ملاحظة الخدمة. كيفية كتابة مذكرة: عينة، مثال لكتابة النص، النموذج

معظم الأشخاص البالغين هم موظفون في منظمة أو أخرى. يلجأ الأشخاص إلى رؤسائهم بطلبات أو رغبات من خلال بيانات أو مذكرات. سنصف عملية إعداد المستندات وإرسالها إلى المدير.

ما هو؟

أولا، عليك أن تفهم ما هي المذكرة. وهي وثيقة تكون داخلية أو خارجية حسب وظيفتها والمرسل إليه. غالبًا ما تكون هذه المذكرة موجهة إلى شخص متفوق من مرؤوسيه وهي نوع من الطلب أو التعليق أو الاقتراح.

اعتمادًا على معنى المذكرة، يمكن أن تكون تقريرية أو تفسيرية أو تفسيرية أو تحليلية.

غالبًا ما تسلط هذه الوثيقة الضوء على المشكلات الفنية أو التجارية، أو تصف المواقف المثيرة للجدل، أو تقدم تفسيرًا يطلبه منك رؤسائك. والفرق الرئيسي بين المذكرة هو أنها لا تحدد جوهر المشكلة فحسب، بل تعطيها أيضًا وصف تفصيليوأحيانا - الحلول.

الخدمة والتقرير: أوجه التشابه والاختلاف

يخلط بعض الموظفين بين التقارير والمذكرات، وهذا ليس بدون سبب. هناك أوجه تشابه، ولكن هناك أيضا اختلافات. دعونا معرفة ذلك. لذا فإن معنى كلتا المذكرتين هو إبلاغ السلطات عن نوع من الخلل في العمل. ومع ذلك، فإن المذكرة غالبًا ما تشير إلى وجود مشكلة، وتحتوي المذكرة أيضًا على طلب لإزالتها، وتشير في بعض الأحيان إلى طرق لحل مشكلة معينة.

إعداد المذكرات للرؤساء

في أغلب الأحيان، يتم إرسال هذه المستندات إلى الإدارة. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن المذكرة هي وثيقة تنقل بعضها مشاكل داخلية. لم يتم كتابة مثال على المذكرة في أي مكان، ولا يوجد نص عينة، لذلك يتم تجميعها بأي شكل من الأشكال. الشيء الأكثر أهمية هو وصف جوهر المشكلة والحلول المقترحة. ما يجب عليك الانتباه إليه أيضًا هو أن مذكرتك مسجلة لدى المنظمة. بهذه الطريقة يمكنك التأكد من وصولها إلى السلطات.

ومع ذلك، فإن المواقف مختلفة. تخيل نفسك تكتب مذكرةلا يتعلق الأمر بانهيار المعدات، ولكن، على سبيل المثال، حول موظف شركتك الذي ارتكب خطأ ما. تختلف الأوضاع. قد تكون مذكرتك ببساطة "مفقودة". لمنع حدوث ذلك، يمكنك تأمين نفسك. قم بإعداد مذكرة في نسختين. سلمها إلى السكرتير للتسجيل واطلب منه أن يكتب على نسختك أن الملاحظة مسجلة تحت رقم كذا وكذا في تاريخ كذا وكذا وتم قبولها للنظر فيها. وبالتالي، حتى لو كانت شكواك "لا تصل" إلى رؤسائك لسبب ما، فلديك تأكيد ونصها.

تبادل المذكرات بين الإدارات المختلفة

في بعض الأحيان تكون المذكرات بمثابة وسيلة اتصال بين الأقسام المنفصلة في نفس الشركة. لا يختلف إعداد مثل هذه الوثيقة لقسم آخر عن مذكرة للإدارة. والفرق الوحيد هو أنه من الضروري الإشارة إلى الأقسام نفسها، ويمكنك أيضًا الإشارة إلى العنوان. وفي هذه الحالة، تظل المذكرة وثيقة داخلية.

يجب أن يتم إعداد رأس المذكرة وفقًا لنموذج الطلب المكتوب إلى المدير. بعد ذلك، يتم كتابة النص نفسه، الذي يشرح جميع مشاكل وحدة معينة. يُنصح بوصف ليس فقط جوهر المشكلة، ولكن أيضًا جميع الفروق الدقيقة بالتفصيل. يمكنك أيضًا اقتراح طرق لحلها.

يجب الإشارة إلى تفاصيل الوثيقة: التاريخ والرقم. وهذا ضروري لكي يصبح رسميًا.

مذكرات إلى منظمة أخرى

ومع ذلك، في بعض الأحيان يحدث أنه بمثابة مستند خارجي. من الحالات الشائعة إلى حد ما لكتابة مذكرة هي لمنظمة أخرى. وبهذه الطريقة، تقوم الشركات بالتبادل معلومات ضرورية. وفي هذه الحالة أيضًا تعتبر المذكرة بمثابة دليل مستندي على المطالبة أو الطلب.

يتم إصدار هذه الملاحظات أيضًا بأي شكل من الأشكال. يمكن إرفاق نسخ منها. وثائق ضرورية. في أغلب الأحيان، يتم إصدار هذه الملاحظات باسم مدير شركة واحدة من رئيس شركة أخرى. في حالة المفاوضات مع الطرف المقابل، من الضروري إعداد نسختين من المذكرة. يجب عليك أن تأخذ النسخة الثانية بالختم والتوقيع ورقم التسجيل لنفسك وتحتفظ بهذه الوثيقة حتى يتم حل المشكلة.

إذا كتبت مذكرة لمنظمة أخرى، فقد تتلقى نفس الرسالة ردًا على ذلك. ثيريس حرج في ذلك. ربما لم تفهم الإدارة المشكلة أو الطلب بشكل كامل، أو ربما قررت ببساطة تقديم نسختها الخاصة لكيفية تطوير المزيد من الإجراءات. ويجب عليك أيضًا تسجيل مثل هذه الملاحظة والرد عليها إما بإجراء أو استجابة لطلب. ولذلك، فإن التواصل بين المنظمات من خلال المذكرات الداخلية يمكن أن يستمر لفترة طويلة.

كيفية تنسيق المذكرة بشكل صحيح

تبدأ الوثيقة باسم المنظمة وتفاصيل الشخص المقصود، ثم يتم الإشارة إلى التفاصيل الخاصة بك. تتم كتابة الكلمات "مذكرة" في المنتصف. بعد ذلك، يبدأ النص بالخط الأحمر. كما ذكرنا سابقًا، فهو مكتوب بشكل حر. في النهاية، يتم الإشارة إلى التاريخ ويتم وضع التوقيع مع النص.

إذا كان نص المذكرة كبيراً، يتم تقسيمه إلى عدة فقرات. الأول يحتوي على وصف للمشكلة. والثاني ينص على الطلب نفسه. إذا كان الطلب جماعيا، في الفقرة الثالثة يمكنك الإشارة إلى القسم وأسماء الموظفين الذين كتبوه. وفي هذه الحالة يتم التوقيع على المذكرة من قبل رئيس القسم. بشكل منفصل، يمكنك إرفاق ورقة بتوقيع جميع الموظفين.

المذكرة مكتوبة على ورقة A4، مثل أي بيان. التوقيع يجب أن يكون بخط اليد وليس بالفاكس. يُنصح أيضًا بإصدار مذكرة بالرقم التسلسلي الخاص بك وتاريخ إعدادها. ويمكن أيضًا طباعته على جهاز كمبيوتر، ولكن حتى في هذه الحالة يجب أن يكون التوقيع شخصيًا.

إرسال مستند عبر التواصل الإلكتروني

غالبًا ما تكون هناك حالات عندما يكون لدى المنظمة تدفق إلكتروني للمستندات، ويجب إرسال جميع الطلبات والملاحظات عبر الإنترنت أو الشبكة الداخلية. في هذه الحالة، لا داعي للخوف، فلا يوجد شيء مخيف في هذا الأمر. ومع ذلك، فمن المستحسن أن يكون لديك توقيع رقمي شخصي حتى تتمكن من تأكيد طلبك.

أو يمكنك كتابة مذكرة على قطعة من الورق وتوقيعها ومسحها ضوئيًا. أرسل النسخة الإلكترونية إلى العنوان المطلوب وانتظر الرد.

هل تحتاج دائمًا إلى تقديم عرضك كتابيًا؟

غالبا ما يطرح السؤال: هل من الممكن الاتصال بإدارة المؤسسة شفويا؟ الجواب بسيط للغاية: يمكنك دائمًا التقديم شفهيًا، ولكن من غير المعروف ما إذا كان هذا سيعطي أي نتائج. الرسالة المكتوبة هي دائمًا وثيقة رسمية، بغض النظر عن محتواها والمرسل إليه. لكن الرسالة الشفهية هي مجرد كلمات قد لا يكون هناك رد عليها.

ولذلك، يمكننا أن نوصي بأن تكون جميع المقترحات والإيضاحات والتوضيحات المقدمة للإدارة مكتوبة على الورق حصرا. وبخلاف ذلك، قد لا تتلقى ببساطة ردًا على طلبك أو اقتراحك.

)? يتعين على الممثلين بشكل دوري مواجهة هذا السؤال. مناطق مختلفةأنشطة. تعد الملاحظة إحدى الطرق الأكثر شيوعًا وشعبية للتفاعل بين موظفي المؤسسة وإدارتها. سنقدم نموذجًا للمذكرة أدناه ونخبرك بكيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح.

لماذا تحتاج إلى كتابة مذكرة؟

يعد المستند الداخلي أحد أشكال تدفق المستندات الداخلية الذي يسمح لك بحل مواقف الإنتاج الحالية بشكل أكثر فعالية وكفاءة.

الغرض من المذكرة هو إخطار المسؤول بمشكلة قائمة أو تقديم مقترحات لحلها أو الاتفاق على الإجراءات المخطط لها.

ومن المزايا الإضافية لهذه الأنواع من المستندات أنها دليل مباشر على أن المتخصص قد غطى مشكلة في مجال خبرته. إذا لم يتمكن أحد المتخصصين من حل مشكلة ما بمفرده، وفي شكل مذكرة، يقدمها لحلها من قبل متخصصين آخرين، فإنه بذلك يعفي نفسه من المسؤولية عن النظر في هذه المشكلة في الوقت المناسب أو بشكل سيء.

لا يوجد شكل خاص للمذكرات، بل يتم تحريرها بأي شكل من الأشكال ويمكن نقلها ورقيا أو عبر الوسائل الإلكترونية.

مثال على إعداد مذكرة وشكلها وقالبها

لقد اكتشفنا الحالات التي يتم فيها تقديم ورقة العمل التي ندرسها. أنت الآن بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأن مثال لكتابة مذكرة. كما ذكرنا أعلاه، لا يوجد شكل خاص للمذكرة. ومع ذلك هناك المتطلبات العامةلمحتويات الوثيقة.

وتشمل هذه:

1. الإشارة الإلزامية إلى المرسل إليه في المذكرة. في الزاوية اليمنى العليا، تحتاج إلى كتابة الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي، وكذلك موقف الشخص الذي يتم إرسال الاستئناف إليه.
2. وفيما يلي اسم الوثيقة ورقمها.
3. بعد ذلك، يجب عليك تحديد جوهر المشكلة التي واجهها كاتب المستند، أو الموقف الذي يجب التعامل معه.
4. فيما يلي اقتراحات لحل المشكلة، أو إشارة إلى الإجراءات التي يتوقعها مؤلف المذكرة من المرسل إليه.
5. في نهاية الوثيقة، يشار إلى اللقب والأحرف الأولى من الشخص الذي أرسل الاستئناف، وكذلك منصبه.

يمكن استخدام قالب المذكرة هذا إذا لزم الأمر.

كيفية كتابة مذكرة: تصميم العينة

كيفية كتابة مذكرة (عينة)، دعونا نلقي نظرة عليها مثال بسيط. قد يكون نص المذكرة مطابقًا للنص أدناه.

مثال للمذكرة

إلى مدير شركة Gvozdika LLC

سلوبودين فلاديمير الكسندروفيتش

ملاحظة الخدمة

الناقل في محل الحلويات معطل منذ 2 يناير 2018. لإصلاحه، من الضروري شراء قطع الغيار وفقا للقائمة المرفقة. التكلفة الإجمالية لأعمال الإصلاح، مع الأخذ في الاعتبار شراء قطع الغيار، هي 12500 (اثنا عشر ألف وخمسمائة روبل 00 كوبيل). نظرًا لاستنفاد الحد الأقصى لتمويل إصلاح وصيانة المعدات، وعدم توفر الأجزاء الضرورية، لتجنب توقف ورشة العمل عن العمل

1. تخصيص المبلغ المطلوب حسب القائمة المرفقة.
2. توفير فريق إصلاح للقيام بالعمل.

مع خالص التقدير، رئيس متجر الحلويات دميترينكو دينيس سيرجيفيتش.

كيفية كتابة مذكرة في في شكل إلكتروني، سنخبرك أدناه.

مميزات إدارة الوثائق الإلكترونية

إذا كانت المنظمة تسمح بتبادل البيانات باستخدام الاتصالات الإلكترونية، بما في ذلك البريد الإلكتروني، فسيتم تبسيط إرسال المذكرة. تشمل مزايا تداول المستندات داخل المؤسسة أيضًا سرعة النظر في الطلبات.

كيف تكتب مذكرة الكترونيا؟ تمامًا كما في النسخة الورقية الكلاسيكية. لا توجد اختلافات كبيرة في الوثائق. لا تختلف العينة بهذا التنسيق عمليا عن المثال المذكور سابقًا.

يظل الجزء الرئيسي من مذكرتك (أي الوصف الفوري للموقف والمقترحات المقدمة للنظر فيها) كما هو تمامًا كما في مثالنا.

الاستثناء الوحيد هو أنك لم تعد بحاجة إلى الإشارة إلى المرسل إليه في المذكرة. سيتم إدخال اسم المستخدم الذي تم إرسال الطلب إليه في سطر "العنوان". إذا كنا نتحدث عن تبادل المستندات من خلال مورد مشترك (على سبيل المثال، عنوان بريد إلكتروني واحد لكل قسم)، في سطر "الموضوع" تحتاج إلى الإشارة إلى من يتم توجيه الرسالة إليه.

بالإضافة إلى ذلك، عند استخدام البريد الإلكتروني (صندوق بريد فردي)، يوجد في معظم الحالات توقيع يتم إدراجه في نص الرسالة تلقائيًا. يتيح لك ذلك توفير الوقت بشكل كبير، بما في ذلك كتابة مذكرة. إذا كان بريدك لا يسمح لك بالتعرف على المرسل (على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم صندوق بريد مشترك)، فتأكد من تضمين اسمك ومنصبك في نهاية الرسالة.

هام: عند إرسال المعلومات عبر بريد إلكترونيلا تنس أن تطلب إشعارًا بأنك قرأت الرسالة المرسلة (للقيام بذلك، تحتاج إلى تحديد المربع المناسب). يعد هذا الإشعار دليلاً على أنك أرسلت بالفعل مذكرة إلى مستلم محدد في وقت محدد.

يحتاج كل مكتب إلى لوازم مكتبية للعمل. ويقوم الشخص المسؤول بإعداد طلب شهري أو ربع سنوي لشرائها، بعد التأكد من احتياجات الموظفين. يمكن تقديم طلب شراء القرطاسية، التي لم تتم الموافقة على عينة منها على المستوى التشريعي، بشكل تعسفي.

ما ينطبق على اللوازم المكتبية: القائمة

تنقسم اللوازم المكتبية إلى نوعين:

في عام 1993، وافق قرار Goskomstat رقم 17 على قائمة محددة من اللوازم المكتبية. في عام 2014، تم اعتماد تصنيف عموم روسيا للمنتجات حسب النوع النشاط الاقتصادي OKPD 2، يحتوي على عناصر قرطاسية فردية في أقسام مختلفة.

أنواع طلبات القرطاسية

قد يكون هناك تطبيق عينة للقرطاسية أنواع مختلفة، حسب نموذج الطلب:

• خارجي؛
• داخلي.

عندما يصبح من الضروري تقديم طلب خارجي من المورد، يتم إعداد النوع الأول من الطلب. عادة، في مثل هذه الحالات، يمكن العثور على نموذج الوثيقة في مرفقات العقد المبرم مع المورد.

يمكن أيضًا أن تكون الطلبات الداخلية من نوعين:

• لشراء اللوازم المكتبية؛
• إصدار اللوازم المكتبية من المستودع.

إذا لم تكن المنتجات المطلوبة متوفرة في المخزون، فسيتم إعداد مذكرة تطلب الإذن بشراء اللوازم المكتبية اللازمة. كملحق، يتم إرفاق جدول بيانات بقائمة الملحقات الضرورية.

كيفية تقديم طلب داخلي للوازم المكتبية - عينة

يقوم الشخص المسؤول بتحديد احتياجات الموظفين من اللوازم المكتبية. إذا لزم الأمر، يتم إجراء التدقيق. بعد ذلك، بناء على المعلومات التي تم جمعها حول القسم، يتم إعداد الطلب. ويقصد بها وثيقة تتضمن استئناف كتابي من الشخص المسؤول إلى رئيس قسم التموين.

عادةً ما تكون متطلبات الطلب هي:

• اعتمادًا على سياسة المنظمة، يمكن ملء النموذج بحرية أو على ورق الشركة الرسمي.
• يجب إعداد قائمة اللوازم المكتبية على شكل جدول برأس والجزء الرئيسي. يحتوي الجزء الرئيسي من الجدول على اسم الملحق والكمية ووحدة القياس. إذا لزم الأمر، يمكنك إضافة مقال.
• يجب تدوين تفاصيل رئيس القسم الذي يحتاج إلى المكتب والاسم الكامل لمن يتم تقديم الاستئناف إليه.

تتطلب بعض المنظمات أن يتم تقديم الطلب في شكل مذكرة. في جوهرهما، يعتبر التطبيق والمذكرة وثيقتين مختلفتين تخدمان وظيفة إعلامية واحدة. ومع ذلك، في بعض الأحيان يتم وضعها في شكل وثيقة واحدة، أو يتم إرفاق ملحق مع قائمة اللوازم المكتبية اللازمة بالمذكرة.

مذكرة داخلية لشراء القرطاسية: قواعد الرسم

يمكن إعداد مذكرة رسمية للقرطاسية، والتي لم يتم توثيق عينة منها رسميًا، بشكل مجاني. ومع ذلك، يجب أن تحتوي على معلومات إلزامية:

• في الزاوية اليمنى العليا مكتوب المنصب والاسم الكامل الذي كتبت الوثيقة باسمه.
• من مين المذكرة؟
• اسم الوثيقة.
• الغرض من الوثيقة. على سبيل المثال، "لشراء المواد".
• تاريخ التسجيل ورقم التسجيل.
• يحتوي الجزء الرئيسي من المستند على طلب.
• تاريخ.
• تأشيرة وفك تشفير الشخص المسؤول.

يُسمح بإدراج جدول باللوازم المكتبية اللازمة في المذكرة، أو إصداره كملحق منفصل.

مذكرة خدمة للقرطاسية، عينة للشراء:

كيف قد يبدو طلب القرطاسية: مثال للاستلام من المستودع

طلب الإفراج عن اللوازم المكتبية من المستودع هو مستند جدول بيانات. ويجب أن يحتوي على أسماء الأشياء الضرورية وكميتها. عادةً، تتم كتابة التطبيقات باستخدام جهاز كمبيوتر وإخراجها كمستند.

مثال تطبيقى:

وبما أن القانون لا يحدد نموذجًا محددًا لهذه الوثيقة، فيمكن الموافقة عليها من قبل المنظمة بشكل فردي.

يعتمد نموذج طلب القرطاسية على الجهة التي يتم تقديمها إليها. إذا كنت تقدم طلبًا للتسليم من أحد الموردين، فيجب أخذ النموذج من ملحق العقد. وفي جميع الحالات الأخرى، توافق المنظمات بشكل مستقل على شكل هذه الوثائق.

للوهلة الأولى يبدو أنه لا يوجد فرق كبير بين المذكرات الرسمية والمذكرة والمذكرات التوضيحية، وذلك لأن هذه الوثائق متشابهة في الغرض - فهي كلها إعلامية بطبيعتها. ومع ذلك، هذا وثائق مختلفةوالتي تختلف في المحتوى والاستهداف وأغراض التجميع. بالإضافة إلى ذلك، فهي لا تحتوي على تعليمات، ولكنها توفر معلومات تشجع المرسل إليه على اتخاذ قرار نهائي بشأن المشكلة قيد النظر.

ما هي مميزات المذكرة الرسمية أو التقرير أو المذكرة التوضيحية؟ كيفية إعداد كل وثيقة على الورق بشكل صحيح؟ سنحاول الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها من الناحية العملية.

تقرير

مذكرة(الكود 0286041 وفقًا لـ OKUD) هي وثيقة معلومات ومرجع موجهة إلى المدير ورئيس القسم والأشخاص المعتمدين الآخرين. وهو يحدد بالتفصيل أي مشكلة تتعلق باستنتاجات ومقترحات المترجم ويهدف إلى حث الإدارة على اتخاذ قرار معين.

لا يوجد تعريف لـ "المذكرة" كمفهوم مستقل في التشريع.

يتم إعداد المذكرة بناءً على تعليمات مكتوبة أو شفهية من المدير، وبمبادرة من الموظفين أنفسهم (على سبيل المثال، في الحالات التي يكون فيها من الضروري، من أجل حل أي مشكلة إنتاجية أو اقتصادية، تقديم المعلومات كتابيًا إلى الإدارة العليا). بمساعدة مثل هذه الوثيقة، يمكنك تقديم اقتراح لتحسين الجانب الفني لعمليات الإنتاج، والتعبير عن عدم الموافقة على القرار الذي اتخذه المدير الأعلى، وكذلك التعبير عن وجهة نظرك في حالة ظهور خلافات مع الزملاء. لذلك، عند إعداد مذكرة، من المهم في المقام الأول للمؤلف أن يصوغ موقفه بوضوح، ثم يقدم حججًا مقنعة لصالحه.

أنواع المذكرات

• إلى المبادرات؛
• معلوماتية؛
• إعداد التقارير.

مبادرةيتم إعداد المذكرة بهدف حث المرسل إليه على اتخاذ قرار معين، وبالتالي فإن نص المذكرة ينص على الحقائق ويحتوي على مقترحات أو توصيات أو استنتاجات محددة.

معلومةيتم إعداد تقرير بانتظام ويحتوي على معلومات حول تفاصيل أو نتائج أو طرق أداء العمل.

إعداد التقاريريُبلغ التقرير عن اكتمال العمل ومرحلته وتنفيذ التعليمات والأوامر وما إلى ذلك.

اعتمادا من المرسل إليهوتنقسم التقارير إلى:

• إلى الخارجية؛
• داخلي.

مذكرة خارجيةموجهة إلى رئيس مؤسسة معينة، ومحررة على الورق العام للمنظمة، وموقع من الرئيس، وعادة ما تحتوي على التفاصيل التالية:

• اسم الشركة؛
• تاريخ؛
• فِهرِس؛
• مكان التجميع
• المرسل إليه؛
• عنوان النص؛
• نص؛
• توقيع المدير؛
• لقب المؤدي ورقم الهاتف.

يتم تقديم مذكرة خارجية إلى رئيس المنظمة الأم (مثال 1).

مثال 1

مذكرة خارجية

تقرير

10.02.2014 № 12/05-14

على جذب المزيد

موارد العمل

عزيزي أندريه فاسيليفيتش!

ونظراً لعدم وجود مرشحين في مرحلة تشكيل الجهاز الإداري للفرع في موسكو، فمن الضروري استقطاب القوى العاملة من مصادر إضافية بحلول 14/04/2014. يجب إجراء المقابلات مع المرشحين الجدد بحلول 21/04/2014.

سداد المصاريف ل خدمات إضافيةسيتم تنفيذها وفقًا للفقرة 4.5 من اتفاقية الخدمة رقم 04/56 بتاريخ 14/02/2014.

رئيس قسم الموارد البشرية سيمينوففي. سيمينوف

في القضية رقم 03-13

أودينتسوفا 10/02/2014

مذكرة داخليةيتم إرسالها خارج المؤسسة، على سبيل المثال إلى منظمة عليا، مرسومة على ورقة قياسية من ورق A4، ولكنها تشير إلى جميع التفاصيل الضرورية الموجودة وفقًا لـ GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات" (المثال 2).

تشمل التفاصيل الإلزامية للمذكرة الداخلية ما يلي:

• اسم الوحدة الهيكلية
• اسم نوع الوثيقة (تقرير)؛
• تاريخ؛
• التسجيل (الرقم الصادر) ؛
• عنوان النص؛
• نص؛
• وضع علامة على وجود التطبيق (إن وجد)؛
• وجهة؛
• توقيع المنشئ (مع الإشارة إلى المنصب والأحرف الأولى واللقب).

مثال 2

مذكرة داخلية

تقرير

07.04.2014 № 6

حول التغيب الذي يرتكبه المدير

قسم المبيعات

أود أن ألفت انتباهكم إلى أنه اليوم الموافق 07/04/2014، كانت مديرة المبيعات فالنتينا إيفانوفنا بتروفا غائبة عن مكان عملها طوال يوم العمل بأكمله من الساعة 10:00 صباحًا حتى الساعة 6:30 مساءً.

ولم يتم تقديم أي معلومات أو مستندات تؤكد صحة سبب غياب في آي بتروفا.

فيما يتعلق بالانتهاك، أقترح طرد V. I. بتروفا. للغياب.

رئيس قسم المبيعات إجناتيفالزراعة العضوية. إجناتيف

في القضية رقم 02-10

سيدوروفا 07/04/2014

تسجيل تفاصيل التقرير

عند إعداد مذكرة، يتم استخدام الترتيب الزاوي (المثال 3) والطولي لتفاصيل جزء الرأس (المثال 4).

مثال 3

الموقع الزاوي للتفاصيل في المذكرة

اسم

الوحدة الهيكليةوجهة

تقرير

______________ № ________

عنوان

مثال 4

الترتيب الطولي للتفاصيل في التقرير

اسم الوحدة الهيكلية

تقرير

_____________ № _________

عنوان

اسم نوع الوثيقةهو مكتوب بالحروف الكبيرة(تقرير) ويمكن أن يكون موجودا في الوسط أو من حدود الحقل الأيسر.

تاريخو رقمالمذكرات مكتوبة على سطر واحد. التاريخ مكتوب بالارقام العربية ( 21.04.2014 ) أو الطريقة الأبجدية الرقمية ( 21 أبريل 2014.).

ملحوظة

تاريخ المذكرة الخارجية هو تاريخ تصديقها وإرسالها إلى المرسل إليه تاريخ المذكرة الداخلية - تاريخ الإعداد والتوقيع.

رقم التسجيليتم وضع علامة على مذكرة داخلية إما في مكان الإعداد أو في مكان الاستلام - اعتمادًا على نظام تسجيل المستندات الذي يعمل في المنظمة.

إذا كان يجب مراجعة التقرير من قبل الأطراف المعنية، يتم وضع علامة عليه الموافقة على التأشيرةوبعد اتخاذ القرار - دقةقائد.

إن اعتماد القرار هو المرحلة الأخيرة من النظر في التقرير.

ملحوظة

سيكون قرار المدير الذي اطلع على المذكرة الداخلية هو الأساس في اتخاذ أي إجراءات أو إصدار وثائق أو إقامة فعاليات.

عنوانإلى النص يكشف لفترة وجيزة محتويات الوثيقة. يتم صياغتها وفقا ل قواعد عامةكتابة عناوين المستندات: باستخدام حرف الجر س / سوالاسم اللفظي في حالة الجر مثلا حول التغيب لازارينكو O.O.

نصتتكون المذكرة من جزأين أو ثلاثة أجزاء دلالية:

• في الاول - تفيدالقطع- يذكر الأسباب أو الوقائع أو الأحداث التي كانت سببا في كتابته؛
• في الثانية - تحليل الجزء- يحتوي على تحليل للوضع الحالي ويقدم الخيارات الممكنةحلول؛
• في المجموعة الثالثة - جزء ملخص- يحتوي على استنتاجات ومقترحات لإجراءات محددة ينبغي اتخاذها في رأي المترجم.

قد يكون الجزء الثاني من التقرير مفقودًا. وفي هذه الحالة، يتضمن نص المذكرة الأساس المنطقي والاستنتاجات والمقترحات التي قدمها المترجم.

إذا كانت المذكرة تحتوي على ملحق، علامة حولطلبيتم قبل التوقيع.

ملاحظة تشير إلى وجود التطبيق المسمى في نص الملاحظة يتم تنسيقها على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 3 لتر. في 1 نسخة.

إذا كانت الملاحظة تحتوي على ملحق غير مسمى في النص، فقم بالإشارة إلى اسمها وعدد الأوراق والنسخ.

ملحق: لائحة إدارة الإقراض الإقليمي لعدد 5 صفحات. في 1 نسخة.

مذكرة داخلية لافتةوالمترجم (إذا تم تقديمه إلى رئيس الوحدة) ورئيس الوحدة (إذا تم تقديمه إلى رئيس المنظمة)؛ مذكرة خارجية علاماترئيس المنظمة.

ملحوظة

وإذا كانت المذكرة محررة في صفحتين أو أكثر، فيجب ترقيم الصفحة الثانية والصفحات اللاحقة. تتم كتابة الأرقام التسلسلية على الجانب الأيمن من الهامش العلوي للصفحة بالأرقام العربية.

ملاحظة الخدمة

مذكرة الخدمةهو نوع من التقرير. هذه رسالة معلومات مكتوبة تستخدم على نطاق واسع في ممارسة الهياكل الإدارية الحديثة بمختلف مستوياتها وأشكالها التنظيمية والقانونية. توفر مذكرات المكتب اتصالاً مباشرًا بين كائنات الإدارة على المستوى الأفقي.

بالمناسبة

المذكرة الرسمية هي وثيقة ليس لها صفة رسمية. لم يتم توفيره في OKUD.

يتم إعداد المذكرات في مجموعة واسعة من المواقف. وتشمل الأهداف النموذجية لهذه الوثيقة:

• طلب معلومات؛
• إصدار التعليمات؛
• مصاحبة رسالة أخرى (مذكرة توضيحية)؛
• الإعلانات (الإشعارات).

يحتوي نص المذكرة على معلومات حول أسباب إعدادها في شكل اقتراح أو طلب أو طلب. يمكن أن تكون هذه معلومات حول تحركات الموظفين، والاجتماعات، والتغيرات في ثقافة الشركة، وما إلى ذلك. يتم وضع ملاحظات الخدمة على ورقة قياسية من ورق A4.

يتم توقيع المذكرة من قبل متخصص أو رئيس القسم. تاريخ المذكرة هو تاريخ صياغتها وتوقيعها.

لا ينص التشريع على متطلبات صارمة لإعداد وتنفيذ المذكرات الرسمية، وبالتالي فإن إجراءات تنفيذها، مع مراعاة تفاصيل المنظمة، يجب أن تكون ثابتة في قانون تنظيمي محلي، على سبيل المثال، في تعليمات المكتب عمل. يجب أن يخدم تنسيق المذكرة غرض تبسيط وتسريع عمليات الاتصال الداخلي.

يتم عرض نموذج لتصميم المذكرة في المثال 5 .

مثال 5

مذكرة الخدمة

في يوم السبت الموافق 19/04/2014 من الساعة 9:00 حتى 16:00 سيقوم قسم الموارد البشرية في شركة سيفر ش.م.م بتنفيذ أعمال تركيب نظام إنذار.

أطلب منك السماح بالوصول لأداء العمل للموظفين التاليين في شركة Energoset:

1. سيماكين آي.بي.

2. إيفانوف ب.ن.

رئيس العمليات الإدارية سفيريدوفن.ن. سفيريدوف

في القضية رقم 02-14

إيلينا 16/04/2014

رسالة تفسيرية

رسالة تفسيرية- هذا وثيقة داخليةمع شرح أسباب أي إجراء أو حقيقة أو حالة أو حادثة قام بتجميعها موظف في المنظمة وتقديمها إلى مسؤول أعلى.

وفقا للجزء الأول من الفن. 193 قانون العمل الاتحاد الروسيقبل الاستعمال إجراءات تأديبيةيجب على صاحب العمل أن يطلب تفسيرا مكتوبا من الموظف. ويذكر الموظف أسباب وظروف المخالفة التأديبية في المذكرة التوضيحية. بناءً على المذكرة التوضيحية، يتخذ المدير قرارًا بتوقيع الجزاء التأديبي على الموظف. بالإضافة إلى ذلك، تعد هذه الوثيقة أحد أسباب قيام صاحب العمل بتقييم مدى خطورة الجريمة المرتكبة والظروف التي ارتكبت فيها.

في OKUD OK 011-93، تم ذكر هذه الوثيقة مرة واحدة فقط - مذكرة توضيحية حول انتهاك انضباط العمل (الكود 0286091)، والتي تنتمي إلى الفئة 0286000 "وثائق تسجيل العقوبات التأديبية".

أنواع المذكرات التفسيرية وخصائصها

• تم إعداده لشرح الأحكام الفردية للعمل المنجز (المشروع، التقرير، التطوير)؛
• يتم إعداده في حالة المواقف العادية وانتهاكات الانضباط وسوء السلوك وما إلى ذلك.

تتم كتابة المذكرة التوضيحية بخط اليد من قبل الموظف في نسخة واحدة على ورقة قياسية مقاس A4 وموجهة إلى الشخص الذي طلبها. ويمكن أيضًا كتابتها على جهاز كمبيوتر باستخدام نموذج استنسل تقبله المنظمة. شكل المذكرة التوضيحية، وكذلك طريقة التنفيذ (مكتوبة بخط اليد أو على الكمبيوتر)، لم يتم تحديدها قانونًا.

يمكن إعداد مذكرة توضيحية من قبل وحدة هيكلية أو مسؤول معين.

ملاحظة كدليل

إن صاحب العمل، من خلال طلب مذكرة توضيحية مكتوبة بخط اليد من الموظف، يحمي نفسه من الإجراءات غير القانونية من جانب الموظف أثناء النزاع العمالي. يمنع استبدال المستند الأصلي.

إذا كانت الشركة تستخدم نماذج القالب، فيمكنك تقديم ملاحظة في نهاية النص:تم تجميع الشرح شخصيا باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي. تاريخ. إمضاء.

تسجيل التفاصيل الفردية للتقرير

من أجل توحيد المعلومات والوثائق المرجعية، يجب إعداد مذكرة توضيحية وتنفيذها وفقًا لمتطلبات GOST 6.30-2003.

تاريخوالمذكرة التوضيحية هي تاريخ إعدادها.

نصيجب أن تحتوي المذكرة التوضيحية على:

وصف الحقائق التي كانت بمثابة سبب كتابتها؛

الحجج التي تفسر الوضع الحالي.

ويجب أن يكون نص المذكرة مقنعا ويحتوي على أدلة دامغة.

عند التسجيل التوقيعاتيشار إلى المنصب والتوقيع الشخصي والأحرف الأولى واللقب.

مثل التطبيقاتقد يتم تقديم المستندات التي تبرر تصرفات صانع المستندات وتؤكد ظروفًا معينة.

من حيث بنية النص، تختلف المذكرة التوضيحية عن التقرير من حيث أنها لا تحتوي على استنتاجات ومقترحات (المثال 6).

ملحوظة

إذا قامت الشركة بتطوير واعتماد النماذج القياسية للإيضاحات التوضيحية المستخدمة فيها حالات مختلفةوهذا لا يعني أنه يجب على الموظفين كتابة الملاحظات حسب النماذج المعتمدة. قد تكون الوثيقة التي لم يتم إعدادها وفقًا للنموذج صالحة أيضًا.

مثال 6

رسالة تفسيرية

تطبيق الإجراءات التأديبية
في شكل توبيخ لألكسندروفا آي.

إصدار أمر إلى قسم الموارد البشرية.
سمولكين 17/04/2014

إلى مدير شركة ذات مسؤولية محدودة "SV"

أ.ف. سمولكين

رسالة تفسيرية

14.04.2014 № 14

عن الغياب عن العمل

أنا ألكسندروفا إيرينا إيغوريفنا، المحاسب، تغيبت عن مكان العمل في 14 أبريل 2013 من الساعة 9:00 صباحًا حتى 3:30 مساءً بسبب ظروف شخصية.

ليس لدي أي وثائق داعمة.

محاسب الكسندروفاأنا. الكسندروفا

تسجيلالتقارير والمذكرات الرسمية والتفسيرية

إحدى وظائف خدمة إدارة السجلات في المنظمة هي ضمان البحث السريع معلومات ضروريةالمتعلقة بترويج المستندات المحولة إلى المقاول. ولتسهيل العثور على هذه البيانات، يتم استخدام نماذج تسجيل مختلفة.

التقارير والمذكرات الرسمية والتوضيحية، بحكم غرضها الوظيفي، هي حاملة لمعلومات معينة. نظرًا لأن المشكلة المذكورة في المذكرة تتطلب قرارًا مكتوبًا في شكل قرار من رئيس المنظمة أو أي مسؤول آخر معتمد، فيجب تسجيل المستندات.

دعنا نذكرك أن هناك ثلاثة أشكال لتسجيل المستندات: مجلة وبطاقة وآلية. يحق للمنظمة اختيار شكل التسجيل الأكثر فعالية وملاءمة.

▪ استمارة تسجيل المجلة -الأكثر شيوعا، ولكن ليس دائما مريحة، لأن تسجيل جميع الوثائق فيه يذهب إلى الترتيب الزمني، وعند البحث عن مستند معين، يجب على المتخصص أن يطلع على جميع أوراق المجلة. كما أن البحث عن المعلومات معقد أيضًا بسبب إمكانية تسجيل وثيقة المبادرة، على سبيل المثال، في مجلة واحدة، والرد عليها في مجلة أخرى. لا توجد نماذج تسجيل إلزامية (مجلات) ينص عليها القانون. يظهر النموذج الموصى به لدفتر السجل في المثال 7.

مثال 7

جزء من سجل التقارير والمذكرات التوضيحية

تاريخ الوثيقة	رقم التسجيل	نوع الوثيقة، ملخص	من وقع على الوثيقة	المنفذ	نقل إلى	إيصال الاستلام (التوقيع والتاريخ)	ضع علامة على إرسال المستند إلى الملف
07.04.2014	03-10/14	عند استدعاء أمين الصندوق O. R. Shvets من الإجازة.	رئيس قسم الموارد البشرية	مفتش قسم الموارد البشرية	قسم الموارد البشرية	سميرنوفا ف. 07.04.2014	في القضية رقم 03-14 سميرنوفا بتاريخ 07/04/2014

▪ استمارة تسجيل البطاقةبالمقارنة مع نسخة المجلة، فهي أكثر ملاءمة وتكيفًا. تتيح بطاقات التسجيل والتحكم للمستندات التي تم إنشاؤها عند البحث في المصنف تحسين عملية البحث عن المستندات وتقليل وقت عملية التسجيل. الميزة الواضحة لتسجيل البطاقة هي أن العديد من الموظفين يمكنهم التعامل مع التسجيل في نفس الوقت؛

▪ استمارة التسجيل الآلي (الإلكتروني).ينطوي على استخدام برامج خاصة. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالوثيقة في بطاقة التسجيل والتحكم الإلكترونية المخزنة في قاعدة البيانات. بالتزامن مع التسجيل، يمكن طباعة بطاقة التسجيل والتحكم.

عادةً ما تحتوي التقارير والمذكرات التوضيحية على فهرس تسجيل معقد، والذي يتم صياغته بنفس طريقة فهرس المستند الصادر. يتكون رقم التسجيل من فهرس الحالة حسب تسمية الحالات (بما في ذلك فهرس الوحدة الهيكلية ورقم الحالة حسب تسمية حالات هذه الوحدة) والرقم التسلسلي للوثيقة خلال السنة الميلادية.

ملحوظة

يجب أن تنعكس قضايا تسجيل ومحاسبة المستندات في المنظمة في تعليمات العمل المكتبي. يجب أن تتضمن التعليمات ما يلي:

1) قائمة الوثائق غير المسجلة.

2) قائمة بمجموعات الوثائق المسجلة، ويجب الإشارة في كل مجموعة إلى ما يلي:

مكان التسجيل؛

الوقت وإجراءات التسجيل؛

قاعدة إنشاء رقم التسجيل؛

النموذج الذي يتم به التسجيل؛

قائمة التفاصيل التي تم إدخالها في النموذج، وقواعد تعبئتها؛

قواعد لتسجيل حركة الوثائق بعد التسجيل؛

مبدأ التسجيل (تسجيل فردي أو متكرر عند نقل مستند إلى قسم آخر)؛

3) إجراءات إعادة استلام الوثيقة إلى المنظمة (للمستندات الواردة).

فترات تخزين التقارير والمذكرات الرسمية والتوضيحية

يتم تحديد فترات التخزين في قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 وفقًا للقائمة المحددة، يمكن أن تكون فترات تخزين التقارير سنة واحدة، أو 3 سنوات، أو 5 سنوات، أو 75 عامًا، بشكل دائم. ملاحظات توضيحيةيجب أن يتم تخزينها بشكل دائم.

نصيحتنا

عند إعداد الملاحظات، من الضروري الالتزام بأسلوب موحد، ويجب أن يتوافق النص الرئيسي للمستندات مع قواعد أخلاقيات العمل والمتطلبات المحددة لتنفيذ المستندات. يتم ترك انطباع غير سار من خلال المستندات التي تم تجميعها وتنفيذها بطريقة غير دقيقة مع وجود أخطاء نحوية. لا تتعجل في إرسال المستند إلى المستلم، ولكن قم بمراجعته بعناية، وتصحيح الأخطاء النحوية أو الأخطاء المطبعية، إن وجدت.

يعد ذلك ضروريًا حتى تتوافق الكمية الفعلية لعناصر المخزون مع البيانات المحاسبية. محاسبة. قد تكون الأسباب مختلفة - انتهاء الصلاحية، والانهيار، والأضرار التي لحقت بالممتلكات، وما إلى ذلك.

يتم شطب المخزون والمواد وفقا للتعليمات التي تضعها المؤسسة. يجب على جميع الأشخاص المسؤولين ماليًا الذين يعملون في مواد المخزون أن يؤكدوا كتابيًا أنهم على دراية بها.

عادةً ما يتم ملء الوثائق الأولية لعمليات الشطب من قبل الموظفين المسؤولين عن التحقق من المعلومات الواردة في التقارير. على سبيل المثال، موظفي المحاسبة.

إذا اكتشف الشخص المسؤول ماليا ممتلكات تالفة، فمن الضروري إجراء جرد. يمكنك البدء بذلك عن طريق تقديم طلب كتابي إلى المدير. ولهذا الغرض، يتم إعداد مذكرة لشطب عناصر المخزون.

نموذج العينة:

كيفية رسم SZ بشكل صحيح؟

لا يتم تضمين المذكرة كنوع مستقل من المستندات المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة (OKUD). ولكن غالبا ما يستخدم في ممارسة الأعمال التجارية. يُنصح بإعداده وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات."

الوثيقة التي نتحدث عنها في هذه المقالة يتم إعدادها من قبل الموظف المسؤول عن عناصر المخزون الموجهة إلى رئيس القسم.

ويجب أن يحتوي على طلب الشطب. ووضح أيضًا الأساس الذي يقوم عليه ذلك وأرفق القائمة الكاملة الأصول المادية. يتكون SZ من الأعمدة التالية:

• اسم البضائع والمواد،
• كمية،
• قيمة الكتاب،
• رقم المخزون.

بمجرد الانتهاء من ذلك، يتم تقديم الوثيقة إلى المدير للتوقيع. بعد النظر فيه، إذا تم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى التفتيش، يصدر المدير ويوقع أمراً بإجراء الجرد في نموذج INV-22. يوافق على تكوين اللجنة وتوقيت الجرد ويشير إلى الممتلكات التي يجب فحصها. وبناءً على الأمر، تبدأ عملية الجرد. بعد اكتماله، يتم وضع قانون، على أساسه يتم شطب الممتلكات المتضررة.

عينة من المذكرات

دعونا نلقي نظرة على عدة أمثلة لتصميم SZ. بفضل العينات، يمكنك إعداد المستند الذي تحتاجه بشكل مستقل.

1. غالبًا ما يتعين على المنظمات التجارية التخلص من البضائع التالفة. في هذه الحالة، يقوم موظفو المتجر بإعداد مذكرة لشطب البضائع، والتي يتم تقديمها إلى مدير المتجر للتوقيع.

2. في الإنتاج قد تكون هناك حاجة لشطب المواد غير الصالحة لتصنيع المنتجات. إذا تعذر استخدام المادة لسبب ما، يتم إعداد مذكرة لشطب المواد، وعينة:

3. يلتزم كل صاحب عمل بتزويد موظفيه بالملابس الخاصة وفقاً للأنظمة الموضوعة. عند اهتراء ملابس العمل، يتم شطبها ويتم استبدالها بملابس جديدة للموظف. ولهذا الغرض يتم تعبئة مذكرة شطب ملابس العمل:

4. عند أداء العمل، يستخدم الموظفون الأصول الثابتة للشركة، والتي قد تصبح قديمة أيضًا وتحتاج إلى الاستبدال. ونتيجة لذلك، ينبغي شطب هذه الممتلكات وتزويد العمال بالمعدات الحديثة. يمكنك أدناه رؤية كيف تبدو مذكرة شطب الأصول الثابتة، كعينة.