Notă explicativă despre disponibilitatea fondurilor în exces. Totul despre note: raport, oficial, explicativ

Nota explicației este scrisoare de afaceri, care este destinată circulației interne în orice instituție. Conținutul scrisorii reflectă o explicație a evenimentelor și, de regulă, a circumstanțelor negative din trecut. ÎN în acest caz, Vor fi luate în considerare notele explicative privind absențele de la ore.

Cum se scrie explicație pentru lipsa orelor?

Nota cu explicații are scopul de a clarifica împrejurările care s-au întâmplat cu persoana care este personajul principal al evenimentelor și este posibil ca acesta să fie vinovat. Scopul unei scrisori explicative este de a înțelege circumstanțele a ceea ce s-a întâmplat pentru a forma concluzia corectă.

Artă. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că șeful este obligat să ceară o explicație în scris de la un student care a comis o abatere disciplinară. În acest caz, studentul are dreptul de a refuza furnizarea unui astfel de document - acest lucru este prevăzut de lege. Cu toate acestea, în astfel de împrejurări, conducerea instituției are dreptul de a aplica pedepse disciplinare studentului infractor. Desigur, pentru aceasta, trebuie întocmit un act de refuz de a oferi o explicație în prezența a doi martori.

Modelul pentru un astfel de document prevede următoarele reguli general acceptate::

• Nota este întocmită pe coală A4, iar volumul scrisorii trebuie să fie de 1-2 pagini.
• Scrisoarea se scrie conducătorului instituției de învățământ, indicându-se numele acestuia și funcția deținută de șef în această instituție. Acest text este completat în colțul din dreapta sus al foii în cazul dativ.
• În continuare, trebuie să notați informațiile autorului documentului scris (numele complet și poziția în cazul genitiv)
• Apoi completați titlul scrisorii - „Notă explicativă” și titlul textului ( „În ceea ce privește...”, „Oh...” etc.)
• În unele cazuri, după titlu, scrisoarea se înregistrează la recepție cu un număr alocat și se scrie data trimiterii. În altele, data și semnătura autorului scrisorii sunt scrise la sfârșitul notei.
• Partea principală a scrisorii conține textul care explică circumstanțele care s-au întâmplat. Descrie evenimentele care au avut loc, motivele lor și, dacă autorul este vinovat, atunci pocăință și o promisiune că acest lucru nu se va mai întâmpla.
• La sfârșitul documentului există o dată, dacă nu este inclusă la înregistrare, și semnătura autorului scrisorii.

Dacă un student învață la facultate și, dintr-un motiv oarecare, a ratat cursurile, atunci desigur profesor de clasă grupuri sau conducerea colegiului va solicita o explicație din partea studentului. De ce au lipsit cursurile?

Nu toți elevii știu să scrie astfel de scrisori. Cu toate acestea, tinerii moderni, pricepuți la internet, pot găsi modele (eșantioane) de astfel de explicații. Prin urmare, în această secțiune nu vom descrie regulile de întocmire a unor astfel de documente, mai ales că în secțiunea anterioară Structura unei astfel de note este descrisă în detaliu.

Decanul Facultății de Mecanizare Agricolă Sokolov I.I.

de la un elev al grupului 15 mech Ivanov G.P.

Scrisoarea explicativă

Eu, Ivanov Genady Petrovici, am ratat ședințele de pregătire din 28 noiembrie (3 lecții pereche și 1 lucru de laborator), pentru că mama a venit la căminul meu din sat. Dolinovka.

Mama a venit să studieze la institut diagnosticare funcțională examinări corporale. Ea efectuează acest examen anual. De data aceasta a sosit pe 28 noiembrie 2019. Dintr-o dată s-a simțit rău și a trebuit să sun după mama mea”. Ambulanță».

După ce mama a fost examinată de un medic, i s-a cerut să petreacă toată ziua în liniște. A trebuit să sar peste cursuri pentru a-i monitoriza starea. Medicul de ambulanță Sidorov A.V. La cererea mea, a tras concluzia că mama avea nevoie de observație. Se atașează raportul medicului. Vă rugăm să considerați absența dumneavoastră de la cursuri ca fiind pentru un motiv întemeiat.

29 noiembrie 2019 Elev din grupa a 15-a (semnătură) Ivanov G.P.

Statutul de student al unei instituții de învățământ superior este reglementat de art. 16 din Lege. Partea a noua a acestui articol prevede că, pentru nerespectarea de către un student a regulilor stabilite prin Carta instituției de învățământ și a regulilor programului său intern, i se pot aplica sancțiuni disciplinare. Potrivit Legii, pedeapsa poate fi aplicată după ce elevul scrie o explicație scrisă. Totodata, actiunea disciplinara este posibila pe baza unei note explicative numai pentru elevul care a savarsit infractiunea. În cazul unei încălcări colective a rutinei la universitate, se ia o explicație de la fiecare student. Potrivit unei explicații, este imposibil să pedepsești toți elevii vinovați.

După cum sa menționat deja, o explicație scrisă este de fapt considerată un document care descrie conducerii imediate circumstanțele eșecului de a finaliza temele, munca de laborator, încălcări ale prezenței la cursuri la institut etc. Astfel de scrisori pot fi folosite și ca anexe însoțitoare la documentul principal, de exemplu, la un plan sau raport. În această versiune, nota oferă o explicație a conținutului unor prevederi ale documentului principal. O astfel de notă este completată pe antetul instituției.

Notele explicative care reflectă incidente și situații sunt de obicei completate pe o foaie de hârtie A4 pentru a fi transmise conducerii. Regulile de completare a unor astfel de note la institut nu diferă de alte explicații din alte sectoare ale economiei naționale. Aici structura documentului este aceeași cu cea descrisă în prima secțiune a acestui articol.

Structura documentului include două părți:

• Secțiunea faptică, care afișează faptele care au condus la redactarea notei.
• Motive care explică situația creată sau fapta abaterii.

Notă explicativă (eșantion) este un document cu caracter de referință sau informațional. În conformitate cu prevederile Codului Muncii, înainte de a lua o decizie de atragere a unui angajat la angajator, acesta trebuie să i se ia o explicație în scris.

În mod convențional, un document poate fi de natură explicativă și exculpativă, în fiecare caz concret se folosește unul sau altul. Se intocmeste o scrisoare explicativa cu caracter exculpator in cazul in care salariatul este de acord neconditionat cu savarsirea unei actiuni negative. Se întocmește o notă explicativă atunci când este necesar să se explice condițiile infracțiunii săvârșite.

O notă explicativă poate fi necesară în diferite circumstanțe care apar la locul de muncă pentru prezentarea ulterioară a acesteia unui funcționar superior. Din ordinul acestuia din urmă, sau din inițiativa salariatului, se întocmește un document pentru a obține informații obiective despre abaterea comisă.

Nota explicativă conține o indicație despre:

Se întocmește o notă explicativă pe hârtie adresată persoanei care a solicitat-o. Legiuitorul nu prevede forma sa obligatorie, dar o serie de companii au elaborat formulare standard pentru un astfel de document.

Important

Un angajat are dreptul de a refuza să scrie o notă explicativă, furnizând în același timp refuzul angajatorului în scris, care nu are consecințe juridice pentru el.

Act de refuz de a scrie o notă explicativă

Ar trebui să reflecte:

• nume (Act de refuz de a scrie o notă explicativă);
• informații despre angajat („refusenik”), indicând parafa acestuia, funcția, denumirea întreprinderii/organizației;
• informații despre persoane (cel puțin 2) prezente la întocmirea actului, cu indicarea numelor complete și a funcțiilor acestora;
• o descriere a situației care a devenit baza pentru solicitarea unei explicații de la angajatul infractor cu referire la articolele Codului Muncii al Federației Ruse;
• alte informații, de exemplu, atunci când un angajat dă o explicație pentru refuzul său de a scrie o notă, atunci acest fapt necesită reflectare în act;
• data întocmirii documentului;
• semnătura persoanei care l-a întocmit.

Pentru scris notă explicativă către angajat dat 2 zile (zile lucrătoare), în caz contrar se întocmește actul de refuz menționat anterior, în baza căruia i se pot aplica măsuri disciplinare.

Cum se scrie o notă explicativă

Nu toată lumea știe să scrie o notă explicativă în cazul încălcării reglementărilor de muncă, neîndeplinirea unei sarcini de lucru, ordine de conducere etc., deși nu există standarde speciale pentru aceasta.

Cum se scrie corect o notă explicativă? Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți ghidat anumite reguli, printre care:

• redactarea unui document la persoana 1;
• menținerea unui stil de prezentare de afaceri;
• concizia, logica, fiabilitatea, consistenta informatiilor prezentate.

Explicația se certifică prin semnătura personală a salariatului care a săvârșit infracțiunea și se indică data scrierii. Pe baza acesteia, managerul trebuie să decidă dacă o impune sau refuză.

Un exemplu il gasiti pe site-urile specializate notă explicativă sau descărcați un eșantion din acesta, pe care îl puteți folosi ca ghid atunci când redactați un document.

Informațiile prezentate corect vă permit adesea să evitați suprapunerea. acțiune disciplinară.

Este util să știi care dintre ele dacă te hotărăști să renunți?

Explicarea diferitelor situații

Notă explicativă despre întârzierea la serviciu, eșantion

Deci, de exemplu, o notă explicativă despre întârzierea la serviciu este întocmită după cum urmează:

• În colțul din dreapta sus sunt indicate inițialele funcționarului la a cărui adresă este trimis.
• Iată mai jos detaliile angajatului care dă explicația (numele complet, funcția).
• Numele este scris în centru (Notă explicativă).
• Următoarele contururi informatie necesara despre o situație care necesită explicații, este indicat motivul sosirii întârziate la serviciu.
• În partea de jos a documentului se află data la care a fost scris și semnătura personală a angajatului.

Apoi nota explicativă despre întârzierea la serviciu este transmisă spre analiză ulterioară managerului (altul funcționar autorizat), care trebuie să-și impună rezoluția cu privire la acțiuni ulterioare împotriva vinovatului.

Uneori, un angajat trebuie să explice neîndeplinirea sau îndeplinirea incompletă a atribuțiilor care îi sunt atribuite prin fișa postului.

Acum vom vorbi despre o varietate de situații din viața reală care pot apărea într-o organizație dacă apare o solicitare. La link-ul dat puteți citi despre regulile de întocmire a notelor explicative; forma acestuia este de asemenea dată acolo. În acest articol vă vom oferi câteva exemple de note explicative. Cu toate acestea, rețineți că în cadrul unei organizații poate apărea o situație în care este necesară consultanță juridică suplimentară.

Situația 1

Dacă într-un caz sau altul trebuie să redactați o notă explicativă, atunci când o scrieți, precizați toate circumstanțele. Trebuie să demonstrați că organizația face tot ce poate. Dacă este cazul că lucrurile au mers prost din vina ta, de exemplu, chiar înainte de a te alătura companiei, atunci ar trebui să arăți că va dura ceva timp pentru a corecta situația.

„De patru luni lucrez în departamentul de marketing și contracte al unei companii de telefonie mobilă. Ca parte a muncii mele, trebuie să călătoresc în locuri unde sunt instalate antenele și catargele companiei noastre și trebuie să mă ocup și de contracte. Firma noastră are și facilități pentru care nu există contracte de mai bine de trei ani, adică cu mult înainte de a veni eu la acest job.

Și situația s-a dezvoltat în așa fel încât trebuie să scriu o notă explicativă de ce nu a fost încă întocmit acordul și de ce există o asemenea amendă de la Ministerul de Finanțe. Va rog sa ne sfatuiti ce sa faceti? La urma urmei, am reușit doar să ajung la aceste obiecte, deoarece înainte de asta trebuia să mă ocup de alte obiecte, termenele pentru care trecuseră și ele de mult.”

„Eu, (nume complet), lucrez în companie din 27 aprilie 2014. Conform Descrierea postului din data de 27.24.2014 Pregatesc contracte de montaj obiecte. În prezent, am întocmit 65 de contracte pentru instalații care au fost redate în funcțiune. Cu toate acestea, organizația dispune de facilități pentru care nu s-au încheiat contracte de mai mult de 3 ani. Unele dintre aceste acorduri au fost deja întocmite de mine astăzi, dar datorită o cantitate mare obiectele și îndepărtarea lor, nu am avut timp să pregătesc toate contractele pentru semnare, inclusiv...”

Situația 2

Când ți se fac acuzații fără temei, trebuie neapărat să te aperi: „Nu sunt vinovat că am spart dispozitivul. Consider că este necesar să notez că acest aparat folosită des în muncă... Întrucât nu au fost identificați cei responsabili de avarie, vă rog să nu deduceți costul din salariu...”

Este posibil să aveți martori, caz în care ar trebui să folosiți expresii precum: „Cuvintele mele pot/pot fi confirmate prin numele meu complet”, pot fi folosite și probe de la camere CCTV etc. Dacă există circumstanțe atenuante, puteți folosi următoarele expresii: „Din cauza incidentului, am fost în stare de șoc”, „Alimentarea cu apă a fost întreruptă în urma unui accident” etc.

Poate că va fi mai profitabil pentru tine, atunci când descrii incidentul, să taci cu privire la anumite detalii, mai ales dacă detaliile nu au de mare importantași nu afectează obiectivitatea evaluării situației.

„06.09.2014 A trebuit să merg într-o călătorie de afaceri de o zi la Rostov-pe-Don pentru muncă, iar chiar a doua zi a trebuit să merg la serviciu. La 15:00 m-am eliberat și am mers la autogară, dar pe drum am început să am crampe de stomac și starea mea de sănătate s-a deteriorat brusc. A trebuit să aplic pentru îngrijire medicală. Când starea mea s-a îmbunătățit, era deja ora 20:00, am mers din nou la autogară, dar s-a dovedit că penultimul autobuz a plecat la 19:45. Am așteptat autobuzul care trebuia să plece la 21.45, dar a fost anulat. Nu era nimic altceva de recuperat. Apoi l-am sunat pe șeful grupului meu, i-am explicat situația și am acceptat să fiu înlocuit în următoarea zi lucrătoare.

Acum, directorul companiei noastre cere o notă explicativă, dar nu știu cum să o redactez corect și nu-mi pot imagina la cine pot apela pentru ajutor în această problemă. Nu vreau să menționez problemele mele de sănătate, deoarece acesta ar putea fi un motiv pentru concedierea mea. Te rog spune-mi ce sa fac..."

Deoarece nota explicativă presupune prezentarea tuturor împrejurărilor incidentului în formă liberă, atunci faceți acest lucru. Nu trebuie să vorbiți despre starea dumneavoastră de sănătate; în acest caz, va fi suficient să vă referiți la anularea autobuzului pentru care ați achiziționat deja un bilet.

Situația 3

Ce să faci dacă în timpul procesului de lucru emoțiile tale depășesc scala și îți dai seama că ai mers prea departe și ai devenit personal? Nu este nevoie să negi ceea ce este evident. Cu toate acestea, poți oricând să atenuezi puțin faptele și să prezinți situația într-un mod care să te facă să fii simpatic.

„Vă rog să mă ajutați să întocmesc corect o notă explicativă și, odată cu ea, și un contra-memoriu. Așa este. Compania noastră amână plata salariilor, iar în această situație, directorul adjunct încearcă să-i provoace pe lucrători să încalce disciplina, revolte și absenteism de la locul de muncă. Purtând conversații provocatoare cu angajații, ea obține opiniile acestora asupra situației, apoi le transmite șefului organizației. Ca răspuns la acest comportament, am spus că ea este un Iuda și o trădătoare. Drept urmare, deputata a scris un proces verbal în care mă acuza că am încălcat subordonarea și disciplina muncii, precum și că m-a insultat.”

„Director adjunct Irteneva G.P. incită sistematic angajații companiei la absenteism din cauza întârzierilor salariile, și, de asemenea, se angajează în denunțuri ale colegilor. În urma unor astfel de acțiuni, pe 16 octombrie 2014, am avut un conflict cu ea, în cadrul căruia mi-am exprimat deschis părerea despre ea, numind-o trădătoare. Alte expresii jignitoare adresate lui G.P.Irtenva. Nu am permis, nici nu au fost încălcări ale disciplinei muncii. Cred că am dreptul să-mi exprim propria părere.”

O altă opțiune de autoapărare în astfel de situații poate fi contraatacul. Cu toate acestea, trebuie să se înțeleagă că folosirea minciunilor directe este inacceptabilă aici. De exemplu: „În raport (urmat de funcția și numele complet al solicitantului) situația este prezentată într-o formă distorsionată...”, „În plus, numele complet a ridicat tonul ei la un țipăt într-o conversație cu mine. și în mod insultător m-a numit incompetent (a spus că în această companie oricine este mai deștept decât mine). Într-o astfel de situație, nu m-am putut abține, mi-am ridicat și tonul și mi-am exprimat părerea despre ea.”

Putem da un alt exemplu de astfel de notă explicativă: „Totuși, tehnicianul a ajuns la fața locului la numai 1 oră și 10 minute de la apel, motiv pentru care nu m-am putut abține și mi-am exprimat cu voce ridicată părerea despre atitudinea sa neglijentă față de munca."

Situația 4

Nu nega dacă ai făcut o greșeală. Ar trebui să încerci să descrii dificultățile cu care ai avut de înfruntat. Nu este nevoie să te umili, pentru că toată lumea are dreptul să greșească. Mai mult, nu există nicio certitudine că o altă persoană ar fi făcut o treabă mai bună decât tine. În plus, mai trebuie să găsești un alt angajat: treci prin interviuri, selectează o persoană potrivită din punct de vedere al calificărilor, experienței și nivelului salarial. Aceasta înseamnă că greșeala dvs. nu înseamnă că veți fi imediat concediat sau supus unor măsuri disciplinare severe.

„Lucrez în departamentul de credit al unei bănci. Din cauza volumului greu de muncă și a haosului rezultat de pe biroul meu, nu am putut să-mi depun cererea la timp. Acest lucru a determinat clienții să depună plângeri împotriva mea. Conducerea necesită o explicație. Ce ar trebui să scriu în el? Cum să explic corect că pur și simplu nu mi-am putut face față responsabilităților, deoarece încă mai am multe putina experientași ai fost foarte ocupat cu munca în acea zi?”

„Eu, (nume complet), lucrez în departamentul de credit al băncii din 22 iulie 2014. Până în acest moment, nu aveam experiență de lucru cu documentația de credit. Responsabilitățile mele de muncă includ: (enumerate aici). Fluxul de documente este în medie de 200 de documente pe zi.

Deoarece am puțină experiență de lucru și am fost foarte ocupat pe 08.05.2014, nu am reușit să fac față responsabilităților mele de serviciu. Din aceste motive, cererea de împrumut nr.... din data de 08.05.2014 a fost transmisă cu încălcarea termenelor stabilite...”

„Vă rog să mă ajutați să formulez corect nota explicativă. Ocup funcția de specialist principal la Fondul de Asigurare Medicală Obligatorie. unu organizatie medicala Am făcut o greșeală în raportul meu anual și nu am observat-o. Acum conducerea îmi cere o declarație explicativă...”

Situația 6

Ce ar trebui să faci dacă ai comis o încălcare și ești prins? Desigur, trebuie să-ți recunoști vinovăția și să promiți că nu vei permite un astfel de comportament pe viitor. Această tactică va funcționa bine dacă a fost un incident izolat și nu abuz continuu.

„Compania noastră permite accesul la internet doar pentru probleme de muncă. Din când în când, când nu eram foarte ocupat la serviciu, am vizitat mai multe site-uri și forumuri pe teme de reparații și mașini. Conducerea mi-a trimis o listă de resurse pe care le-am vizitat și mi-a cerut să ofer o notă explicativă cu privire la motivul pentru care am folosit neautorizat internetul corporativ în scopuri personale. Cum se scrie corect?

Dacă ești prins în flagrant și ți se prezintă o listă de încălcări, tot ce trebuie să faci este să te pocăiești. Acest lucru se poate face sub următoarea formă: „Recunosc că am folosit periodic internetul corporativ din motive personale. Mă angajez să nu fac acest lucru în viitor și, de asemenea, cer să nu mă supun niciunei măsuri disciplinare.”

Situația 7

Dacă managerul dvs. de linie vă sprijină și este de partea dvs., trebuie să scrieți ceva neutru și satisfăcător pentru alte funcții/departamente.

„Lucrez ca inginer de proces la uzină de producție, la punctul de control mi s-a confiscat permisul personal deoarece expirase. Managerul meu cere să întocmesc o notă explicativă „alfabetizată” pentru serviciul de securitate. Vă rog să spuneți ce să scrieți..."

„Eu, (nume complet), nu mi-am reînnoit permisul personal la timp pentru motivul....”

Pot fi invocate diverse motive: călătorie de afaceri, concediu medical, precum și motive similare pentru persoana care este angajată în prelungirea permiselor. Poate că ați aplicat pentru prelungirea permisului, dar angajatul responsabil era foarte ocupat în acel moment (din cauza instalării de noi echipamente, întocmirea de rapoarte etc.), și vi s-a cerut să reveniți altă dată.

Situația 8

Dacă intenționați să luați inițiativa și așteptați să primiți o decizie de management din partea conducerii dumneavoastră pentru a face orice modificări în procesul de producție sau pentru a îmbunătăți o situație instabilă, atunci va fi necesar.

„Vă rog să mă ajutați să scriu o notă, nici măcar nu știu la adresă cui să o scriu. Așa este. Am fost repartizat la instalație pentru a fi responsabil cu descărcarea vagoanelor de cale ferată. Acolo am întâlnit încălcări ale siguranței conform instrucțiunilor care reglementează descărcarea vagoanelor. Are loc depozitarea excesivă a materialului, șantierul în sine nu este stropit cu substanțe de dezghețare, lucrătorii îngheață deoarece nu sunt izolați, conform instrucțiunilor. Lucrările se efectuează chiar și în timpul ceții, deși instrucțiunile interzic acest lucru. Totuși, șeful protecției muncii susține că nu are dreptul să oprească producția...”

Ar trebui să vă adresați nota direct șefului companiei dvs. Acest lucru se poate face după cum urmează: „Aș dori să vă informez că la instalația X, vagoane de cale ferată sunt descărcate cu încălcarea instrucțiunilor de siguranță... etc.” Apoi, puteți descrie situația actuală în același mod în care ați descris-o în cererea dumneavoastră.

Natural, circumstantele vietii iar situațiile de muncă sunt foarte diverse și, prin urmare, este imposibil de asigurat pentru fiecare caz, la fel cum este imposibil de găsit proba finita document pentru orice cerere. Cu toate acestea, sperăm că, datorită exemplelor de note explicative oferite, veți obține beneficii practice pentru dvs. și veți putea face față unei game variate de situații în viitor.

Explicațiile scrise devin obligatorii doar într-un număr de cazuri. Cel mai frecvent este atunci când se evaluează validitatea motivelor pentru abaterea disciplinară a unui angajat (încălcare de către angajatul muncii, responsabilitatile locului de munca). Acest lucru este cerut de procedura de impunere a sancțiunii disciplinare în temeiul art. 193 Codul Muncii(denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), care poate duce nu numai la o mustrare sau mustrare, ci și la concediere. Totul depinde de circumstanțe, care trebuie rezolvate. În acest caz, nota explicativă documentează și transmite conducerii poziția angajatului, viziunea acestuia asupra situației și argumentele sale.

Fragment de document

Codul Muncii al Federației Ruse. Articolul 193 „Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare”

Înainte de a aplica măsuri disciplinare, angajatorul trebuie să solicite o explicație scrisă de la angajat. Dacă după două zile lucrătoare angajatul nu oferă explicația specificată, atunci se întocmește actul corespunzător.

Lipsa unui angajat de a oferi o explicație nu reprezintă un obstacol în aplicarea măsurilor disciplinare.

Acțiunea disciplinară se aplică în termen de cel mult o lună de la data constatării abaterii, fără a lua în considerare timpul de îmbolnăvire a salariatului, șederea acestuia în concediu, precum și timpul necesar luării în considerare a avizului. organism reprezentativ muncitorii.

O sancțiune disciplinară nu poate fi aplicată mai târziu de șase luni de la data săvârșirii infracțiunii, ci pe baza rezultatelor unui audit, inspecție a activităților financiare și economice sau audit– mai târziu de doi ani de la data săvârșirii acesteia. Termenele specificate nu includ timpul procedurii penale.

Pentru fiecare abatere disciplinara se poate aplica o singura sanctiune disciplinara.

Ordinul (instrucțiunea) angajatorului de aplicare a sancțiunii disciplinare se anunță salariatului împotriva semnăturii în termen de trei zile lucrătoare de la data publicării acesteia, fără a socoti timpul lipsei salariatului de la serviciu. Dacă angajatul refuză să se familiarizeze cu ordinul (instrucțiunea) specificat împotriva semnăturii, atunci se întocmește un act corespunzător.

O sancțiune disciplinară poate fi contestată de către un angajat la inspectoratul de stat de muncă și (sau) organele pentru examinarea conflictelor individuale de muncă.

Dar notele explicative pot fi întocmite și din alte motive, deși aspectul „necesității de a se justifica” rămâne (la urma urmei, în alte cazuri, se folosesc oficial și memorii). De exemplu, în timpul cercetării împrejurărilor în care s-a produs deteriorarea proprietății angajatorului și stabilirea cuantumului acesteia în temeiul art. 247 Codul Muncii al Federației Ruse.

Solicitare explicatii scrise

Deci, „înainte de a impune măsuri disciplinare, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la angajat”. După cum puteți vedea, legea nu specifică dacă cererea de explicații trebuie să fie orală sau scrisă. În special cazuri dificile, când atât salariatul, cât și angajatorul sunt foarte serioși și intenționează să meargă, după cum se spune, până la capăt, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la salariat pentru a putea apoi confirma respectarea procedurii prescrise pentru impunerea de sancțiuni disciplinare în articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse (exemplul 1) . Nu a existat niciodată o formă aprobată a acestui document de personal, prin urmare fiecare organizație îl întocmește în felul său. Chiar și tipul de document folosit pentru aceasta este diferit (notificare, cerere, scrisoare etc.), deși este mai corect să-l numim „cerere”, deoarece în Partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că este necesar să „soliciți” o explicație scrisă. Notificarea are o semnificație diferită - informațiile sunt furnizate și nu există nicio cerință de a face nimic. O scrisoare este un document de ieșire care este trimis unei organizații terțe sau unui individ, iar angajatul nu este o persoană atât de „străină”.

Trebuie amintit că „sancțiunea disciplinară se aplică în cel mult o lună de la data descoperirii infracțiunii” (Partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Faptul descoperirii sale este confirmat de un act, nu de o cerință. Prin urmare, această lună ar trebui socotită de la data descoperirii (care în mod ideal ar trebui să coincidă cu data întocmirii actului), și nu de la data solicitării explicațiilor scrise.

Un alt termen se numără de la data solicitării - 2 zile pentru a da o explicație scrisă (vezi Exemplul 3). Prin urmare, este important nu doar să oficializați cererea, ci și să dovediți că aceasta a fost înmânată salariatului sau că acesta a refuzat să o primească. Pentru a face acest lucru, puteți face imediat spațiile libere corespunzătoare în partea de jos a foii (marcate cu numerele 1 și 2 în Exemplul 1): dacă primul (semnătura la primirea cererii) nu este întocmit, atunci al doilea. se întocmește (martorii confirmă faptul refuzului salariatului de a primi acest document, acest marcaj elimină necesitatea întocmirii unui act separat în această privință).

O cerere scrisă pentru o explicație din partea angajatului

Textul cererii de explicație a angajatului despre motivele absenței de la serviciu și semnătură

Calculul perioadei pentru darea unei explicații scrise a motivelor abaterii disciplinare

Să presupunem că un muncitor a deteriorat din neglijență proprietatea angajatorului luni, 1 septembrie 2014, au existat martori în acest sens, iar în aceeași zi a fost întocmit un proces-verbal. În data de 2 septembrie 2014, lucrătorul a fost obligat să dea explicații scrise. Începem să numărăm termenul de a doua zi:

• 09.03.2014 – prima zi,
• 09.04.2014 – a 2-a zi (când depunerea notei explicative va fi considerată în continuare la timp),
• Pe 05 septembrie 2014 este deja posibilă activarea faptului neoferirii explicațiilor.

Dacă cerința de a furniza explicații scrise a fost prezentată angajatului vineri, 09.05.2014, iar sâmbăta și duminica sunt zilele libere ale acestuia (adică nu sunt incluse în calculul perioadei de 2 zile), atunci termenul limită pentru depunerea notei explicative ar expira abia marți 09/09 .2014.

Pentru a preveni ca un angajat conștiincios să se încurce în calcularea acestei perioade, este mai bine să indicați imediat în cerere o dată specifică până la care trebuie furnizată nota explicativă. Aici puteți adăuga departamentul/funcționarul specific căruia ar trebui să i se acorde (vezi al doilea paragraf al textului cerinței din Exemplul 1). Destinatarul notei explicative (în numele căruia este întocmită, de exemplu, directorul general) și persoana căreia ar trebui transferată (de exemplu, secretarul sau șeful departamentului de personal) vor fi cel mai probabil diferiți oameni.

Dacă angajatul chiar avea motive întemeiate comportament care nu i-a plăcut angajatorului și, în general, sunt oameni adecvati, atunci nu ar trebui să vă fie frică de nota explicativă - va veni în apărarea „inculpatului”. Atunci nu este nevoie să așteptați o cerere scrisă din partea angajatorului. La cererea sa verbală, este mai bine să întocmească imediat o notă explicativă, anexând acesteia cât mai multe dovezi că are dreptate. Nu doar documentele oficiale vor face, chiar și un tipărit de pe un site de știri despre întreruperile în funcționarea liniei de metrou pe care o folosește un întârziat pentru a ajunge la serviciu. Dacă există un conflict între angajați, atunci o scrisoare explicativă bine scrisă poate chiar „trage” conducerea de partea autorului său.

În numele cui este scrisă nota explicativă?

Pentru a răspunde cu exactitate la această întrebare, trebuie să consultați Regulamentul intern al muncii, care trebuie să se aplice în fiecare organizație. Cel mai probabil, scrie că angajatul se raportează la superiorul său imediat și directorul general. Apoi, dacă se întâmplă ceva, angajatul va scrie o explicație adresată fie șefului său, fie directorului general.

Reglementările locale pot stabili o ierarhie diferită: de exemplu, membrii grup de lucru raportează șefului acestui grup, în ciuda faptului că reprezintă diferite divizii în cadrul acestuia. Liderul grupului poate cere explicații scrise doar dacă abaterea este legată de munca grupului.

Astfel, serviciul de securitate, managerul de cultură corporativă sau șeful departamentului de personal nu au dreptul de a cere explicații de la angajații altor departamente care nu le raportează, cu excepția cazului în care acest lucru este specificat în mod expres în reglementările locale ale organizației. Adevărat, competențele corespunzătoare acestor și altor funcționari pot fi încă delegate director general prin ordin (de exemplu, către președintele comisiei pentru a investiga un anumit incident). Vedeți legendele din exemplele 1 și 2, marcate cu un semn de exclamare.

Cu mana sau pe calculator?

Legea nu prevede ca notele explicative să fie scrise de mână, ele pot fi tastate pe computer. Dar ofițerii de personal cu experiență solicită explicații de la angajați, scrise doar cu propriul scris de mână. În cazul unui conflict de muncă, acest lucru va ajuta angajatorul să se protejeze de acțiunile ilegale din partea unui angajat care poate pretinde că a fost „forțat” să semneze un text pe care altcineva l-a întocmit deja.

Compoziția minimă necesară a elementelor scrise de mână, desenate de mâna angajatului pe o notă explicativă, este următoarea:

• denumirea funcției,
• atingere personală și
• ȘI DESPRE. Nume de familie.

Nu te poți limita doar la o lovitură personală scrisă de mână, pentru că... examenul grafologic nu este capabil să identifice fără ambiguitate unele semnături ca aparținând unei anumite persoane. Și pe baza cuvintelor întregi (poziție și prenume), acest lucru se poate face cu siguranță.

Detalii ale notei explicative

Forma notei explicative este relativ liberă. Nimeni nu cere unui angajat să aibă cunoștințe temeinice despre standardele de pregătire a documentelor; respectarea minimului cerut este suficientă.

În partea dreaptă sus a foii, într-o coloană sunt scrise informații despre cui și cui se adresează nota explicativă. Salariatul trebuie să-și indice unitatea structurală, funcția, precum și numele complet, prenumele și patronimul. Denumirea tipului de document - o notă explicativă - este scrisă în centru, după mai multe rânduri (de obicei cu majuscule sau doar cu majuscule, așa cum se arată în Exemplul 4). Exemplul 5 demonstrează o versiune învechită, în care numele tipului de document este scris în întregime cu litere mici și urmat de un punct, i.e. întregul „antet” părea să poată fi citit într-o singură propoziție; Astfel de opțiuni de proiectare au fost găsite anterior în aplicații.

„Șeful” notei explicative

O versiune învechită a „antetului” notei explicative

corectitudinea formulării și utilizarea, dacă este posibil, a unui stil de prezentare oficial de afaceri;

numai date exacte, dacă este necesar - timp,

faptele și motivele situației actuale.

Circumstanțele variază și este incorect să ceri concizie de la un angajat într-o declarație explicativă. Nota poate ocupa mai multe coli de hârtie, poate conține vorbire directă și poate citi ca bun detectiv, sau poate consta dintr-o singură linie. Angajatorul nu are dreptul de a limita un angajat în o astfel de „creativitate”.

Nimeni nu se așteaptă ca angajatul să facă concluzii și sugestii în nota explicativă, deși nu i se va putea interzice includerea acestora.

Conținutul notei explicative este determinat numai de angajatul care trebuie să o scrie. Șeful nu are dreptul de a dicta textul, de a spune expresii precum „acesta nu este motivul”, de a cere o rescrie sau de a influența în alt mod conținutul documentului. Unele organizații merg și mai departe și întocmesc texte standard de note explicative. Angajatul are dreptul de a decide dacă să le folosească sau să scrie singur o notă explicativă. Este în interesul lui să descrie ceea ce s-a întâmplat așa cum consideră el corect. Angajatorul, la rândul său, este obligat să se familiarizeze cu orice explicații ale angajatului, indiferent dacă îi plac sau nu.

Marcarea prezenței aplicațiilor

Nota explicativă a fost întocmită. Ce e de facut in continuare?

Angajatorul, după ce a primit nota explicativă, pune pe ea numărul de înregistrare al documentului și - în obligatoriu– data primirii.

Potrivit art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, la care ne-am referit la început, angajatul are la dispoziție 2 zile lucrătoare pentru a scrie o notă explicativă. Dacă după acest timp salariatul nu oferă o explicație, angajatorul are dreptul să întocmească un act corespunzător în acest sens. Pentru a se asigura împotriva acțiunilor ilegale din partea angajatorului, este mai bine ca angajatul să-și înregistreze nota explicativă la birou sau la secretară cu marcarea corespunzătoare pe document și apoi să ridice o copie a notei explicative. cu acest semn. O altă variantă: angajatul poate scrie o notă explicativă în 2 exemplare, și poate păstra unul dintre ele, după marcarea acceptării. Atunci nimeni nu va putea spune că salariatul nu a oferit explicații scrise în termenul stabilit de lege.

notă explicativă poate fi necesar în anumite situații. Capacitatea de a formula corect o explicație va fi utilă tuturor. Ce atribute esențiale trebuie să fie prezente în această formă de corespondență de afaceri?LAcum se scrie corect o notă explicativă? Mai jos veți găsi răspunsuri la aceste întrebări, regulile de bază pentru întocmirea unei note explicative, precum și exemple de note explicative pentru serviciu și școală.

Cum se scrie o notă explicativă?

O notă explicativă este o formă specială document de afaceri, utilizat în cazurile în care este necesară o evaluare cuprinzătoare a situației actuale, pentru care se iau explicații de la participanții la incident. Este important să înțelegeți că o notă explicativă nu este același lucru cu un raport sau o declarație. Nu declarați nimic, nu cereți conducerii să ia în considerare o situație controversată, nu trageți concluzii, ci pur și simplu reflectați ceea ce s-a întâmplat.

Exemple de cazuri în care vi se poate cere să scrieți o notă explicativă includ întârzierea, absenteismul, neîndeplinirea unei sarcini sau încălcarea termenelor limită etc.

Cu toate acestea, nu toată lumea știe să scrie corect acest document. Pentru a rezolva problema puteți:

• setați interogarea de căutare „cum se scrie un eșantion explicativ” și încercați să selectați opțiunea dorită din rezultate;
• sau pur și simplu folosiți sfaturile și exemplele noastre și învățați cum să scrieți note explicative cu diverse ocazii.

Și regula de bază va fi aceea că atunci când se elaborează o notă explicativă, se aplică regulile standard de corespondență comercială:

• stilul de prezentare de afaceri, absența blasfei și a vocabularului colocvial;
• concizia prezentării, fiabilitatea informațiilor prezentate;
• documentul este scris la persoana I, propozițiile sunt aranjate logic, succesiv, în ordine cronologică;
• La final, trebuie să fie aplicate o semnătură personală și data scrierii.

Formular și formular explicativ - cât de necesare sunt acestea?

Formularul explicativ nu a fost aprobat oficial, așa că de obicei este scris în formă liberă. Dacă nu știți cum să scrieți corect o notă explicativă la serviciu (sau în altă parte), atunci s-ar putea să găsiți util exemplul unei note explicative disponibile pe site-ul nostru.

Cu toate acestea, este de asemenea necesar să se țină seama de faptul că actele locale ale organizației își pot stabili propria fișă explicativă. Acest lucru se întâmplă rar, dar nu este interzis de lege, iar dacă un astfel de formular este instalat acolo unde lucrați, atunci va trebui să îl utilizați.

Exemplu de notă explicativă adresată șefului despre întârzierea sau absenteismul la locul de muncă

Am rezolvat regulile, acum vă vom spune în mod specific cum să scrieți o notă explicativă (eșantion) pentru un loc de muncă. Să presupunem că ai întârziat destul de mult sau nici nu te-ai prezentat deloc la serviciu. Cum să scrieți o notă explicativă șefului în acest caz?

1. În colțul din dreapta sus, indicați numele managerului sau altui funcționar căruia îi transmiteți explicația. De exemplu: „Directorului Romashka LLC, Vasily Leonidovich Bulochkin”.
2. Mai jos, sub destinatar, indicați numele și funcția dvs.: „de la inginer superior Petr Ivanovich Sidorov”.
3. În centru indicați numele documentului: „Explicativ”.
4. Partea principală a notei dvs. explicative este o declarație a unor fapte specifice care au condus la situația care necesită clarificare. Iată un exemplu de notă explicativă: „01.09.2018 Nu m-am dus la muncă din cauza faptului că o conductă de alimentare cu apă rece la mine a explodat. După ce am sunat la serviciile de urgență, am luat măsuri pentru a opri curgerea apei și a minimiza pagubele. Din motive necunoscute de mine, serviciul de urgență a ajuns la fața locului la numai 4 ore de la apel, adică la ora 12:00. Echipa de reparații a oprit alimentarea cu apă și a început lucrările de reparație la ora 12:30. Din cauza faptului că rafala a fost puternică, durata totală a lucrării a durat 3,5 ore, adică s-au încheiat abia la ora 16:00. În tot acest timp nu am putut părăsi apartamentul din cauza faptului că locuiesc singur, și nu era nimeni altcineva care să ofere muncitorilor accesul în apartament. Echipa de reparații a ridicat echipamentul și a plecat abia la ora 16:30. Din cauza faptului că ziua de lucru se încheie la ora 17:00, am decis să nu merg la muncă în acea zi. Nu am putut să sun și să raportez ce s-a întâmplat, deoarece din cauza ninsorilor recente a fost o întrerupere a liniilor de comunicație și telefon fix Nu a mers telefon mobil Nu am. Anexez o adeverință care confirmă faptul că s-a produs accidentul și s-au efectuat lucrările de reparație.”
5. La sfârșitul notei explicative despre întârzierea la serviciu, notați data depunerii documentului și semnătura dumneavoastră personală: „01/09/2018, Sidorov P.I.”

Așa arată un exemplu de notă explicativă. În continuare, acesta este prezentat spre examinare managerului (funcționarul autorizat), unde acesta își depune rezoluția cu privire la acțiuni ulterioare în legătură cu angajatul. In cazul in care managerul decide sa aplice masuri disciplinare fata de salariat, la dosar se anexeaza ca proba nota explicativa depusa.

Acum știți cum să scrieți o notă explicativă la locul de muncă, iar exemplul de mai sus de notă explicativă vă va ajuta, dacă este necesar, să compuneți corect acest document.

Cum să scrieți o notă explicativă pentru școală (exemplu)

Nota explicativă a școlii nu diferă cu mult de cea pe care am citat-o ​​mai sus. Singura diferență este destinatarul, care poate fi unul dintre următorii funcționari:

• profesor la clasă;
• director;
• director

Cum se scrie corect o notă explicativă în acest caz?

În „antet” scrieți, de exemplu: „Directorului gimnaziului nr. 1, Serghei Sergeevich Batalov”. De la care: „de la un elev din clasa 10 „A” Ivanov Maxim Anatolyevich” sau „de la gr. Ivanova Svetlana Igorevna” - în cazul în care nota explicativă este scrisă de unul dintre părinții elevului.

Partea principală stabilește circumstanțele care necesită clarificare. Important: dacă o declarație explicativă este transmisă de un părinte, atunci partea principală trebuie să conțină o explicație corespunzătoare.

Iată o mostră de scrisoare explicativă către școală: „Eu, Svetlana Igorevna Ivanova, mama unui elev din clasa a 10-a „A” Ivanov Maxim Anatolyevich, cu privire la absența sa de la cursuri pe 01.09.2018, pot explica următoarele . Când fiul meu a început să se pregătească de școală, s-a simțit rău, despre care mi-a spus. După ce i-am măsurat temperatura, am aflat că era ridicată. În acest sens, a trebuit să merg la ambulanță. Medicul care a sosit a oferit asistență și l-a sfătuit pe fiul său să se odihnească. Din acest motiv, am insistat să sară peste cursuri. Pentru a-mi confirma cuvintele, anexez un certificat eliberat de un paramedic al Ambulanței.”

După cum puteți vedea, nu există diferențe globale între cele două tipuri de note explicative. Principalul lucru este să nu uitați că, înainte de a scrie o notă explicativă, trebuie mai întâi să vă dați seama al cui nume este scris. În cazul unor încălcări minore ale regulamentelor interne ale școlii, comunicarea dintre părinți și școală se realizează de obicei prin profesorul clasei.