كيفية كتابة مثال على رسالة عمل. آداب الرسائل التجارية: متطلبات وقواعد الكتابة
هل لديك أي أسئلة عاجلة للمنظمة ينبغي تسجيلها؟ وفي هذه الحالة، لا غنى عن كتابة استئناف كتابي. ومع ذلك، ليس كل شيء بسيطا كما يبدو. إن كتابة خطاب عمل مختص هو علم كامل. ولن يضر الجميع أن يتعلموا أو يتذكروا المهارات الأساسية لتجميعها.
أولاً، دعنا نحدد الطريقة الأكثر ملاءمة لك لكتابة خطاب أو طلب إلى إحدى المنظمات. في أغلب الأحيان، يتم استخدام الرسائل عبر الإنترنت باستخدام موارد الإنترنت. إذا كتبت خطابًا بهذه الطريقة، فلا يمكنك الاستغناء عن:- حاسوب محمول)؛
- محرر النص؛
- بريد إلكتروني.
إذا كنت تستخدم طريقة الكتابة اليدوية، فستحتاج أيضًا إلى طابعة للطباعة.
المرحلة الأولى من كتابة الرسالة هي "الرأس". في أعلى الصفحة يجب أن يكون هناك:- اسم المنظمة التي تتقدم إليها؛
- الاسم الكامل لمدير المنظمة أو الشخص المسؤول؛
- عنوان المؤسسة
- تاريخ تقديم الطلب
- مدينة التطبيق.
تتضمن عناصر "الرأس" المرغوبة أيضًا إحداثيات الشركة - الفاكس والهاتف والعنوان بريد إلكتروني، أوكبو، أوجرن، إن/كبي. يعتمد على موضوع الاستئناف والمنظمة نفسها.
- رسائل ترويجية؛
- خطابات توصية؛
- رسائل المعلومات؛
- تغطي الرسائل؛
- رسائل الشكر؛
- رسائل التهنئة؛
- خطابات التعليمات؛
- خطابات الاستفسار؛
- خطابات الطلب؛
- رسائل الرد؛
- رسائل الإخطار؛
- رسائل الدعوة.
اعتمادًا على نوع الاستئناف الذي تستخدمه، قم بصياغة المحتوى بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب مراجعة إيجابية لمؤسسة ما، فيجب عليك أن تصف بالتفصيل سبب طلبك، وما الذي أعجبك بالضبط، وما إلى ذلك.
التحميل من بوابتنا:
عنصر مهمكتابة رسالة إلى إحدى المنظمات - "لا ترمي الماء" واكتب في صلب الموضوع. عبر عن أفكارك بطريقة تجعل رسالتك تثير اهتمام موظفي الشركة. للقيام بذلك، وفقا للقواعد آداب العملاستخدم "كلمات مثيرة للاهتمام" خاصة. ومع ذلك، لا ينبغي المبالغة في ذلك، لأننا نتحدث عن وثيقة، وليس المراسلات الشخصية. صف الموقف بإيجاز، ولكن اجعله قابلاً للقراءة. إذا كانت المحادثة حول الامتثال للقانون، فتأكد من الإشارة إلى قوانين الاتحاد الروسي. عند الوصف حالة الصراعونرحب باقتراح عدد من الإجراءات لتصعيد الحادث.
إن صياغة خطاب بكفاءة إلى المنظمة المناسبة هو مفتاح نجاح استئنافك. ادرس بعناية جميع النقاط الموضحة أعلاه ولا تتردد في البدء في العمل. لا تنس أن الرسالة يجب ألا تحتوي على أخطاء إملائية وعلامات ترقيم وأخطاء أسلوبية.
تجميع من مختلف الأنواع الرسائل التجارية– جزء ضروري من عمل ممثلي الأعمال. بفضل هذه الرسائل، يكتسبون الفرصة لحل المشكلات التجارية بالطريقة الأكثر سهولة والأسرع والأفضل.
الملفات
ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة؟
تقليديا، يمكن تقسيم الرسائل التجارية إلى عدة فئات رئيسية:
- رسالة تهنئة؛
- بريد المعلومات؛
- وما إلى ذلك وهلم جرا.
يمكنك وضع علامة على الردود على كل هذه الرسائل، والتي تعد أيضًا جزءًا من المراسلات التجارية الرسمية ويتم كتابتها أيضًا وفقًا لشرائع معينة، كعنصر منفصل.
من ينبغي أن يكون كاتب الرسالة؟
يجب أن تحتوي خطابات العمل دائمًا على توقيع. في هذه الحالة، يمكن لأي موظف في الشركة يشمل اختصاصه هذه الوظيفة أو مرخص له بذلك بأمر من المدير أن يحرر الرسالة مباشرة. عادة ما يكون هذا متخصصًا أو رئيس الوحدة الهيكلية التي تشمل اختصاصاتها موضوع الرسالة. ومع ذلك، وبغض النظر عمن يشارك في الكتابة، يجب في جميع الأحوال تقديم الرسالة إلى المدير للموافقة عليها، مع الأخذ في الاعتبار أنها مكتوبة نيابة عن الشركة.
القواعد العامة لكتابة الرسائل التجارية
يجب أن تتعلق جميع رسائل العمل فقط بأنشطة الشركة أو الظروف المتعلقة بها. وفي الوقت نفسه، بغض النظر عن المحتوى، يجب عليهم الالتزام بمتطلبات معينة.
بادئ ذي بدء، إنه هيكل معين. يجب أن تتضمن الرسالة دائمًا:
- تاريخ الكتابة،
- تفاصيل المرسل والمستلم،
- عنوان عنوان مهذب (في شكل عبارة "عزيزي إيفان بتروفيتش"، "عزيزتي إيلينا غريغوريفنا")،
تجدر الإشارة إلى أنه يمكن توجيه الرسائل إلى كل من الموظفين الأفراد والفرق بأكملها (في هذه الحالة يكفي أن تقتصر على التحية "مساء الخير!").
قد يتم إرفاق العديد من المستندات الإضافية والصور وأدلة الفيديو بالرسالة - إن وجدت، يجب أن ينعكس ذلك في النص الرئيسي.
يمكن كتابة الرسالة إما على ورقة عادية مقاس A4 أو على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة. الخيار الثاني هو الأفضل، لأنه لا يتطلب إدخال تفاصيل الشركة يدويا، بالإضافة إلى ذلك، تبدو هذه الرسالة أكثر احتراما وتشير مرة أخرى إلى أن الرسالة تنتمي إلى المراسلات الرسمية. يمكن كتابتها بخط اليد (الحروف المكتوبة بخط اليد ناجحة بشكل خاص)، أو طباعتها على جهاز كمبيوتر (مريحة عندما تحتاج إلى إنشاء عدة نسخ من الرسالة).
يجب أن تكون الرسالة مصدقة بالتوقيع، لكن ليس من الضروري ختمها، لأن منذ عام 2016 الكيانات القانونيةمعفاة من ضرورة استخدام الأختام في أنشطتها.
قبل إرسال الرسالة، إذا لزم الأمر، يتم تسجيلها في مجلة الوثائق الصادرة، حيث يتم تعيين رقم لها ويتم تحديد تاريخ المغادرة.
ما يجب الانتباه إليه عند كتابة الرسالة
عند كتابة خطاب، تحتاج إلى مراقبة الإملاء بعناية، والالتزام بقواعد ومعايير اللغة الروسية من حيث المفردات والقواعد وعلامات الترقيم، وما إلى ذلك. ينتبه المستلمون دائمًا إلى مدى جودة عرض الأفكار الموجودة في الرسالة وتنسيقها.
ولا ينبغي أن ننسى أن الدراسات التي أجريت تشير بوضوح إلى أن الناس لا يرغبون في قضاء أكثر من دقيقة واحدة في قراءة هذا النوع من الرسائل.
يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بالشكل الصحيح، دون "نشر الأفكار على الشجرة"، بل يجب أن تكون قصيرة وإيجازًا إلى حد ما. كل موضوع جديدينبغي تنسيقها كفقرة منفصلة، والتي، إذا لزم الأمر، ينبغي تقسيمها إلى فقرات. بالإضافة إلى ذلك، فإن الرسالة المختصرة والواضحة ستسمح للمستلم بمعرفة أن المؤلف يقدر وقته. وهنا يكون القول المأثور "الإيجاز أخت الموهبة" مناسبًا.
ما لا ينبغي السماح به في خطاب العمل
في رسائل العمل، تعتبر النغمة الوقحة أو التافهة غير مقبولة على الإطلاق، كما هو الحال مع النص الجاف بشكل مفرط و"الكليشيهات" المبتذلة. يجب عليك أيضًا تجنب الصياغات المعقدة، ووفرة العبارات التشاركية والظرفية، والمصطلحات الخاصة التي تكون مفهومة لدائرة ضيقة من المتخصصين.
يجب ألا تتضمن الرسالة معلومات لم يتم التحقق منها أو غير موثوقة، وخاصة معلومات كاذبة عن عمد.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن هذا النوع من الرسائل ليس فقط جزءًا من المراسلات التجارية الروتينية، ولكنه يشير أيضًا في كثير من الحالات إلى المستندات الرسمية التي قد تكتسب لاحقًا مكانة الوثائق ذات الأهمية القانونية.
كيفية إرسال خطاب
يمكن إرسال أي رسالة رسمية بعدة طرق رئيسية.
- الأول، وهو الأحدث والأسرع، هو من خلال وسائل الاتصال الإلكترونية. إنه مريح وسريع، ويسمح لك أيضًا بإرسال معلومات بحجم غير محدود تقريبًا.
لا يوجد سوى ناقص واحد هنا - متى كميات كبيرةالبريد من المرسل إليه، يمكن أن تضيع الرسالة بسهولة أو تنتهي في مجلد البريد العشوائي، لذلك عند إرسال الرسائل بهذه الطريقة، يُنصح بالتأكد أيضًا من استلام الرسالة (من خلال مكالمة هاتفية بسيطة).
- الطريقة الثانية: المحافظة، والتي تتيح لك إرسال الرسالة عن طريق البريد الروسي. في هذه الحالة، يوصى باستخدام وظيفة الإرسال بالبريد المسجل مع طلب إيصال الإرجاع - يضمن هذا النموذج وصول الرسالة إلى المرسل إليه، والذي سيتلقى المستلم إشعارًا خاصًا به.
عادةً ما يتم استخدام الإرسال عبر البريد القياسي في الحالات التي يتم فيها إرسال المستندات الأصلية والرسائل المعتمدة بالتوقيعات والأختام الحية.
- يمكنك أيضًا إرسال خطاب عبر الفاكس أو برامج المراسلة الفورية المختلفة، ولكن بشرط أن تكون العلاقة بين الشركاء قريبة بدرجة كافية للسماح بهذا النوع من المراسلات.
لكتابة رسالة جيدة وغنية بالمعلومات، عليك أن تنتبه انتباه خاصشكله ومضمونه.
بالنسبة للرسائل الرسمية، يتم استخدام النماذج الخاصة التي تتوافق مع المعيار. أنها تحتوي على تفاصيل إلزامية مرتبة بترتيب معين.
تسليط الضوء:
- خطابات رسمية،
- خطابات تجارية،
وأيضا الحروف:
- طلب،
- يلاحظ،
- إجابة،
- اِمتِنان،
- دعوة،
- شكوى،
- طلب،
- التعازي وغيرها.
يتم تطبيق العناصر الدائمة بشكل مطبعي على ورقة النموذج. حاليا، لا يتم استخدام النماذج القياسية عمليا، حيث يمكن طباعة الورق الذي يحتوي على جميع التفاصيل الضرورية بشكل مستقل على الطابعة. بالإضافة إلى النص الرئيسي، تحتوي الرسالة على معلومات حول المرسل إليه: اسم المنظمة المرسلة، ومعلومات الاتصال، ورقم الرسالة، وما إلى ذلك. يمكن أن يكون للتفاصيل ترتيب طولي أو زاوي.
يتأثر تصور محتوى الرسالة بالالتزام بمبادئ الجماليات التقنية عند تصميمها. عين الإنسانإصلاحات أسهل الجزء العلويالكائنات، لذلك في الكتابة تكون أكثر تشبعًا، والجزء السفلي، على العكس من ذلك، أكثر "ثباتًا".
تحدد معايير نماذج العينات شكل وحجم حقول المستندات الموجودة في النظام الموحد، ومتطلبات الشبكة الهيكلية، ووجود التفاصيل وترتيبها. تتكون هذه الوثائق من ثلاثة أجزاء رئيسية، تقع في مناطق محددة بوضوح، مما يضمن فهم النص بسرعة وسهولة.
الميزات الإلزامية لأنواع معينة من الوثائق هي التفاصيل التي يحددها القانون أو اللوائح المختلفة. يجب أن يتوافق موقعها وتكوينها مع المعايير (GOST R.30-2003).
تساهم المعايير المقبولة عمومًا في: تنظيم الإنتاج المركزي للنماذج، وتقليل تكلفة أعمال الطباعة، وتقليل تكاليف العمالة لتصميم وتأليف الرسائل، وتسهيل البحث البصري معلومات ضروريةوتوسيع إمكانية استخدام التنظيمية و تكنولوجيا الكمبيوترعند معالجة المستندات.
يعتبر نموذج النموذج بمثابة الأساس لإعداد النماذج لجميع أنواع وثائق الإدارة. المنطقة المخصصة لموقع التفاصيل تساوي الحجم الأمثل لتفاصيل معينة بالأحرف المطبوعة.
اعتمادًا على الغرض، تحتوي المستندات على ما يصل إلى 31 تفاصيل. ومع ذلك، فإن مجموعتها الكاملة غير موجودة في أي مستند، حيث أن كل نوع له تكوينه الخاص.
المتطلبات
بالنسبة للرسائل الرسمية، يتم استخدام التفاصيل التالية:
- شعار الدولة (مؤسسات الدولة) ،
- شعار أو شعار,
- رمز OKPO (إن وجد)،
- كود أوكود,
- الاسم التجاري،
- العنوان القانوني والبريدي،
- التفاصيل المصرفية،
- رقم الهاتف والفاكس،
- فهرس المستندات,
- تاريخ،
- رابط الفهرس والتاريخ،
- وجهة،
- عنوان،
- نص،
- التوقيعات,
- الاسم الكامل ورقم الهاتف للمؤدي.
إذا لزم الأمر، أدخل موقع الشركة وعناوين البريد الإلكتروني.
تسمى مجموعة التفاصيل في الرسالة الرسمية بالنموذج. تتم طباعة بعضها على النموذج باستخدام طريقة الطباعة. جميع المستندات، بالإضافة إلى الكتاب الرسمي، تحمل اسمًا لنوعها، على سبيل المثال "قانون"، "قرار"، إلخ.
يتم كتابة اسم منظمة المرسل إليه بالكامل ومختصر. تعتمد متطلبات تنسيق الرسائل على الشركة. وكالات الحكومةالامتثال لقواعد الصياغة دون فشل.
