איך לכתוב מכתב עסקי לדוגמה. נימוס מכתבים עסקיים: דרישות וכללים לכתיבה
יש לכם שאלות דחופות לארגון שכדאי לרשום? במקרה זה, כתיבת ערעור בכתב היא הכרחית. עם זאת, לא הכל פשוט כמו שזה נראה. כתיבת מכתב עסקי מוכשר הוא מדע שלם. וזה לא יזיק לכולם ללמוד או לזכור את הכישורים הבסיסיים של הידור.
ראשית, בואו נחליט על השיטה שהכי נוחה לכם לכתוב מכתב או בקשה לארגון. לרוב, נעשה שימוש בהודעות מקוונות באמצעות משאבי אינטרנט. אם אתה כותב מכתב כך, אז אתה לא יכול בלי:- מחשב (מחשב נייד);
- עורך טקסט;
- אימייל.
אם אתה משתמש בשיטת הכתיבה הידנית, תצטרך גם מדפסת להדפסה.
השלב הראשון של כתיבת מכתב הוא ה"כותרת". בראש העמוד חייב להיות:- שם הארגון אליו אתה פונה;
- שם מלא של מנהל הארגון או האדם האחראי;
- כתובת המוסד;
- תאריך הבקשה;
- עיר הבקשה.
פריטי "כותרת" רצויים כוללים גם את הקואורדינטות של החברה - פקס, טלפון, כתובת אימייל, OKPO, OGRN, INN/KPI. תלוי בנושא הערעור ובארגון עצמו.
- מכתבי קידום מכירות;
- מכתבי המלצה;
- מכתבי מידע;
- מכתבי כיסוי;
- מכתבי הודיה;
- מכתבי ברכה;
- מכתבי הוראה;
- מכתבי חקירה;
- מכתבי בקשה;
- מכתבי תשובה;
- מכתבי התראה;
- מכתבי הזמנה.
בהתאם לסוג הערעור שבו אתה משתמש, נסח את התוכן בצורה נכונה. לדוגמה, אם אתה כותב ביקורת חיובית עבור ארגון, עליך לתאר בפירוט את הסיבה לבקשתך, מה בדיוק אהבת וכדומה.
הורד מהפורטל שלנו:
אלמנט חשובכתיבת מכתב לארגון - "אל תזרוק מים" וכתוב לעניין. הביעו את מחשבותיכם בצורה כזו שהמכתב שלכם יעניין את עובדי החברה. כדי לעשות זאת, על פי הכללים נימוס עסקיהשתמש ב"מילים מסקרנות" מיוחדות. עם זאת, אתה לא צריך להגזים, כי אנחנו מדברים על מסמך, לא התכתבות אישית. תאר את המצב בתמציתיות, אך הפוך אותו לקריאה. אם השיחה עוסקת בציות לחוק, הקפד להתייחס לחוקי הפדרציה הרוסית. כאשר מתארים מצב קונפליקטההצעה של מספר צעדים להסלמה של האירוע מתקבלת בברכה.
ניסוח מכתב במיומנות לארגון הנכון הוא המפתח להצלחת הערעור שלך. למד היטב את כל הנקודות שתוארו לעיל ואל תהסס להתחיל לעבוד. אל תשכח שהאות לא צריכה להכיל שגיאות כתיב, פיסוק ושגיאות סגנוניות.
קומפילציה מסוגים שונים מכתבי עסקים– חלק הכרחי בעבודתם של נציגי עסקים. בזכות מסרים כאלה הם זוכים בהזדמנות לפתור בעיות מסחריות בצורה הנגישה, המהירה והאופטימלית ביותר.
קבצים
אילו סוגי מכתבים עסקיים קיימים?
באופן קונבנציונלי, ניתן לחלק מכתבים עסקיים למספר קטגוריות עיקריות:
- מכתב ברכה;
- דואר מידע;
- וכולי.
ניתן לסמן תגובות לכל המכתבים הללו, שגם הם חלק מהתכתבויות עסקיות רשמיות וגם כתובות לפי קנונים מסוימים, כפריט נפרד.
מי צריך לפעול כמחבר המכתב?
מכתבים עסקיים חייבים תמיד להכיל חתימה. במקרה זה, כל עובד בחברה שבסמכותו כוללת תפקיד זה או שהוסמך לכך בהוראת המנהל, יכול לערוך ישירות את המכתב. לרוב מדובר במומחה או בראש היחידה המבנית שתחום השיפוט שלו כולל את נושא ההודעה. עם זאת, ללא קשר למי מעורב בכתב, בכל מקרה יש להגיש את המכתב לאישור המנהל, תוך התחשבות בכך שהוא נכתב מטעם החברה.
כללים כלליים לכתיבת מכתבים עסקיים
כל המסרים העסקיים צריכים להתייחס רק לפעילות החברה או לנסיבות הקשורות אליה. יחד עם זאת, ללא קשר לתוכן, עליהם לציית לדרישות מסוימות.
קודם כל, זה מבנה מסוים. ההודעה צריכה לכלול תמיד:
- תאריך הכתיבה,
- פרטי השולח והנמען,
- כתובת מנומסת (בצורת הנוסח "איבן פטרוביץ' היקר", "אלנה גריגורייבנה היקרה"),
יש לציין שניתן להפנות מכתבים הן לעובדים בודדים והן לצוותים שלמים (במקרה זה, די להגביל את עצמכם לברכה "צהריים טובים!").
למכתב עשויים לצרף מסמכים נוספים, תמונות ועדויות וידאו שונות - אם יש, יש לשקף זאת בטקסט הראשי.
ניתן לנסח את המכתב על גיליון A4 רגיל או על נייר מכתבים של הארגון. האפשרות השנייה עדיפה שכן היא אינה מצריכה הזנה ידנית של פרטי החברה, בנוסף, מכתב כזה נראה מכובד יותר ומציין שוב שההודעה שייכת להתכתבות רשמית. אפשר לכתוב אותו בכתב יד (אותיות הכתובות בכתב יד קליגרפי מוצלחות במיוחד), או להדפיס במחשב (נוח כשצריך ליצור מספר עותקים של מכתב).
יש לאשר את המכתב בחתימה, אך אין צורך להחתים אותו, כי מאז 2016 ישויות משפטיותפטורים מהצורך להשתמש בכלבי ים בפעילותם.
לפני השליחה, ההודעה, במידת הצורך, נרשמת ביומן התיעוד היוצא, בו מוקצה לה מספר ונקבע תאריך היציאה.
למה לשים לב כשכותבים מכתב
בעת חיבור מכתב, עליך לפקח בקפידה על איות, לדבוק בכללים והנורמות של השפה הרוסית מבחינת אוצר מילים, דקדוק, פיסוק וכו'. הנמענים תמיד שמים לב עד כמה המחשבות בהודעה מוצגות ומעצבות.
אל לנו לשכוח שהמחקרים שנערכו מצביעים בבירור על כך שאנשים לא מוכנים להקדיש יותר מדקה אחת לקריאת מכתבים מסוג זה.
המכתב חייב להיות כתוב בצורה הנכונה, מבלי "להפיץ מחשבות על העץ", קצר ותמציתי למדי, לעניין. כל אחד נושא חדשיש לעצב כפסקה נפרדת, שבמידת הצורך יש לחלק אותה לפסקאות. בנוסף, מכתב תמציתי וברור יאפשר לנמען לדעת שהכותב מעריך את זמנו. כאן האמרה "קיצור היא אחותו של הכישרון" מתאימה.
מה אסור לאפשר במכתב עסקי
במכתבים עסקיים, טון חצוף או קל דעת אינו מקובל לחלוטין, כמו גם טקסט יבש מדי ו"קלישאות" בנאליות. כמו כן, כדאי להימנע מניסוחים מורכבים, משפע של ביטויים שותפים ואדיבריאליים ומטרמינולוגיה מיוחדת המובנת למעגל מצומצם של מומחים.
אסור שהמכתב יכלול מידע לא מאומת, לא אמין ובמיוחד כוזב במכוון.
יש לזכור שמסרים מסוג זה הם לא רק חלק מהתכתבות עסקית שגרתית, אלא גם מתייחס, במקרים רבים, למסמכים רשמיים שעשויים לקבל בהמשך מעמד של מסמכים בעלי משמעות משפטית.
איך שולחים מכתב
כל הודעה רשמית יכולה להישלח בכמה דרכים עיקריות.
- הראשון, המודרני והמהיר ביותר, הוא באמצעות אמצעי תקשורת אלקטרוניים. זה נוח ומהיר, וגם מאפשר לשלוח מידע בנפח כמעט בלתי מוגבל.
יש כאן רק מינוס אחד - מתי כמויות גדולותדואר מהנמען, המכתב יכול ללכת לאיבוד בקלות או להגיע לתיקיית הספאם, ולכן כששולחים מכתבים בצורה זו, רצוי לוודא בנוסף שהמכתב התקבל (באמצעות שיחת טלפון פשוטה).
- הדרך השנייה: שמרנית, המאפשרת לשלוח את ההודעה ב- Russian Post. במקרה זה, מומלץ להשתמש בפונקציית שליחה בדואר רשום עם קבלה חוזרת מבוקשת - טופס זה מבטיח כי המכתב יגיע לנמען, עליו יקבל הנמען הודעה מיוחדת.
בדרך כלל, שליחה בדואר רגיל משמשת במקרים שבהם נשלחים מסמכים מקוריים, מכתבים מאושרים על ידי חתימות חיות וחותמות.
- ניתן לשלוח מכתב גם באמצעות פקס או מסרים מיידיים שונים, אך רק בתנאי שהיחסים בין השותפים יהיו קרובים מספיק כדי לאפשר התכתבות מסוג זה.
כדי לכתוב מכתב טוב ואינפורמטיבי, אתה צריך לשים לב תשומת - לב מיוחדתצורתו ותוכנו.
למכתבים רשמיים נעשה שימוש בטפסים מיוחדים העומדים בתקן. הם מכילים פרטי חובה מסודרים לפי סדר מסוים.
שִׂיא:
- מכתבים רשמיים,
- מכתבים מסחריים,
וגם אותיות:
- בַּקָשָׁה,
- הודעה,
- תשובה,
- הכרת תודה,
- הַזמָנָה,
- תְלוּנָה,
- בַּקָשָׁה,
- תנחומים ואחרים.
רכיבים קבועים מוחלים באופן טיפוגרפי על גיליון הטופס. נכון לעכשיו, טפסים סטנדרטיים אינם בשימוש, שכן ניתן להדפיס נייר עם כל הפרטים הדרושים באופן עצמאי במדפסת. בנוסף לטקסט הראשי, המכתב מכיל מידע על הנמען: שם הארגון השולח, פרטי התקשרות, מספר מכתב וכו'. הפרטים יכולים להיות בעלי סידור אורך או זוויתי.
תפיסת התוכן של מכתב מושפעת מהקפדה על עקרונות האסתטיקה הטכנית בעת עיצובו. עין אנושיתתיקון קל יותר חלק עליוןחפצים, לכן בכתיבה הוא רווי יותר, והתחתון, להיפך, יותר "יציב".
תקנים לטפסים לדוגמה קובעים את הפורמט והגודל של שדות מסמכים הממוקמים במערכת המאוחדת, דרישות לרשת המבנית, נוכחות וסדר סידור הפרטים. מסמכים כאלה מורכבים משלושה חלקים עיקריים, הממוקמים באזורים מסומנים בבירור, מה שמבטיח הבנה מהירה וקלה של הטקסט.
תכונות חובה עבור סוגים מסוימים של תיעוד הם פרטים שנקבעו בחוק או בתקנות שונות. מיקומם והרכבם חייבים לעמוד בסטנדרטים (GOST R.30-2003).
תקנים מקובלים תורמים ל: ארגון ייצור ריכוזי של טפסים, הפחתת עלות עבודת ההקלדה, הפחתת עלויות העבודה לעיצוב וחיבור מכתבים, הקלת חיפוש ויזואלי מידע נחוץ, הרחבת האפשרות להשתמש בארגונים ו טכנולוגיית מחשבבעת עיבוד מסמכים.
הטופס לדוגמה משמש בסיס לעריכת טפסים לכל סוגי התיעוד הניהולי. השטח המוקצה למיקום הפרטים שווה לנפח האופטימלי של פרט מסוים בתווים מודפסים.
בהתאם למטרה, המסמכים מכילים עד 31 פרטים. עם זאת, הסט המלא שלהם אינו נמצא בשום מסמך, מכיוון שלכל סוג יש הרכב משלו.
דרישות
למכתבים רשמיים נעשה שימוש בפרטים הבאים:
- סמל המדינה (מפעלי מדינה),
- סמל או לוגו,
- קוד OKPO (אם יש),
- קוד OKUD,
- שם עסק,
- כתובת משפטית ודואר,
- פרטי בנק,
- מספר טלפון ופקס,
- אינדקס מסמכים,
- תאריך של,
- קישור לאינדקס ולתאריך,
- יַעַד,
- כותרת,
- טֶקסט,
- חתימות,
- שם מלא ומספר טלפון של המבצע.
במידת הצורך, הזינו את אתר האינטרנט וכתובות המייל של החברה.
מכלול הפרטים במכתב רשמי נקרא טופס. חלקם מודפסים על הטופס בשיטה טיפוגרפית. לכל המסמכים, בנוסף למכתב הרשמי, יש שם לסוגם, למשל, "מעשה", "החלטה" וכו'.
שם ארגון הנמען כתוב במלואו ובמקוצר. הדרישות לעיצוב אותיות תלויות בחברה. סוכנויות ממשלתיותציית לכללי הניסוח ללא תקלות.
