Formular de scrisoare de corespondență comercială. Reguli pentru scrierea unei scrisori de afaceri

„Ceea ce este cel mai dificil pentru o persoană este ceea ce nu i se dă.”
M. Zhvanetsky

Probabil că, cel puțin o dată în viață, toată lumea a trebuit să facă față nevoii urgente de a scrie o scrisoare de afaceri șefului unei societăți comerciale, unui partener, unui funcționar sau, în cel mai rău caz, biroului de locuințe. Dar dacă te consideri un om de afaceri, chiar și doar un începător, sau plănuiești să-ți deschizi propria afacere, chiar și în viitorul îndepărtat, trebuie să înveți să scrii corect scrisorile de afaceri.

Deci, care este diferența dintre o scrisoare simplă și o scrisoare de afaceri?

În primul rând, absența componentelor emoționale și predominarea logicii și pragmatică prezentarea rațională a cererii sau propunerii dumneavoastră. Un om de afaceri, proprietar de companie sau manager al unei întreprinderi mari sau chiar nu foarte mari, spre deosebire de doar un „consumator”, este puțin probabil să fie interesat de scrisoarea ta emoționantă și de inspirație către el cu o cerere despre cooperare, acordarea de asistență sau stabilirea oricăror alte relații de prietenie.

În primul rând, trebuie să înțelegi că atunci când scrii o scrisoare de afaceri, o scrii la obiect! Mulți își vor spune acum, ce „joc de cuvinte”, dar este clar că o scrisoare de afaceri diferă de ceilalți prin înțelegerea sa clară a „Celui”, „De ce” și „De ce”. Am citit o mulțime de scrisori și propuneri și, din păcate, în unele scrisori sensul a ocolit constant, iar la sfârșitul scrisorii nu era deloc clar ce voia să ceară sau să ofere autorul.

Prin urmare, pentru ca sensul și ideea scrisorii să nu se „împrăștie în copac”, trebuie să răspundeți singur la următoarele întrebări:

1. Cui îi scrii scrisoarea?Ai greșit la destinatar?
2. De ce scrii o scrisoare, ce vrei să oferi sau să ceri? Argumentele și stilul de prezentare sunt clare? și sunt convingătoare? argumentele dumneavoastră pentru Destinatar? Și ce beneficii va primi? din cooperare Cu tine?
3. De ce faci asta? Ce rezultat vrei? La ce alte acțiuni intenționați să „provocați” Destinatarul?

Pentru scrisorile de afaceri, a fost dezvoltat GOST R 6.30−2003 corespunzător, care descrie cerințele de bază pentru conținutul și execuția documentelor. Puteți să vă familiarizați cu acest GOST mai detaliat cumpărându-l de la o librărie de afaceri și să îl utilizați în viitor atunci când vă completați documentele.

Dar pentru unii Puncte importante as vrea sa platesc Atentie speciala:

1. Un capac scrisoare de afaceri trebuie să conțină o contestație către Destinatar. Este emis puțin sub numărul de înregistrare: Funcția și Numele complet sunt indicate în colțul din dreapta sus. Destinatar. Mai jos puteți specifica Subiectul scrisorii. Și mai jos, în centru, se întocmește Contestația. Adresa trebuie să exprime respect folosind cuvinte general acceptate: „Stimate”, „Domnule”, „Doamnă” (abrevierile nu sunt permise). Antetul este de obicei cu caractere aldine.

De exemplu:

Ref. Nr 01 din 20.04.2012

pe In. Nr 01 - RiK din 01/01/1930

Către director

LLC „Coarne și copite”

Bender O.I.

„Despre un lot de coarne defecte,

livrat la 1 ianuarie 1930.”

Dragă Ostap Ibrahimovic,

1. Introducere. În introducere, trebuie să definiți pe scurt esența scrisorii. Puteți începe tradițional: „Aș dori să vă aduc în atenție...”, „Vă întreb...”, „În prezent...”, etc. - dacă scrisoarea este scrisă la persoana întâi.

Dacă contestația vine de la o persoană juridică, atunci narațiunea vine de la o terță persoană (De exemplu, „Compania noastră oferă...”).

Mai mult, atât în ​​introducerea, cât și în textul următor al scrisorii, pronumele tu și toate formele lui (tu, tu, al tău) trebuie scris cu majusculă.

1. Concluzia scrisorii rezumă ceea ce a fost scris și deseori include o cerere sau o propunere. De exemplu: „Ținând cont de cele de mai sus, vă întreb...”
2. Textul principal al unei scrisori de afaceri se termină în mod tradițional cu fraza: „Cu respect,...” - dacă se intenționează o adresă neutră. Dacă cunoașteți personal Destinatarul, atunci puteți încheia scrisoarea cu expresia „Cu drag,...”.

De exemplu:

Cu stimă,

Milionar subteran (semnătură) A.I. Koreiko

Funcția, numele complet (se tipăresc mai întâi prenumele și patronimul, apoi numele de familie), semnătura este pusă în propria mână.

1. Scrisoarea de afaceri se termină cu informații despre expeditor, care trebuie să conțină numele complet al acestuia. (de preferință în întregime) poziție și numărul de telefon de contact. Acest lucru este necesar dacă Destinatarul sau reprezentantul său trebuie să contacteze pentru a primi Informații suplimentare. De asemenea, puteți indica persoana responsabilă (numele complet) și a lui numar de contact telefon. Apropo, nu uitați să indicați codul orașului împreună cu numărul de telefon. Nu forțați Destinatarul să piardă timpul căutând aceste informații.

Aș dori să vă atrag atenția și asupra unor puncte legate de prezentarea scrisorii în sine. Am folosit odata diverse opțiuni prezentarea scrisorii, până la inainte de folosire NLP, dar toate acestea au oferit puține beneficii practice, deoarece stilul de scriere a afacerilor în sine este foarte conservator, iar scrisorile care nu corespund acest stil, pur și simplu nu a depășit „controlul vamal”, reprezentat de secretarul companiei. Prin urmare, am refuzat din experimenteși a început să scrie după cum era necesar stilul de afaceri.

Amintiți-vă, scrisoarea dvs. ar trebui să conțină trei secțiuni principale, acestea sunt introducerea, argumentarea și concluzia. Mulți scriitori de scrisori ajung direct la subiect, fără a introduce interlocutorul în chestiune. Desigur, dacă scrisoarea este suficient de lungă, este posibil ca omul de afaceri să nu citească introducerea, dar va ajunge imediat la subiect. Dar se poate întoarce și la începutul scrisorii dacă această „esență” îl interesează. În concluzie, trebuie să scrieți ceea ce doriți să primiți. Scrisoarea nu trebuie să conțină interpretări duble, ci doar un gând clar în scrisoarea ta. Pentru a face acest lucru, ar fi frumos să ne amintim de Aristotel, care în 300 î.Hr., a considerat logica afirmațiilor și a formulat legi logice pe baza ei:

1. Legea identității – un concept trebuie folosit în același sens în cursul raționamentului;
2. Legea contradicției este „nu te contrazice”;
3. Legea mijlocului exclus - „A” sau „nu-A” este adevărată, nu există o treime.”

Conform regulilor de redactare, partea principală a unei scrisori de afaceri ar trebui să dezvăluie în mod logic în mod consecvent conținutul cererii sau al propunerii, făcându-l ușor de înțeles pentru Destinatar. Toate paragrafele anterioare ar trebui să curgă în mod logic în următorul. Furnizați fapte și cifre specifice, dacă este necesar. Și nu uitați că „concizia este sora Talentului”. Amintiți-vă că textul prea lung îl poate „obosi” pe Destinatar, acesta poate să vă lase scrisoarea deoparte și să nu afle care este sensul ofertei dumneavoastră unice.

Și numai după ce crezi că scrisoarea ta este în sfârșit scrisă, asigurați-vă că o verificați pentru greșeli de ortografie. și punctuația erori. Verificați de două ori consistența logică și lizibilitatea întregului text (cel mai bine este să-l citiți cu voce tare).

Dacă greșeli de ortografie din greșeală sau grăbiți, va fi o jenă. Cum poți „face afaceri” cu o companie care distribuie scrisori cu erori? Fii atent!

În concluzie, aș dori să spun că scrisoarea dvs. va fi întâmpinată mai întâi de „îmbrăcămintea” ei; trebuie să acordați o atenție deosebită calității hârtiei pe care este tipărită scrisoarea, designului, dacă scrisoarea își va pierde forma în timpul transportului, indiferent dacă vor dori să-l ridice. Dacă totul este bine în acest sens, atunci o scrisoare de afaceri îngrijită, consecventă din punct de vedere logic, revelatoare și bine scrisă va convinge Destinatarul spre pozitiv decizie în favoarea ta. A scrie scrisori!

Document de afaceri— principalele mijloace de desfășurare a activităților de management, de înregistrare și transmitere a informațiilor. Cu ajutorul documentului se coordonează activitățile de afaceri și se acumulează informații. Într-o organizație mare, de obicei se întocmesc instrucțiuni care indică cine scrie oficial documentele, cine raportează cui și în ce cazuri, cine transmite informații cui etc. Una dintre cele mai importante modalități de oficializare a transferului de informații sunt formularele standard (formulare). Avantajul formularului este că persoana care îl completează nu trebuie să se gândească când, cum și ce informații trebuie furnizate. în acest caz,; aceasta economisește mult timp.

Ponderea corespondenței în viața de afaceri este foarte mare.

Compilat corect, îndeplinește următoarele cerințe:

• fiabilitatea și obiectivitatea prezentării;
• caracterul complet al informațiilor;
• concizia prezentării (o scrisoare de afaceri nu trebuie să dureze mai mult de o pagină);
• lipsa de raționament și narațiune;
• ton neutru de prezentare, dar în același timp bunăvoință, absență de grosolănie și ironie, pretenție, falsă politețe;
• utilizarea mijloacelor de evaluare mai degrabă logică decât emoțional-expresivă a situației și faptelor.

Există mai multe tipuri de scrisori de afaceri. Astfel, scrisorile care conțin avertisment, memento, invitație, confirmare, refuz, scrisori de intenție, garanție, informații, scrisori de notificare și comandă nu necesită un răspuns scris obligatoriu. Răspunsul trebuie scris într-o scrisoare cu o cerere, recurs, propunere, cerere, cerere.

Etica scrisului de afaceri

Nerespectul autorului unei scrisori de afaceri, chiar dacă este voalată, este întotdeauna resimțită de destinatar, ceea ce formează o atitudine negativă persistentă față de scrisoare și autorul acesteia, în ciuda metodelor aparent impecabile de persuasivitate a mesajului.

Trebuie să fii deosebit de atent când citești o scrisoare care conține un refuz. Nu puteți începe o astfel de scrisoare cu o declarație de refuz. În primul rând, trebuie oferite explicații convingătoare. Folosiți următoarele formule: „Solicitarea dumneavoastră nu poate fi acceptată din cauza următoarele motive..."; „Din păcate, nu este posibil să vă satisfaceți cererea...”; „Regretăm profund, dar nu vă putem satisface cererea...”, etc. Locul acestei formule este în ultimul paragraf al scrisorii. În acest caz, trebuie să vă amintiți regula: „Când formulați un refuz, aveți grijă să nu pierdeți un prieten sau un client”.

Iată un exemplu de plan pentru o scrisoare de răspuns care conține refuzul unei cereri sau respingerea unei oferte:

• repetarea cererii - destinatarul trebuie să se asigure că scrisoarea sa a fost citită cu atenție și că esența cererii sale este înțeleasă cu exactitate;
• motivele pentru care o cerere nu poate fi acceptată sau pentru care nu poate fi acceptată o ofertă sunt raţionale şi pregătire psihologică destinatarului la refuzul ulterior;
• o declarație de refuz sau de respingere a unei propuneri este o formulă de refuz.

Limba scrisorilor de afaceri

Academicianul D.S. Likhachev, un expert strălucit în limba rusă, într-o notă pentru tinerii săi colegi „Despre limbajul bun munca stiintifica" a scris: " Limbă bună nu este observat de cititor. Cititorul ar trebui să observe doar gândul, dar nu și limba în care este exprimat gândul.”

Încrederea în scris este posibilă cu mulți ani de experiență. La început se recomandă utilizarea sfaturi practice specialisti:

• ar trebui să aleagă cuvinte simple, dar nu sărăciți limba;
• folosiți verbele mai mult decât adjectivele: astfel textul va fi dinamic și în același timp nepomp;
• nu începeți de departe, nu vă abateți de la subiect, nu descrieți multe detalii;
• evita declarații lungi: sunt neconvingătoare, așa că ar trebui să fii scurt și să folosești un minim de propoziții subordonate;
• trecerea de la o frază la alta ar trebui să fie logică și naturală, „neobservată”;
• verifica fiecare frază scrisă după ureche;
• folosiți un minim de pronume care să vă facă să vă gândiți la ce se referă, la ce cuvânt au „înlocuit” (scrieți în mod specific, și nu „despre asta”, „căla”, „ea/ea/ei” etc.).

O scrisoare de afaceri trebuie să fie alfabetizată și corectă din punct de vedere stilistic.

Formatarea unei scrisori de afaceri

O scrisoare oficială este întotdeauna scrisă pe antetul organizației.

În colțul din stânga sus al scrisorii trimise (adică trimisă de la organizație) este indicat numărul de ieșire, care este înregistrat în jurnalul de documente al organizației. Trebuie indicată data la care a fost scrisă scrisoarea. În colțul din dreapta sus se află numele organizației (în cazul nominativ), funcția destinatarului și numele său de familie. În colțul din stânga jos sunt poziția, prenumele și semnătura managerului, iar 2 cm mai jos - numele de familie al executorului scrisorii (fără inițiale) și numărul de telefon al acestuia.

Esențial și vizual, conținutul scrisorii este format din mai multe blocuri: o formula scrisorii - care este esența cererii; o justificarea cererii; o informații de sprijin.

În scrisoarea de răspuns, asigurați-vă că faceți o referire politicoasă la ultima lui scrisoare. Dacă această scrisoare deschide corespondența cu un partener străin, trebuie să prezentați organizația, să descrieți scopurile și obiectivele acesteia în domeniul activităților internaționale. Această parte a scrisorii este extrem de scurtă, deoarece informațiile de bază despre organizație trebuie furnizate în broșura atașată scrisorii (un link către care este cerut în scrisoare). O astfel de scrisoare ar trebui să se încheie cu recunoștință pentru cooperare și/sau o expresie a speranței pentru o astfel de cooperare în viitor. O formulă dovedită este „Cu drag (numele tău)”.

O scriere bună necesită un vocabular mare și capacitatea de a le conecta, ceea ce necesită citirea sistematică și atentă a ficțiunii și a non-ficțiunii. Fără o alimentație constantă cu cunoștințe umanitare, un lider cu drepturi depline nu va apărea. Aceasta este concluzia eminentului savant în management Lee Iacocca: „De-a lungul anilor, când copiii mei au întrebat ce să studieze, sfatul meu constant a fost că trebuie să obțină o bună educație în științe umaniste... Cheia este să construiască o educație puternică. fundament de cunoștințe în domeniul literaturii, pentru a stăpâni bine vorbirea orală și scrisă.”

Mulți oameni sunt îngrijorați de cum să scrie o scrisoare de apel. Modelul este, de fapt, aproape același în toate cazurile. Mulți oameni trimit acest document organizațiilor, firmelor, autorităților și altor locuri pentru a rezolva anumite probleme. Trebuie să fie compilat atât de cetățeni de rând, cât și de diverși antreprenori privați. Ei bine, hai să punem totul în ordine.

Primul lucru pe care trebuie să-l știi

Deci, înainte de asta, trebuie să înțelegeți pe ce principiu este întocmit acest document. Ei bine, atunci când scrieți o astfel de lucrare, trebuie să respectați absolut toate regulile.Primul lucru pe care trebuie să-l învățați este utilizarea unui stil de prezentare formal. Este important să vă gândiți în prealabil la conținut, să îl compuneți convingător, clar, logic și înțeles. este un text a cărui esență este prezentată pe scurt și optim. Lungimea maximă a documentului este de o pagină. Sarcina principală a unei persoane este de a atrage atenția destinatarului și de a-l interesa de problema lui. Este necesar ca destinatarul să ia imediat o decizie după ce a citit mesajul. Scrisoarea de apel ar trebui să fie foarte semnificativă. Eșantionul este un text în care poziția autorului este clar enunțată și susținută de mai multe fapte și dovezi. Este necesar să vă prezentați în mod constant întrebările și cererile. Nu are rost să amestecăm totul. Și, desigur, la final trebuie subliniat cât de important este acest mesaj.

Structura

Acest aspect are și mare importanță. Compoziția este importantă atunci când scrieți o scrisoare de recurs. Eșantionul este standard. În colțul din stânga sus, puneți data aplicării. În dreapta - indicați unde și cui trebuie adresată scrisoarea. Acesta poate fi numele unei companii, instituții, agenții guvernamentale, numele complet individual etc. Chiar mai jos, scrieți detaliile dvs.: nume complet, adresă, număr de telefon, e-mail - cu cât mai multe informații, cu atât mai bine. Este recomandabil să tastați textul pe computer, iar dacă vă decideți să scrieți de mână, atunci asigurați-vă că utilizați un scris de mână lizibil.

Scrisoare de recurs: exemplu de conținut

În mijlocul foii trebuie să scrieți direct textul. Ce recurs ar trebui să aleg? Cu siguranță oficial, alegeți una dintre următoarele: venerat, tovarăș etc. Cuvântul trebuie să fie însoțit de un nume de familie cu un nume și patronim. Dacă o persoană ocupă o funcție sau are un titlu, atunci trebuie indicat și acest lucru. Pentru a sublinia semnificația cererii, merită pusă la sfârșit Și apoi scrieți scrisoarea de recurs în sine. Modelul, ca atare, există, dar este diferit pentru fiecare caz. Ei bine, în general, există o opțiune universală. În primul rând se indică motivele care motivează contestația, apoi se indică esența problemei, iar apoi se indică scopul scrisorii. Ar trebui să existe cât mai multe detalii posibil. Ele vor ajuta să convingă destinatarul că cererea va fi îndeplinită. Și, în plus, este important să indicați temeiul contestației. Aceasta poate fi o normă, o lege, un set de reguli, un regulament sau un act legislativ.

Formulare

Mulți oameni le este greu să își formuleze dorințele sau cererile. Ei bine, aici există câteva reguli. În primul rând, solicitările trebuie evitate. Este mai bine să folosiți mai multă persuasiune. Destinatarul trebuie să înțeleagă că este benefic pentru el să îndeplinească cererea. Îi puteți sugera interesul lui pentru această chestiune. Apelul ar trebui să se încheie într-o notă optimistă, încurajând acțiunea, dar cât mai corect posibil. Este mai bine să arăți că răspunsul înseamnă mult și că abia așteptați să-l obțineți cât mai curând posibil. Și, desigur, totul trebuie semnat. După aceasta puteți trimite. Rămâne doar să așteptați un răspuns.

În zilele noastre, este pur și simplu necesar să poți scrie corect o scrisoare, indiferent cui i se adresează mesajul tău (un posibil angajator, un funcționar arogant sau un prieten apropiat) și modul de trimitere a corespondenței (prin obișnuit sau e-mail, poate prin fax).

Opțiunile cu exemple de litere pot fi vizualizate în secțiunea „” de pe acest site. Acum să vorbim despre câteva reguli de scriere și formatare. Scrisorile se împart în trei categorii generale:

• personal - celor dragi, membrilor familiei, prietenilor apropiați și nu atât de apropiați (folosește un stil informal),
• semioficial – corespondență cu diverse organizatii pe probleme care vă privesc personal (de exemplu, cu banca despre starea contului dvs., cu autoritatea de securitate socială despre beneficii, cu rețeaua de distribuție despre primirea mărfii etc.),
• scrisori de afaceri (oficiale) - este necesar un stil de prezentare formal de afaceri și sunt necesare cerințe stricte pentru formatare.

Cum să scrii corect o scrisoare personală

Scrisori personale Scrisul este în mare parte plăcut, pentru că comunici cu familia și oamenii apropiați. Mai întâi trebuie să salutați, doar cuvântul „Bună ziua!” va fi potrivit.

Dacă întârziați să răspundeți, este politicos să vă ceri scuze și să menționați motivele. Dacă sunteți deja în corespondență cu destinatarul și vi s-au pus întrebări, atunci momentul să răspundeți la acestea este acum. Apoi, după fraza introductivă „Sunt bine”, poți trece la o declarație a evenimentelor, poți scrie despre ceea ce te îngrijorează.

Întrucât stilul de comunicare este informal, glumele, bârfele (propria evaluare a evenimentelor sau o descriere a opiniilor altora) și repovestirea unui articol dintr-o revistă de modă sunt potrivite. Pe scurt, folosește tot ceea ce îți va face scrisoarea interesantă. Smiley-urile și întrebări precum „Cum merge?”, „Nu-i așa?” pot fi o modalitate bună de a însufleți o scrisoare personală.

Încearcă să fii sincer. Întrebați cum se simte destinatarul dvs. și puneți întrebări pentru a continua corespondența. La sfârșit, exprimă-ți sentimentele, de exemplu, „Te iubesc”, „Aș vrea să te cunosc”, „Aștept cu nerăbdare răspunsul tău” etc. Asigurați-vă că vă puneți semnătura (e-mail-ul este adesea omis), dar destinatarul poate să nu ghicească de la cine este scrisoarea (nu este întotdeauna clar din adresa de e-mail). Recitiți scrisoarea și corectați erorile dacă este necesar. De obicei, irită oamenii și arată o lipsă de respect.

Cum să scrii corect o scrisoare semi-formală

Scrisori semi-oficiale ar trebui să fie cât mai succint posibil și să precizeze în mod clar esența problemei. Simplitatea și logica sunt binevenite. Nu poți scrie o scrisoare bună într-o dispoziție proastă. Și este mai bine să excludeți orice abateri lirice de la subiectul și manifestările emoțiilor și să vă concentrați pe baza de dovezi (mai ales important pentru plângeri).

Recomand să scrieți o scrisoare folosind un computer, apoi să o tipăriți pe o coală albă obișnuită A4 și să o semnați cu un pix. Sunt permise scrisorile scrise de mână. În acest caz, scrieți lizibil și corect, în special numele de familie.

Odată ce este lizibil, este ușor de citit. În zilele noastre, organizațiile serioase înregistrează adesea documente în în format electronic. Numele tău de familie (poate fi frumos, dar complicat) este bine cunoscut doar de tine. Dacă, în timpul înregistrării scrisorii tale, schimbi cel puțin o literă din numele de familie, atunci o căutare electronică într-o bază de date uriașă nu pare să găsească mesajul tău. Și vă va fi greu să aflați dacă este înregistrată deloc, deși mai târziu poate veni răspunsul.

Se obișnuiește să se indice întotdeauna destinatarulîn colțul din dreapta sus al scrisorii. Îți voi oferi mai multe opțiuni pentru a te ajuta, toate sunt acceptabile. Totul depinde de preferințele dvs. și dacă cunoașteți numele unității structurale sau oficialii destinatarului:

serviciu federal
asupra muncii si ocuparii fortei de munca

Șeful Serviciului Federal
asta ori aia
ȘI DESPRE. Nume de familie

diferit

Administrația din Volgograd
Departamentul așa și așa - numele său

Pentru redactorul-șef
Editura „Pshik”
E.F. Kagailovsky

Perepolokh LLC
Contabil șef
A.I. Kvochinskaya

orice individ

Tugrikov S.M.
Sf. Lusnaya, 207, ap. 1375,
Voronej, 400001

Sub destinatar, scrieți numele, prenumele, patronimul, adresa completă pentru a trimite un răspuns prin poștă obișnuită, este mai bine să furnizați și un număr de telefon.

Dacă aplicați deja undeva din nou, atunci trebuie să indicați link la numărul și data scrisorii primite(posibil mai multe). Acest lucru facilitează foarte mult procesarea corespondenței și cu siguranță veți primi un răspuns, ținând cont de corespondența anterioară cu privire la problema în cauză. Este scris „La nr. (cifre) din 31.08.2014”. Acest link este situat în stânga deasupra textului; îl puteți vedea în figură cu o diagramă a elementelor literei.

Dacă știți numele persoanei căreia vă adresați, atunci puteți începe textul cu „Dragă...!”, Apoi ar trebui să-l închei cu „Cu respect”.

Dacă există documente justificative, asigurați-vă că notați mai jos textul Acest lucru. Apoi, în viitor, puteți dovedi cu ușurință ce ați trimis exact împreună cu scrisoarea. Ce documente specifice (sau copii) sunt trimise pot fi indicate în text sau direct în marcajul disponibilității aplicației. Este plasat sub textul principal, de exemplu:

Aplicare: pentru 2 l. în 1 exemplar.

Anexă: copii chitanțe de plată... 2 coli. în 1 exemplar.

Trebuie amintit că tu ar trebui să indice întotdeauna în cererea dumneavoastră:

• prenume, prenume, patronimic,
• adresa dvs. pentru trimiterea unui răspuns,
• număr și semnătură personală.

În caz contrar, scrisoarea dumneavoastră poate fi considerată anonimă. Astfel de scrisori nu sunt supuse examinării, ceea ce înseamnă că nu veți primi un răspuns la contestația dvs. Autoritățile sunt obligate să răspundă în termen de cel mult o lună de la data înregistrării scrisorii dumneavoastră.

Scrisoarea trebuie să fie scrisă de dvs în dublu exemplar. Puteți contacta personal organizația de care aveți nevoie. În acest caz, în serviciul de management al biroului (secretar, birou sau Departamentul comun) Asigurați-vă că solicitați o ștampilă datată pe copia scrisorii. Este mai bine să introduceți imediat un număr de înregistrare, dar în organizațiile mari este posibil ca scrisorile să nu fie înregistrate imediat din cauza numărului mare de ele. Prin urmare, la momentul depunerii cererii, este suficient ca copia dumneavoastră de pe scrisoare să fie ștampilată cu numele organizației și data. Acest lucru este foarte important dacă trebuie să respectați termenul limită sau să confirmați ulterior aplicarea.

Dar nu este deloc necesar să mergi undeva în persoană. S-ar putea să vă fie mai ușor să mergeți la cel mai apropiat oficiu poștal. În acest caz, trimiteți prin scrisoare recomandată cu notificare. Efectul va fi același. După ceva timp, puteți suna organizația și puteți afla soarta scrisorii dvs. Sau nu trebuie să sunați pe nimeni, doar așteptați un răspuns.

Dacă, în cele din urmă, primiți un răspuns în loc de un răspuns clar, vă rugăm să ne contactați din nou. În organele guvernamentale, de exemplu, este monitorizat faptul că recursurile repetate pe aceeași problemă. Sau scrieți o scrisoare sub forma unei plângeri, puteți încerca să o trimiteți unei organizații superioare. Astfel de solicitări sunt, de asemenea, tratate cu mare atenție.

În ceea ce privește - acesta este unul dintre cele mai importante subiecte în munca de birou și merită să fie dedicat unui articol separat.

Evgenia Polosa

*** Dacă sunteți obișnuit să faceți cumpărături online (cumpărați haine, telefoane, servicii, rezervați hoteluri etc.), atunci vă puteți recupera o parte din bani, de exemplu, folosind acest SERVICIU. Merge pentru mine.

Vă mulțumim că ați adăugat acest articol la:

Mai interesant pe tema:

8 comentarii la această postare

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Ele conțin informatie necesara despre o organizație precum:

• Nume.
• Abordare.
• Numerele de telefon de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. În această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Etichetă.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie scrise într-un stil oficial de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea unui limbaj formal relații de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți în relațiile de afaceri sunt entitati legale, în numele cărora sunt scrise scrisori manageri și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl constituie activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanți la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completa(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Exemplu scrisoare de intențieîi va ajuta pe cei care au nevoie să întocmească acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulțumiri. Au început să fie folosite mai ales des în În ultima vreme. Scrisorile ca aceasta arată o formă bună. parteneriate. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de mulțumire este întocmit în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea în sine forma scurtaîși exprimă esența. O astfel de probă, realizată pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în sediul companiei la un loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale; trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția și, cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate unui manager sau oficial, dar pot fi adresate și unei întregi echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniu de aplicare și aspecte de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.