מזכר לדוגמא על ביצועים גרועים של המוכר. עריכת מזכר פנימי: מסמך לדוגמה וכללי ניסוח
דוחות, המשמשים בזרימת המסמכים הפנימית של ארגונים, מציגים את תוצאות הפעילות של עובדים או מחלקות בודדים. ניתן לערוך מסמך כזה לבקשת ההנהלה לצורך דיווח, אך במקרים מסוימים התזכיר נערך על ידי היוזם, שיכולים להיות ראשי מחלקות או העובדים עצמם.
בהתאם למטרות וליעדים, מזכר יכול להיות מידע, דיווח או פרואקטיבי. צפייה אחרונהנפוץ יותר מאחרים, והערות כאלה נשלטות על ידי תלונות נגד עובדים הקשורות להפרות משמעת, הפרות של תקנות בטיחות ולוחות עבודה.
במקרה זה, התזכיר נערך על ידי הממונה הישיר על עובד כאמור, ובנוסף להבאת עובדה זו לידיעת ההנהלה העליונה, עשוי להכיל דרישה להחלת ענישה הולמת.
תזכיר לדוגמה בעל אופי דיווח משמש כאשר יש צורך להודיע להנהלה על ביצוע פקודות או הוראות מסוימות, וכן לדיווחים על העבודה שנעשתה, המציינים את מצבם הנוכחי, אם טרם הושלמו. ברוב המקרים, מסמכים כאלה הם מסמכים רשמיים המתבקשים על ידי ההנהלה כדי לשמור על אחריות כללית.
בניגוד לדוח דיווח, דוח מידע אינו נערך ב חובה, בעוד דיווח קפדני ומדויק במסמך כזה אינו נדרש מהמהדר.
הוא משמש לתקשורת בין מחלקות של ארגון למטרות מידע. למשל, אם יש צורך בהעברת מידע למנהל כי יש לתת שירות לציוד כתוצאה מתקלתו.
אם אתה לא בטוח איך לכתוב דו"חנכון - אתה יכול להשתמש טופס מוכןומלאו לפי הדוגמה. אבל במקרים מסוימים זה לא אפשרי, ואתה צריך לערוך את המסמך בעצמך. בשל העובדה שמסמך מסוג זה נחשב למסמך רשמי, בעת עריכתו יש צורך להקפיד על סגנון עסקי רשמי ולעמוד בדרישות הבסיסיות:
- לתזכיר, אתה יכול להשתמש בנייר מכתבים של הארגון או בגיליון A4 ריק רגיל.
- בראש המסמך מצוינים פרטי הארגון.
- לאחר מכן, המהדר כותב את תפקידו, שם משפחתו וראשי התיבות שלו מקרה גניטיבי(לדוגמה – "ממנהל העבודה של האתר N.N. Fedoseev").
- יש לכתוב את הכותרת "תזכיר" ללא מרכאות.
- בחלקו העיקרי של המסמך ישנו נוסח ההערה, שלאחריו מוצבת חתימת היוצר והתמלול שלו, וכן תאריך מלאעריכת מסמך: בלעדיו, המסמך לא יהיה תקף.
דוגמה זו של תזכיר מתאימה הן לשימוש פנימי בתוך ארגון אחד והן לשליחה מחוצה לו במקרה של אינטראקציה עם חברות אחרות.
ניואנסים של כתיבת דו"ח
המשמעות והמטרות של מסמך כזה שקופות למדי, אך לפעמים בעת עריכתו, אנשים עושים מספר טעויות בנוגע לטקסט הראשי. לדוגמה, מזכר על אי ציות אחריות בעבודה- זה רשמי מסמך רשמי, אשר יכול להיחשב לא רק בתוך הארגון, אלא גם על ידי נציגים של מבנים אחרים.
בהתאם לכך, במאמר כזה אין מקום לאמירות רגשיות, לטענות אישיות ולתיאורים צבעוניים מפורטים. על המסמך להיות בסגנון עסקי ולהכיל את עצם הערעור וציון האמצעים שהממציא רואה צורך לנמען לבצע.
התזכיר משמש לעתים קרובות כ"נקודת מוצא" בחקירות פנימיות הנוגעות להפרות משמעת של עובדים. לדוגמה, אם הממונה הישיר של עובד תפס אותו שיכור בעבודה, האשמה היא השלכות אפשריותעבודתו של אדם במצב כזה תיפול לא רק על העבריין עצמו, אלא גם על הבוס.
אם הבוס רוצה להעניש עובד על הפרה זואם זה יתעורר כמה ימים לאחר מכן, או לפחות למחרת בבוקר, פשוט לא יהיו יותר "עקבות הפשע", ולא ניתן יהיה להוכיח את העובדה שהעובד היה שיכור בעבודה. לשם כך, יש צורך לערוך מסמך כזה למעשה, המציין את התאריך ואת זמן מדויקאירועים.
חשוב לציין כי הדיווח עצמו במקרים כאלה אינו יכול להוות עדות להפרת משמעת. לשם כך יש לצרף למסמך את המסמכים הנוספים הרלוונטיים, למשל, דו"ח על הופעת עובד בשכרות שעליו יש לחתום שני עדים. לא אמורות להיות חתימות כאלה בשטר עצמו.
לכל ארגון צריך להיות דו"ח סטנדרטי לדוגמה: זה יחסוך מהעובדים את הצורך להמציא משהו משלהם ובו בזמן לעשות טעויות בתכנון. כמובן, דפוס כזה לא יכול להיות אוניברסלי עבור כל מקרה, אבל חוקים כללייםרישום ב במקרה הזהיהיה ברור.
ולבסוף: ניתן לדחות זכרון דברים, לערוך אליו תשובה שאינה מתאימה למהדר, אף להתעלם ממסמך כזה לזמן מסוים. כל הסוגיות הללו נפתרות בתוך הארגון, אך על מנת שמסמך ייחשב מחוץ לארגון (למשל בהליכים משפטיים), עליו לקבל אישור על ידי הנמען, ובכך מאשר כי הוא מכיר את המסמך.
איך כותבים תזכיר על התנהגות בוערת של עובד?
בכל מפעל יהיה עובד שאינו מכבד את עמיתיו, הכפופים לו ולעיתים אף את הממונים עליו. בניגוד לעבירות משמעת וביצוע לא נאות של תפקידים, לעיתים קשה להעניש עובד על התנהגות בלתי הולמת, שכן כללי התנהגות בלתי הולמת כמעט ואינם נמצאים בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית (למעט עובדי הוראה).
מאחר שהמושג של התנהגות שגויה, כמו גם הענישה בגינה, אינו קבוע בחקיקה העיקרית, על מנת שניתן יהיה להכשיר את התנהגותו השגויה של עובד, וכן להטיל עליה ענישה, יש צורך הכנס את המושגים לעיל למסמכי הרגולציה המקומיים של ארגון זה.
למשל בהסכם קיבוצי או בתקנות עבודה פנימיות.
ניתן לסווג את הפעולות הבאות כהתנהגות שגויה (שגויה):
- אמירות פוגעניות המופנות לעמיתים או לקוחות של הארגון;
- שימוש בניבולי פה ביחס לאנשים או פשוט בדיבור בדיבור;
- התנהגות אובססיבית וגסה;
- מחוות מגונות כלפי עמיתים ולקוחות הארגון וכו'.
אלו הם רק חלק מהסימנים העיקריים להתנהגות בלתי הולמת של עובדים.
את הרשימה הזו אפשר להמשיך כמעט בלי סוף, הכל תלוי במדיניות הארגונית של הארגון ובהיקף הפעילות שלו.
אילו אחריות צריכה להיות למנהל טכני בחברה? ראה את הקישור.
בנוסף לפעולות הנ"ל, זה יכול לכלול הרבה אחרות, כולל לבישת בגדים חושפניים אם לחברה יש קוד לבוש קפדני.
הכללת סעיף על התנהגות בלתי הולמת באחד ממסמכי הרגולציה המקומיים של הארגון, וכן היכרותם עם העובד, נחוצה כדי שלראש הארגון תהיה הזכות להעניש את העובד שביצע עבירה זו.
מעשה לדוגמה של אי מתן הסבר להפעלת עונש. מי כותב את הדוח על התנהגות בלתי הולמת?
כל עובד שנכח במקום או מי שאליו הופנתה התנהגות זו זכאי לערוך דיווח על התנהגות בלתי הולמת של עובד.
חישוב מזונות משכר עבודה אינו ההליך הקל ביותר. כדי לחשב נכון מזונות ילדים, תסתכל.
בנוסף למזכר, ניתן לערוך בנוכחות הוועדה גם מעשה הקובע כי העובד התנהג בצורה בלתי הולמת כלפי עובדים או שותפים עסקיים בארגון.
לעתים קרובות, התנהגות בלתי הולמת, במיוחד אמירות מגונות המופנות למישהו, מלווה שיכרון אלכוהול. אז במקרה זה, עובד יכול להיענש פעמיים על עבירה אחת לכאורה.
על הופעת עובד בשכרות ועל התנהגות בלתי הולמת.אך רק בתנאי שהנורמות של התנהגות בלתי הולמת ואיסורן ייכללו במסמכי הרגולציה המקומיים של הארגון.
במקרה זה, נערך זכרון דברים או מעשה על ידי ועדה הרושמת את העובדה שהעובד שיכור.
תזכיר לדוגמה על התנהגות בוערת של עובד
הליך עריכת מסמכים המעידים על כך שעובד התעסק בהתנהגות בוטה, אינו שונה מכל שאר המסמכים. תזכיריםומעשים שמהם מתחילה החקירה הרשמית.
אין דעה ברורה בעניין זה בכל הנוגע לחקירה הפנימית. אך אם התיק מובא לבית המשפט, אזי יש צורך לציין ויתרה מכך, רצוי להעמיד עדים.
החקירה הרשמית מתבצעת ב נוהל כלליבהתאם לדרישות החוק.
מכיוון שסטנדרטים של התנהגות קבועים לרוב בתקנות עבודה פנימיות, הפרה שלהם יכולה להיות מסווגת כעבירות משמעת.
אחריות עובדים
עובד שמתמסר להתנהגות בלתי הולמת (בוזנית) צפוי בדרך כלל לעונש משמעתי. לרוב, בהתאם לחומרה, מדובר בנזיפה או נזיפה.
מהן השקעות רווחיות במאזן החומר ובאילו מקרים הן נלקחות בחשבון? יש תשובה לשאלה הזו.
אי אפשר לפטר לאלתר על התנהגות בלתי הולמת, שכן זה לא חל על חמורים חד פעמיים.
אבל אם עובד כבר יודע איך צעד משמעתי, לתקופה של פחות משנה, אז בהחלט ניתן להחיל פיטורים, גם אם העונש הקודם הוטל על עבירה אחרת לגמרי.
בנוסף לעונש, לפי קוד עבודה, במקרה זה, ניתן ליישם גם את הנורמות של הקוד האזרחי, במונחים של עלבון אישיות וכבוד, לשון הרע.
גם אזרחים צד שלישי שנפגעו שעברו עלבון וגם עובדים ישירים של ארגון זה יכולים לפנות לבית המשפט.
ישנם תקדימים כאשר תביעה לא הוגשה נגד עובד ספציפי, אלא נגד הארגון בכללותו, אם מי שהרשה לעצמו להתנהג בצורה לא נכונה (בורנית) מילא תפקיד גבוה.
כיצד לתעד את קבלת הסחורה? כללי הידור וראה את הקישור.
כמו כן, הדרך היחידה לעובדים היא פנייה לבית המשפט במקרים בהם ראש הארגון הרשה לעצמו להתנהג בגסות ושגויה.
בכל מקרה, כיום יותר ויותר חברות החלו לשים לב לחלק הזה של תקשורת העובדים כמרכיב חשוב בתדמית העסקית של המיזם.
הוראות
עצב את הכותרת של הדוח. כתוב את פרטי הנמען בפינה הימנית העליונה, כלומר. בשמו של מי אתה כותב, תוך ציון התפקיד, שם המשפחה וראשי התיבות. יכול להיות נמען אחד (מנהל, הנהלה) או כמה (מנהל, סגן מנהל חינוך עבודה חינוכית, ממלא מקום סגן המנהל לעבודה חינוכית). ציין את המיקום שלך, שם משפחה וראשי תיבות.
באמצע הגיליון, ציין את סוג המסמך באותיות גדולות(MEMO) והנושא שלו בשורה הבאה (על מה ההערה). לדוגמה: דו"ח על היעדרו של תלמיד 9 "א" מאת יו.נ. Terekhov. לצד סוג המסמך, עליך להזין לאחר מכן את מספרו הנכנס ותאריך הרישום שלו.
במחצית הראשונה של הטקסט של הדו"ח, תאר את המצב בפירוט תוך ציון השמות, התאריכים והשעות של מה שקרה. כי מזכר הוא אחד מהם אמצעים קיצוניים, אז כאשר מתארים מצב ספציפי, אתה יכול להסתמך על יומן על עבודה חינוכית (האם היו הפרות דומות בהתנהגות התלמיד (תאריך ועדי ראייה), אילו אמצעים ננקטו מורה בכיתה(שיחה, שלילת הרשאות, הורים על התנהגות וכו'), האם התלמיד כבר נדון במועצות פדגוגיות, אסיפות הוריםבאותה הזדמנות).
חלקו השני של התזכיר נועד להציג מסקנות ובקשות לפתרון מצב זה. לדוגמה; נערך דיווח על שיבוש שיעור על ידי מספר תלמידים; תאר בפירוט את הפעולות והאמצעים שנקטת במהלך השיעור; להסיק מסקנות לגבי ההכנות לתלמידים אחרים ולהזמין את בתי הספר לפעול בנוגע להתנהגותם של ילדים שמשבשים את השיעור.
שים את תאריך הידור של הפתק בספרות ערביות בצד שמאל של הגיליון, חתימה ותמליל שלה בצד ימין.
למפעל מכל סוג של בעלות יש זרימת מסמכים משלו בצורה של אוסף של מסמכים מכיוונים שונים, שיטתיים על פי עיקרון מסוים. תשומת - לב מיוחדתבעת עריכתו, נדרש מזכר.
מה זה תזכיר
נייר עסקי בצורת מזכר הוא בעל אופי אינפורמטיבי וממליץ. הוא מסופק למפקד המיידי או לראש הארגון. ניתן לערוך תזכיר בהוראת ההנהלה וביוזמת עובד.
מסמך מורכב מעובדות ספציפיות ביחס לנושא מסוים. במרבית המקרים, מזכר הוא חוות דעת סובייקטיבית של העובד, המובאת בכתב. לעיתים, לאור אקטואליה במיזם, חשוב ביותר למנהל לדעת את דעות הכפופים לו על מנת להתאים את המשך פעולותיו. העובדים נדרשים לחבר בנפרד תשובה מפורטת בתוספת רעיונות משלווהמלצות.
לגבי נושא הדוחות, זה יכול להיות שונה: ממתן מידע חד פעמי ועד לדיווח תקופתי. שלא כמו הסבר ותזכירים, מזכר יכול לשמש בתוך מיזם או למלא תפקיד של מסמך דיווח עבור רשות גבוהה יותר.
הסיבה לעריכת המסמך
תזכיר נערך כתוצאה מתהליך שיצא משליטה, מה שעלול לגרום נזק למיזם. אז גם העובד יכול להביא את כל המידע לידיעת הממונים עליו. לדוגמה, זה יכול להיות היעדרות מרובה של האחראי או התעלמות מיישום אינדיקטורים מתוכננים, אשר, מטבע הדברים, יכולים להשפיע לרעה על התוצאות של המיזם כולו. ככלל, המסמך נועד להפוך לאות לשינוי במדיניות הפנימית המיושמת הרגע הזההַנהָלָה.
כיצד להכין דו"ח נכון
בדרך כלל מסמך מורכב מכמה חלקים. ראשית, יש לנסח בצורה ברורה את הסיבה שהייתה הסיבה לכתיבת הדו"ח. כאן מתואר המצב הספציפי ומפורטות העובדות. אז זה בהחלט מומלץ לבטא דעה אישיתעל מה שקורה. במקרה זה, יש צורך לנתח את המצב מכל הצדדים ולהציע פתרון משלך לבעיה.
יש להציג את כל המידע בצורה די תמציתית, תוך היצמדות לנושא מה שקרה. זה לא מקובל לעוות את המציאות ולהביע השערות שאינן נתמכות בראיות.
המסמך מונח על דף A4 עם ציון חובה של שם המחלקה בפינה השמאלית העליונה. מידע על הנמען של ההערה צריך להיות ממוקם בצד ימין למעלה. ממש מתחת לקו האדום כתובים באותיות גדולות שם המסמך ומספרו וכן מקום ההידור.
לאחר מכן המידע מוצג בצורה חופשית למדי, הנתמכת בחתימת העובד שחיבר את המסמך.
מקורות:
- http://fb.ru/
אם לא כל עובד בארגון צריך לכתוב רשמי או תזכירים, אז במוקדם או במאוחר כמעט כל עובד עשוי להזדקק להערת הסבר לדוגמה. לכל אחד מסוגי התיעוד הרשמי הזה יש מטרה ספציפית משלו של מידע ואופי התייחסות. הבה נבחן אילו סוגי הערות מתאימים ביותר למקרה מסוים.
סוג המסמך למטרות מידע או התייחסות המופנה לאדם מורשה, למשל, ראש מחלקה או ראש מיזם, נקרא דו"ח. החקיקה אינה נותנת לה הגדרה ברורה, היא נועדה להציג מסקנות והצעות על מנת לעודד את המנהל לקבל החלטה.
ניתן לערוך אותו ביוזמת העובד או בהתאם לכתב בעל פה לפי פקודת הראש. לרוב, בעזרתו, הם מציעים הצעות הקשורות לשיפור הציוד הטכני בייצור, מביעים אי הסכמה עם כל החלטת הנהלה ומציינים את עמדתם במקרה של עימותים עם עמיתים.
מדגם הערת הסבר
הטקסט העיקרי של מסמך זה נועד לגבש את עמדתך ולהציג בבירור את טיעוניך לגופו של עניין.
ניתן להבחין בין סוגי התזכירים הבאים:
- דיווח. הם כרוכים במידע על השלמת כל עבודה או שלבים, ביצוע הזמנות וכו';
- מידע. נאסף להצגת התוצאות, הפרטים, ההתקדמות ושיטות ביצוע העבודה. הם קבועים;
- יוזמה. מכיל יוזמות, הצעות, המלצות וכו'.
מדגם מזכר דיווחים יכולים להיות חיצוניים או פנימיים בהתאם למי הנמען של המסמך.
אלה חיצוניים מופנים לראש מיזם או ארגון ברמה גבוהה יותר. כדי לערוך מסמך זה, השתמש בטפסי ארגון כלליים. על פי הדוגמה, המזכר צריך להיות מורכב מהמרכיבים הבאים:
- שמות המוסד, המפעל;
- תאריכים;
- אינדקס;
- כתובות רישום;
- נתוני הנמען;
- כותרת לנושא הדוח;
- טקסט מוצהר;
- חתימות המנהל;
- שם מלא של המבצע, המציין מספר טלפון ליצירת קשר.
תזכיר על אי מילוי חובות רשמיות תזכירים פנימיים נערכים על שם ראש הארגון; גיליונות רגילים משמשים לביצועם. מסמך כזה מכיל את המרכיבים הבאים:
- ייעוד מחלקה;
- כותרת המסמך;
- תאריך ומספר רישום;
- כותרת לנושא;
- טֶקסט;
- שם מלא של הנמען;
- חתימה, שם משפחה וראשי תיבות, כמו גם עמדת המהדר.
סוג אחד של מסמכים פנימיים הוא מזכר אי מילוי חובות רשמיות. הוא נועד ליידע על אי ציות או ביצוע לא תקיןעובד בתפקידיו המיידיים, וכולל גם הצעה להטיל על עובד זה סנקציה משמעתית.
תזכיר שירות - דוגמא כתיבה ויומן
אחד מסוגי התזכירים הוא רשמי. זהו מסמך מידע ומשמש לאינטראקציה של אובייקטים אופקיים שונים (כלומר, לא כפופים זה לזה) של מבנה הניהול על מנת לפתור בעיות הקשורות לכשירותם. איך כותבים תזכיר?
IN מסווג כל רוסיתיעוד ניהול (OKUD) אינו מספק עבור סוג זה של תיעוד. במקביל, הם משמשים למטרות תעשייתיות שונות:
- לבקש מידע;
- בעת מתן הוראות;
- כמסמך נלווה;
- כמכתב מידע.
הטקסט של מסמך מסוג זה מכיל נתונים על מה הייתה הסיבה לביצועו, כלומר. בקשה, בקשה, הצעה וכו'. הוא עשוי להכיל מידע על פגישות שנערכו, תנועות כוח אדם של עובדים, שינויים כלשהם בעבודת הארגון והאגפים שלו וכו'. כמו כן, המסמך עשוי להכיל מידע לשירות הביטחון על עובדים העובדים בסופי שבוע במטרה להכניס אותם לשטח החברה.
עבור הצלחות העבודה של העובדים, הם עשויים לקבל מתנה או תואר או תעודה יקרי ערך. לשם כך, נערך תזכיר לבונוס, הנערך על ידי ראש המחלקה, האיגוד המקצועי או הצוות.
תזכיר לפרס בחקיקה אין דרישות מחמירות להכנת הערה רשמית. עם זאת, דוגמה למילוי תזכיר דומה בצורתה לדוח; ניתן לפתח ולחבר אותה ישירות בארגון, תוך התחשבות בפרטי הארגון.
על מנת לשלוט בתיעוד, יש ליצור יומן מיוחד. על פי כתב העת לדוגמה לרישום הערות רשמיות, הוא עשוי להכיל נתונים על מספרי הרישום של מסמכים, תאריכם, שמם או סיכום, מידע על הפקיד שחתם על המסמך וכו'.
יומן לדוגמה של תזכירים רשמיים בנוסף לרישום היומן, מסופק גם כרטיס או רישום אוטומטי של תיעוד.
טופס הערת הסבר
כדי להסביר את הנסיבות של אירועים ועובדות כלשהן, מסופק סוג מסמך כמו מכתב הסבר, שנערך על ידי עובד המיזם המופנה לפקיד בכיר.
זה אמור להיכתב ביד בעותק אחד על רגיל גיליון ניירבשם מי שביקש זאת. חלק מהארגונים מספקים הכנת הערת הסבר במחשב. צורת הערת ההסבר אינה קבועה ברמת החקיקה, אולם בחלק מהמוסדות קיימים טפסים סטנדרטיים לביצועו. יחד עם זאת, הערת הסבר שאינה ערוכה בהתאם לטופס תקפה.
על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית (סעיף 193), לפני החלת סנקציה משמעתית על עובד, יש לבקש ממנו הערת הסבר, שבה העובד יכול לדווח על הנסיבות והסיבות לפעולות שננקטו.
הערות הסבר יכולות להיערך על ידי עובד או על ידי היחידה המבנית כולה.
