טופס מכתב התכתבות עסקית. כללים לכתיבת מכתב עסקי

"מה שהכי קשה לאדם זה מה שלא ניתן לו."
מ' ז'בנצקי

ככל הנראה, כל אחד לפחות פעם אחת בחייו נאלץ להתמודד עם הצורך הדחוף לכתוב מכתב עסקי לראש חברה מסחרית, לשותף, לפקיד, או במקרה הרע, למשרד השיכון. אבל אם אתה מחשיב את עצמך כאיש עסקים, אפילו רק מתחיל, או מתכוון לפתוח עסק משלך, גם בעתיד הרחוק, עליך ללמוד לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה.

אז מה ההבדל בין מכתב פשוט למכתב עסקי?

קודם כל, היעדר מרכיבים רגשיים ודומיננטיות של ההיגיון ופרגמטיהצגה רציונלית של הבקשה או ההצעה שלך. איש עסקים, בעל חברה או מנהל של מפעל גדול או אפילו לא גדול במיוחד, להבדיל מ"צרכן" בלבד, לא סביר שיתעניין במכתב הרגשי ומעורר ההשראה שלך אליו עם בקשה על שיתוף פעולה,מתן סיוע או יצירת קשרי ידידות אחרים.

קודם כל, עליכם להבין שכאשר אתם כותבים מכתב עסקי, אתם כותבים אותו לעניין! רבים יגידו כעת לעצמם, איזה "משחק מילים", אבל ברור שמכתב עסקי שונה מהאחרים בהבנתו הברורה של "למי", "למה" ו"למה". קראתי הרבה מכתבים והצעות, ולצערי בחלק מהמכתבים המשמעות התחמקה כל הזמן, ובסוף המכתב לא היה ברור כלל מה המחבר רוצה לשאול או להציע.

לכן, כדי שהמשמעות והרעיון של המכתב לא "יתפשטו על פני העץ", עליך לענות בעצמך על השאלות הבאות:

1. למי אתה כותב את המכתב האם טעית בנמען?
2. למה אתה כותב מכתב, מה אתה רוצה להציע או לשאול? האם הטיעונים וסגנון ההצגה שלך ברורים? והאם הם משכנעים?הטיעונים שלך לנמען? ואיזו תועלת הוא יקבל? משיתוף פעולהאיתך?
3. למה אתה עושה את זה? איזו תוצאה אתה רוצה? לאילו פעולות נוספות אתה מתכוון "לעורר" את הנמען?

עבור מכתבים עסקיים, פותח GOST R 6.30−2003 המקביל, המתאר את הדרישות הבסיסיות לתוכן ולביצוע של מסמכים. אתה יכול להכיר את GOST זה ביתר פירוט על ידי רכישתו בחנות ספרים עסקיים, ולהשתמש בו בעתיד בעת השלמת הניירת שלך.

אבל עבור חלק נקודות חשובותהייתי רוצה לשלם תשומת - לב מיוחדת:

1. כובע מכתב עסקיחייב להכיל ערעור לנמען. הוא מונפק מעט מתחת למספר הרישום: התפקיד והשם המלא מצוינים בפינה הימנית העליונה. נִמעָן. להלן תוכל לציין את נושא המכתב. אפילו נמוך יותר, במרכז, ערעור ערעור. הכתובת צריכה להביע כבוד באמצעות מילים מקובלות: "יקירי", "מר", "גברת" (אסור לקיצורים). הכותרת בדרך כלל מודגשת.

לדוגמה:

רפ. מס' 01 מתאריך 20/04/2012

ב. מס' 01 - רי"ק מתאריך 01/01/1930

אל הבמאי

LLC "קרניים ופרסות"

בנדר או.אי.

"על קבוצה של קרניים פגומות,

נמסר ב-1 בינואר 1930".

אוסטפ איברהימוביץ' היקר,

1. מבוא. במבוא, עליך להגדיר בקצרה את מהות המכתב. אתה יכול להתחיל באופן מסורתי: "אני רוצה להסב את תשומת לבך...", "אני שואל אותך...", "כרגע..." וכו'. - אם המכתב כתוב בגוף ראשון.

אם הערעור מגיע מישות משפטית, הקריינות מגיעה מאדם שלישי (לדוגמה, "החברה שלנו מציעה...").

יתרה מכך, הן במבוא והן בטקסט הבא של האות, יש לכתוב באות גדולה את הכינוי אתה וכל צורותיו (אתה, אתה, שלך).

1. מסקנת המכתב מסכמת את מה שנכתב, ולרוב כוללת בקשה או הצעה. לדוגמה: "בהתחשב באמור לעיל, אני מבקש ממך..."
2. הטקסט העיקרי של מכתב עסקי מסתיים באופן מסורתי במשפט: "בכבוד,..." - אם מיועדת כתובת ניטרלית. אם אתה מכיר באופן אישי את הנמען, אז אתה יכול לסיים את המכתב בביטוי "בברכה,...".

לדוגמה:

בכבוד רב,

המיליונר המחתרתי (חתימה) א.י. קוריקו

תפקיד, שם מלא (השם הפרטי והפטרונימי מודפסים תחילה, ואחר כך שם המשפחה), החתימה מונחת בידך.

1. המכתב העסקי מסתיים במידע על השולח, שעליו להכיל את שמו המלא. (רצוי בתפקיד מלא) ומספר טלפון ליצירת קשר. זה הכרחי אם הנמען או נציגו צריכים ליצור קשר כדי לקבל מידע נוסף. ניתן גם לציין את האחראי (שם מלא), ואת שלו מספר ליצירת קשרטלפון. אגב, אל תשכח לציין את קוד העיר יחד עם מספר הטלפון שלך. אל תכריח את הנמען לבזבז זמן בחיפוש אחר מידע זה.

ברצוני להסב את תשומת לבך גם לכמה נקודות הקשורות להצגת המכתב עצמו. השתמשתי פעם אפשרויות שונותהצגת המכתב, ממש עד לפני השימוש NLP, אבל כל זה נתן מעט תועלת מעשית, שכן סגנון הכתיבה העסקית עצמו הוא מאוד שמרני, ומכתבים ש לא מתכתביםהסגנון הזה, פשוט לא חורג מ"בקרת מכס", המיוצג על ידי מזכיר החברה. לכן, סירבתי מניסוייםוהתחיל לכתוב כנדרש סגנון עסקי.

זכור, המכתב שלך צריך להכיל שלושה חלקים עיקריים, אלה הם מבוא, טיעון ומסקנה. כותבי מכתבים רבים מגיעים ישר לעניין מבלי להכניס את בן השיח לעניין. כמובן שאם המכתב ארוך מספיק, ייתכן שאיש העסקים לא יקרא את ההקדמה, אבל מיד יגיע לנקודה. אבל הוא יכול לחזור גם לתחילת המכתב אם ה"מהות" הזו מעניינת אותו. לסיכום, אתה צריך לכתוב מה אתה רוצה לקבל. המכתב לא צריך להכיל פירושים כפולים, רק מחשבה אחת ברורה לאורך המכתב שלך. כדי לעשות זאת, יהיה נחמד לזכור את אריסטו, שבשנת 300 לפני הספירה, שקל את ההיגיון של הצהרות וניסח חוקים לוגיים על בסיסה:

1. חוק הזהות - יש להשתמש במושג באותה משמעות במהלך החשיבה;
2. חוק הסתירה הוא "אל תסתור את עצמך";
3. חוק האמצע הבלתי נכלל - "A" או "לא-A" נכון, אין שלישי."

על פי כללי הכתיבה, חלקו העיקרי של מכתב עסקי צריך באופן הגיוני לחשוף באופן עקבי את תוכן הבקשה או ההצעה, מה שהופך אותו מובן לנמען. כל הפסקאות הקודמות צריכות לזרום באופן הגיוני אל הבאות. ספק עובדות ונתונים ספציפיים במידת הצורך. ואל תשכח ש"קיצור היא אחותו של כישרון." זכרו שטקסט ארוך מדי עלול "לעייף" את הנמען, הוא עלול להניח את מכתבכם בצד ולא לגלות מה המשמעות של ההצעה הייחודית שלכם.

ורק אחרי שאתה חושב שהמכתב שלך סוף סוף נכתב, הקפד לבדוק אם יש שגיאות כתיב. וסימני פיסוקשגיאות. בדוק שוב את העקביות ההגיונית וקריאות הטקסט כולו (עדיף לקרוא אותו בקול רם).

אם אתה בטעות או ממהר עושה שגיאות כתיב, זו תהיה מבוכה. איך אפשר "לעשות עסקים" עם חברה שמפיצה מכתבים עם שגיאות? היזהר!

לסיכום, אני רוצה לומר שגם את מכתבך יקבל קודם כל ה"לבוש" שלו, עליך להקדיש תשומת לב מיוחדת לאיכות הנייר עליו מודפסת המכתב, העיצוב, האם האות תאבד צורה במהלך ההובלה, האם הם ירצו לאסוף אותו. אם הכל בסדר בהקשר זה, אז מכתב עסקי מסודר, עקבי לוגית, חושפני וכתוב היטב ישכנע את הנמען לחיוביהחלטה לטובתך. לכתוב מכתבים!

מסמך עסקי- האמצעי העיקרי לביצוע פעולות ניהול, רישום והעברת מידע. בעזרת המסמך מתואמים הפעילות העסקית ונצבר מידע. בארגון גדול בדרך כלל נערכים הנחיות המעידות מי כותב מסמכים באופן רשמי, מי מדווח למי ובאילו מקרים, מי מעביר מידע למי וכו'. אחת הדרכים החשובות ביותר לפורמליזציה של העברת המידע היא טפסים סטנדרטיים (טפסים). היתרון בטופס הוא שמי שממלא אותו לא צריך לחשוב מתי, איך ואיזה מידע צריך לספק. במקרה הזה; זה חוסך הרבה זמן.

חלקה של ההתכתבויות בחיי העסקים גדול מאוד.

הידור נכון, הוא עומד בדרישות הבאות:

• מהימנות ואובייקטיביות של המצגת;
• שלמות המידע;
• קוצר המצגת (מכתב עסקי לא צריך לקחת יותר מעמוד);
• חוסר הנמקה וקריינות;
• טון נייטרלי של הצגה, אך יחד עם זאת רצון טוב, היעדר גסות ואירוניה, יומרנות, נימוס כוזב;
• שימוש באמצעים להערכה לוגית ולא רגשית-אקספרסית של המצב והעובדות.

ישנם מספר סוגים של מכתבים עסקיים. לפיכך, מכתבים המכילים אזהרה, תזכורת, הזמנה, אישור, סירוב, מכתבי כיסוי, ערבות, מידע, מכתבי הודעה והזמנה אינם מחייבים תגובה בכתב חובה. יש לכתוב את התשובה למכתב עם בקשה, ערעור, הצעה, בקשה, דרישה.

אתיקה של כתיבה עסקית

חוסר הכבוד של כותב מכתב עסקי, גם אם הוא מצועף, מורגש תמיד על ידי הנמען, מה שיוצר יחס שלילי מתמשך כלפי המכתב ומחברו, למרות שיטות השכנוע ללא דופי לכאורה של המסר.

עליך להיות זהיר במיוחד בעת קריאת מכתב המכיל סירוב. אתה לא יכול להתחיל מכתב כזה בהצהרת סירוב. ראשית, יש לתת הסברים משכנעים. השתמש בנוסחאות הבאות: "לא ניתן להיעתר לבקשתך בשל את הסיבות הבאות..."; "לצערי, לא ניתן להיענות לבקשתך..."; "אנו מצטערים מאוד, אך איננו יכולים לספק את בקשתך...", וכו'. מקומה של נוסחה זו הוא בפסקה האחרונה של המכתב. במקרה זה, עליך לזכור את הכלל: "כאשר מנסחים סירוב, היזהרו מאובדן חבר או לקוח."

להלן תוכנית לדוגמה למכתב תגובה המכיל סירוב לבקשה או דחייה של הצעה:

• חזרה על הבקשה - על הנמען להיות בטוח שמכתבו נקרא בקפידה ועיקר בקשתו הובנה במדויק;
• הסיבות לכך שלא ניתן להיעתר לבקשה או מדוע לא ניתן לקבל הצעה הן רציונליות ו הכנה פסיכולוגיתנמען לסירוב לאחר מכן;
• הצהרת סירוב או דחייה של הצעה היא נוסחת סירוב.

שפת מכתבים עסקיים

אקדמאי ד.ס. ליקאצ'וב, מומחה מבריק לשפה הרוסית, במזכר לעמיתיו הצעירים "על שפה טובה עבודה מדעית" כתבתי: " שפה טובהלא שם לב לקורא. הקורא צריך לשים לב רק למחשבה, אבל לא לשפה שבה מובעת המחשבה".

בטחון בכתיבה אפשרי עם ניסיון רב שנים. בהתחלה רצוי להשתמש עצות מעשיותמומחים:

• צריך לבחור מילים פשוטות, אבל אל תרושש את השפה;
• השתמש בפעלים יותר מאשר בשמות תואר: כך הטקסט יהיה דינמי ובו בזמן לא פומפוזי;
• אל תתחיל מרחוק, אל תחרוג מהנושא, אל תתאר הרבה פרטים;
• לְהִמָנַע הצהרות ארוכות: הם לא משכנעים, אז כדאי לקצר ולהשתמש במינימום סעיפים כפופים;
• המעבר מביטוי אחד למשנהו צריך להיות הגיוני וטבעי, "בלי לשים לב";
• לבדוק כל ביטוי כתוב באוזן;
• השתמש במינימום כינויים שגורמים לך לחשוב למה הם מתייחסים, לאיזו מילה הם "החליפו" (כתוב ספציפית, ולא "על זה", "זה", "היא/זה/הם" וכו').

מכתב עסקי חייב להיות יודע קרוא וכתוב ונכון סגנונית.

עיצוב מכתב עסקי

מכתב רשמי כתוב תמיד על נייר המכתבים של הארגון.

בפינה השמאלית העליונה של המכתב היוצא (כלומר נשלח מהארגון) מצוין המספר היוצא, שנרשם ביומן המסמכים של הארגון. יש לציין את תאריך כתיבת המכתב. בפינה הימנית העליונה מופיעים שם הארגון (במקרה הנקוב), עמדת הנמען ושם משפחתו. בפינה השמאלית התחתונה נמצאים תפקיד, שם משפחה וחתימת המנהל, ו-2 ס"מ למטה - שם המשפחה של מבצע המכתב (ללא ראשי תיבות) ומספר הטלפון שלו.

מהותית וחזותית, תוכן המכתב מורכב ממספר בלוקים: o נוסחת המכתב - מהי מהות הבקשה; o נימוק לבקשה; o מידע תומך.

במכתב התגובה שלך, הקפד להתייחס מנומס למכתבו האחרון. אם מכתב זה פותח התכתבות עם שותף זר, עליך להציג את הארגון, לתאר את מטרותיו ויעדיו בתחום הפעילות הבינלאומית. חלק זה של המכתב הוא קצר ביותר, מכיוון שהמידע הבסיסי על הארגון צריך להינתן בחוברת המצורפת למכתב (לינק אליו נדרש במכתב). מכתב כזה צריך להסתיים בהכרת תודה על שיתוף פעולה ו/או הבעת תקווה לכזה בעתיד. נוסחה מוכחת היא "בברכה (שמך)"

כתיבה טובה דורשת אוצר מילים גדול ויכולת לחבר ביניהם, מה שמצריך קריאה שיטתית וקפדנית של סיפורת ועיון. ללא הזנה מתמדת בידע הומניטרי, מנהיג מן המניין לא יקום. זו מסקנתו של חוקר הניהול הנכבד לי איאקוקה: "במשך השנים, כשהילדים שלי שאלו מה ללמוד, העצה הקבועה שלי הייתה שהם צריכים לקבל השכלה טובה במדעי הרוח... המפתח הוא לבנות תחום חזק. יסוד הידע בתחום הספרות, לשלוט היטב בדיבור בעל פה ובכתב".

אנשים רבים מודאגים לגבי איך לכתוב מכתב ערעור. התבנית היא למעשה כמעט זהה בכל המקרים. אנשים רבים שולחים מסמך זה לארגונים, לחברות, לרשויות ולמקומות אחרים כדי לפתור בעיות מסוימות. יש להרכיב אותו הן על ידי אזרחים מן השורה והן על ידי יזמים פרטיים שונים. ובכן, בואו נעשה סדר בהכל.

דבר ראשון אתה צריך לדעת

אז, לפני כן, אתה צריך להבין על איזה עיקרון מסמך זה נערך. ובכן, כאשר כותבים מאמר כזה, עליך לפעול לפי כל הכללים.הדבר הראשון שאתה צריך ללמוד הוא השימוש בסגנון מצגת רשמי. חשוב לחשוב על התוכן מראש, לחבר אותו בצורה משכנעת, ברורה, הגיונית ומובן. הוא טקסט שמהותו מוצגת בקצרה ובאופן מיטבי. אורך המסמך המרבי הוא עמוד אחד. המשימה העיקרית של אדם היא למשוך את תשומת הלב של הנמען ולעניין אותו בבעיה שלו. יש צורך שהנמען יקבל החלטה מיד לאחר קריאת ההודעה. כתב הערעור צריך להיות מאוד משמעותי. המדגם הוא טקסט שבו עמדת המחבר מוצהרת בבירור ונתמכת ביותר מעובדה אחת וראיה אחת. יש צורך להציג באופן עקבי את השאלות והבקשות שלך. אין טעם לערבב הכל ביחד. וכמובן, בסיום יש להדגיש עד כמה המסר הזה חשוב.

מִבְנֶה

גם להיבט הזה יש חשיבות רבה. ההרכב חשוב בעת כתיבת מכתב ערעור. המדגם הוא סטנדרטי. בפינה השמאלית העליונה, שים את תאריך הגשת הבקשה. מימין - ציינו היכן ולמי יש לפנות את המכתב. זה עשוי להיות שם של חברה, מוסד, סוכנות ממשלתית, שם מלא אִישִׁיוכו ' ממש למטה רשמו את הפרטים שלכם: שם מלא, כתובת, מספר טלפון, דואר אלקטרוני – כמה שיותר מידע, יותר טוב. רצוי להקליד את הטקסט במחשב, ואם החלטתם לכתוב ביד, הקפידו להשתמש בכתב יד קריא.

מכתב ערעור: תוכן לדוגמה

באמצע הגיליון אתה צריך לכתוב את הטקסט ישירות. באיזה ערעור עלי לבחור? בהחלט רשמי, בחר אחד מהבאים: נערץ, חבר וכו'. המילה חייבת להיות מלווה בשם משפחה עם שם פרטי ופטרונימי. אם אדם תופס תפקיד או בעל תואר, יש לציין גם זאת. כדי להדגיש את משמעות הבקשה, כדאי לשים בסוף ולאחר מכן לכתוב את מכתב הערעור עצמו. התבנית, ככזו, קיימת, אך היא שונה לכל מקרה. ובכן, באופן כללי יש אפשרות אוניברסלית. קודם כל מצוינים הנימוקים המניעים את הערעור, לאחר מכן מצוינים מהות הבעיה ולאחר מכן מצוינת מטרת המכתב. צריכים להיות כמה שיותר פרטים. הם יעזרו לשכנע את הנמען שהבקשה תתמלא. וחוץ מזה, חשוב לציין את בסיס הערעור. זו עשויה להיות נורמה, חוק, מערכת כללים, תקנה או מעשה חקיקתי.

ניסוח

אנשים רבים מתקשים לנסח את רצונותיהם או בקשותיהם. ובכן, יש כאן כמה כללים. ראשית, יש להימנע מדרישות. עדיף להשתמש יותר בשכנוע. על הנמען להבין שמועיל לו למלא את הבקשה. אתה יכול לרמוז לו על העניין שלו בעניין זה. הערעור צריך להסתיים בנימה אופטימית, מעודדת לפעולה, אך בצורה נכונה ככל האפשר. עדיף להראות שלתשובה יש משמעות רבה ואתה לא יכול לחכות כדי לקבל אותה בהקדם האפשרי. וכמובן, הכל חייב להיות חתום. אחרי זה אתה יכול לשלוח. כל מה שנותר הוא לחכות לתשובה.

כיום, פשוט צריך להיות מסוגל לכתוב מכתב בצורה נכונה, ללא קשר למי ההודעה שלך מופנית (מעסיק אפשרי, פקיד יהיר או חבר קרוב) ודרך שליחת התכתובות (בדרך רגילה או אימייל, אולי בפקס).

ניתן לראות אפשרויות עם אותיות לדוגמה בסעיף "" באתר זה. עכשיו בואו נדבר על כמה כללים של כתיבה ועיצוב. מכתבים מתחלקים לשלוש קטגוריות כלליות:

• אישי - ליקיריכם, בני משפחה, חברים קרובים ולא כל כך קרובים (השתמשו בסגנון לא רשמי),
• חצי רשמי - התכתבות עם ארגונים שוניםבנושאים הנוגעים לך אישית (למשל מול הבנק לגבי מצב חשבונך, מול הרשות לביטוח לאומי בערך יתרונות, עם רשת ההפצה לגבי קבלת הסחורה וכו'),
• מכתבים עסקיים (רשמיים) - נדרש סגנון מצגת עסקי רשמי ונדרשות דרישות מחמירות לעיצוב.

איך לכתוב מכתב אישי בצורה נכונה

מכתבים אישייםהכתיבה נעימה בעיקר, כי אתה מתקשר עם משפחה ואנשים קרובים אליך. ראשית עליך לומר שלום, רק המילה "שלום!" תתאים.

אם אתם מאחרים להגיב, זה מנומס להתנצל ולציין את הסיבות. אם אתה כבר בהתכתבות עם הנמען ונשאלת שאלות, אז זה הזמן לענות עליהן. ואז, אחרי משפט ההקדמה "אני בסדר", אתה יכול לעבור להצהרת אירועים, לכתוב על מה שמדאיג אותך.

מכיוון שסגנון התקשורת הוא לא פורמלי, בדיחות, רכילות (הערכה משלך לאירועים או תיאור של דעות של אחרים) ושחזור של כתבה ממגזין אופנה מתאימים. בקיצור, השתמש בכל מה שיהפוך את המכתב שלך למעניין. סמיילים ושאלות כמו "איך הולך?", "זה לא נהדר?" יכולים להיות דרך טובה להחיות מכתב אישי.

נסה להיות כנה. שאל מה שלומו של הנמען שלך ושאל שאלות כדי להמשיך בהתכתבות. בסוף, הביעו את רגשותיכם, למשל, "אני אוהב אותך", "הייתי רוצה לפגוש אותך", "אני מצפה לתשובה שלך" וכו'. הקפד לשים את החתימה שלך (מייל מתגעגע לעתים קרובות), אבל הנמען עלול לא לנחש ממי המכתב (לא תמיד ברור מכתובת הדואר האלקטרוני). קרא שוב את המכתב ותקן שגיאות במידת הצורך. הם בדרך כלל מרגיזים אנשים ומפגינים חוסר כבוד.

איך לכתוב מכתב חצי רשמי בצורה נכונה

מכתבים חצי רשמייםצריך להיות קצר ככל האפשר ולציין בבירור את מהות הנושא. פשטות והיגיון יתקבלו בברכה. אתה לא יכול לכתוב מכתב טוב במצב רוח רע. ועדיף לא לכלול סטיות ליריות מהנושא וגילויי הרגשות, ולהתמקד בבסיס הראיות (חשוב במיוחד לתלונות).

אני ממליץ לכתוב מכתב באמצעות מחשב, ואז להדפיס אותו על גיליון A4 לבן רגיל ולחתום עליו בעט. מותר להשתמש באותיות בכתב יד. במקרה זה, כתוב בצורה קריא ומדויקת, במיוחד את שם המשפחה שלך.

ברגע שהוא קריא, קל לקרוא אותו. כיום, ארגונים רציניים רושמים לעתים קרובות מסמכים בפורמט אלקטרוני. שם המשפחה שלך (אולי הוא יפה, אבל מסובך) מוכר היטב רק לך. אם במהלך רישום המכתב שלך תשנה לפחות אות אחת בשם המשפחה שלך, אז נראה שחיפוש אלקטרוני במאגר ענק לא ימצא את ההודעה שלך. ויהיה לך קשה לברר אם הוא רשום בכלל, אם כי בהמשך עשויה להגיע התשובה.

נהוג לציין תמיד את הנמעןבפינה הימנית העליונה של המכתב. אני אתן לך כמה אפשרויות לעזור לך, כולן מקובלות. הכל תלוי בהעדפות שלך, ואם אתה יודע את שם היחידה המבנית או פקידי המקבל:

שירות פדרלי
על עבודה ותעסוקה

ראש השירות הפדרלי
זה או זה
ולגבי. שֵׁם מִשׁפָּחָה

באופן שונה

מינהלת וולגוגרד
מחלקה כזו וכזו - שמה

לעורך הראשי
ההוצאה לאור "פשיק"
E.F. קגילובסקי

Perepoloh LLC
רואה חשבון ראשי
א.י. קוווצ'ינסקאיה

כל אדם

טוגריקוב ש.מ.
רחוב. Lusnaya, 207, דירה. 1375,
וורונז', 400001

מתחת לנמען כתוב שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי, כתובת מלאה למשלוח תגובה בדואר רגיל, עדיף למסור גם מספר טלפון.

אם אתה כבר פונה למקום אחר שוב, אז עליך לציין קישור למספר ותאריך המכתב שהתקבל(אולי כמה). הדבר מקל מאוד על הטיפול בהתכתבות, ובהחלט תקבלו מענה תוך התחשבות בהתכתבויות קודמות בנושא המדובר. כתוב "למס' (ספרות) מתאריך 31/08/2014." קישור זה ממוקם בצד שמאל מעל הטקסט; אתה יכול לראות אותו באיור עם תרשים של מרכיבי האות.

אם אתה יודע את שמו של האדם שאליו אתה פונה, אז אתה יכול להתחיל את הטקסט עם "יקיר...!", ואז אתה צריך לסיים אותו ב"בברכה."

אם יש מסמכים תומכים, הקפד לציין מתחת לטקסט העובדה הזו. ואז בעתיד תוכל להוכיח בקלות מה בדיוק שלחת יחד עם המכתב. אילו מסמכים ספציפיים (או עותקים) נשלחים ניתן לציין בטקסט או ישירות בסימן זמינות האפליקציה. הוא ממוקם מתחת לטקסט הראשי, למשל:

יישום: עבור 2 ליטר. בעותק 1.

צירוף: עותקים של קבלות תשלום... 2 גיליונות. בעותק 1.

צריך לזכור שאתה תמיד צריך לציין בבקשה:

• שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי,
• הכתובת שלך לשליחת תגובה,
• מספר וחתימה אישית.

אחרת, מכתבך עשוי להיחשב אנונימי. מכתבים כאלה אינם נתונים לשיקול דעת, מה שאומר שלא תקבל תגובה לערעור שלך. הרשויות מחויבות להשיב תוך לא יותר מחודש ממועד רישום מכתבך.

המכתב חייב להיכתב על ידך בשכפול. אתה יכול לפנות באופן אישי לארגון שאתה צריך. במקרה זה, בשירות ניהול המשרד (מזכיר, משרד או מחלקה משותפת) הקפד לבקש חותמת קבלה מתוארכת על עותק המכתב שלך. עדיף להזין מיד מספר רישום, אך בארגונים גדולים עלולים לא להירשם מיידית מכתבים בשל ריבוים. לפיכך, במעמד הגשת הבקשה, די בכך שהעותק שלך מהמכתב יוטבע בחותמת שם הארגון והתאריך. זה חשוב מאוד אם אתה צריך לעמוד במועד האחרון או מאוחר יותר לאשר את עובדת הבקשה.

אבל זה בכלל לא הכרחי ללכת למקום אישי. אולי יהיה לך קל יותר ללכת לסניף הדואר הקרוב. במקרה זה, שלח בדואר רשום עם התראה. ההשפעה תהיה זהה. לאחר זמן מה, תוכל להתקשר לארגון ולברר את גורל מכתבך. או שאתה לא צריך להתקשר לאף אחד, פשוט חכה לתשובה.

אם בסופו של דבר תקבל תשובה במקום תשובה ברורה, אנא פנה אלינו שוב. בגופים ממשלתיים, למשל, עוקבים אחר עובדת פניות חוזרות ונשנות באותו נושא. או לכתוב מכתב בצורה של תלונה, אתה יכול לנסות לשלוח אותו לארגון גבוה יותר. גם בקשות כאלה מטופלות בתשומת לב רבה.

באשר - זהו אחד הנושאים החשובים ביותר בעבודה משרדית וראוי להקדיש אותו למאמר נפרד.

יבגניה פולוסה

*** אם אתה רגיל לקניות באינטרנט (קניית בגדים, טלפונים, שירותים, הזמנת מלונות וכו'), אז אתה יכול לקבל חלק מכספך בחזרה, למשל, באמצעות שירות זה. זה עובד לי.

תודה שהוספת מאמר זה ל:

יותר מעניין בנושא:

8 תגובות לפוסט הזה

כנראה כולם נאלצו לפחות פעם אחת להתמודד עם הצורך לכתוב מכתב עסקי. כשמרכיבים אותו, מגיעים בעל כורחו למסקנה שזה בכלל לא קל. ישנם כללים ותקנות לכתיבת מכתבים עסקיים רבים שאתה צריך לדעת. המאמר מתאר בפירוט את תהליך עריכת המסמך, מספק דוגמאות של מכתבים עסקיים ודן בסוגיהם ובעיצובם.

טופס

טפסים מוכנים יוסיפו מוצקות ויצביעו על אמינות החברה. הם מכילים מידע נחוץעל ארגון כמו:

• שֵׁם.
• כתובת.
• מספרי טלפון ליצירת קשר.
• אתר אינטרנט.
• אימייל.
• סֵמֶל.
• פרטים נוספים ליצירת קשר.

אין כללים נוקשים לגבי טפסים. לכן, כל ארגון מחליט באופן עצמאי איזה מידע לכלול בהם.

איך לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה? הכנה

מכתבים עסקיים נכתבים ומעוצבים בצורה מסוימת, בכפוף לכללים ולדרישות הטבועות בהם. בהתאם למטרה, המחבר חושב על התוכן לפרטי פרטים על מנת להשיג את התוצאה אותה הוא מחשב. עליו להבין בבירור איזה מידע כבר יודע הנמען על נושא המכתב, על מה לבסס אותו ומה יהיה חדש בו. הטיעונים תלויים באיזו מטרה שואף המחבר. ניתן לחלק את תהליך הכנת מכתב עסקי לשלבים הבאים:

• לומדים את הנושא.
• כתיבת טיוטת מכתב.
• האישור שלה.
• הַחתָמָה.
• הַרשָׁמָה.
• שולחים לנמען.

מבנה מכתבים עסקיים

בעת חיבור מכתב, יש צורך להרוות אותו במידע, כלומר לשים שם את כל המידע הדרוש. זה יכול להיות פשוט או מורכב. במכתב פשוט, התוכן מעביר בצורה ברורה ותמציתית מידע שבדרך כלל אינו מצריך תגובה מהנמען. אחד מורכב יכול להיות מורכב ממספר סעיפים, נקודות ופסקאות. כל פסקה מציגה היבט אחד של מידע. סוגים אלה של דוגמאות מכתבים עסקיים מורכבים בדרך כלל מקטע היכרות, גוף וקטע סיום.

להלן דוגמה לכתיבת מכתב עסקי – חלק ההיכרות שלו.

החלק העיקרי מתאר מצבים ואירועים, מספק ניתוח והוכחות שלהם. בחלק זה הם משכנעים שהם צריכים לפעול בצורה כזו או אחרת, להוכיח איך היו הדברים ולהודיע ​​על הצורך להשתתף בכל אירוע, תוך נימוקים שונים.

המסקנה מכילה מסקנות הנעשות בצורת הצעות, בקשות, תזכורות, סירובים וכדומה.

דוגמה לכתיבת מכתב עסקי - חלקו האחרון - מובאת להלן. זה מסכם את הדרישה האמורה בראשי.

כל המידע המסופק צריך להיות עקבי ומובן בצורה מיטבית.

כל אות מתחילה בכתובת ממורכזת. החלק הקטן הזה חשוב ביותר. בבחירתו, על המחבר לשקול:

• עמדת הנמען.
• אופי הקשר.
• רִשְׁמִיוּת.
• כְּלָלֵי הִתְנַהֲגוּת.

צריך להיות טופס מנומס בסוף המכתב. לדוגמה: "...אני מביע תקווה לשיתוף פעולה נוסף (תודה על ההזמנה)..." ביטויים אלו מלווה בחתימת המחבר.

סִגְנוֹן

כל המכתבים חייבים להיות כתובים בסגנון עסקי רשמי, כלומר שימוש בשפה פורמלית קשרים עסקיים. התכונות של שפה כזו נוצרות בנסיבות הבאות:

• המשתתפים העיקריים בקשרים עסקיים הם ישויות משפטיות, מטעם מנהליו ופקידיו נכתבים מכתבים.
• היחסים בארגונים מוסדרים בקפדנות.
• נושא התקשורת הוא פעילות החברה.
• למסמכי ניהול יש בדרך כלל נמען ספציפי.
• לעתים קרובות, במהלך פעילותו של ארגון, מתרחשים אותם מצבים.

בהקשר זה, המידע הכלול במכתב עסקי צריך להיות:

• רשמי, לא אישי, תוך שימת דגש על המרחק בין המשתתפים בתקשורת.
• ממוען, מיועד לנמען ספציפי.
• עדכני בזמן כתיבת שורות אלה.
• אמין וחסר פניות.
• מנומקים כדי לגרום לנמען לבצע כל פעולה.
• מלא לקבלת החלטות.

דרישות

מכתב עסקי חייב לעמוד בדרישות הבאות:

• הדיבור מתוקנן בכל הרמות - מילוני, מורפולוגי ותחבירי. הוא מכיל הרבה ביטויים, מונחים ונוסחאות.
• נימת הכתיבה ניטרלית, מאופקת וקפדנית, ללא שימוש בשפה רגשית ואקספרסיבית.
• דיוק ובהירות הטקסט, ללא טעויות לוגיות, בהירות והתחשבות בניסוח.
• תמציתיות וקיצור - ללא שימוש בביטויים הנושאים משמעות נוספת.
• השימוש בנוסחאות שפה שנוצרו כתוצאה ממצבים חוזרים ונשנים.
• השימוש במונחים, כלומר, מילים או ביטויים בעלי מושגים מיוחדים.
• השימוש בקיצורים, שיכולים להיות מילוניים (כלומר, מילים מורכבות שנוצרו על ידי הסרת אותיות מחלקי מילים: LLC, GOST וכן הלאה) וגרפים (כלומר, ייעודי מילים בצורה מקוצרת: grn, zh-d, וכו.).
• השימוש במבנים במקרים גניטיביים ואינסטרומנטליים.
• ביטויים עם שמות עצם מילוליים ("לספק תמיכה" במקום "תמיכה").
• שימוש במשפטים נפוצים פשוטים.

דוגמאות המכתבים העסקיים שלמעלה למטה מוצגות ב גרסה מלאה(עם החלק העיקרי). המידע עונה על כל הדרישות של סגנון עסקי רשמי.

סוגי מכתבים עסקיים

עדיף לכתוב מכתב עסקי בנושא ספציפי אחד. אם יש צורך לפתור מספר בעיות בבת אחת, מומלץ לשרטט מספר אפשרויות שונות.

מכתבים עסקיים יכולים לכלול את התוכן הבא:

• מתלווה. בדרך כלל יש צורך במכתבים כאלה כדי ליידע אותך לאן לשלוח מסמכים.
  (איך כותבים מכתב עסקי? דוגמה מכתב כיסוייעזור למי שצריך לערוך מסמך מסוג זה.)

• מוּבטָח. הם נכתבים כדי לאשר כל הבטחה או תנאי. כך למשל ניתן להבטיח תשלום עבור עבודה, שכירות, זמני אספקה ​​וכו'.
• תודה. הם החלו לשמש לעתים קרובות במיוחד ב לָאַחֲרוֹנָה. מכתבים כאלה מראים צורה טובה. שותפויות. ניתן להנפיק אותם על נייר מכתבים רגיל או על נייר צבעוני עם הדפס יפה.
  (איך כותבים מכתב עסקי? מכתב תודה לדוגמה מנוסח בצורה חופשית, בהתאם למשימות שהוא פותר. במקרה זה, המכתב עצמו צורה קצרהמבטא את מהותו. דוגמה כזו, עשויה על נייר צבעוני עם קישוט, יכולה לתלות על הקיר בשטח החברה במקום של כבוד.)

• מידע.
• מְאַלֵף.
• מזל טוב.
• פִּרסוּם.

יש גם אותיות:

• הצעות לשיתוף פעולה. נפוצים למדי בתקופה האחרונה, הנשלחים לארגונים, הם לרוב בעלי אופי פרסומי, למשל, כמו המדגם הזה. זה די קשה לכתוב מכתבים מסחריים; אתה צריך לקחת בחשבון ניואנסים רבים כדי למשוך תשומת לב, ואף יותר מכך, להתעניין. אבל אם מרכיבים אותו לפי המדגם למטה, יש לו כל סיכוי להצליח.

• הזמנות. הם נשלחים, מזמינים אותם להשתתף באירועים שונים. בדרך כלל הם מופנים למנהל או לפקיד, אך ניתן לפנות גם לצוות שלם.
• בקשות.
• הודעות.
• בקשות ועוד רבות אחרות.

איך לכתוב תגובה למכתב. דוגמא

יש להתחיל בתשובה לחזור על הבקשה האמורה במכתב הראשון. לאחר מכן ניתנות תוצאות בחינתו ומובאים אישור או נימוק לסירוב. מכתב תגובה עסקי עשוי להכיל פתרון חלופי למידע הצפוי. בדרך כלל הוא עונה על העקרונות הבאים:

• זמינות קישור לאות הראשונה ותכולתה.
• אמצעי שפה זהים.
• היקף והיבטי תוכן דומים.
• עמידה ברצף מסוים.

תַפאוּרָה

בנוסף לשימוש בניירות מכתבים ארגוניות למכתבים עסקיים, יש צורך לקחת בחשבון דקויות נוספות בעת עיצובם. מדובר בפרטים, כללים לקיצורים, כתיבת כתובות, כותרות, אורך טקסט, רוחב שדות ועוד.

דוגמאות של מכתב עסקי עוזרות לך להרכיב אותו, תוך התחשבות בכל הדקויות והניואנסים. הם משמשים גם עובדי משרד מתחילים וגם עובדים מנוסים. בזכות הדוגמאות הם לומדים לכתוב מכתבים בצורה נכונה וחוסכים זמן רב.