أطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة. نموذج رسالة تطلب التوضيح

لقد طلبنا جميعًا من شخص ما شيئًا ما في وقت أو آخر. لا تتفاجأ. حتى أولئك الذين ينكرون الآن بعناد حقيقة أي التماس يتم طرحه.

تذكر كيف، عندما كنا أطفال، طلبنا من والدينا المال لشراء الآيس كريم، ثم توسلت للحصول على درجة جيدة من المعلمين عندما فشلنا قليلاً، ثم توسلت لاحقًا للحصول على يوم إضافي من العمل ...

ومع ذلك، الأسرة و الأسئلة اليوميةليسوا "رفاق" الطلبات الوحيدين.

الحياة العملية الإنسان المعاصريرتبط أيضًا ارتباطًا وثيقًا بالالتماسات. ولطالما اعتبر خطاب الطلب أداة قوية للمرسل لتحقيق هدف معين.

وهذا جزء لا يتجزأ ومهم للغاية المراسلات التجارية. وبناءً على ذلك، تعتمد النتيجة النهائية على كيفية كتابة الرسالة - ما إذا كان سيتم قبول الطلب أم أنك ستتلقى رفضًا مهذبًا:

عزيزي مدير شركة ____!

نحن بحاجة ماسة نقديللإنجاز ____. هل ترغب في المشاركة؟

بإخلاص، ____.

هل تعتقد أن مثل هذه الرسالة يمكن أن يكون لها رد إيجابي؟ يمكن الافتراض أنه حتى الرفض هنا لن يكون مهذبًا تمامًا.

من المهم أن تكون قادرًا على كتابة خطاب طلب بشكل صحيح من أجل الاقتراب قدر الإمكان من الهدف المحدد. خلاف ذلك، سيتم تجاهلك وسوف تضيع وقتك فقط.

رقم 1. نداء شخصي

لا يوجد شيء غير عادي هنا. الجميع يعرف هذه التقنية جيدا. لكن الكثير من الناس ينسون ذلك. إنه لعار! لأن النداء الشخصي "يعمل" بشكل أفضل بكثير من النداء المجهول الهوية.

من يحب أن يخاطبه "العامة"؟! إنه مثل الشارع "مهلا...". أوافق، من المرجح أن تستجيب لاسمك أكثر من الرد على مكالمة بأسلوب "مرحبًا عزيزي!"

هكذا هو الحال في خطاب الطلب. أنت تقدم طلبًا إلى لشخص معينلذا حاول معرفة الاسم الكامل لمستلم الرسالة.

وبطبيعة الحال، هناك حالات حيث هذا النهج غير ممكن. على أية حال، حاول تخصيص رسالتك قدر الإمكان.

يستطيع:« السيدات والسادة!" ولكن أفضل: " زملائي المعلمين والمعلمين الأعزاء!».

يستطيع: « أيها الأطفال!" ولكن أفضل: " أبنائنا وبناتنا الأعزاء!».

نعتقد أنك حصلت على الفكرة الرئيسية.

رقم 2. لماذا هو بالضبط؟

اشرح لمتلقي خطاب الطلب سبب إرسال طلبك إليه. يجب أن يفهم الشخص أنه فريد بالنسبة لك وأن نجاح هذا الحدث أو ذاك يعتمد عليه.

• أنت خبير في مجال ____.
• تحتل شركتك مكانة رائدة في قطاع ____.
• قسمك فقط يعمل بدون ____.

حاول كسب المستلم - أضف مجاملات بعناية (في حدود المعقول):

• لقد أكملت ____ ببراعة في وقت واحد.
• أنت سيد ____ غير المسبوق في مدينتنا.
• قدمت مشاريعك خدمة لا تقدر بثمن ____.

يتذكر! يجب أن تكون المجاملات مستحقة (صفات حقيقية، أفعال، شعارات)، وليست "بعيدة المنال".

رقم 3. ومرة أخرى الفوائد

فوائد. نعم، ليس هناك مفر. فالجميع يبحثون عن مصلحتهم الخاصة، وليس دائماً من الناحية "المادية".

اذكر الأسباب والحجج الرئيسية التي تفيد أنه من المفيد لمتلقي خطاب الطلب تلبية طلبك. "اللعب" على نقاط الضعف البشرية.

ماذا سيكون؟ كل هذا يتوقف على الوضع المحدد.

اعتراف. أنت، باعتبارك ____، سيكون من دواعي سرورك ملاحظة الملاعب المجهزة خصيصًا والمسيجة في مدينتك...

طموح. يجب أن يتم تشكيل المتخصصين الذين سيتعين عليك العمل معهم غدًا اليوم. لذلك، يمكنك استثمار ____ معرفتك وخبرتك و...

تعاطف. ولسوء الحظ، فإن مشكلة أطفال الشوارع ملحة بشكل خاص اليوم. عدد الأطفال الذين يعيشون في شوارع مدينتنا يقترب بالفعل من ____. يحتاج الأطفال إلى المشاركة والمساعدة والتعاطف. لن يستطيعوا التعامل بدوننا..

رقم 4. نجاحاتك

يجب أن يفهم المرسل إليه بوضوح أنه يتعامل مع شخص جاد ليس في اليوم الأول "في عمله" (لن يوافق الكثيرون على التعاون مع الوافدين الجدد "غير المختبرين").

لذلك، إذا كان هناك أي نجاحات وإنجازات في "سجل الإنجازات" الخاص بك، فمن الأفضل الإشارة إليها في خطاب الطلب. بهذه الطريقة سوف تتغلب بأمان على حاجز عدم الثقة والشك.

لا تنسَ "الإنجازات" في المشروع التي تتواصل بشأنها مع المرسل إليه. إن الطبيعة البشرية تجعل من الصعب علينا أن نبدأ من الصفر. لكن الاستمرار (أو إنهاء) ما بدأته هو أمر آخر.

• تم بالفعل الانتهاء من بناء ____ بنسبة 87%. ولكن بدون مساعدتكم لن يتم الانتهاء منه في الوقت المحدد. نحن نقدم لك…
• لدينا بالفعل ____ تحت تصرفنا. لتحقيق هدف معين، نحتاج فقط إلى ____.

رقم 5. طلب محدد

لا تغلب حول الأدغال. لا تحجب طلبك بكومة من الكلمات الغامضة وغير الضرورية. اذكر المسألة بوضوح.

في ماذا ينبغي التعبير عن هذا؟

أولاً، يجب على المرسل إليه، بعد أن فتح الرسالة، أن يفهم ما يريده منه، وألا يحل الألغاز حول موضوع "يسألونني أو يعطونني". ثانياً، يجب أن يتم التعبير عن طلبك بالأرقام والإجراءات الدقيقة.

هل تريد مساعدة محددة؟ ثم اطلب من مستلم الرسالة اتخاذ إجراءات محددة.

• نحتاج إلى 3,250 دولارًا أمريكيًا مقابل ____ قبل الانتهاء من مشروع ____.
• نحن في انتظاركم في ____. سيتم عقد حدث التجميع ____ في 17 نوفمبر الساعة 2:30 ظهرًا في ____.
• نطلب منك تخفيض رسوم استئجار سيارتك إلى 10 دولارات في اليوم.

رقم 6. أسماء كبيرة

تقنية أخرى مثيرة للاهتمام تزيد من فعالية خطاب الطلب. وهو يتألف من تغطية الأفراد (الشركات) الذين أعطوا بالفعل موافقتهم على المشاركة في المشروع.

من خلال القيام بذلك فإنك تشجع المتلقي على القبول نتيجة ايجابية (« نعم، إذا ____ وافقت فلماذا أنا أسوأ؟!»).

• ____ يشاركون بالفعل بنشاط في ____.
• لقد قام الأشخاص بالفعل بالتسجيل في "الماراثون" الاحترافي الذي أعلنا عنه حول موضوع ____ ____.

رقم 7. نتائج مهمة

كل شيء بسيط هنا. تأكد من تلخيص النتائج (النقاط المهمة واللهجات الرئيسية) في نهاية الرسالة.

• يعتمد الإكمال الناجح والرفاهية الإضافية لـ ____ الآن على قرارك.
• ____ المهنيين الشباب يعلقون آمالهم عليك.
• تتطلع الأمهات الشابات وأطفالهن إلى الظهور في مدينتنا ____.

رقم 8. جهات الاتصال

« وهذا واضح جدًا!"، قول انت. أمر مفهوم، ولكن ليس للجميع. يجب تقديم معلومات الاتصال بالكامل.

ومع ذلك، لا داعي لـ"المبالغة" والإشارة إلى كل شيء الأشكال الممكنةردود الفعل أو العكس - عن طريق إرسال خطاب إلى بريد إلكترونيفمن السذاجة الاعتقاد بأن عنوان المرسل كافٍ تمامًا.

اعرض على مستلم خطاب الطلب 2-3 خيارات لمعلومات الاتصال. هذا يكفي تماما.

ملاحظة

لهذا السبب…

كن منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان عند كتابة خطاب الطلب الخاص بك.

هذه هي قاعدة النتيجة الأولى.

أتمنى لك يومًا سعيدًا وكن دائمًا في مزاج جيد!

هي رسالة رسمية يتم فيها مخاطبة الشركاء والعملاء والمستثمرين بطريقة مهذبة مع طلب محدد، وتعد رسالة الطلب من أكثر أنواع المراسلات التجارية شيوعًا. يعتمد تنفيذ الطلب إلى حد كبير على القدرة على إقناع شخص ما بالتعبير عن طلبه. على سبيل المثال:

. السادة الأعزاء! مرة كل ربع سنة.

. موردينا الآخرين في. لقد وافقت بلدك بالفعل على هذه الشروط. نأمل أن نتلقى من. لديك استجابة إيجابية لطلبنا. مع..

. السادة الأعزاء!

. نتواصل معك لطلب بيع الأوراق المالية التالية من مجموعتنا:الأسهم حسب السعر. الحد صالح حتى (التاريخ) . ضماناتيجب أن يتم سحبها من حساب الودائع لدينا. يرجى أيضا إضافة ما يعادل حسابنا

. بإخلاص.

. السادة الأعزاء!(اسم البلد) . أنا أعتبر أنه من الضروري مناقشة شخصيا مع. لديك أسئلة حول منطقة النشاط والعمولات وضمانات حماية العملاء. وأود أن أقترح. موعد اجتماعك:(التاريخ) في الساعة

. واسمحوا لي أن أعرف إذا كنت راضيا. تاريخ ووقت الاجتماع الخاص بك. سأبقى مع الاحترام..

. عزيزي /

. لقد قمنا مؤخرًا ببناء مصنع لتجهيز الخضروات، ولسوء الحظ، ليس لدينا أموال كافية لشراء معدات لتجهيز الخضروات

. وسنكون ممتنين لو. لقد قدمت لنا قرضًا طويل الأجل بهذا المبلغ 200.000 (مائتان ألف) هريفنيا. أضف إلى الرسالة المستندات المطلوبة: اتفاقية شراء المعدات؛ دراسة جدوى لسداد القرض. نظرًا لأن هذه المشكلة تتطلب حلاً فوريًا "للحياكة، فإننا نطلب منك الرد في أقرب وقت ممكن. سويو ...

. السادة الأعزاء!

. قدم أحد عملائنا طلبًا لتوريد دفعة كبيرة(اسم المنتج) . للأسف، لا يوجد لدينا هذا المنتج في مجموعتنا، ونود أن نطلبه. أنت تقدم عرضًا مناسبًا لعملائنا، وترسل لنا أيضًا نسخة من الرسالة

. بواسطة. مقابل خدماتك، نطلب منك تجميع عمولة بمبلغ%

. من فضلك اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت تستطيع. لقد قمت بالفعل بشحن البضائع المطلوبة وتوافق على ذلك. ب العمولات التي نقدمها

سوف نصل للتو من. ردك الإيجابي، وسوف نقوم بإبلاغ عنوان عملائنا على الفور

. ونأمل في التعاون متبادل المنفعة بين شركاتنا

. أطيب التحيات و أطيب التمنيات

. عزيزي /

. كنا مهتمين بالمنتجات الجديدة التي... أنت تعلن، لذلك سنكون ممتنين إذا. سوف ترسل لنا معلومات مفصلةوكتالوج الإعلانات المصورة

. سنكون سعداء بالتعاون مع. أنت

دوران نموذجي

1. يرجى إبلاغ (إرسال، دفع، تأكيد، النظر)

3. يرجى إبلاغنا عبر. يقدم ممثلك الكتيبات والكتالوجات الإعلانية. منتجاتك الجديدة

4. لم نعثر على أي خطأ في فاتورتنا الأخيرة المؤرخة (التاريخ). سنكون ممتنين إذا. سوف تقوم بإعادة الفحص

5. نطلب منك شحن البضائع المطلوبة مباشرة بعد إنتاجها

سيكون هناك 6. أنت ممتن جدا إذا. أنت

7. يرجى مراسلتنا بالرد في أقرب وقت ممكن

8. من فضلك. يجب عليك دراسة شروط الدفع الجديدة بعناية، والتي تم توضيحها في. شروط عامةالاتفاقية (نضيف نص الوثيقة)، ونعطي الإجابة النهائية

9 سيكون سعيدا إذا. أنت توافق على التعاون معنا

10. وفقا لبنود اتفاقيتنا، نطلب. أنت

11. أي لطف بدفع الفاتورة في أسرع وقت ممكن (عاجلا دون تأخير)

12. سنكون ممتنين للغاية إذا. أنت توافق على بيع البضائع الخاصة بك لنا على أساس تجريبي

سيكون 13. أنت ملزم إذا. يرجى النظر في تعديلاتنا على

15. إذا أمكن، من فضلك. تزويدك بجميع البيانات الأولية

16. يرجى اعلامنا. مع الخصائص التقنية(اسم المنتج)

17 لا يزال غير قادر على ذلك. هل توفرون أسعار (اسم المنتج)؟

18. سيكون من دواعي سرورنا أن نعرف

19. اصنع لنفسك معروفًا وقم بتسليم أوراق التأمين الكاملة الخاصة بك.

20 *. نطلب منك إعادة نسخة واحدة من الاتفاقية الموقعة على الفور

21. يرجى التحقق من العقد المضاف بعناية

22. يرجى تأكيد وصولك للاجتماع

23. إذا. إذا كنت راضيًا عن شروطنا، يرجى إرسال برقية تفيد باستعدادك لتوقيع عقد بين شركاتنا. نتمنى الرد السريع ونتمنى لكم التوفيق

24. نطلب منك النظر في مقترحاتنا في أقرب وقت ممكن (قريبا) وإبلاغنا بقرارك

25. من فضلك. تحويلك انتباه خاصعلى

26. نتواصل معكم لطلب التبرع بالقليل للصندوق

27. أولاً، يرجى إعلامنا بالتدابير التي يمكن أن تساعد. سوف تتغلب على هذه الصعوبات

28. نظرًا للصعوبات التي نشأت، نطلب منك أن ترسل لنا العديد من المتخصصين ذوي الخبرة الذين يمكنهم تقديم المشورة. نحن نأمل ذلك. لن ترفض مساعدتنا

29. سيكون من الرائع لو. لقد أكدت قرارك كتابيًا

31. سنكون ممتنين إذا. سوف تبلغنا كتابيا عنه

32. نرجو أن نسأل. اتصل بنا

33 سأكون ممتنا لو. سوف تنظر في مقترحاتنا في أقرب وقت ممكن وتبلغنا بقرارك في أقرب فرصة.

34. إذا كان هذا اقتراحا. أنت غير راضٍ، يرجى توضيح السبب

35. من المهم جدًا بالنسبة لنا الحصول على معلومات تفصيلية عن الشركة (الاسم) لأننا نرغب في التعاون معها

36. ستقدم لنا خدمة لا تقدر بثمن إذا قدمت معلومات موضوعية عن الشركة (الاسم)

37. بما أن هذه المعلومات مهمة جدًا بالنسبة لنا، فسوف نقوم بذلك. شكرا لك على التوضيحات التفصيلية

38ـ إعداد تقرير مفصل عن الأعمال المنجزة التي نحتاجها. نود أن نتلقى. ردك سيأتي قريبا. ونعرب عن امتناننا مقدما

39. آسف على المتاعب الإضافية. لن يفعلوا ذلك. أنت لطيف بما يكفي لتزويدنا بتفسيرات مكتوبة حول

40 سوف نكون ممتنين إذا. سيأتي مندوبك ليقوم بالإجراءات اللازمة

41. من فضلك. أنت تلتزم بجميع نقاط اتفاقيتنا وتلبي طلبات العملاء على المستوى المناسب

42. من فضلك. يجب عليك دراسة هذه الرسالة بعناية والاستماع إلى نصيحتنا واتخاذ جميع التدابير اللازمة لحل المشكلة.

43. يرجى مراجعة جميع قوائم الفواتير المدفوعة والتحقق منها بعناية

44. يرجى تزويدنا بتخفيض بنسبة٪ على توريد المواد والمعدات اللازمة للبناء (الهيكل) (اسم الكائن)

خطاب طلب

ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. عدد الحالات التي تتطلب تقديم طلب نيابة عن جهة قانونية أو فردي، لا يمكن عدها. هذا تلقي المعلوماتوعينات المنتج وتنسيق الإجراءات والدافع لاتخاذ أي إجراء وما إلى ذلك.

لا يختلف تكوين وبنية خطاب الطلب كثيرًا عن الرسائل القياسية (انظر رسائل العمل. قواعد التنسيق. بنية الرسالة). عادة، نص رسالة الطلبيتكون من جزأين:

1. الجزء التمهيدي، حيث تم ذكر جوهر الأمر بشكل سردي، مع توضيح دوافع وأسباب تقديم الطلب. غالبًا ما يتم استخدام التعبيرات القياسية التالية هنا:

• سبب الالتماس
  • بسبب عدم الاستلام...
  • ونظرا لأهميته الاجتماعية..
  • مع الأخذ في الاعتبار (تعاوننا طويل الأمد)...
  • مع الأخذ في الاعتبار (الطبيعة طويلة الأمد والمثمرة لعلاقاتنا التجارية)...
  • بسبب التناقض بين تصرفاتك والاتفاقيات المقبولة مسبقًا...
  • بسبب التأخير في استلام الشحنة..
  • وبناء على نتائج المفاوضات حول...
    وما إلى ذلك وهلم جرا.
• هدف الطلب
  • من أجل تنفيذ الأمر...
  • ولحل المشكلة في أسرع وقت ممكن...
  • لتنسيق القضايا...
  • حرصاً على سلامة مرور البضائع..
  • لتجنب حالات الصراع..
    وما إلى ذلك وهلم جرا.
• روابط أسباب الاستئناف
  • ووفقا للاتفاق الذي تم التوصل إليه سابقا..
  • بالنسبه للدعوه الينا...
  • بناء على اتفاق شفهي..
  • بناء على لدينا محادثة هاتفية...
  • بموجب قرار حكومي..
  • بموجب بروتوكول الإمدادات المتبادلة...
    وما إلى ذلك وهلم جرا.

يجب استخدام جميع التعبيرات المذكورة أعلاه مع مراعاة السياق وحالة الكلام.

تبدأ جميع التعبيرات القياسية تقريبًا بـ حرف الجر المشتقأو من تركيبة حروف الجر. يجب عليك الانتباه إلى الاستخدام الصحيح لحروف الجر هذه مع الأسماء، والتي تكون بشكل رئيسي في حالة المضاف وحالة الجر.

2. في الواقع طلب. هنا تتضمن العبارة الرئيسية للرسالة كلمات مكونة من الفعل بسأل. يتم تفسير استخدامه من خلال متطلبات آداب النصوص التجارية والقوانين النفسية للاتصالات التجارية - يوافق الشخص عن طيب خاطر على تنفيذ إجراء يتم التعبير عنه في شكل طلب وليس في شكل طلب.

في بعض الحالات، قد لا يحتوي الطلب نفسه، المعبر عنه بشكل وصفي، على هذا الفعل، على سبيل المثال: ونأمل أن تعتبروا أنه من الممكن النظر في اقتراحنا خلال الفترة المحددة.

يمكن تقديم الطلب بصيغة المتكلم المفرد (" بسأل...")، أول شخص الجمع (" لو سمحت...")، ضمير الغائب المفرد (في e في هذه الحالةوتستخدم الأسماء ذات المعنى الجماعي: " الإدارة تسأل... ", "الإدارة تسأل... ", "مجلس العمل يطالب... "، وما إلى ذلك)، من ضمير الغائب الجمع، إذا تم استخدام عدة أسماء ذات معنى جماعي ( الإدارة ومجلس العمل يطالبان... ).

إذا كان خطاب الطلب متعدد الأبعاد، فقد يبدو تكوين الجزء الثاني من هذه الرسالة كما يلي (يجب أن تتوافق أجزاء التكوين مع تقسيم الفقرة في النص):

من فضلك من فضلك...)
...
وبنفس الوقت أسأل..(ونسأل أيضا...)
...
وأنا أسأل أيضا...( ونسأل أيضا...)
...
إلخ.

عند صياغة خطاب الطلب، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار مثل هذه التوصيات:

1. عند تقديم الطلب، أكد على اهتمامك أو اهتمام مؤسستك بتلبية هذا الطلب.
2. لا تبدأ الرسالة تحت أي ظرف من الظروف بكلمة "من فضلك..." - فمن الأفضل أن تشرح أولاً أسباب طلبك (حتى لو تم الاتفاق على جميع التفاصيل مع المرسل إليه).
3. لا تتسرع في شكر المتلقي مقدمًا. من خلال القيام بذلك، فإنك تضع نفسك والمتلقي في موقف حرج. حاول أن تقول شكرًا لك عندما تكتشف أنه قد تم قبول طلبك.

عند صياغة الطلب، غالبا ما تستخدم التعبيرات القياسية التالية:

• نتوجه إليكم بطلب...
  ...حول الشحن إلى عنواننا...
  ...عن الاتجاه إلى عنواني...
  ...حول الترحيل إلى منظمتنا...
  .. عن إعطائي ...
• نسألك (نسألك)...
  ...أخبرنا)...
  ...ترسل لي)...
  ...أعرض عاجلا...
  ...أبلغ فوراً...
  ...إبلاغ (إدارة الشركة) عن...
  ..أخبرني عن...
• أطلب موافقتك (على)...
  ...إرسال إلى...
  ...يقدم لنا...
  ...التعرف على...
  ...نقل...المعدات التالية...
• نطلب مساعدتكم (لكم) في...
  ...يستلم...
  ...أرسل في أسرع وقت ممكن...
  ...توفير معلومات إضافيةنسبياً...
  ...تنفيذ...
• أطلب تعليماتك (الخاصة بك) ...
  .. لإبرام اتفاق بشأن ...
  ...للتسليم من مستودع المؤسسة...إلى مندوب...
  ...لتحضير وثائق حول...
  ...للمراجعة...
• نرجو منكم عدم رفض المجاملة و... .

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسريًا إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد والضوابط للكتابة الرسائل التجارية، والتي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. أنها تحتوي على المعلومات الضرورية عن المنظمة، مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة، ينقل المحتوى بوضوح وإيجاز معلومات لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج رسائل الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تبقى جميع الحروف في أسلوب العمل الرسمي، وهو ما يعني استخدام وسائل الكلام الرسمية علاقات عمل. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية التي تتم كتابة رسائل مديريها ومسؤوليها نيابة عنهم.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث نفس المواقف.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يستوفي خطاب العمل المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات الأعمال أعلاه أدناه النسخة الكاملة(مع الجزء الرئيسي). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ عينة غطاء الرسالةسيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى إعداد هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. بدأ استخدامها بشكل خاص في كثير من الأحيان مؤخرا. مثل هذه الرسائل تظهر شكلًا جيدًا. الشراكه. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم تجميع نموذج رسالة شكر بشكل مجاني، اعتمادًا على المهام التي تحلها. في في هذه الحالةحرف في نموذج قصيريعبر عن جوهره. يمكن تعليق هذه العينة المصنوعة على ورق ملون بزخرفة على الحائط في مقر الشركة في مكان شرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية، عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل وأكثر من ذلك، لتصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى مدير أو مسؤول، ولكن من الممكن أيضًا أن تكون موجهة إلى فريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

ديكور

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات للرسائل التجارية، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

خطاب طلب

يُطلق على الطلب المكتوب الموجه إلى ممثلي منظمة (يتم إرساله عادةً إلى المدير) أو إلى شخص معين بغرض الحصول على معلومات، أو توفير الوصول إلى أوراق العمل، أو طلب أداء بعض الأعمال، خطاب طلب . وفقا لقواعد العمل المكتبي، المرسل إليه المراسلات إلزامييجب أن تقدم ردا على مثل هذه الرسالة.

رسالة طلب عينة

تتوافق قواعد كتابة خطاب الطلب مع شرائع المراسلات التجارية المقبولة عمومًا. يعد شكل الرسالة التي تحتوي على طلب هو الأكثر شيوعًا في المراسلات التجارية، وبالتالي يوفر مجموعة متنوعة من خيارات الكتابة. أكثر توصيات عامةالتي يمكن تقديمها لمساعدة كاتب مثل هذه الرسالة - التمسك بالبساطة والبساطة أسلوب قصيرعبارات ذات خصوصية إلزامية للإجراءات التي يجب تنفيذها، على سبيل المثال: "أطلب المساعدة..."، "أطلب منك..." (يتم بعد ذلك الإشارة إلى الإجراء المحدد)، "آمل دعمكم في الحصول على..."، الخ.

كقاعدة عامة، يتم كتابة خطاب الطلب الرسمي على ورق المرسل ويتضمن هيكله الأقسام التالية:

تفاصيل تشير إلى رقم تسجيل المراسلات الصادرة وتاريخ إنشاء الرسالة

البيانات الشخصية لمؤلف المراسلات (المنصب والاسم الكامل)

عنوان الرسالة الذي يصف جوهر الطلب

خطاب محترم لمرسل إليه الرسالة، والذي غالبًا ما يبدأ بـ "عزيزي..."

جوهر الطلب مع ذكر الإجراء الذي يريد المرسل أن يبدأه بطلبه

في بعض الحالات، في نص الرسالة، من المناسب استخدام عبارة حول حل ناجح للقضية، على سبيل المثال، "شكرًا مقدمًا على مشاركتك..."

توقيع مؤلف رسالة الطلب موضحاً بياناته.

عند إنشاء النص، يمكن أن يسبق الطلب الرئيسي ديباجة، حيث من الضروري توضيح أسباب الاتصال بالمرسل إليه بإيجاز. إذا كانت العينة تحتوي على عدة طلبات، يجوز استخدام عبارات مثل: "وأنا أيضاً أسأل..."، "وفي نفس الوقت الذي فيه الطلب أعلاه، أتوجه إليكم بـ...". يجب تقديم كل قضية جديدة للنظر فيها في فقرة منفصلة. وفقا لقواعد المراسلات التجارية، يمكن إرسال الرد على طلب معقد في حرف واحد، مع التعليقات على كل طلب. يقلل هذا النوع من المراسلات من كمية الأعمال الورقية والوقت المستغرق في قراءة ومعالجة الوثائق الواردة.

وفي حال كانت طبيعة المراسلة تسمح بتحديد فترة زمنية للنظر في الطلب والحصول على نتيجة، يجب أن يعبر نص الرسالة بشكل صحيح عن الرغبة في تلقي الرد خلال الفترة المحددة.

يجب أن يحتوي خطاب العمل على معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل. تتم الإشارة إلى هذه البيانات بحيث تتاح لمستلم الرسالة، إذا لزم الأمر، فرصة الاتصال بمرسل الطلب مباشرة.

تحميل

نموذج رسالة طلب: pismo-prosba.doc (التنزيلات: 8038)

خطاب الطلب هو طلب لتلقي معلومات ضروريةوالسلع والخدمات والمستندات، حول تقديم التوصيات، حول تنظيم اجتماع، وما إلى ذلك. عند إعداده، تحتاج إلى تبرير الحاجة إلى تلبية الطلب. وقد تكون موجهة إلى فرد معين أو كيان قانوني- المنظمات. هذا النوعقد تحتوي الرسائل على أكثر من طلب.

كيفية كتابة خطاب الطلب

يحتوي خطاب الطلب على بنية مشابهة للهيكل العام لخطاب العمل وهو مطابق تقريبًا في الشكل لخطاب الطلب. ويتم تسجيلها على ترويسة المنظمة. وعادة ما يتم توقيعه من قبل رئيس المنظمة أو الشخص المعتمد.

أمثلة على عبارات خطابات العمل - الطلبات

سبب الطلب:

في اتصال مع & هيليب

النظر في & هيليب

في الرأي والهليب

بناء على & هيليب

لهذا الغرض و هيليب

بناء على & هيليب

بحسب & هيليب

بحسب & هيليب

نص الطلب:

نطلب منك النظر/تقديم/تنفيذ/الإبلاغ/الإبلاغ/الإرسال بشكل عاجل &hellip

ننتقل إليك مع طلب و hellip

نطلب مساعدتكم في...

نطلب موافقتك على...

ونحن نطلب منك أيضا وهليب.

يتطلب خطاب الطلب كتابة خطاب رد.

الرسائل التجارية

ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. ولا يمكن إحصاء عدد الحالات التي تستلزم تقديم طلب نيابة عن شخص اعتباري أو طبيعي. هذا هو الحصول على المعلومات، وعينات المنتجات، وتنسيق الإجراءات، والحث على بعض الإجراءات، وما إلى ذلك.

لا يختلف تكوين وبنية خطاب الطلب كثيرًا عن الرسائل القياسية (انظر رسائل العمل. قواعد التنسيق. بنية الرسالة). كقاعدة عامة، يتكون نص خطاب الطلب من جزأين:

1. الجزء التمهيدي. حيث يتم ذكر جوهر الأمر في شكل سردي، ويتم توضيح دوافع وأسباب تقديم الطلب. غالبًا ما يتم استخدام التعبيرات القياسية التالية هنا:

سبب الالتماسبسبب عدم الاستلام. مع الأخذ في الاعتبار الأهمية الاجتماعية. مع الأخذ في الاعتبار (تعاوننا طويل الأمد). مع الأخذ في الاعتبار (الطبيعة طويلة الأمد والمثمرة لعلاقاتنا التجارية). بسبب عدم اتساق تصرفاتك مع الاتفاقيات المقبولة مسبقًا.

بسبب التأخير في استلام البضاعة.

وبناء على نتائج المفاوضات بشأن مسألة. وما إلى ذلك وهلم جرا.

هدف الطلبمن أجل تنفيذ الأمر. من أجل حل المشكلة في أسرع وقت ممكن. لتنسيق القضايا. لضمان سلامة مرور البضائع.

لتجنب حالات الصراع، الخ.

روابط أسباب الاستئنافوفقا للاتفاق الذي تم التوصل إليه سابقا... فيما يتعلق بمناشدتنا. بناء على اتفاق شفهي. بناءً على محادثتنا الهاتفية. بموجب مرسوم حكومي.

وفقا لبروتوكول الإمدادات المتبادلة.

يجب استخدام جميع التعبيرات المذكورة أعلاه مع مراعاة السياق وحالة الكلام.

تبدأ جميع التعبيرات القياسية تقريبًا بحرف جر أو عبارة حروف جر مشتقة. يجب عليك الانتباه إلى الاستخدام الصحيح لحروف الجر هذه مع الأسماء، والتي تكون بشكل رئيسي في حالة المضاف وحالة الجر.

2. في الواقع طلب. هنا تتضمن العبارة الرئيسية للرسالة كلمات مكونة من الفعل بسأل. يتم تفسير استخدامه من خلال متطلبات آداب النصوص التجارية والقوانين النفسية للاتصالات التجارية - يوافق الشخص عن طيب خاطر على تنفيذ إجراء يتم التعبير عنه في شكل طلب وليس في شكل طلب.

في بعض الحالات، قد لا يحتوي الطلب نفسه، المعبر عنه بشكل وصفي، على هذا الفعل، على سبيل المثال: نأمل أن تجد أنه من الممكن النظر في اقتراحنا خلال الفترة المحددة.

يمكن تقديم الطلب بضمير المتكلم المفرد (من فضلك)، بضمير المتكلم الجمع (Prosim.)، بضمير المخاطب المفرد (في هذه الحالة، يتم استخدام الأسماء ذات المعنى الجماعي: الإدارة تسأل. ، الإدارة تسأل. ، يسأل مجلس العمل.، وما إلى ذلك)، من ضمير الغائب بصيغة الجمع، إذا تم استخدام عدة أسماء ذات معنى جماعي (تسأل الإدارة ومجلس العمل).

إذا كان خطاب الطلب متعدد الأبعاد. عندها قد يبدو تكوين الجزء الثاني من هذه الرسالة كما يلي (يجب أن تتوافق أجزاء التكوين مع تقسيم الفقرة في النص):

بسأل. (لو سمحت.)

وفي نفس الوقت أسأل. (ونحن نسأل أيضا).

أنا أيضا أسأل. (ونحن نسأل أيضا).

عند صياغة خطاب الطلب، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار مثل هذه التوصيات.

1. عند تقديم الطلب، أكد على اهتمامك أو اهتمام مؤسستك بتلبية هذا الطلب.

2. لا تبدأ الرسالة بكلمة من فضلك تحت أي ظرف من الظروف. - من الأفضل أن تشرح أولاً أسباب طلبك (حتى لو تم الاتفاق على جميع التفاصيل مع المرسل إليه).

عند صياغة الطلب، غالبا ما تستخدم التعبيرات القياسية التالية:

نحن نتوجه إليك بطلب.

حول إرسال إلى عنواننا.

حول الاتجاه إلى عنواني.

حول إرسال إلى منظمتنا.

عن إعطائي. نسألك (نسألك).

رسالة طلب فعالة في 5 خطوات

يجب أن يتكون أي خطاب طلب من مبررات مدروسة جيدًا وبيان واضح للطلب. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام التقنيات التي تزيد من كفاءة الكتابة.

الخطوة 1. بمن تتصل بطلبك؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيا، ويفضل أن يكون ذلك بالاسم الأول والعائلي:

عزيزي إيفان إيفانوفيتش!، "عزيزي السيد إيفانوف!"

"أعزائي الزملاء!"، "أعزائي المديرين!"، "أعزائي الموظفين المبتدئين!"، "أعزائي موظفي الموارد البشرية!"

خطاب طلب. رسالة طلب عينة

خطاب الطلب هو نوع من المستندات، الغرض منه هو الحصول على بعض المعلومات، أو تشجيع بعض الإجراءات، أو تقديم بعض المستندات. أي أن طبيعة الرسالة غير تجارية.

يمكن توجيه خطاب الطلب إما إلى شخص معين أو إلى المنظمة ككل. وبحسب قواعد الأخلاق الحميدة فمن المفترض أن يجيب المرسل إليه.

فيما يلي خطاب طلب، يمكن تنزيل عينة منه في Word.

تتم كتابة الرسالة على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة (إذا كان هناك واحد، وتكون الرسالة مكتوبة نيابة عن المنظمة)، ويجب أن تحتوي على الكتل التالية:

قبعة. لمن ومن رسالة

الجزء الرئيسي، بما في ذلك الاستئناف، وبيان الطلب نفسه، وصف تفصيليالأسباب التي تدعو إلى تلبية هذا الطلب (كلما كان طلبك مبررًا، زادت احتمالية تلبية هذا الطلب)

تاريخ التوقيع

كقاعدة عامة، يتم استخدام العبارات النموذجية في رسائل الطلب:

"نرجو من سيادتكم النظر في // تقديم // تنفيذ // التقرير // الإفادة"

«نتوجه إليكم بطلب...»، «نطلب مساعدتكم في...»

"نطلب موافقتك على..."

"ونسألك أيضاً..."

يجب أن يكون أسلوب الرسالة رسميًا وعمليًا، بما يتوافق مع جميع معايير المراسلات التجارية.

إذا كانت هناك عدة طلبات، فمن الأفضل أن تعكسها في خطاب طلب واحد، بدلاً من كتابة خطاب منفصل لكل طلب.

أمثلة على خطاب الطلب (الجزء الرئيسي من الرسالة):

سكان القرية يتواصلون معكم... مع عدد سكانها ... الناس. لا يوجد حاليًا أي مزود في منطقتنا يوفر اتصالاً موثوقًا بالإنترنت عالي السرعة. ومع ذلك، فإن مثل هذه الحاجة موجودة، وسيكون هناك طلب كبير على هذه الخدمة.

ونطلب منكم النظر في إمكانية تنظيم خط مخصص للاتصال بالإنترنت.

عزيزي أنطون بتروفيتش!

سكان المنازل... ش. تم تحديده مع طلب تنسيق الحدائق في المنطقة المحلية. لا توجد مساحة منظمة في الفناء للمشي مع الأطفال الصغار. نطلب منكم تقديم المساعدة في تنظيم ملعب.

هناك أيضًا مشكلة حادة تتعلق بتوفر أماكن وقوف السيارات. في حديقتنا، من الضروري تطوير منطقة وقوف السيارات لتخزين سيارات سكان المنازل المجاورة.

نأمل في تفهمكم ومساعدتكم.