Kérem, tegye meg a szükséges intézkedéseket. Felvilágosítást kérő levélminta

Mindannyian kértünk valakitől valamit valamikor. Ne lepődj meg. Még azok is, akik makacsul tagadják a kért petíció tényét.

Emlékezzünk vissza, hogyan kértünk gyerekként pénzt a szüleinktől fagylaltért, majd jó jegyért könyörögtünk a tanároktól, amikor csak egy kicsit lemaradtunk, később pedig egy plusz munkaszüneti napot...

Azonban a háztartási és mindennapi kérdések nem az egyedüli „kísérői” a kéréseknek.

Üzleti élet modern ember szintén szorosan összefügg a petíciókkal. A kérő levelet pedig régóta hatékony eszköznek tartják a küldő számára egy adott cél eléréséhez.

Ez szerves és nagyon fontos része üzleti levelezés. Ennek megfelelően a végeredmény a levél megírásától függ - hogy a kérést teljesítik-e, vagy udvarias elutasítást kap:

Tisztelt ____ Társaság igazgatója!

Sürgősen szükségünk van készpénz az eredményért ____. Szeretnél részt venni?

Tisztelettel, ____.

Szerinted lehet pozitív válasz egy ilyen levélre? Feltételezhető, hogy itt még az elutasítás sem lesz teljesen udvarias.

Fontos, hogy helyesen tudjunk felkérő levelet összeállítani, hogy minél közelebb kerüljünk az adott célhoz. Ellenkező esetben figyelmen kívül hagyják, és csak az idejét vesztegeti.

1. sz. Személyes fellebbezés

Nincs itt semmi rendkívüli. Mindenki jól ismeri ezt a technikát. De sokan megfeledkeznek róla. Szégyen! Mert a személyes vonzerő sokkal jobban „működik”, mint az arctalan.

Ki szereti, ha „általában” megszólítják?! Olyan, mint egy utcai "hé...". Egyetértek azzal, hogy nagyobb valószínűséggel válaszol a nevedre, mint a „hé, drágám” stílusú hívásra.

Így van ez a felkérő levélben is. Ön egy kérelmet nyújt be egy konkrét személyre, ezért próbálja meg kideríteni a levél címzettjének teljes nevét.

Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor ez a megközelítés nem lehetséges. Mindenesetre próbálja meg személyre szabni üzenetét, amennyire csak lehetséges.

Tud:« Hölgyeim és Uraim!" De jobb: " Tisztelt Pedagógus és Tanártársak!».

Tud: « Kedves gyerekek!" De jobb: " Kedves fiaink és lányaink!».

Úgy gondoljuk, hogy megértette a fő gondolatot.

2. sz. Miért pont ő?

Magyarázza el a kérőlevél címzettjének, hogy miért küldte neki kérését. Egy személynek meg kell értenie, hogy ő egyedülálló az Ön számára, és ennek vagy annak az eseménynek a sikere tőle függ.

• Ön szakértő a ____ területén.
• Cége vezető pozíciót foglal el a ____ szegmensben.
• Csak az Ön osztálya működik ____ nélkül.

Próbálja megnyerni a címzettet - óvatosan adjon hozzá bókokat (észszerű keretek között):

• Egyszerre remekül teljesítetted ____.
• Ön ____ felülmúlhatatlan mestere városunkban.
• Projektjei felbecsülhetetlen értékű szolgáltatást nyújtottak ____.

Emlékezik! A bókokat meg kell érdemelni (valódi tulajdonságok, tettek, dísztárgyak), nem pedig „messziről érkezettnek”.

3. sz. És ismét az előnyök

Előnyök. Igen, nincs menekvés. Mindenki a saját hasznát keresi, és nem mindig „pénzben”.

Adja meg azokat a főbb indokokat és érveket, amelyek szerint előnyös, ha a kérőlevél címzettje teljesíti kérelmét. „Játssz” az emberi gyengeségekkel.

Mi lesz az? Minden a konkrét helyzettől függ.

Gyónás. Ön, mint megérdemelt ____, örömmel figyelheti szülővárosa speciálisan felszerelt és bekerített játszótereit...

Ambíció. Ma meg kell alkotni azokat a szakembereket, akikkel holnap együtt kell dolgoznia. Ezért ____ befektetheti tudását, tapasztalatát és...

Együttérzés. Sajnos az utcagyerekek problémája ma különösen sürgető. A városunk utcáin élő gyerekek száma már megközelíti a ____. A gyerekeknek részvételre, segítségre, empátiára van szükségük. Nem bírják nélkülünk...

4. sz. A sikereid

A címzettnek világosan meg kell értenie, hogy komoly emberrel van dolgában, aki nem először dolgozik „munkájában” (kevesen vállalják, hogy „kipróbálatlan” újoncokkal működjenek együtt).

Ezért, ha vannak sikerek és eredmények a „nyomvonalában”, jobb, ha feltünteti őket a kérőlevélben. Így biztonságosan legyőzi a bizalmatlanság és a kétely gátját.

Ne feledkezzünk meg a projekt „eredményeiről”, amelyekről a címzettel kapcsolatba lép. Az emberi természet olyan, hogy nagyon nehéz a nulláról kezdeni. De az már más kérdés, hogy folytatod (vagy befejezed), amit elkezdtél.

• A ____ építése már 87%-ban elkészült. De az Ön segítsége nélkül nem készül el időben. kínálunk Önnek…
• ____ már rendelkezésünkre áll. Egy adott cél eléréséhez CSAK ____.

5. sz. Konkrét kérés

Ne üvöltözz. Ne takarja el kérését felesleges és homályos szavak halomával. Világosan fogalmazza meg a problémát.

Miben kell ezt kifejezni?

Először is, a címzettnek, miután kinyitotta a levelet, meg kell értenie, mit akar tőle, és nem kell rejtvényeket megoldania a „kérnek vagy adnak” témában. Másodszor, kérését pontos számokban és cselekvésekben kell kifejezni.

Konkrét segítséget szeretnél? Ezután kérje meg a levél címzettjét, hogy tegyen meg KONKRÉT intézkedéseket.

• A ____ projekt befejezése előtt 3250 dollárra van szükségünk ____ számára.
• Várunk benneteket a ____. A ____ gyűjtésre november 17-én 14:30-kor ____ órakor kerül sor.
• Kérjük, csökkentse autóbérlési díját napi 10 USD-ra.

6. sz. Nagy nevek

Egy másik érdekes technika, amely növeli a kérőlevél hatékonyságát. Olyan magánszemélyekre (cégekre) vonatkozik, akik már hozzájárultak a projektben való részvételhez.

Ezzel elfogadásra ösztönzi a címzettet pozitív eredmény (« Igen, ha ____ beleegyezett, akkor miért vagyok rosszabb?!»).

• ____ MÁR aktívan részt vesznek a ____.
• Már regisztráltak az általunk meghirdetett szakmai „maratonra” a ____ témában ____.

7. sz. Fontos eredmények

Itt minden egyszerű. Ügyeljen arra, hogy a levél végén foglalja össze az eredményeket (jelentős pontokat és fő ékezeteseket).

• A ____ sikeres teljesítése és további jóléte most az Ön döntésén múlik.
• ____ fiatal szakemberek önhöz fűzik reményeiket.
• Fiatal anyukák és babáik várják, hogy megjelenjenek városunkban ____.

8. sz. Kapcsolatok

« És ez olyan egyértelmű!", te mondod. Érthető, de nem mindenkinek. Az elérhetőségeket teljes mértékben meg kell adni.

Nem kell azonban „túlozni” és mindent jelezni lehetséges formák visszajelzést vagy fordítva - levél küldésével email naivitás azt hinni, hogy a visszaküldési cím elég.

Ajánljon fel a kérőlevél címzettjének 2-3 elérhetőségi lehetőséget. Ez bőven elég.

Remarque

Ezért…

Legyen olyan nyitott és őszinte, amennyire csak lehetséges, amikor megírja kérőlevelét.

Ez az első eredmény szabály.

Legyen szép napotok és mindig legyen jó hangulatban!

Ez egy hivatalos levél, amelyben udvariasan, konkrét kéréssel fordulnak partnerekhez, ügyfelekhez, befektetőkhöz.A megkereső levél az üzleti levelezés egyik leggyakoribb formája. Egy kérés teljesítése nagymértékben függ attól, hogy sikerül-e meggyőzni valakit, hogy kifejezze kérését. Például:

. Tisztelt Uraim! negyedévente egyszer.

. További beszállítóink be. Az Ön országa már elfogadta ezeket a feltételeket. Reméljük, hogy kapunk tőle. Kérésünkre pozitív választ kapott. VAL VEL..

. Tisztelt Uraim!

. Csomagunkból a következő értékpapírok értékesítésére irányuló kéréssel fordulunk Önhöz: részvények árfolyam szerint. A limit érvényes: (dátum) . Értékpapír le kell vonni a betétszámlánkról. Kérjük, az egyenértékű összeget is jóváírja számlánkon

. Tisztelettel.

. Tisztelt Uraim!(az ország neve) . Szükségesnek tartom személyesen megbeszélni. Kérdései vannak a tevékenységi területtel, jutalékokkal, ügyfélvédelmi garanciákkal kapcsolatban. szeretném javasolni. Találkozód dátuma:(dátum) óránként

. Kérem, tudassa velem, ha elégedett. A találkozás dátuma és ideje. Maradok tisztelettel..

. kedves /

. Nemrég építettünk egy zöldségfeldolgozó üzemet, és sajnos nincs elég forrásunk a zöldségfeldolgozó berendezések beszerzésére

. Hálásak lennénk, ha. összegű hosszú lejáratú kölcsönt nyújtottál nekünk 200 000 (kétszázezer) hrivnya. Add hozzá a levélhez Szükséges dokumentumok: berendezés vásárlási megállapodás; megvalósíthatósági tanulmány a hitel visszafizetésére. Mivel ez a probléma azonnali megoldást igényel "kötés, ezért kérjük, hogy mielőbb válaszoljon. Soyu ...

. Tisztelt Uraim!

. Egy ügyfelünk nagy tétel szállítását kérte(Termék név) . Sajnos ez a termék nem található a kínálatunkban, ezért szeretnénk kérni. Megfelelő ajánlatot tesz ügyfelünknek, és a levél másolatát is elküldi nekünk

. Által. A szolgáltatásaiért összegű jutalékot kérünk%

. Kérem, jelezze, ha tud. Ön már kiszállította a megrendelt árut és elfogadja. b az általunk kínált jutalékok

csak kapunk onnan. Pozitív válaszát azonnal értesítjük ügyfelünk címére

. Reméljük cégeink kölcsönösen előnyös együttműködését

. Üdvözlettel és Legjobbakat kívánom

. kedves /

. Olyan új termékek iránt érdeklődtünk, amelyek... Ön hirdet, ezért hálásak leszünk, ha. Ön elküldi nekünk részletes információkés illusztrált reklámkatalógus

. Örömmel fogunk együttműködni. te

JELLEMZŐ forgalom

1. Kérjük, tájékoztassa (küldje, fizesse, erősítse meg, fontolja meg)

3. Kérjük, közvetítse felénk a következőn keresztül. Képviselője reklámprospektusokat és katalógusokat mutat be. Az Ön új termékei

4. Nem találtunk hibát a legutóbbi (dátum) számlánkon. Hálásak leszünk, ha. Majd újraellenőrzi

5. Kérjük, hogy a megrendelt árut az előállítás után azonnal szállítsa ki

6 lesz. Nagyon hálás vagy, ha. te

7. Bármilyen, kérjük, a lehető leghamarabb válaszoljon nekünk

8. Kérem. Alaposan tanulmányozza át az új fizetési feltételeinket, amelyek a következőkben találhatók. Általános feltételek megállapodást (hozzáadjuk a dokumentum szövegét), és végső választ adunk

9 örülni fog, ha. Ön beleegyezik, hogy együttműködjön velünk

10. Megállapodásunk pontjai szerint kérjük. te

11. Bármilyen szívesség a számla mielőbbi kifizetésére (sürgősen, késedelem nélkül)

12. Nagyon hálásak leszünk, ha. Ön beleegyezik abba, hogy termékeit próba jelleggel eladja nekünk

13 lesz. Kötelező, ha. Kérjük, fontolja meg módosításainkat

15. Ha lehetséges, kérem. Adja meg az összes kezdeti adatot

16. Kérjük, értesítsen bennünket. VAL VEL technikai sajátosságok(Termék név)

17 még mindig nem tudta. Megadja a (terméknév) árait?

18. Örömmel tudnánk

19. Tégy magadnak egy szívességet, és add be a kitöltött biztosítási papírjaidat.

20 *. Kérjük, azonnal küldje vissza az aláírt szerződés egy példányát

21. Kérjük, figyelmesen ellenőrizze a hozzáadott szerződést

22. Kérjük, erősítse meg érkezését a találkozóra

23. Ha. Ön elégedett a feltételeinkkel, kérjük, táviratban jelezze cégeink közötti szerződés aláírására való készségét. Reméljük gyors választ és sok sikert kívánunk

24. Kérjük, hogy javaslatainkat a lehető leghamarabb (hamarosan) mérlegelje, és döntéséről tájékoztasson bennünket

25. Kérem. megtérít téged Speciális figyelem tovább

26. Megkeressük Önt az alapnak szánt kis összegű adomány iránti kérelemmel

27. Először is, kérjük, tudassa velünk, milyen intézkedések segíthetnek. Le fogja győzni ezeket a nehézségeket

28. A felmerült nehézségek miatt kérjük, hogy több tapasztalt szakembert küldjenek hozzánk, akik tanácsot tudnak adni. Reméljük. Nem fogja megtagadni, hogy segítsen nekünk

29. Jó lenne, ha. Ön írásban megerősítette döntését

31. Hálásak leszünk, ha. Írásban értesít bennünket

32. Tisztelettel kérjük. hívsz minket

33 hálás lennék, ha. Javaslatainkat a lehető leghamarabb mérlegeli, és döntéséről a lehető leghamarabb értesít bennünket.

34. Ha ez egy javaslat. Nem elégedett, kérjük, jelezze az okot

35. Nagyon fontos számunkra, hogy részletes információkat szerezzünk a cégről (név), mert szeretnénk együttműködni vele

36. Felbecsülhetetlen értékű szolgálatot tesz nekünk, ha objektív információkat ad a cégről (név)

37. Mivel ez az információ nagyon fontos számunkra, megtesszük. Köszönöm a részletes magyarázatokat

38, hogy részletes jelentést készítsünk az elvégzett munkáról, szükségünk van. Szeretnénk kapni. Válasza hamarosan megérkezik. Előre is kifejezzük köszönetünket

39. Elnézést a plusz gondért. Nem tennék. Ön olyan szíves, hogy írásos magyarázatot ad nekünk erről

40 hálás lesz, ha. Képviselője eljön, hogy elvégezze a szükséges eljárást

41. Kérem. Megállapodásunk minden pontját betartja, és az ügyfelek megrendeléseit a megfelelő szinten teljesíti

42. Kérem. Gondosan tanulmányozza ezt a levelet, hallgassa meg tanácsainkat, és tegyen meg minden szükséges intézkedést a probléma megoldására.

43. Kérjük, gondosan tekintse át és ellenőrizze a kifizetett számlák összes listáját

44. Kérjük, hogy %-os kedvezményt biztosítsanak számunkra az építéshez (szerkezethez) szükséges anyag- és eszközellátásból (tárgy megnevezése)

KÉRŐLEVÉL

A felkérő levél az üzleti levelezés talán legelterjedtebb formája. Azon helyzetek száma, amelyek szükségessé teszik egy jogi, ill Egyedi, nem lehet megszámolni. Ez az információ fogadása, termékminták, akciók összehangolása, motiváció bármilyen cselekvésre stb.

A kérőlevél összetétele és felépítése nem sokban tér el a szokásostól (lásd Üzleti levelek. Formázási szabályok. Levélszerkezet). Általában, a kérő levél szövegét két részből áll:

1. Bevezető rész, ahol narratív formában kerül kifejtésre a dolog lényege, kifejtik a kérés indítékait és indokait. A következő szabványos kifejezéseket gyakran használják itt:

• a petíció oka
  • Az átvétel elmaradása miatt...
  • A társadalmi jelentőségét tekintve...
  • Figyelembe véve (hosszú távú együttműködésünket)...
  • Figyelembe véve (üzleti kapcsolataink hosszú távú és gyümölcsöző jellegét)...
  • Az Ön tettei és a korábban elfogadott megállapodások közötti eltérés miatt...
  • A rakomány átvételének késése miatt...
  • A tárgyalások eredményei alapján...
    stb.
• A kérés célja
  • A parancs teljesítése érdekében...
  • A probléma mielőbbi megoldása érdekében...
  • A kérdések összehangolására...
  • A rakomány biztonságos áthaladásának biztosítása érdekében...
  • A konfliktushelyzetek elkerülése érdekében...
    stb.
• hivatkozások a fellebbezési indokokhoz
  • A korábban megkötött megállapodásnak megfelelően...
  • A hozzánk intézett felhívással kapcsolatban...
  • Szóbeli megegyezés alapján...
  • A mi alapján telefonbeszélgetés...
  • A kormányrendelet szerint...
  • A kölcsönös ellátásokról szóló jegyzőkönyv szerint...
    stb.

A fenti kifejezések mindegyikét a szövegkörnyezet és a beszédhelyzet figyelembevételével kell használni.

Szinte minden szabványos kifejezés ezzel kezdődik származékos elöljárószó vagy elöljáró kombinációból. Figyelni kell ezeknek a főnévi igeneveknek a helyes használatára, amelyek főként a genitivusban és a datatívusban fordulnak elő.

2. Tulajdonképpen egy kérés. Itt a levél kulcsmondata az igéből képzett szavakat tartalmazza kérdez. Használatát az üzleti szövegekre vonatkozó etikett-követelmények és az üzleti kommunikáció pszichológiai törvényei magyarázzák - az ember szívesebben vállalja, hogy egy kérés, semmint követelés formájában kifejezett cselekvést hajt végre.

Bizonyos esetekben maga a leíró jellegű kérés nem tartalmazza ezt az igét, például: Reméljük, hogy a megadott határidőn belül lehetségesnek tartja javaslatunk megfontolását.

A kérelmet egyes szám első személyben lehet benyújtani (" Kérdez..."), többes szám első személyű (" Kérem..."), egyes szám harmadik személy (pl ebben az esetben gyűjtő értelmű főneveket használnak: " A vezetőség megkérdezi... ", "Az adminisztráció azt kéri... ", "A Munkaügyi Tanács azt kéri... " stb.), többes szám harmadik személyből, ha több gyűjtő jelentésű főnevet használunk ( A közigazgatás és a munkaügyi tanács kéri... ).

Ha a kérőlevél többdimenziós, akkor egy ilyen levél második részének összetétele így nézhet ki (a kompozíció egyes részeinek meg kell felelniük a szöveg bekezdés szerinti felosztásának):

Kérlek, kérlek...)
...
Egyúttal kérdem...(Kérjük is...)
...
én is kérdezem... ( Kérünk továbbá...)
...
stb.

A felkérő levél megfogalmazásakor figyelembe kell venni ilyen ajánlásokat:

1. Kérelem benyújtásakor hangsúlyozni kell, hogy Ön vagy szervezete érdekelt a teljesítésében.
2. Semmi esetre se kezdje a levelet a „Kérem...” szóval – tapintatosabb, ha először elmagyarázza kérésének indokait (még akkor sem, ha minden részletet már egyeztettek a címzettel).
3. Ne rohanjon előre megköszönni a címzettnek. Ezzel kényelmetlen helyzetbe hozza magát és a címzettet is. Próbáljon megköszönni, amikor megtudja, hogy kérését teljesítették.

A kérés megfogalmazásakor gyakran a következő szabványos kifejezéseket használják:

• Egy kéréssel fordulunk Önhöz...
  ...a címünkre történő szállítással kapcsolatban...
  ...a címemre vezető irányról...
  ...a szervezetünkbe deportálásról...
  ...arról, hogy adsz nekem...
• Kérünk (kérünk) Téged (Téged)...
  ...Mondd el nekünk)...
  ...Küldd el nekem)...
  ...sürgősen bemutatni...
  ... azonnal jelentsd...
  ...értesítsen (cégvezetés) a...
  ...tájékoztasson...
• Kérem a hozzájárulását, hogy...
  ...küldés...
  ... biztosít minket...
  ...ismerkedés...
  ...átadás... az alábbi berendezések...
• Segítségüket kérjük...
  ...fogadás...
  ...küldje el a lehető leghamarabb...
  ...gondoskodás további információ viszonylag...
  ...véghezvitel...
• Kérem (az Ön) utasításait...
  ...megállapodás megkötésére...
  ...a vállalati raktárból... képviselőnek...
  ...dokumentumok elkészítéséhez a...
  ...ellenőrzésre...
• Kérünk benneteket, hogy ne tagadjátok meg az udvariasságot és... .

Valószínűleg mindenkinek legalább egyszer meg kellett küzdenie azzal, hogy üzleti levelet kell írnia. Összeállításakor önkéntelenül arra a következtetésre jutsz, hogy egyáltalán nem egyszerű. Az írásnak számos szabálya és előírása van üzleti levelek, amit tudnia kell. A cikk részletesen leírja a dokumentum elkészítésének folyamatát, bemutatja az üzleti levelek mintáit, valamint ismerteti azok típusait és kialakítását.

Forma

A kész formák szilárdságot adnak és jelzik a vállalat megbízhatóságát. Tartalmazzák a szükséges információkat a szervezetről, például:

• Név.
• Cím.
• Kapcsolattartási telefonszámok.
• Weboldal.
• Email.
• Logó.
• Egyéb elérhetőségek.

Nincsenek szigorú szabályok az űrlapokra vonatkozóan. Ezért minden szervezet önállóan dönti el, hogy milyen információkat tartalmazzon.

Hogyan írjunk helyesen üzleti leveleket? Készítmény

Az üzleti leveleket meghatározott módon írják és formázzák, figyelembe véve a benne rejlő szabályokat és követelményeket. A szerző a céltól függően részletesen átgondolja a tartalmat, hogy az általa számított eredményt megkapja. Világosan meg kell értenie, hogy a címzett milyen információkat tud már a levél tárgyáról, mire kell alapoznia, és mi lesz benne az újdonság. Az érvek attól függnek, hogy a szerző milyen célt követ. Az üzleti levél elkészítésének folyamata a következő szakaszokra osztható:

• A probléma tanulmányozása.
• Levélvázlat írása.
• A jóváhagyását.
• Aláírás.
• Bejegyzés.
• Küldés a címzettnek.

Üzleti levelek szerkezete

A levél összeállításakor telíteni kell információkkal, vagyis minden szükséges információt el kell helyezni. Lehet egyszerű vagy összetett. Egy egyszerű levélben a tartalom világosan és tömören közöl olyan információkat, amelyek általában nem igényelnek választ a címzetttől. Egy összetett több szakaszból, pontból és bekezdésből állhat. Minden bekezdés az információ egy-egy aspektusát mutatja be. Az ilyen típusú üzleti levélminták általában egy bevezető, törzs- és záró részből állnak.

Az alábbiakban egy példa az üzleti levél írására - annak bevezető része.

A fő rész helyzeteket és eseményeket ír le, elemzéseket és bizonyítékokat szolgáltat. Ebben a részben győzik meg, hogy így vagy úgy kell cselekedniük, bizonyítaniuk kell, hogy mi volt a helyzet, és különféle érvekkel tájékoztatják a részvétel szükségességéről.

A következtetés következtetéseket tartalmaz, amelyek javaslatok, kérések, emlékeztetők, elutasítások stb. formájában születnek.

Az alábbiakban bemutatunk egy példát az üzleti levél írására - annak utolsó része. Ez összefoglalja a főben megfogalmazott követelményt.

Minden megadott információnak optimálisan következetesnek és érthetőnek kell lennie.

Minden betű középen elhelyezett címmel kezdődik. Ez a kis rész rendkívül fontos. Kiválasztásakor a szerzőnek figyelembe kell vennie:

• A címzett pozíciója.
• A kapcsolat természete.
• Alakiság.
• Etikett.

A levél végén legyen egy udvarias forma. Például: „...remélem a további együttműködésre (köszönöm a meghívást)...” Ezeket a kifejezéseket a szerző aláírása követi.

Stílus

Minden levelet bent kell tartani formális üzleti stílus, ami a beszédeszközök használatát jelenti a hivatalos üzleti kapcsolatok. Egy ilyen nyelv jellemzői a következő körülmények között alakulnak ki:

• Az üzleti kapcsolatok fő résztvevői jogi személyek, amelyek vezetőinek és tisztségviselőinek nevében leveleket írnak.
• A szervezetekben a kapcsolatok szigorúan szabályozottak.
• A kommunikáció tárgya a cég tevékenysége.
• A vezetői dokumentumoknak általában meghatározott címzettje van.
• Gyakran előfordulnak hasonló helyzetek egy szervezet tevékenysége során.

Ezzel kapcsolatban az üzleti levélben szereplő információknak a következőknek kell lenniük:

• Hivatalos, személytelen, a kommunikáció résztvevői közötti távolságot hangsúlyozva.
• Megcímzett, meghatározott címzettnek szánt.
• Az írás idején aktuális.
• Megbízható és pártatlan.
• Indokolt, hogy rávegye a címzettet bármilyen művelet végrehajtására.
• Teljes a döntéshozatalhoz.

Követelmények

Az üzleti levélnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:

• A beszéd minden szinten szabványosított – lexikai, morfológiai és szintaktikai. Sok kifejezést, kifejezést és képletet tartalmaz.
• Az írás hangvétele semleges, visszafogott és szigorú, érzelmi és kifejező nyelvhasználat nélkül.
• A szöveg pontossága és érthetősége, logikai hibák nélkül, a megfogalmazás világossága és átgondoltsága.
• Tömörség és rövidség – további jelentést hordozó kifejezések használata nélkül.
• Az ismétlődő helyzetek következtében kialakult nyelvi képletek használata.
• Kifejezések, azaz olyan szavak vagy kifejezések használata, amelyeknek speciális fogalmai vannak.
• A rövidítések használata, amelyek lehetnek lexikálisak (vagyis összetett szavak, amelyek a szavak részeinek betűinek eltávolításával jönnek létre: LLC, GOST és így tovább) és grafikus (vagyis szómegjelölések rövidített formában: grn, zh-d, stb.).
• Konstrukciók használata a genitív és hangszeres esetekben.
• Szóbeli főneveket tartalmazó kifejezések ("támogatás" helyett "támogatás".
• Egyszerű gyakori mondatok használata.

A fenti üzleti levél minták az alábbiakban láthatók teljes verzió(a fő résszel). Az információ megfelel a hivatalos üzleti stílus minden követelményének.

Az üzleti levelek típusai

A legjobb, ha üzleti levelet írunk egy konkrét kérdésről. Ha egyszerre több problémát kell megoldani, ajánlatos több különböző lehetőséget felvázolni.

Az üzleti levelek a következő tartalommal rendelkezhetnek:

• Kísérő. Az ilyen levelekre általában azért van szükség, hogy tájékoztassák Önt arról, hová küldje el a dokumentumokat.
  (Hogyan írjunk üzleti levelet? Minta kísérő levél segít azoknak, akiknek szükségük van az ilyen típusú dokumentumok elkészítésére.)

• Garantált. Azért írják őket, hogy megerősítsenek minden ígéretet vagy feltételt. Például garantálható a munka, bérleti díj fizetése, szállítási idők stb.
• Kösz. Különösen gyakran kezdték használni őket Utóbbi időben. Az ilyen levelek jó formát mutatnak. partnerségek. Kiadhatók normál fejléces papírra vagy színes papírra, gyönyörű nyomattal.
  (Hogyan írjunk üzleti levelet? A köszönőlevél minta szabad formában kerül összeállításra, attól függően, hogy milyen feladatokat old meg. ebben az esetben levél a rövid forma kifejezi a lényegét. Egy ilyen díszes színes papírra készült minta a cég telephelyén díszhelyen a falra akasztható.)

• Tájékoztató.
• Tanulságos.
• Gratulálunk.
• Hirdető.

Vannak betűk is:

• Együttműködési javaslatok. Az utóbbi időben meglehetősen elterjedt, szervezeteknek küldött, gyakran reklám jellegűek például, mint ez a minta. Meglehetősen nehéz kereskedelmi leveleket írni, sok árnyalattal kell számolni ahhoz, hogy felkeltsük a figyelmet, és még inkább, hogy érdeklődni tudjunk. De ha az alábbi minta szerint állítja össze, akkor minden esélye megvan a sikerre.

• Meghívók. Elküldik őket, meghívva őket különböző eseményeken való részvételre. Általában egy menedzsernek vagy tisztségviselőnek szólnak, de lehet egy egész csapatnak is.
• Kérések.
• Megjegyzések.
• Kérések és még sok más.

Hogyan írjunk választ egy levélre. Példa

A választ az első levélben szereplő kérés megismétlésével kell kezdeni. Ezután adják meg a mérlegelés eredményét, és a jóváhagyást vagy az elutasítás okát fejezik ki. Az üzleti válaszlevél alternatív megoldást tartalmazhat a várt információkra. Általában a következő elveknek felel meg:

• Az első levélre és annak tartalmára mutató hivatkozás elérhetősége.
• Az azonos nyelv azt jelenti.
• Összehasonlítható hatókör és tartalmi szempontok.
• Egy bizonyos sorrendnek való megfelelés.

Dekoráció

A vállalati fejlécek üzleti levelekhez való használata mellett a tervezésük során egyéb finomságokat is figyelembe kell venni. Ezek a részletek, a rövidítésekre vonatkozó szabályok, a címek, fejlécek írása, a szöveg hossza, a mezőszélesség és egyebek.

Az üzleti levél mintái segítenek az összeállításban, figyelembe véve az összes finomságot és árnyalatot. Kezdő irodai dolgozók és tapasztalt dolgozók egyaránt használják. A mintáknak köszönhetően megtanulják a helyes betűírást, és sok időt takarítanak meg.

Kérő levél

Felkérő levélnek nevezzük a szervezet képviselőinek (általában a vezetőnek küldött) vagy egy meghatározott személyhez intézett írásbeli megkeresést, amelyet információszerzés, üzleti papírokhoz való hozzáférés biztosítása vagy valamilyen munka elvégzésére kérnek. . Az irodai munkavégzés szabályai szerint a címzett levelezés címzettje kötelező választ kell adnia egy ilyen levélre.

Kérőlevél minta

A felkérő levél összeállításának szabályai összhangban vannak az üzleti levelezés általánosan elfogadott kánonjaival. A kérést tartalmazó levél formája a legelterjedtebb az üzleti levelezésben, ezért sokféle írási lehetőséget biztosít. A legtöbb általános ajánlásokat hogy lehet adni, hogy segítsen az író egy ilyen levél - ragaszkodjon az egyszerű és rövid stílus kijelentések, amelyek kötelezően meghatározzák a végrehajtandó tevékenységeket, például: „Segítséget kérek...”, „Kérlek...” (ezután a konkrét műveletet jelezzük), „Remélem az Ön támogatását megszerzése...”, stb.

A hivatalos megkeresést általában a feladó fejlécére írják, és szerkezete a következő részekből áll:

a kimenő levelezés regisztrációs számát és a levél keletkezésének dátumát feltüntető adatok

a levél szerzőjének személyes adatai (beosztás és teljes név)

a megkeresés lényegét leíró levél címe

tiszteletteljes megszólítás az üzenet címzettjéhez, amely legtöbbször úgy kezdődik, hogy „Kedves...”

a megkeresés lényege annak a cselekménynek a megemlítésével, amelyet a feladó kérelmével kezdeményezni kíván

Egyes esetekben a levél szövegében célszerű egy olyan kifejezést használni, amely az ügy feltételezett sikeres megoldásáról szól, például: „Részvételét előre is köszönöm...”

a kérőlevél szerzőjének aláírása, feltüntetve adatait.

A szöveg összeállítása során a fő kérést megelőzheti egy preambulum, amelyben röviden fel kell vázolni a címzett megkeresésének okait. Ha a minta több kérést is tartalmaz, megengedett az olyan megfogalmazások használata, mint: „Én is kérdezek...”, „A fenti kéréssel egyidőben Önhöz fordulok...”. Minden megfontolandó új kérdést külön bekezdésben kell bemutatni. Az üzleti levelezés szabályai szerint összetett megkeresésre egy levélben lehet válaszolni, minden megkereséshez megjegyzéssel. Az ilyen típusú levelezés csökkenti a papírmunkát és a beérkező dokumentumok olvasására és feldolgozására fordított időt.

Abban az esetben, ha a levelezés jellege lehetővé teszi a kérelem elbírálására és az eredmény elérésére vonatkozó határidő kijelölését, a levél szövegének helyesen kell kifejeznie azt a szándékot, hogy az előírt határidőn belül választ kapjon.

Az üzleti levélnek tartalmaznia kell a feladó elérhetőségét. Ezeket az adatokat azért tüntettük fel, hogy szükség esetén a levél címzettjének lehetősége legyen közvetlenül kapcsolatba lépni a megkeresés feladójával.

Letöltés

Kérőlevél minta: pismo-prosba.doc (letöltések: 8038)

A megkereső levél kézhezvételi kérés szükséges információ, áruk, szolgáltatások, dokumentumok, ajánlások adásáról, értekezlet szervezéséről, stb. Összeállításánál meg kell indokolni a kérés teljesítésének szükségességét. Címzett lehet egy adott személy vagy jogalany- szervezetek. Ez a típus a levelek egynél több kérést is tartalmazhatnak.

Hogyan írjunk kérő levelet

A kérőlevél felépítése hasonló az üzleti levél általános felépítéséhez, és formailag szinte megegyezik egy kérőlevéllel. Regisztrációja a szervezet fejlécén történik. Általában a szervezet vezetője vagy egy meghatalmazott személy írja alá.

Példák üzleti levél kifejezésekre - kérések

A kérelem oka:

A&hellippel kapcsolatban

Figyelembe véve&hellipet

In view&hellip

A&hellip alapján

A célért&hellip

A&hellip alapján

&hellip szerint

&hellip szerint

A kérelem szövege:

Arra kérjük Önt, hogy vegye fontolóra/nyújtsa/végezzen/jelentse/tájékoztassa/küldje sürgősen &hellip

Kéréssel és segítséggel fordulunk Önhöz

Segítségüket kérjük a...

Hozzájárulását kérjük a...

Kérünk titeket is&hellipet.

A megkereső levélhez válaszlevél írása szükséges.

ÜZLETI LEVELEK

A felkérő levél az üzleti levelezés talán legelterjedtebb formája. Nem számolható meg azon helyzetek száma, amelyek jogi vagy természetes személy nevében történő megkeresést tesznek szükségessé. Ez információszerzés, termékminták beszerzése, cselekvések összehangolása, valamilyen cselekvés előidézése stb.

A kérőlevél összetétele és felépítése nem sokban tér el a szokásostól (lásd Üzleti levelek. Formázási szabályok. Levélszerkezet). A kérelmező levél szövege általában két részből áll:

1. Bevezető rész. ahol az ügy lényegét narratív formában mondják el, kifejtik a kérés indítékait és indokait. A következő szabványos kifejezéseket gyakran használják itt:

a petíció okaÁtvétel elmaradása miatt. Figyelembe véve a társadalmi jelentőségét. Figyelembe véve (hosszú távú együttműködésünk). Figyelembe véve (üzleti kapcsolataink hosszú távú és gyümölcsöző jellegét). Cselekedeteinek a korábban elfogadott megállapodásokkal való összeegyeztethetetlensége miatt.

Az áru átvételének késése miatt.

kérdésében folytatott tárgyalások eredményei alapján. stb.

A kérés célja A megrendelés teljesítése érdekében. A probléma mielőbbi megoldása érdekében. A kérdések összehangolására. A rakomány áthaladásának biztonsága érdekében.

A konfliktushelyzetek elkerülésére stb.

hivatkozások a fellebbezési indokokhoz A korábban megkötött megállapodásnak megfelelően... A hozzánk intézett felhívással kapcsolatban. Szóbeli megegyezés alapján. Telefonbeszélgetésünk alapján. Kormányrendelet szerint.

A kölcsönös ellátásokról szóló jegyzőkönyv szerint.

A fenti kifejezések mindegyikét a szövegkörnyezet és a beszédhelyzet figyelembevételével kell használni.

Szinte minden szabványos kifejezés származtatott elöljárószóval vagy elöljárószóval kezdődik. Figyelni kell ezeknek a főnévi igeneveknek a helyes használatára, amelyek főként a genitivusban és a datatívusban fordulnak elő.

2. Tulajdonképpen egy kérés. Itt a levél kulcsmondata az igéből képzett szavakat tartalmazza kérdez. Használatát az üzleti szövegekre vonatkozó etikett-követelmények és az üzleti kommunikáció pszichológiai törvényei magyarázzák - az ember szívesebben vállalja, hogy egy kérés, semmint követelés formájában kifejezett cselekvést hajt végre.

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy maga a leíró jellegű kérés nem tartalmazza ezt az igét, például: Reméljük, hogy a megadott határidőn belül lehetőség nyílik javaslatunk elbírálására.

A kérést egyes szám első személyben (Please.), többes szám első személyben (Prosim.), egyes szám harmadik személyben lehet megtenni (ebben az esetben gyűjtő értelmű főnevek használatosak: Vezetőség kérdez. , Adminisztráció kér. , Munkaügyi Tanács kérdezi a .-t stb.), többes szám harmadik személyből, ha több gyűjtő jelentésű főnév is használatos (az Adminisztráció és a Munkaügyi Tanács kéri.).

Ha a kérőlevél többdimenziós. akkor egy ilyen levél második részének összetétele így nézhet ki (a kompozíció egyes részeinek meg kell felelniük a szöveg bekezdés szerinti felosztásának):

Kérdez. (Kérem.)

Egyúttal kérdem. (Kérjük is.)

én is kérdezem. (Kérjük is.)

A felkérő levél megfogalmazásakor figyelembe kell venni ilyen ajánlásokat.

1. Kérelem benyújtásakor hangsúlyozni kell, hogy Ön vagy szervezete érdekelt a teljesítésében.

2. Semmi esetre se kezdje a betűt a Kérem szóval. - tapintatosabb, ha először megmagyarázza kérésének okait (még akkor is, ha minden részletben már egyeztettek a címzettel).

A kérés megfogalmazásakor gyakran a következő szabványos kifejezéseket használják:

Egy kéréssel fordulunk Önhöz.

címünkre való elküldésről.

a címemre vezető irányról.

szervezetünknek való elküldéséről.

hogy adj nekem. Kérünk (kérünk) Téged (Téged).

Hatékony kérőlevél 5 lépésben

Minden megkereső levélnek tartalmaznia kell egy jól átgondolt indoklást és a kérelem egyértelmű megfogalmazását. Emellett olyan technikákat is használhat, amelyek növelik az írás hatékonyságát.

1. lépés: Kihez fordul a kérésével?

Személyesen forduljon a címzetthez, lehetőleg kereszt- és családnévvel:

Kedves Ivan Ivanovics! „Tisztelt Ivanov úr!”

„Kedves Kollégák!”, „Tisztelt Vezetők!”, „Kedves junior munkavállalók!”, „Kedves HR munkatársak!”

Kérő levél. Kérőlevél minta

A megkereső levél olyan dokumentumtípus, amelynek célja bizonyos információk megszerzése, cselekvésre ösztönzés vagy dokumentumok rendelkezésre bocsátása. Vagyis a levél jellege nem kereskedelmi.

A megkereső levél egy adott személynek vagy a szervezet egészének címezhető. A jó modor szabályai szerint feltételezzük, hogy a címzettnek választ kell adnia rá.

Íme egy kérőlevél, melynek mintája letölthető Wordben.

A levél a szervezet fejlécére íródik (ha van, és a levél a szervezet nevében íródott), és a következő blokkokat kell tartalmaznia:

Egy sapka. kinek és kitől levél

A fő rész, beleértve a fellebbezést, magának a kérelemnek a nyilatkozatát, Részletes leírás okok, amelyek miatt ezt a kérést teljesíteni kell (minél indokoltabb a kérése, annál valószínűbb, hogy teljesül)

Aláírás dátuma

A kérő levelekben általában tipikus kifejezéseket használnak:

„Arra kérünk, hogy fontolja meg//nyújtson//végezzen//jelentést//tájékoztatást”

„Kéréssel fordulunk Önhöz...”, „Segítségüket kérjük a...”

"A hozzájárulását kérjük ahhoz, hogy..."

– Azt is megkérjük...

A levél stílusának formálisnak és üzletszerűnek kell lennie, meg kell felelnie az üzleti levelezés minden normájának.

Ha több kérésről van szó, akkor jobb, ha azokat egy kérőlevélben tükrözi, ahelyett, hogy minden kérelemhez külön levelet írna.

Példák kérőlevélre (a levél fő része):

A falu lakói keresik Önt... amelynek lakossága... fő. Jelenleg nincs olyan szolgáltató a környékünkön, amely megbízható, nagy sebességű internet-hozzáférést biztosítana. Ilyen igény azonban fennáll, és erre a szolgáltatásra nagy lesz a kereslet.

Kérjük, fontolja meg egy dedikált vonal megszervezésének lehetőségét az internethez való csatlakozáshoz.

Kedves Anton Petrovich!

Házak lakói... st. A helyi terület tereprendezési igényével határozták meg. Az udvaron nincs rendezett tér kisgyerekes sétákra. Segítséget kérünk a játszótér megszervezésében.

A parkolóhelyek rendelkezésre állásával is akut probléma. Udvarunkban további parkolóhely kialakítása szükséges a közeli házak lakóinak autóinak tárolására.

Megértésüket és segítségüket reméljük.