأل؟ هل حججك وأسلوب عرضك واضحان؟ وهل هم مقنعون؟الحجج الخاصة بك للمرسل إليه؟ وما الفائدة التي سيحصل عليها؟ من التعاونمعك؟
3. لماذا تفعل هذا؟ ما النتيجة التي تريدها؟ ما هي الإجراءات الإضافية التي تنوي "استفزاز" المرسل إليه؟

بالنسبة لرسائل الأعمال، تم تطوير GOST R 6.30−2003 المقابل، والذي يصف المتطلبات الأساسية لمحتوى المستندات وتنفيذها. يمكنك التعرف على GOST بمزيد من التفاصيل عن طريق شرائه من أحد متاجر الكتب التجارية واستخدامه في المستقبل عند استكمال مستنداتك.

ولكن بالنسبة للبعض نقاط مهمةانا أفضل أن أدفع انتباه خاص:

1. قبعة خطاب عمليجب أن تحتوي على نداء إلى المرسل إليه. يتم إصداره أسفل رقم التسجيل بقليل: تتم الإشارة إلى المنصب والاسم الكامل في الزاوية اليمنى العليا. المرسل إليه. أدناه يمكنك تحديد موضوع الرسالة. حتى أقل، في الوسط، يتم وضع الاستئناف. يجب أن يعبر الخطاب عن الاحترام باستخدام الكلمات المقبولة عمومًا: "عزيزي"، "السيد"، "سيدتي" (غير مسموح بالاختصارات). عادة ما يكون الرأس بالخط العريض.

على سبيل المثال:

المرجع. رقم 01 بتاريخ 20/04/2012

على في. رقم 01 - ريك اعتباراً من 1/01/1930

إلى المدير

جمعية ذات مسؤولية محدودة "أبواق وحوافر"

بندر أو.

"حول مجموعة من الأبواق المعيبة،

تم تسليمه في 1 يناير 1930."

عزيزي أوستاب إبراهيموفيتش،

1. مقدمة. في المقدمة، تحتاج إلى تحديد جوهر الرسالة بإيجاز. يمكنك أن تبدأ تقليديًا: "أود أن ألفت انتباهك..."، "أسألك..."، "حاليًا..."، وما إلى ذلك. - إذا كانت الرسالة مكتوبة بضمير المتكلم.

إذا كان الاستئناف يأتي من كيان قانوني، فإن السرد يأتي من شخص ثالث (على سبيل المثال، "تقدم شركتنا...").

علاوة على ذلك، سواء في المقدمة أو في النص التالي للرسالة، يجب كتابة الضمير أنت وجميع أشكاله (أنت، أنت، لك) بحرف كبير.

1. تلخص خاتمة الرسالة ما تم كتابته، وغالبًا ما تتضمن طلبًا أو اقتراحًا. على سبيل المثال: "مع مراعاة ما ورد أعلاه، أسألك..."
2. عادةً ما ينتهي النص الرئيسي لخطاب العمل بالعبارة: "مع الاحترام،..." - إذا كان المقصود هو العنوان المحايد. إذا كنت تعرف المرسل إليه شخصيًا، فيمكنك إنهاء الرسالة بعبارة "مع خالص التقدير،...".

على سبيل المثال:

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

المليونير تحت الأرض (توقيع) أ. كوريكو

المنصب، الاسم الكامل (يتم طباعة الاسم الأول والعائلي أولا، ثم الاسم الأخير)، يتم وضع التوقيع في يدك.

1. ينتهي خطاب العمل بمعلومات حول المرسل، والتي يجب أن تحتوي على اسمه الكامل. (يفضل أن يكون بكامل طاقته) ورقم هاتف جهة الاتصال. يعد ذلك ضروريًا إذا كان المرسل إليه أو ممثله بحاجة إلى الاتصال لتلقيه معلومات إضافية. يمكنك أيضًا الإشارة إلى الشخص المسؤول (الاسم الكامل) واسمه رقم الاتصالهاتف. بالمناسبة، لا تنس الإشارة إلى رمز المدينة مع رقم هاتفك. لا تجبر المرسل إليه على إضاعة الوقت في البحث عن هذه المعلومات.

وأود أيضًا أن ألفت انتباهكم إلى بعض النقاط المتعلقة بعرض الرسالة نفسها. لقد استخدمت مرة واحدة خيارات مختلفةعرض الرسالة، وصولا الى قبل الاستعمالالبرمجة اللغوية العصبية، ولكن كل هذا أعطى فائدة عملية قليلة، لأن أسلوب كتابة الأعمال نفسه محافظ للغاية، والرسائل التي لا تتوافقوهذا الأسلوب، ببساطة، لم يتجاوز «الرقابة الجمركية»، ممثلة بسكرتير الشركة. ولذلك رفضت من التجاربوبدأت في الكتابة كما هو مطلوب أسلوب العمل.

تذكر أن رسالتك يجب أن تحتوي على ثلاثة أقسام رئيسية، وهي المقدمة والحجة والخاتمة. العديد من كتاب الرسائل يصلون مباشرة إلى هذه النقطة دون تعريف المحاور بالمسألة. بالطبع، إذا كانت الرسالة طويلة بما فيه الكفاية، فقد لا يقرأ رجل الأعمال المقدمة، لكنه سيصل إلى صلب الموضوع على الفور. لكن يمكنه أيضًا العودة إلى بداية الرسالة إذا كان هذا "الجوهر" يثير اهتمامه. في الختام، عليك أن تكتب ما تريد الحصول عليه. يجب ألا تحتوي الرسالة على أي تفسيرات مزدوجة، بل يجب أن تحتوي على فكرة واحدة واضحة في جميع أنحاء رسالتك. وللقيام بذلك، سيكون من الجميل أن نتذكر أرسطو الذي نظر في عام 300 قبل الميلاد في منطق الأقوال وصاغ القوانين المنطقية على أساسه:

1. قانون الهوية - يجب استخدام المفهوم بنفس المعنى في سياق الاستدلال؛
2. قانون التناقض هو "لا تناقض نفسك"؛
3. قانون الوسط المستبعد: "أ" أو "ليس أ" صحيح، ولا يوجد ثالث.

وفقًا لقواعد الكتابة، يجب أن يكشف الجزء الرئيسي من خطاب العمل بشكل منطقي باستمرار عن محتوى الطلب أو الاقتراح، مما يجعله مفهومًا للمرسل إليه. يجب أن تتدفق جميع الفقرات السابقة بشكل منطقي إلى الفقرة التالية. تقديم حقائق وأرقام محددة إذا لزم الأمر. ولا تنس أن "الإيجاز أخت الموهبة". تذكر أن النص الطويل جدًا يمكن أن "يتعب" المرسل إليه، فقد يضع رسالتك جانبًا ولا يعرف معنى عرضك الفريد.

وفقط بعد أن تعتقد أن رسالتك قد تمت كتابتها أخيرًا، تأكد من التحقق من وجود أخطاء إملائية فيها. وعلامات الترقيمأخطاء. تحقق مرة أخرى من الاتساق المنطقي وسهولة قراءة النص بأكمله (من الأفضل قراءته بصوت عالٍ).

إذا ارتكبت أخطاء إملائية عن غير قصد أو على عجل، فسيكون ذلك أمرًا محرجًا. كيف يمكنك "التعامل" مع شركة توزع رسائل تحتوي على أخطاء؟ كن حذرا!

في الختام، أود أن أقول إن رسالتك سيتم أيضًا الترحيب بها أولاً من خلال "الملابس" الخاصة بها، ويجب أن تولي اهتمامًا خاصًا لجودة الورق الذي تمت طباعة الرسالة عليه، والتصميم، وما إذا كانت الرسالة ستفقد طابعها أم لا. الشكل أثناء النقل، وما إذا كانوا يريدون استلامه. إذا كان كل شيء على ما يرام في هذا الصدد، فإن خطاب العمل الأنيق والمتسق منطقيًا والكاشف والمكتوب جيدًا سيقنع المرسل إليه إلى إيجابيةالقرار لصالحك. اكتب رسائل!

وثيقة الأعمال— الوسيلة الرئيسية لتنفيذ الأنشطة الإدارية وتسجيل ونقل المعلومات. بمساعدة الوثيقة، يتم تنسيق الأنشطة التجارية وتجميع المعلومات. في منظمة كبيرة، عادة ما يتم وضع التعليمات التي تشير إلى من يكتب المستندات رسميًا، ومن يبلغ من وفي أي الحالات، ومن ينقل المعلومات إلى من، وما إلى ذلك. إحدى أهم الطرق لإضفاء الطابع الرسمي على نقل المعلومات هي النماذج القياسية (النماذج). وميزة النموذج هي أن الشخص الذي يملأه لا يحتاج إلى التفكير في متى وكيف وما هي المعلومات التي يجب تقديمها. في هذه الحالة; وهذا يوفر الكثير من الوقت.

حصة المراسلات في الحياة التجارية كبيرة جدًا.

تم تجميعه بشكل صحيح، وهو يلبي المتطلبات التالية:

• موثوقية وموضوعية العرض؛
• اكتمال المعلومات؛
• إيجاز العرض التقديمي (يجب ألا يستغرق خطاب العمل أكثر من صفحة)؛
• الافتقار إلى المنطق والسرد.
• نغمة عرض محايدة، ولكن في نفس الوقت حسن النية، وغياب الوقاحة والسخرية، والطنانة، والمداراة الزائفة؛
• استخدام وسائل التقييم المنطقي وليس العاطفي المعبر عن الموقف والحقائق.

هناك عدة أنواع من الرسائل التجارية. وبالتالي، فإن الرسائل التي تحتوي على تحذير، وتذكير، ودعوة، وتأكيد، ورفض، وخطابات التغطية، والضمان، والمعلومات، وخطابات الإخطار والأمر لا تتطلب ردًا كتابيًا إلزاميًا. يجب كتابة الإجابة على خطاب يتضمن طلبًا أو استئنافًا أو اقتراحًا أو طلبًا أو طلبًا.

أخلاقيات الكتابة التجارية

إن عدم احترام مؤلف خطاب العمل، حتى لو كان محجبا، يشعر به المرسل إليه دائما، مما يشكل موقفا سلبيا مستمرا تجاه الرسالة ومؤلفها، على الرغم من الأساليب التي تبدو خالية من العيوب في إقناع الرسالة.

يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص عند قراءة خطاب يحتوي على رفض. لا يمكنك أن تبدأ مثل هذه الرسالة ببيان الرفض. أولاً، يجب تقديم تفسيرات مقنعة. استخدم الصيغ التالية: "لا يمكن الموافقة على طلبك بسبب الأسباب التالية..."; "للأسف، ليس من الممكن تلبية طلبك..."؛ "نأسف بشدة، ولكننا لا نستطيع تلبية طلبك..." وما إلى ذلك. مكان هذه الصيغة في الفقرة الأخيرة من الرسالة. وفي هذه الحالة عليك أن تتذكر القاعدة: "عند صياغة الرفض، احذر من خسارة صديق أو عميل".

فيما يلي خطة نموذجية لخطاب الرد الذي يحتوي على رفض الطلب أو رفض العرض:

• تكرار الطلب - يجب على المرسل إليه التأكد من أن رسالته قد تمت قراءتها بعناية وأن جوهر طلبه مفهوم بدقة؛
• الأسباب التي تمنع قبول الطلب أو عدم قبول العرض هي أسباب عقلانية و التحضير النفسيالمرسل إليه إلى الرفض اللاحق؛
• بيان الرفض أو رفض الاقتراح هو صيغة رفض.

لغة الرسائل التجارية

الأكاديمي د. ليخاتشيف، الخبير اللامع في اللغة الروسية، في مذكرة لزملائه الشباب “حول اللغة الجيدة عمل علمي" كتب: " لغة جيدةلا يلاحظها القارئ. يجب على القارئ أن يلاحظ الفكرة فقط، وليس اللغة التي يتم التعبير بها عن الفكرة.

الثقة في الكتابة ممكنة مع سنوات عديدة من الخبرة. في البداية ينصح باستخدامه نصيحة عمليةالمتخصصين:

• يجب اختيار كلمات بسيطةولكن لا تفقر اللغة.
• استخدم الأفعال أكثر من الصفات: بهذه الطريقة سيكون النص ديناميكيًا وفي نفس الوقت غير مبهج؛
• لا تبدأ من بعيد، لا تحيد عن الموضوع، لا تصف الكثير من التفاصيل؛
• يتجنب تصريحات طويلة: إنها غير مقنعة، لذا يجب أن تكون مختصرًا وأن تستخدم الحد الأدنى من الجمل الثانوية؛
• يجب أن يكون الانتقال من عبارة إلى أخرى منطقيا وطبيعيا، "دون أن يلاحظه أحد"؛
• التحقق من كل عبارة مكتوبة عن طريق الأذن؛
• استخدم الحد الأدنى من الضمائر التي تجعلك تفكر فيما تشير إليه، وما هي الكلمة التي "استبدلتها" (اكتب على وجه التحديد، وليس "حول هذا"، "ذلك"، "هي/هي/هم،" وما إلى ذلك).

يجب أن يكون خطاب العمل متعلمًا وصحيحًا من الناحية الأسلوبية.

تنسيق خطاب تجاري

يتم دائمًا كتابة خطاب رسمي على ورق المنظمة.

في الزاوية اليسرى العليا من الرسالة الصادرة (أي المرسلة من المنظمة) يُشار إلى الرقم الصادر، والذي يتم تسجيله في سجل مستندات المنظمة. يجب الإشارة إلى تاريخ كتابة الرسالة. في الزاوية اليمنى العليا يوجد اسم المنظمة (في الحالة الاسمية)، وموقع المرسل إليه واسم عائلته. في الزاوية اليسرى السفلية يوجد منصب المدير ولقبه وتوقيعه، و2 سم أدناه - لقب منفذ الرسالة (بدون الأحرف الأولى) ورقم هاتفه.

بشكل أساسي ومرئي، يتكون محتوى الرسالة من عدة كتل: o صيغة الرسالة - ما هو جوهر الطلب؛ o مبرر الطلب؛ o المعلومات الداعمة.

في خطاب الرد الخاص بك، تأكد من الإشارة بشكل مهذب إلى رسالته الأخيرة. إذا كانت هذه الرسالة تفتح مراسلات مع شريك أجنبي، فأنت بحاجة إلى تقديم المنظمة ووصف أهدافها وغاياتها في مجال الأنشطة الدولية. هذا الجزء من الرسالة مختصر للغاية، لأنه يجب تقديم المعلومات الأساسية عن المنظمة في الكتيب المرفق بالرسالة (الرابط مطلوب في الرسالة). يجب أن تنتهي هذه الرسالة بالامتنان للتعاون و/أو التعبير عن الأمل في حدوث ذلك في المستقبل. الصيغة المثبتة هي "مع خالص التقدير (اسمك)".

تتطلب الكتابة الجيدة مفردات كبيرة وقدرة على الربط بينها، وهو ما يتطلب قراءة منهجية ومتأنية للروايات الخيالية والواقعية. وبدون التغذية المستمرة بالمعرفة الإنسانية، لن يظهر قائد كامل. هذا هو الاستنتاج الذي توصل إليه عالم الإدارة البارز لي إياكوكا: "على مر السنين، عندما كان أطفالي يسألونني عما يدرسونه، كانت نصيحتي الدائمة أنهم بحاجة إلى الحصول على تعليم جيد في العلوم الإنسانية... والمفتاح هو بناء مجتمع قوي". أساس المعرفة في مجال الأدب، لإتقان الكلام الشفهي والمكتوب جيدًا.

يهتم الكثير من الناس بكيفية كتابة خطاب الاستئناف. والواقع أن النمط هو نفسه تقريباً في جميع الحالات. يرسل العديد من الأشخاص هذه الوثيقة إلى المنظمات والشركات والسلطات وأماكن أخرى لحل مشكلات معينة. يجب أن يتم تجميعها من قبل المواطنين العاديين ومختلف رجال الأعمال من القطاع الخاص. حسنًا ، دعونا نرتب كل شيء.

أول شيء تحتاج إلى معرفته

لذا، قبل ذلك، عليك أن تفهم على أي مبدأ تم إعداد هذه الوثيقة. حسنًا، عند كتابة مثل هذه الورقة، يجب عليك اتباع جميع القواعد تمامًا، أول شيء تحتاج إلى تعلمه هو استخدام أسلوب العرض الرسمي. من المهم التفكير في المحتوى مسبقًا، وتأليفه بشكل مقنع وواضح ومنطقي ومفهوم. هو نص يتم تقديم جوهره بإيجاز وعلى النحو الأمثل. الحد الأقصى لطول الوثيقة هو صفحة واحدة. المهمة الرئيسية للشخص هي جذب انتباه المتلقي واهتمامه بمشكلته. من الضروري أن يتخذ المستلم قرارًا فورًا بعد قراءة الرسالة. يجب أن يكون خطاب الاستئناف مهمًا جدًا. والعينة هي النص الذي يوضح فيه موقف المؤلف بوضوح ويدعمه أكثر من حقيقة ودليل. من الضروري تقديم أسئلتك وطلباتك باستمرار. ليس هناك فائدة من خلط كل شيء معًا. وبطبيعة الحال، في النهاية ينبغي التأكيد على مدى أهمية هذه الرسالة.

بناء

وهذا الجانب له أيضا أهمية عظيمة. التكوين مهم عند كتابة خطاب الاستئناف. العينة قياسية. في الزاوية اليسرى العليا، ضع تاريخ تقديم الطلب. على اليمين - حدد أين وإلى من يجب توجيه الرسالة. قد يكون هذا اسم شركة، مؤسسة، وكالة حكومية، الاسم الكامل فرديإلخ. أدناه، اكتب التفاصيل الخاصة بك: الاسم الكامل، العنوان، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني - كلما زادت المعلومات، كلما كان ذلك أفضل. يُنصح بكتابة النص على جهاز كمبيوتر، وإذا قررت الكتابة يدويًا، فتأكد من استخدام خط واضح.

خطاب الاستئناف: محتوى العينة

في منتصف الورقة تحتاج إلى كتابة النص مباشرة. ما هو الاستئناف الذي يجب أن أختاره؟ بالتأكيد رسمي، اختر واحدًا مما يلي: موقر، رفيق، إلخ. يجب أن تكون الكلمة مصحوبة بلقب مع الاسم الأول والعائلي. إذا كان الشخص يشغل منصبا أو لديه عنوان، فيجب الإشارة إلى ذلك أيضا. للتأكيد على أهمية الطلب، فإن الأمر يستحق وضعه في النهاية ثم كتابة خطاب الاستئناف نفسه. النمط، على هذا النحو، موجود، لكنه يختلف في كل حالة. حسنا، بشكل عام هناك خيار عالمي. أولا وقبل كل شيء، يتم الإشارة إلى الأسباب التي تحفز الاستئناف، ثم جوهر المشكلة، ثم يتم الإشارة إلى الغرض من الرسالة. يجب أن يكون هناك أكبر عدد ممكن من التفاصيل. سوف يساعدون في إقناع المستلم بأنه سيتم تلبية الطلب. وإلى جانب ذلك، من المهم الإشارة إلى أساس الاستئناف. قد يكون هذا قاعدة أو قانونًا أو مجموعة من القواعد أو اللائحة أو القانون التشريعي.

صياغة

يجد الكثير من الناس صعوبة في صياغة رغباتهم أو طلباتهم. حسنًا، هناك بعض القواعد هنا. أولا، ينبغي تجنب المطالب. من الأفضل استخدام المزيد من الإقناع. يجب أن يفهم المرسل إليه أنه من المفيد له تلبية الطلب. يمكنك التلميح له عن اهتمامه بهذا الأمر. يجب أن ينتهي النداء بملاحظة متفائلة، مشجعة على العمل، ولكن بشكل صحيح قدر الإمكان. من الأفضل أن تظهر أن الإجابة تعني الكثير ولا يمكنك الانتظار للحصول عليها في أقرب وقت ممكن. وبطبيعة الحال، يجب التوقيع على كل شيء. بعد هذا يمكنك إرسال. كل ما تبقى هو انتظار الجواب.

في الوقت الحاضر، من الضروري ببساطة أن تكون قادرًا على كتابة خطاب بشكل صحيح، بغض النظر عن الجهة التي ستوجه إليها رسالتك (صاحب عمل محتمل، أو مسؤول متعجرف أو صديق مقرب) وطريقة إرسال المراسلات (عن طريق البريد العادي أو بريد إلكترونيربما عن طريق الفاكس).

يمكن الاطلاع على الخيارات التي تحتوي على أمثلة لأحرف في قسم "" على هذا الموقع. الآن دعونا نتحدث عن بعض قواعد الكتابة والتنسيق. تنقسم الحروف إلى ثلاث فئات عامة:

• شخصي - لأحبائك وأفراد عائلتك والأصدقاء المقربين وغير المقربين (استخدم أسلوبًا غير رسمي)،
• شبه رسمية – المراسلات مع المنظمات المختلفةبشأن القضايا التي تهمك شخصيًا (على سبيل المثال، مع البنك بشأن حالة حسابك، ومع هيئة الضمان الاجتماعي بشأن فوائد، مع شبكة التوزيع حول استلام البضائع، وما إلى ذلك)،
• خطابات العمل (الرسمية) - يلزم اتباع أسلوب عمل رسمي في العرض كما يلزم توفر متطلبات صارمة للتنسيق.

كيفية كتابة رسالة شخصية بشكل صحيح

رسائل شخصيةالكتابة ممتعة في الغالب، لأنك تتواصل مع العائلة والأشخاص المقربين منك. عليك أولاً أن تقول مرحبًا، فقط كلمة "مرحبًا!" ستفي بالغرض.

وإذا تأخرت في الرد فمن الأدب الاعتذار وذكر الأسباب. إذا كنت تراسل بالفعل مع المستلم وتم طرح أسئلة عليه، فهذا هو الوقت المناسب للإجابة عليه. بعد ذلك، بعد العبارة التمهيدية "أنا بخير"، يمكنك الانتقال إلى بيان الأحداث، والكتابة عما يقلقك.

نظرًا لأن أسلوب التواصل غير رسمي، فإن النكات والقيل والقال (تقييمك الخاص للأحداث أو وصف آراء الآخرين) وإعادة سرد مقال من مجلة أزياء مناسبة. باختصار، استخدم كل ما من شأنه أن يجعل رسالتك مثيرة للاهتمام. الوجوه الضاحكة والأسئلة مثل "كيف الحال؟"، "أليس هذا رائعًا؟" يمكن أن تكون طريقة جيدة لإضفاء الحيوية على الرسالة الشخصية.

حاول أن تكون صادقا. اسأل كيف حال المستلم، واطرح الأسئلة لمواصلة المراسلات. في النهاية، عبر عن مشاعرك، على سبيل المثال، "أنا أحبك"، "أود أن ألتقي بك"، "أنا أتطلع إلى إجابتك"، وما إلى ذلك. تأكد من وضع توقيعك (غالبًا ما يتم تفويت البريد الإلكتروني)، ولكن قد لا يتمكن المستلم من تخمين من هو الرسالة (ليس من الواضح دائمًا من عنوان البريد الإلكتروني). أعد قراءة الرسالة وصحح الأخطاء إذا لزم الأمر. عادة ما يزعجون الناس ويظهرون عدم الاحترام.

كيفية كتابة رسالة شبه رسمية بشكل صحيح

خطابات شبه رسميةيجب أن تكون مختصرة قدر الإمكان وأن توضح بوضوح جوهر المشكلة. البساطة والمنطق هي موضع ترحيب. لا يمكنك كتابة خطاب جيد في مزاج سيئ. ومن الأفضل استبعاد أي انحرافات غنائية عن الموضوع ومظاهر العواطف، والتركيز على قاعدة الأدلة (مهم بشكل خاص للشكاوى).

أوصي بكتابة رسالة باستخدام الكمبيوتر، ثم طباعتها على ورقة بيضاء عادية مقاس A4 وتوقيعها بالقلم. يُسمح بالرسائل المكتوبة بخط اليد. في هذه الحالة، اكتب بشكل واضح ودقيق، وخاصة اسمك الأخير.

بمجرد أن يصبح مقروءًا، يصبح من السهل قراءته. في الوقت الحاضر، تقوم المنظمات الجادة في كثير من الأحيان بتسجيل المستندات فيها في شكل إلكتروني. اسمك الأخير (قد يكون جميلاً ولكنه معقد) معروف لك وحدك. إذا قمت، أثناء تسجيل رسالتك، بتغيير حرف واحد على الأقل في اسم عائلتك، فلن يبدو أن البحث الإلكتروني في قاعدة بيانات ضخمة قد يجد رسالتك. وسيكون من الصعب عليك معرفة ما إذا كان مسجلاً على الإطلاق، على الرغم من أن الإجابة قد تأتي لاحقًا.

من المعتاد الإشارة دائمًا إلى المرسل إليهفي الزاوية اليمنى العليا من الرسالة. سأعطيك عدة خيارات تساعدك، كلها مقبولة. كل هذا يتوقف على تفضيلاتك، وما إذا كنت تعرف اسم الوحدة الهيكلية أو المسؤولين في المتلقي:

الخدمة الفيدرالية
على العمل والتوظيف

رئيس الخدمة الفيدرالية
هذه ام تلك
وعن. اسم العائلة

بشكل مختلف

إدارة فولغوغراد
قسم كذا وكذا - اسمه

الى رئيس التحرير
دار النشر "بشيك"
إي.إف. كاجيلوفسكي

بيريبولوخ ذ.م.م
رئيس الحسابات
منظمة العفو الدولية. كفوتشينسكايا

أي فرد

توجريكوف إس إم.
شارع. لوسنايا، 207، شقة. 1375،
فورونيج, 400001

اكتب أسفل المرسل إليه اسمك الأخير واسمك الأول واسم العائلة والعنوان الكامل لإرسال الرد بالبريد العادي، ومن الأفضل أيضًا تقديم رقم هاتف.

إذا كنت تتقدم بالفعل إلى مكان ما مرة أخرى، فيجب عليك الإشارة رابط لرقم وتاريخ الرسالة المستلمة(ربما عدة). وهذا يسهل إلى حد كبير معالجة المراسلات، وستتلقى بالتأكيد ردًا، مع مراعاة المراسلات السابقة حول المشكلة المعنية. مكتوب "إلى رقم (أرقام) تاريخ 31/08/2014." يقع هذا الرابط على اليسار فوق النص، يمكنك رؤيته في الشكل مع رسم تخطيطي لعناصر الرسالة.

إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تخاطبه، فيمكنك أن تبدأ النص بـ "عزيزي ...!"، ثم يجب أن تنهيه بـ "مع تحياتي".

إذا كانت هناك أي مستندات داعمة، فتأكد من ملاحظة النص أدناه هذه الحقيقة. ثم في المستقبل يمكنك بسهولة إثبات ما أرسلته بالضبط مع الرسالة. يمكن الإشارة إلى المستندات (أو النسخ) المحددة التي تم إرسالها في النص أو مباشرة في علامة توفر التطبيق. يتم وضعها أسفل النص الرئيسي، على سبيل المثال:

التطبيق: لمدة 2 لتر. في 1 نسخة.

الضميمة: نسخ من إيصالات الدفع... ورقتين. في 1 نسخة.

يجب أن نتذكر أنك يجب أن تشير دائمًا في طلبك:

• اللقب، الاسم الأول، اسم العائلة،
• عنوانك لإرسال الرد،
• الرقم والتوقيع الشخصي.

خلاف ذلك، قد تعتبر رسالتك مجهولة المصدر. مثل هذه الرسائل لا تخضع للنظر، مما يعني أنك لن تتلقى ردًا على استئنافك. تلتزم السلطات بالرد خلال مدة لا تزيد عن شهر من تاريخ تسجيل رسالتك.

يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بواسطتك في نسختين. يمكنك الاتصال بالمنظمة التي تحتاجها شخصيًا. في هذه الحالة، في خدمة إدارة المكاتب (سكرتير، مكتب أو قسم مشترك) تأكد من طلب ختم إيصال مؤرخ على نسختك من الرسالة. من الأفضل إدخال رقم التسجيل على الفور، ولكن في المنظمات الكبيرة قد لا يتم تسجيل الرسائل على الفور بسبب كثرة عددها. لذلك، في وقت تقديم الطلب، يكفي أن تكون نسختك من الرسالة مختومة باسم المنظمة والتاريخ. يعد هذا أمرًا مهمًا للغاية إذا كنت بحاجة إلى الالتزام بالموعد النهائي أو تأكيد حقيقة الطلب لاحقًا.

لكن ليس من الضروري على الإطلاق الذهاب إلى مكان ما شخصيًا. قد يكون من الأسهل عليك الذهاب إلى أقرب مكتب بريد. وفي هذه الحالة يتم الإرسال بالبريد المسجل مع الإخطار. وسوف يكون التأثير نفسه. بعد مرور بعض الوقت، يمكنك الاتصال بالمنظمة ومعرفة مصير رسالتك. أو ليس عليك الاتصال بأي شخص، فقط انتظر الرد.

إذا تلقيت في النهاية ردًا بدلاً من إجابة واضحة، فيرجى الاتصال بنا مرة أخرى. ففي الهيئات الحكومية، على سبيل المثال، يتم رصد حقيقة الطعون المتكررة بشأن نفس القضية. أو اكتب خطابا في شكل شكوى، يمكنك محاولة إرساله إلى منظمة أعلى. كما يتم التعامل مع مثل هذه الطلبات باهتمام كبير.

أما - فهذا من أهم المواضيع في العمل المكتبي ويستحق أن يخصص له مقال منفصل.

يفغينيا بولوسا

*** إذا كنت معتادًا على التسوق عبر الإنترنت (شراء الملابس والهواتف والخدمات وحجز الفنادق وما إلى ذلك)، فيمكنك استرداد بعض أموالك، على سبيل المثال، باستخدام هذه الخدمة. إنه يعمل بالنسبة لي.

شكرًا لك على إضافة هذا المقال إلى:

أكثر إثارة للاهتمام حول هذا الموضوع:

8 تعليقات على هذا المنصب

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسريًا إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة الرسائل التجارية التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. انهم يحتوون معلومات ضروريةحول منظمة مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة، ينقل المحتوى بوضوح وإيجاز معلومات لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج رسائل الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم تقديمها في شكل اقتراحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل مكتوبة بأسلوب العمل الرسمي، مما يعني استخدام اللغة الرسمية علاقات عمل. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية، نيابة عن المديرين والمسؤولين تتم كتابة الرسائل.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث نفس المواقف.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يستوفي خطاب العمل المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات الأعمال أعلاه أدناه النسخة الكاملة(مع الجزء الرئيسي). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ عينة غطاء الرسالةسيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى إعداد هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. بدأ استخدامها بشكل خاص في كثير من الأحيان مؤخرا. مثل هذه الرسائل تظهر شكلًا جيدًا. الشراكه. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم إعداد نموذج رسالة شكر بشكل حر، اعتمادًا على المهام التي تحلها. في هذه الحالة، الرسالة نفسها نموذج قصيريعبر عن جوهره. يمكن تعليق هذه العينة المصنوعة على ورق ملون بزخرفة على الحائط في مقر الشركة في مكان شرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية، عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل وأكثر من ذلك، لتصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى مدير أو مسؤول، ولكن من الممكن أيضًا أن تكون موجهة إلى فريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

ديكور

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات للرسائل التجارية، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.