אני מבקש מכם לנקוט באמצעים הנדרשים. מכתב לדוגמא המבקש הבהרה

כולנו ביקשנו משהו ממישהו בזמן זה או אחר. אל תהיה מופתע. גם אלה שכחישים כעת בעקשנות את עצם העתירה שנשאלה.

תזכרו איך בילדותנו ביקשנו מההורים כסף לגלידה, אחר כך התחננו לציון טוב מהמורים כשרק קצת נפלנו, ובהמשך התחננו ליום חופש נוסף מהעבודה...

עם זאת, משק בית ו שאלות יומיומיותאינם ה"מלווים" היחידים לבקשות.

חיי עסקים אדם מודרניגם קשור קשר הדוק לעתירות. ומכתב הבקשה נחשב מזמן לכלי רב עוצמה עבור השולח להשגת מטרה נתונה.

זהו חלק אינטגרלי וחשוב מאוד תכתובת עסקית. בהתאם לכך, התוצאה הסופית תלויה באופן כתיבת המכתב - האם הבקשה תתקבל או שתקבלו סירוב מנומס:

מנהל יקר של חברת ____!

אנחנו צריכים בדחיפות כסף מזומןלהישג ____. האם תרצה להשתתף?

בכנות, ____.

האם לדעתך מכתב כזה יכול לקבל תגובה חיובית? אפשר להניח שגם סירוב כאן לא יהיה מנומס לגמרי.

חשוב להצליח להרכיב נכון מכתב בקשה על מנת להתקרב ככל האפשר למטרה הנתונה. אחרת, תתעלמו מכם ורק תבזבזו את זמנכם.

מס' 1. פנייה אישית

אין כאן שום דבר יוצא דופן. כולם מכירים היטב את הטכניקה הזו. אבל הרבה אנשים שוכחים מזה. חבל! כי פנייה אישית "עובדת" הרבה יותר מאשר פנייה חסרת פנים.

מי אוהב שפונים אליו "באופן כללי"?! זה כמו רחוב "היי...". מסכים, סביר יותר שתגיב לשמך מאשר לשיחה בסגנון "היי, יקירי!"

כך כתוב במכתב הבקשה. אתה מגיש בקשה ל לאדם ספציפי, אז נסו לברר את שמו המלא של מקבל המכתב.

כמובן, ישנם מצבים בהם גישה זו אינה אפשרית. בכל מקרה, נסה להתאים אישית את ההודעה שלך ככל האפשר.

פחית:« גבירותיי ורבותיי!" אבל יותר טוב: " חברי חינוך ומורים יקרים!».

פחית: « ילדים יקרים!" אבל יותר טוב: " הבנים והבנות היקרים שלנו!».

אנחנו חושבים שהבנתם את הרעיון המרכזי.

מס' 2. למה דווקא הוא?

הסבירו לנמען מכתב הבקשה מדוע שלחתם אליו את בקשתכם. אדם חייב להבין שהוא ייחודי לך והצלחת אירוע זה או אחר תלויה בו.

• אתה מומחה בתחום ____.
• החברה שלך תופסת עמדה מובילה בתחום ____.
• רק המחלקה שלך עובדת בלי ____.

נסו לנצח את הנמען - הוסף בזהירות מחמאות (בגבולות הסביר):

• השלמת ____ בצורה מבריקה בבת אחת.
• אתה האדון הבלתי נלווה של ____ בעיר שלנו.
• הפרויקטים שלך סיפקו שירות שלא יסולא בפז ____.

זכור! מחמאות חייבות להיות ראויות (תכונות אמיתיות, מעשים, מלכות), ולא "מרחיקות לכת".

מספר 3. ושוב היתרונות

יתרונות. כן, אין מנוס. כל אחד מחפש את התועלת שלו, ולא תמיד ב"מונחים כספיים".

ציין את הנימוקים והנימוקים העיקריים לפיהם מועיל למקבל מכתב הבקשה להיענות לבקשתך. "שחק" על חולשות אנושיות.

מה זה יהיה? הכל תלוי במצב הספציפי.

הוֹדָאָה. אתה, בתור ____ ראוי, תשמח לצפות במגרשי המשחקים המאובזרים והמגודרים במיוחד בעיר הולדתך...

שְׁאַפתָנוּת. צריך להקים היום את המומחים שאיתם תצטרך לעבוד מחר. לכן, אתה יכול להשקיע ____ את הידע, הניסיון וה...

אַהֲדָה. למרבה הצער, בעיית ילדי הרחוב דוחקת במיוחד כיום. מספר הילדים המתגוררים ברחובות עירנו כבר מתקרב ל____. הילדים זקוקים להשתתפות, עזרה, אמפתיה. הם לא יכולים להסתדר בלעדינו...

מס' 4. ההצלחות שלך

על הנמען להבין בבירור כי יש לו עסק עם אדם רציני שאינו היום הראשון "בעבודתו" (לא רבים יסכימו לשתף פעולה עם עולים חדשים "שלא נבדקו").

לכן, אם יש הצלחות והישגים ב"רקורד" שלך, עדיף לציין אותם במכתב הבקשה. כך תתגברו בבטחה על מחסום חוסר האמון והספק.

אל תשכח את "ההישגים" בפרויקט לגביו אתה יוצר קשר עם המוען. הטבע האנושי הוא כזה שקשה לנו מאוד להתחיל מאפס. אבל להמשיך (או לסיים) את מה שהתחלת זה עניין אחר.

• בניית ____ כבר הושלמה ב-87%. אבל בלי עזרתך זה לא יושלם בזמן. אנחנו מציעים לך…
• יש לנו כבר ____ לרשותנו. כדי להשיג מטרה נתונה, אנחנו צריכים רק ____.

מס' 5. בקשה ספציפית

אל תסתובב. אל תכסה את בקשתך בערימה של מילים מיותרות ומעורפלות. ציין את הנושא בצורה ברורה.

במה זה צריך להתבטא?

ראשית, הנמען, לאחר שפתח את המכתב, חייב להבין מה הם רוצים ממנו, ולא לפתור חידות בנושא "שואלים אותי או נותנים לי". שנית, בקשתך חייבת להתבטא במספרים ובפעולות מדויקות.

האם אתה רוצה עזרה ספציפית? לאחר מכן בקש ממקבל המכתב לנקוט בפעולות ספציפיות.

• אנחנו צריכים $3,250 עבור ____ לפני השלמת פרויקט ____.
• אנחנו מחכים לכם ב____. אירוע איסוף ____ יתקיים ב-17 בנובמבר בשעה 14:30 בשעה ____.
• אנו מבקשים ממך להפחית את דמי השכרת הרכב שלך ל-$10 ליום.

מס' 6. שמות גדולים

עוד טכניקה מעניינת המגבירה את האפקטיביות של מכתב בקשה. הוא מורכב מכיסוי של יחידים (חברות) שכבר נתנו את הסכמתם להשתתף בפרויקט.

בכך אתה מעודד את הנמען לקבל תוצאה חיובית (« כן, אם ____ הסכים, אז למה אני גרוע יותר?!»).

• ____ כבר משתתפים באופן פעיל ב____ שלנו.
• אנשים כבר נרשמו ל"מרתון" המקצועי עליו הכרזנו בנושא ____ ____.

מס' 7. תוצאות חשובות

הכל פשוט כאן. הקפידו לסכם את התוצאות (נקודות משמעותיות והדגשים עיקריים) בסוף המכתב.

• ההשלמה המוצלחת והרווחה הנוספת של ____ תלויה כעת בהחלטתך.
• ____ אנשי מקצוע צעירים תולים בך תקוות.
• אמהות צעירות ותינוקותיהן מצפים להופיע בעירנו ____.

מס' 8. אנשי קשר

« וזה כל כך ברור!", אתה אומר. מובן, אבל לא לכולם. יש לספק את פרטי ההתקשרות במלואם.

עם זאת, אין צורך "להגזים" ולציין הכל צורות אפשריותמשוב או להיפך - על ידי שליחת מכתב אל אימייל, זה נאיבי להאמין שכתובת ההחזרה מספיקה.

הציעו למקבל מכתב הבקשה 2-3 אפשרויות לפרטי התקשרות. זה די מספיק.

רמרק

בגלל זה…

היה פתוח וכנה ככל האפשר בעת כתיבת מכתב הבקשה שלך.

זהו כלל התוצאה הראשונה.

שיהיה לך יום נעים ותמיד תהיה במצב רוח טוב!

זהו מכתב רשמי בו פונים בנימוס לשותפים, לקוחות ומשקיעים בבקשה ספציפית, מכתב בקשה הוא אחד מסוגי ההתכתבות העסקית הנפוצים ביותר. מילוי הבקשה תלוי במידה רבה ביכולת לשכנע מישהו להביע את בקשתו. לדוגמא:

. אדונים נכבדים! פעם ברבעון.

. הספקים האחרים שלנו ב. המדינה שלך כבר הסכימה לתנאים אלה. אנו מקווים לקבל מ. יש לך מענה חיובי לבקשתנו. עם..

. אדונים נכבדים!

. אנו יוצרים איתך קשר עם בקשה למכירת ניירות הערך הבאים מהחבילה שלנו:מניות לפי מחיר. ההגבלה תקפה עד (תאריך) . ניירות ערךיש למשוך מחשבון ההפקדה שלנו. אנא זיכו גם את המקבילה לחשבוננו

. בכנות.

. אדונים נכבדים!(שם המדינה) . אני רואה צורך לדון באופן אישי עם. יש לך שאלות לגבי שטח הפעילות, עמלות, ערבויות הגנת לקוחות. אני רוצה להציע. תאריך הפגישה שלך:(תאריך) לשעה

. אנא עדכן אותי אם אתה מרוצה. תאריך ושעת הפגישה שלך. אני נשאר עם כבוד..

. יָקָר /

. לאחרונה בנינו מפעל לעיבוד ירקות, ולמרבה הצער, אין לנו מספיק כסף לרכוש ציוד לעיבוד ירקות

. נהיה אסירי תודה אם. הענקתם לנו הלוואה לטווח ארוך בסכום 200,000 (מאתיים אלף) Hryvnia. הוסף למכתב מסמכים נדרשים: הסכם לרכישת ציוד; בדיקת היתכנות להחזר הלוואות. מכיוון שבעיה זו דורשת פתרון מיידי "סריגה, אנו מבקשים מכם להגיב בהקדם האפשרי. סויו ...

. אדונים נכבדים!

. אחד מלקוחותינו הגיש בקשה לאספקת אצווה גדולה(שם מוצר) . למרבה הצער, אין לנו את המוצר הזה במבחר שלנו, ואנו רוצים לבקש אותו. אתה מגיש הצעה מתאימה ללקוח שלנו, וגם שולח אלינו עותק מהמכתב

. על ידי. עבור שירותיך, אנו מבקשים ממך לצבור עמלה בסכום של%

. אנא עדכן אותי אם אתה יכול. כבר שלחת את הסחורה שהוזמנה ואתה מסכים. ב העמלות שאנו מציעים

אנחנו רק נגיע מ. תגובתך החיובית, אנו נודיע מיד לכתובת הלקוח שלנו

. אנו מקווים לשיתוף פעולה מועיל הדדי בין החברות שלנו

. בברכה ו איחולים לבביים

. יָקָר /

. התעניינו במוצרים חדשים ש... אתה מפרסם, אז נהיה אסירי תודה אם. אתה תשלח לנו מידע מפורטוקטלוג פרסום מאויר

. נשמח לשתף פעולה. אתה

מחזור אופייני

1. אנא הודע (שלח, שלם, אשר, שקול)

3. נא להעביר אלינו באמצעות. נציגך מציג חוברות פרסום וקטלוגים. המוצרים החדשים שלך

4. לא מצאנו שגיאה בחשבונית האחרונה שלנו מתאריך (תאריך). נהיה אסירי תודה אם. אתה תבדוק שוב

5. אנו מבקשים ממך לשלוח את הסחורה שהוזמנה מיד לאחר ייצורם

יהיו 6. אתה מאוד אסיר תודה אם. אתה

7. כל בבקשה חוט לנו תשובה בהקדם האפשרי

8. בבקשה. עליך ללמוד היטב את תנאי התשלום החדשים שלנו, המפורטים ב. תנאים כללייםהסכם (אנו מוסיפים את הטקסט של המסמך), ונותנים תשובה סופית

9 ישמחו אם. אתה מסכים לשתף איתנו פעולה

10. בהתאם לסעיפים בהסכם שלנו, אנו מבקשים. אתה

11. כל חסד לשלם את החשבון בהקדם האפשרי (בדחיפות, ללא דיחוי)

12. נהיה אסירי תודה אם. אתה מסכים למכור לנו את הסחורה שלך על בסיס ניסיון

זה יהיה 13. אתה מחויב אם. אנא שקול את התיקונים שלנו ל

15. אם אפשר, בבקשה. לספק לך את כל הנתונים הראשוניים

16. אנא הודע לנו. עם מאפיינים טכניים(שם מוצר)

17 עדיין לא יכול. האם אתה מספק מחירים עבור (שם המוצר)?

18. נשמח לדעת

19. עשו לעצמכם טובה והגישו את ניירת הביטוח המלאה שלכם.

20 *. אנו מבקשים מכם להחזיר מיד עותק אחד של ההסכם החתום

21. אנא בדוק היטב את החוזה שנוסף

22. נא לאשר את הגעתך לפגישה

23. אם. אתה מרוצה מהתנאים שלנו, אנא גרף את נכונותך לחתום על חוזה בין החברות שלנו. אנו מקווים לתגובה מהירה ומאחלים לך הצלחה

24. אנו מבקשים ממך לשקול את הצעותינו בהקדם האפשרי (בהקדם) ולהודיע ​​לנו על החלטתך

25. בבקשה. להמיר אותך תשומת - לב מיוחדתעַל

26. אנו פונים אליך בבקשה לתרומה קטנה לקרן

27. ראשית, אנא ספר לנו אילו אמצעים יכולים לעזור. אתה תתגבר על הקשיים האלה

28. עקב הקשיים שנוצרו, אנו מבקשים מכם לשלוח אלינו מספר מומחים מנוסים שיוכלו לייעץ. אנו מקווים שכן. אתה לא תסרב לעזור לנו

29. זה יהיה נחמד אם. אישרת את החלטתך בכתב

31. נהיה אסירי תודה אם. תודיע לנו בכתב על

32. אנו מבקשים בחביבות. אתה מתקשר אלינו

33 יהיה אסיר תודה אם. אתה תשקול את ההצעות שלנו בהקדם האפשרי ותודיע לנו על החלטתך בהקדם האפשרי.

34. אם זו הצעה. אינך מרוצה, נא לציין את הסיבה

35. חשוב לנו מאוד לקבל מידע מפורט על החברה (שם) כי נרצה לשתף איתה פעולה

36. אתה תעשה לנו שירות שלא יסולא בפז אם תספק מידע אובייקטיבי על החברה (שם)

37. מכיוון שמידע זה חשוב לנו מאוד, נעשה זאת. תודה על ההסברים המפורטים

38 כדי להכין דו"ח מפורט על העבודה שנעשתה, אנחנו צריכים. נרצה לקבל. תשובתך תגיע בקרוב. אנו מביעים את תודתנו מראש

39. סליחה על הטרחה הנוספת. הם לא יעשו זאת. אתה מספיק אדיב לספק לנו הסברים כתובים על

40 יהיו אסירי תודה אם. נציגך יגיע לבצע את ההליך הנדרש

41. בבקשה. אתה עומד בכל נקודות ההסכם שלנו וממלא הזמנות לקוחות ברמה המתאימה

42. בבקשה. עליך ללמוד היטב מכתב זה, להקשיב לעצות שלנו ולנקוט בכל האמצעים הדרושים כדי לפתור את הבעיה.

43. אנא עיין ובדוק היטב את כל רשימות החשבוניות המשולמות

44. נא לספק לנו הנחה של % על אספקת חומרים וציוד לבנייה (מבנה) (שם החפץ)

מכתב בקשה

מכתב בקשה הוא אולי הצורה הנפוצה ביותר של התכתבות עסקית. מספר המצבים המחייבים הגשת בקשה מטעם משפטי או אִישִׁי, לא ניתן לספור. זֶה קבלת המידע, דוגמאות מוצרים, תיאום פעולות, מוטיבציה לנקוט בכל פעולה וכו'.

ההרכב והמבנה של מכתב בקשה אינם שונים בהרבה מהמכתבים הסטנדרטיים (ראה מכתבים עסקיים. כללי עיצוב. מבנה מכתבים). בְּדֶרֶך כְּלַל, טקסט מכתב הבקשהמורכב משני חלקים:

1. חלק מבוא, בו נאמר מהות העניין בצורה סיפורית, מוסברים המניעים והסיבות להגשת הבקשה. הביטויים הסטנדרטיים הבאים משמשים כאן לעתים קרובות:

• הסיבה לעתירה
  • עקב אי קבלה...
  • בהתחשב במשמעות החברתית...
  • תוך התחשבות (שיתוף הפעולה לטווח ארוך שלנו)...
  • בהתחשב (באופי ארוך הטווח והפורה של הקשרים העסקיים שלנו)...
  • עקב אי ההתאמה בין מעשיך להסכמים מקובלים בעבר...
  • עקב איחור בקבלת המטען...
  • בהתבסס על תוצאות המשא ומתן על...
    וכולי.
• מטרת הבקשה
  • על מנת לעמוד בצו...
  • על מנת לפתור את הבעיה במהירות האפשרית...
  • לתיאום בעיות...
  • על מנת להבטיח את בטיחות מעבר המטען...
  • כדי למנוע מצבי קונפליקט...
    וכולי.
• קישורים לעילות ערעור
  • בהתאם להסכם שהושג קודם לכן...
  • בקשר לפנייה אלינו...
  • בהתבסס על הסכם בעל פה...
  • מבוסס על שלנו שיחת טלפון...
  • על פי צו הממשלה...
  • על פי הפרוטוקול על אספקה ​​הדדית...
    וכולי.

יש להשתמש בכל הביטויים לעיל תוך התחשבות בהקשר ובמצב הדיבור.

כמעט כל הביטויים הסטנדרטיים מתחילים ב מילת יחס נגזרתאו מצירוף מילת יחס. כדאי לשים לב לשימוש הנכון במילות יחס אלו עם שמות עצם, שהן בעיקר במקרי גניטיב ותאריך.

2. בעצם בקשה. כאן ביטוי המפתח של האות כולל מילים שנוצרו מהפועל לִשְׁאוֹל. השימוש בו מוסבר על ידי דרישות נימוס לטקסטים עסקיים והחוקים הפסיכולוגיים של תקשורת עסקית - אדם מסכים יותר לבצע פעולה המתבטאת בצורה של בקשה ולא בצורה של דרישה.

במקרים מסוימים, הבקשה עצמה, המתבטאת באופן תיאורי, עשויה שלא להכיל את הפועל הזה, למשל: אנו מקווים שתשקול את האפשרות לשקול את הצעתנו בתוך התקופה שצוינה.

ניתן להגיש את הבקשה בגוף ראשון יחיד (" לִשְׁאוֹל..."), גוף ראשון רבים (" אנא..."), גוף שלישי יחיד (בדוגמה במקרה הזהשמות עצם בעלי משמעות קולקטיבית משמשים: " ההנהלה שואלת... ", "המינהל שואל... ", "מועצת העבודה מבקשת... " וכו'), מגוף שלישי רבים, אם נעשה שימוש במספר שמות עצם בעלי משמעות קולקטיבית ( המינהל ומועצת העבודה מבקשים... ).

אם מכתב הבקשה הוא רב מימדי, אז ההרכב של החלק השני של מכתב כזה עשוי להיראות כך (חלקים מהחיבור חייבים להתאים לחלוקת הפסקה של הטקסט):

בבקשה בבקשה...)
...
במקביל אני שואל...(גם אנחנו שואלים...)
...
גם אני שואל... ( אנחנו גם מבקשים...)
...
וכו '

בעת עריכת מכתב בקשה, כדאי לקחת בחשבון המלצות כאלה:

1. בעת הגשת בקשה, הדגש את האינטרס שלך או של הארגון שלך למלא אותה.
2. בשום פנים ואופן לא להתחיל מכתב במילה "בבקשה..." - יותר טקטי להסביר תחילה את הסיבות לבקשתך (גם אם כל הפרטים כבר סוכמו עם הנמען).
3. אל תמהרו להודות לנמען מראש. על ידי כך אתה מעמיד גם את עצמך וגם את הנמען במצב לא נוח. נסו לומר תודה כשתגלו שבקשתכם נענתה.

בעת ניסוח בקשה, נעשה שימוש לעתים קרובות בביטויים הסטנדרטיים הבאים:

• אנו פונים אליכם בבקשה...
  ...על משלוח לכתובת שלנו...
  ...על הכיוון לכתובת שלי...
  ...על הגירוש לארגון שלנו...
  ...על לתת לי...
• אנו מבקשים (שואלים) אותך (אתה)...
  ...תגיד לנו)...
  ...שלח לי)...
  ...הצג בדחיפות...
  ...דווח מיד...
  ...להודיע ​​(הנהלת החברה) על...
  ...עדכן אותי על...
• אני מבקש את הסכמתך (ממך) ל...
  ...שלח ל...
  ...מספק לנו...
  ...היכרות עם...
  ...העברה... של הציוד הבא...
• אנו מבקשים את עזרתכם (מכם) ב...
  ...קבלה...
  ...שלח בהקדם האפשרי...
  ...לספק מידע נוסףיחסית...
  ...מבצעים...
• אני מבקש את ההוראות שלך (שלך)...
  ...כדי להגיע להסכם על...
  ...למשלוח מהמחסן הארגוני... לנציג...
  ...כדי להכין מסמכים על...
  ...לבדיקה...
• אנו מבקשים מכם לא לסרב לאדיבות ו... .

כנראה כולם נאלצו לפחות פעם אחת להתמודד עם הצורך לכתוב מכתב עסקי. כשמרכיבים אותו, מגיעים בעל כורחו למסקנה שזה בכלל לא קל. יש הרבה חוקים וכללים לכתיבה מכתבי עסקים, שאתה צריך לדעת. המאמר מתאר בפירוט את תהליך עריכת המסמך, מספק דוגמאות של מכתבים עסקיים ודן בסוגיהם ובעיצובם.

טופס

טפסים מוכנים יוסיפו מוצקות ויצביעו על אמינות החברה. הם מכילים את המידע הדרוש על הארגון, כגון:

• שֵׁם.
• כתובת.
• מספרי טלפון ליצירת קשר.
• אתר אינטרנט.
• אימייל.
• סֵמֶל.
• פרטים נוספים ליצירת קשר.

אין כללים נוקשים לגבי טפסים. לכן, כל ארגון מחליט באופן עצמאי איזה מידע לכלול בהם.

איך לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה? הכנה

מכתבים עסקיים נכתבים ומעוצבים בצורה מסוימת, בכפוף לכללים ולדרישות הטבועות בהם. בהתאם למטרה, המחבר חושב על התוכן לפרטי פרטים על מנת להשיג את התוצאה אותה הוא מחשב. עליו להבין בבירור איזה מידע כבר יודע הנמען על נושא המכתב, על מה לבסס אותו ומה יהיה חדש בו. הטיעונים תלויים באיזו מטרה שואף המחבר. ניתן לחלק את תהליך הכנת מכתב עסקי לשלבים הבאים:

• לומדים את הנושא.
• כתיבת טיוטת מכתב.
• האישור שלה.
• הַחתָמָה.
• הַרשָׁמָה.
• שולחים לנמען.

מבנה מכתבים עסקיים

בעת חיבור מכתב, יש צורך להרוות אותו במידע, כלומר לשים שם את כל המידע הדרוש. זה יכול להיות פשוט או מורכב. במכתב פשוט, התוכן מעביר בצורה ברורה ותמציתית מידע שבדרך כלל אינו מצריך תגובה מהנמען. אחד מורכב יכול להיות מורכב ממספר סעיפים, נקודות ופסקאות. כל פסקה מציגה היבט אחד של מידע. סוגים אלה של דוגמאות מכתבים עסקיים מורכבים בדרך כלל מקטע היכרות, גוף וקטע סיום.

להלן דוגמה לכתיבת מכתב עסקי – חלק ההיכרות שלו.

החלק העיקרי מתאר מצבים ואירועים, מספק ניתוח והוכחות שלהם. בחלק זה הם משכנעים שהם צריכים לפעול בצורה כזו או אחרת, להוכיח איך היו הדברים ולהודיע ​​על הצורך להשתתף בכל אירוע, תוך נימוקים שונים.

המסקנה מכילה מסקנות הנעשות בצורת הצעות, בקשות, תזכורות, סירובים וכדומה.

דוגמה לכתיבת מכתב עסקי - חלקו האחרון - מובאת להלן. זה מסכם את הדרישה האמורה בראשי.

כל המידע המסופק צריך להיות עקבי ומובן בצורה מיטבית.

כל אות מתחילה בכתובת ממורכזת. החלק הקטן הזה חשוב ביותר. בבחירתו, על המחבר לשקול:

• עמדת הנמען.
• אופי הקשר.
• רִשְׁמִיוּת.
• כְּלָלֵי הִתְנַהֲגוּת.

צריך להיות טופס מנומס בסוף המכתב. לדוגמה: "...אני מביע תקווה לשיתוף פעולה נוסף (תודה על ההזמנה)..." ביטויים אלו מלווה בחתימת המחבר.

סִגְנוֹן

יש לשמור את כל המכתבים סגנון עסקי רשמי, שפירושו שימוש באמצעי דיבור עבור רשמי קשרים עסקיים. התכונות של שפה כזו נוצרות בנסיבות הבאות:

• המשתתפים העיקריים בקשרים העסקיים הם גורמים משפטיים, אשר מטעמם נכתבים מכתבים מטעם מנהליהם ופקידיהם.
• היחסים בארגונים מוסדרים בקפדנות.
• נושא התקשורת הוא פעילות החברה.
• למסמכי ניהול יש בדרך כלל נמען ספציפי.
• לעתים קרובות, במהלך פעילותו של ארגון, מתרחשים אותם מצבים.

בהקשר זה, המידע הכלול במכתב עסקי צריך להיות:

• רשמי, לא אישי, תוך שימת דגש על המרחק בין המשתתפים בתקשורת.
• ממוען, מיועד לנמען ספציפי.
• עדכני בזמן כתיבת שורות אלה.
• אמין וחסר פניות.
• מנומקים כדי לגרום לנמען לבצע כל פעולה.
• מלא לקבלת החלטות.

דרישות

מכתב עסקי חייב לעמוד בדרישות הבאות:

• הדיבור מתוקנן בכל הרמות - מילוני, מורפולוגי ותחבירי. הוא מכיל הרבה ביטויים, מונחים ונוסחאות.
• נימת הכתיבה ניטרלית, מאופקת וקפדנית, ללא שימוש בשפה רגשית ואקספרסיבית.
• דיוק ובהירות הטקסט, ללא טעויות לוגיות, בהירות והתחשבות בניסוח.
• תמציתיות וקיצור - ללא שימוש בביטויים הנושאים משמעות נוספת.
• השימוש בנוסחאות שפה שנוצרו כתוצאה ממצבים חוזרים ונשנים.
• השימוש במונחים, כלומר, מילים או ביטויים בעלי מושגים מיוחדים.
• השימוש בקיצורים, שיכולים להיות מילוניים (כלומר, מילים מורכבות שנוצרו על ידי הסרת אותיות מחלקי מילים: LLC, GOST וכן הלאה) וגרפים (כלומר, ייעודי מילים בצורה מקוצרת: grn, zh-d, וכו.).
• השימוש במבנים במקרים גניטיביים ואינסטרומנטליים.
• ביטויים עם שמות עצם מילוליים ("לספק תמיכה" במקום "תמיכה").
• שימוש במשפטים נפוצים פשוטים.

דוגמאות המכתבים העסקיים שלמעלה למטה מוצגות ב גרסה מלאה(עם החלק העיקרי). המידע עונה על כל הדרישות של סגנון עסקי רשמי.

סוגי מכתבים עסקיים

עדיף לכתוב מכתב עסקי בנושא ספציפי אחד. אם יש צורך לפתור מספר בעיות בבת אחת, מומלץ לשרטט מספר אפשרויות שונות.

מכתבים עסקיים יכולים לכלול את התוכן הבא:

• מתלווה. בדרך כלל יש צורך במכתבים כאלה כדי ליידע אותך לאן לשלוח מסמכים.
  (איך כותבים מכתב עסקי? דוגמה מכתב כיסוייעזור למי שצריך לערוך מסמך מסוג זה.)

• מוּבטָח. הם נכתבים כדי לאשר כל הבטחה או תנאי. כך למשל ניתן להבטיח תשלום עבור עבודה, שכירות, זמני אספקה ​​וכו'.
• תודה. הם החלו לשמש לעתים קרובות במיוחד ב לָאַחֲרוֹנָה. מכתבים כאלה מראים צורה טובה. שותפויות. ניתן להנפיק אותם על נייר מכתבים רגיל או על נייר צבעוני עם הדפס יפה.
  (איך כותבים מכתב עסקי? מכתב תודה לדוגמא נערך בצורה חופשית, בהתאם למשימות שהוא פותר. ב במקרה הזהמכתב ב- צורה קצרהמבטא את מהותו. דוגמה כזו, עשויה על נייר צבעוני עם קישוט, יכולה לתלות על הקיר בשטח החברה במקום של כבוד.)

• מידע.
• מְאַלֵף.
• מזל טוב.
• פִּרסוּם.

יש גם אותיות:

• הצעות לשיתוף פעולה. נפוצים למדי בתקופה האחרונה, הנשלחים לארגונים, הם לרוב בעלי אופי פרסומי, למשל, כמו המדגם הזה. זה די קשה לכתוב מכתבים מסחריים; אתה צריך לקחת בחשבון ניואנסים רבים כדי למשוך תשומת לב, ואף יותר מכך, להתעניין. אבל אם מרכיבים אותו לפי המדגם למטה, יש לו כל סיכוי להצליח.

• הזמנות. הם נשלחים, מזמינים אותם להשתתף באירועים שונים. בדרך כלל הם מופנים למנהל או לפקיד, אך ניתן לפנות גם לצוות שלם.
• בקשות.
• הודעות.
• בקשות ועוד רבות אחרות.

איך לכתוב תגובה למכתב. דוגמא

יש להתחיל בתשובה לחזור על הבקשה האמורה במכתב הראשון. לאחר מכן ניתנות תוצאות בחינתו ומובאים אישור או נימוק לסירוב. מכתב תגובה עסקי עשוי להכיל פתרון חלופי למידע הצפוי. בדרך כלל הוא עונה על העקרונות הבאים:

• זמינות קישור לאות הראשונה ותכולתה.
• אמצעי שפה זהים.
• היקף והיבטי תוכן דומים.
• עמידה ברצף מסוים.

תַפאוּרָה

בנוסף לשימוש בניירות מכתבים ארגוניות למכתבים עסקיים, יש צורך לקחת בחשבון דקויות נוספות בעת עיצובם. מדובר בפרטים, כללים לקיצורים, כתיבת כתובות, כותרות, אורך טקסט, רוחב שדות ועוד.

דוגמאות של מכתב עסקי עוזרות לך להרכיב אותו, תוך התחשבות בכל הדקויות והניואנסים. הם משמשים גם עובדי משרד מתחילים וגם עובדים מנוסים. בזכות הדוגמאות הם לומדים לכתוב מכתבים בצורה נכונה וחוסכים זמן רב.

מכתב בקשה

בקשה בכתב המופנית לנציגי ארגון (נשלחת בדרך כלל למנהל) או לאדם ספציפי, שנערכה לצורך קבלת מידע, מתן גישה למסמכים עסקיים או בקשה לבצע עבודה כלשהי, נקראת מכתב בקשה. . על פי כללי העבודה המשרדית, הנמען של התכתבות אל חובהחייב לתת מענה למכתב כזה.

מכתב בקשה לדוגמא

הכללים לחיבור מכתב בקשה תואמים את הקנונים המקובלים של התכתבות עסקית. צורת המכתב המכיל בקשה היא הנפוצה ביותר בהתכתבות עסקית, ולכן מספקת מגוון אפשרויות כתיבה. הכי המלצות כלליותשאפשר לתת כדי לעזור לכותב מכתב כזה - היצמד לפשוט ו סגנון קצרהצהרות עם ספציפיות חובה של הפעולות שיש לבצע, למשל: "אני מבקש סיוע...", "אני מבקש ממך..." (אחר כך מצוין הפעולה הספציפית), "אני מקווה לתמיכתך ב- השגת...", וכו'.

ככלל, מכתב בקשה רשמי נכתב על נייר המכתבים של השולח והמבנה שלו כולל את הסעיפים הבאים:

פרטים המציינים את מספר הרישום של התכתובת היוצאת ותאריך יצירת המכתב

נתונים אישיים של כותב ההתכתבות (תפקיד ושם מלא)

כותרת המכתב המתאר את מהות הבקשה

כתובת מכובדת לנמען ההודעה, שמתחילה לרוב ב"יקירי..."

מהות הבקשה עם אזכור של הפעולה שהשולח רוצה ליזום בבקשתו

במקרים מסוימים, בטקסט של המכתב ראוי להשתמש בביטוי על פתרון כביכול מוצלח של המקרה, למשל, "תודה מראש על השתתפותך..."

חתימת כותב מכתב הבקשה המציינת את נתוניו.

בעת חיבור הטקסט, ניתן להקדים את הבקשה העיקרית בהקדמה, בה יש צורך לפרט בקצרה את הסיבות ליצירת קשר עם הנמען. אם המדגם מכיל מספר בקשות, מותר להשתמש בניסוח כמו: "גם אני שואל...", "במקביל לבקשה הנ"ל, אני פונה אליכם עם...". כל נושא חדש לבחינה חייב להיות מוצג בפסקה נפרדת. על פי כללי התכתבות עסקית ניתן לשלוח תשובה לבקשה מורכבת במכתב אחד עם הערות לכל בקשה. סוג זה של התכתבות מפחית את כמות הניירת ואת הזמן המושקע בקריאה ועיבוד של תיעוד נכנס.

במקרה שאופי ההתכתבות מאפשר קביעת פרק זמן לבחינת הבקשה וקבלת תוצאה, יש להביע נכונה בנוסח המכתב את הרצון לקבל מענה תוך התקופה שנקבעה.

מכתב עסקי חייב להכיל את פרטי הקשר של השולח. נתונים אלו מצוינים כך שבמידת הצורך תהיה למקבל המכתב הזדמנות ליצור קשר ישירות עם שולח הבקשה.

הורד

מכתב בקשה לדוגמה: pismo-prosba.doc (הורדות: 8038)

מכתב בקשה הוא בקשה לקבל מידע נחוץ, סחורות, שירותים, מסמכים, על מתן המלצות, על ארגון פגישה וכו'. בעת עריכתו, אתה צריך להצדיק את הצורך למלא את הבקשה. זה יכול להיות מופנה לאדם ספציפי או ישות משפטית- ארגונים. הסוג הזהמכתבים עשויים להכיל יותר מבקשה אחת.

איך כותבים מכתב בקשה

למכתב בקשה יש מבנה דומה למבנה הכללי של מכתב עסקי והוא כמעט זהה בצורתו למכתב בקשה. רישומו מתבצע על גבי נייר המכתבים של הארגון. בדרך כלל הוא חתום על ידי ראש הארגון או גורם מוסמך.

דוגמאות לביטויי מכתבים עסקיים - בקשות

סיבה לבקשה:

בקשר עם&hellip

שוקל&hellip

בתצוגה&hellip

מבוסס על&hellip

למטרה&hellip

מבוסס על&hellip

לפי&hellip

לפי&hellip

טקסט הבקשה:

אנו מבקשים מכם לשקול/לספק/לבצע/לדווח/להודיע/לשלוח בדחיפות &hellip

אנו פונים אליך עם בקשה&hellip

אנו מבקשים את עזרתכם ב...

אנו מבקשים את הסכמתכם ל...

אנחנו גם מבקשים מכם&hellip.

מכתב בקשה מחייב כתיבת מכתב תגובה.

מכתבי עסקים

מכתב בקשה הוא אולי הצורה הנפוצה ביותר של התכתבות עסקית. לא ניתן לספור את מספר המצבים המחייבים הגשת בקשה מטעם אדם משפטי או טבעי. מדובר בהשגת מידע, דוגמאות מוצרים, תיאום פעולות, גרימת פעולה כלשהי וכו'.

ההרכב והמבנה של מכתב בקשה אינם שונים בהרבה מהמכתבים הסטנדרטיים (ראה מכתבים עסקיים. כללי עיצוב. מבנה מכתבים). ככלל, הטקסט של מכתב בקשה מורכב משני חלקים:

1. חלק מבוא. כאשר מהות העניין מובאת בצורה סיפורית, מוסברים המניעים והסיבות להגשת הבקשה. הביטויים הסטנדרטיים הבאים משמשים כאן לעתים קרובות:

הסיבה לעתירהעקב אי קבלה. בהתחשב במשמעות החברתית. תוך התחשבות (שיתוף הפעולה לטווח ארוך שלנו). בהתחשב (באופי ארוך הטווח והפורה של הקשרים העסקיים שלנו). עקב חוסר ההתאמה של פעולותיך להסכמים מקובלים בעבר.

עקב איחור בקבלת הסחורה.

בהתבסס על תוצאות המשא ומתן בנושא של. וכולי.

מטרת הבקשהעל מנת לבצע את הפקודה. על מנת לפתור את הבעיה במהירות האפשרית. לתיאום נושאים. כדי להבטיח את בטיחות מעבר המטען.

למנוע מצבי קונפליקט וכו'.

קישורים לעילות ערעורבהתאם להסכמה שהושגה קודם לכן... בקשר לפנייה אלינו. מבוסס על הסכם בעל פה. על סמך שיחת הטלפון שלנו. לפי צו הממשלה.

לפי פרוטוקול אספקה ​​הדדית.

יש להשתמש בכל הביטויים לעיל תוך התחשבות בהקשר ובמצב הדיבור.

כמעט כל הביטויים הסטנדרטיים מתחילים במילת יחס נגזרת או בביטוי מילות יחס. כדאי לשים לב לשימוש הנכון במילות יחס אלו עם שמות עצם, שהן בעיקר במקרי גניטיב ותאריך.

2. בעצם בקשה. כאן ביטוי המפתח של האות כולל מילים שנוצרו מהפועל לִשְׁאוֹל. השימוש בו מוסבר על ידי דרישות נימוס לטקסטים עסקיים והחוקים הפסיכולוגיים של תקשורת עסקית - אדם מסכים יותר לבצע פעולה המתבטאת בצורה של בקשה ולא בצורה של דרישה.

במקרים מסוימים, הבקשה עצמה, המתבטאת באופן תיאורי, עשויה שלא להכיל פועל זה, למשל: אנו מקווים שתמצא את האפשרות לשקול את הצעתנו בתוך התקופה שצוינה.

את הבקשה אפשר להגיש בגוף ראשון יחיד (בבקשה), בגוף ראשון רבים (פרוסים), בגוף שלישי יחיד (במקרה זה משתמשים בשמות עצם בעלי משמעות קולקטיבית: ההנהלה שואלת. , המינהל שואל. , מועצת העבודה שואלת וכו'), מגוף שלישי רבים, אם משתמשים במספר שמות עצם בעלי משמעות קולקטיבית (המינהל ומועצת העבודה שואלים).

אם מכתב הבקשה הוא רב מימדי. אז החיבור של החלק השני של מכתב כזה עשוי להיראות כך (חלקים מהחיבור חייבים להתאים לחלוקת הפסקה של הטקסט):

לִשְׁאוֹל. (אנא.)

במקביל אני שואל. (גם אנחנו שואלים.)

גם אני שואל. (גם אנחנו שואלים.)

בעת עריכת מכתב בקשה, כדאי לקחת בחשבון המלצות כאלה.

1. בעת הגשת בקשה, הדגש את האינטרס שלך או של הארגון שלך למלא אותה.

2. בשום פנים ואופן לא להתחיל אות במילה בבקשה. - יותר טקטי להסביר תחילה את הסיבות לבקשתך (גם אם כל הפרטים כבר סוכמו עם הנמען).

בעת ניסוח בקשה, נעשה שימוש לעתים קרובות בביטויים הסטנדרטיים הבאים:

אנו פונים אליך בבקשה.

לגבי שליחה לכתובת שלנו.

לגבי הכיוון לכתובת שלי.

לגבי השליחה לארגון שלנו.

על לתת לי. אנחנו שואלים (שואלים) אותך (אתה).

מכתב בקשה יעיל ב-5 שלבים

כל מכתב בקשה חייב להיות מורכב מרציונל מחושב היטב והצהרה ברורה של הבקשה. בנוסף, ניתן להשתמש בטכניקות המגבירות את יעילות הכתיבה.

שלב 1. למי אתה פונה בבקשה שלך?

פנה לנמען באופן אישי, רצוי בשם פרטי ובפטרון:

איבן איבנוביץ' היקר!, "מר איבנוב היקר!"

"קולגות יקרים!", "מנהלים יקרים!", "עובדים זוטרים יקרים!", "עובדי משאבי אנוש יקרים!"

מכתב בקשה. מכתב בקשה לדוגמא

מכתב בקשה הוא סוג של מסמך, שמטרתו להשיג מידע כלשהו, ​​לעודד פעולה כלשהי או לספק מסמכים מסוימים. כלומר, טיבו של המכתב אינו מסחרי.

מכתב בקשה יכול להיות מופנה לאדם ספציפי או לארגון כולו. על פי כללי הנימוס, ההנחה היא שעל המוען לתת עליה תשובה.

לפניכם מכתב בקשה שדוגמא ממנו ניתנת להורדה בוורד.

המכתב כתוב על נייר המכתבים של הארגון (אם קיים, והמכתב נכתב מטעם הארגון), ועליו להכיל את הבלוקים הבאים:

כובע. מכתב אל וממי

החלק העיקרי, לרבות הערעור, כתב הבקשה עצמו, תיאור מפורטהסיבות שבגינן יש למלא בקשה זו (ככל שהבקשה שלך מוצדקת יותר, כך גדל הסיכוי שהיא תתמלא)

חתימה, תאריך

ככלל, ביטויים טיפוסיים משמשים במכתבי בקשה:

"אנו מבקשים ממך לשקול//לספק// לבצע//לדווח//להודיע"

"אנו פונים אליך בבקשה...", "אנו מבקשים את עזרתך ב..."

"אנו מבקשים את הסכמתך ל..."

"אנחנו גם מבקשים מכם..."

סגנון המכתב חייב להיות רשמי וענייני, בהתאם לכל הנורמות של התכתבות עסקית.

אם ישנן מספר בקשות, אז עדיף לשקף אותן במכתב בקשה אחד, במקום לכתוב מכתב נפרד לכל בקשה.

דוגמאות למכתב בקשה (החלק העיקרי של המכתב):

תושבי הכפר פונים אליכם... עם אוכלוסיה של... אנשים. אין כרגע ספק באזור שלנו המספק גישה אמינה לאינטרנט מהיר. עם זאת, צורך כזה קיים, ולשירות זה יהיה ביקוש רב.

אנו מבקשים מכם לשקול אפשרות לארגן קו ייעודי לחיבור לאינטרנט.

אנטון פטרוביץ' היקר!

דיירי בתים... st. נקבע עם בקשה לגינון של האזור המקומי. אין בחצר מקום מסודר להליכה עם ילדים קטנים. אנו מבקשים מכם לסייע בארגון מגרש משחקים.

יש גם בעיה חריפה עם זמינות מקומות חניה. בחצר שלנו יש צורך לפתח בנוסף אזור חניה לאחסון מכוניות של דיירי בתים סמוכים.

אנו מקווים להבנתכם ולעזרתכם.