Exemple de mémorandum sur les mauvaises performances du vendeur. Rédaction d'une note interne : exemple de document et règles de rédaction

Les rapports, qui sont utilisés dans le flux de documents interne des organisations, affichent les résultats des activités de chaque employé ou service. Un tel document peut être établi à la demande de reporting de la direction, mais dans certains cas la note est rédigée par l'initiateur, qui peut être les chefs de service ou les salariés eux-mêmes.

Selon les buts et objectifs, un mémorandum peut être informatif, rapportant ou proactif. Dernière vue est plus courant que d'autres, et ces notes sont dominées par des plaintes contre des employés liées à des violations de la discipline, des violations des règles de sécurité et des horaires de travail.

Dans ce cas, le mémorandum est rédigé par le supérieur immédiat d'un tel employé et, en plus de porter ce fait à l'attention de la direction supérieure, peut contenir une obligation d'appliquer une sanction appropriée.

Un exemple de note de rapport est utilisé lorsqu'il est nécessaire d'informer la direction de l'exécution de certains ordres ou instructions, ainsi que pour les rapports sur les travaux effectués, indiquant leur état actuel, s'ils ne sont pas encore terminés. Dans la plupart des cas, ces documents sont des documents formels demandés par la direction pour maintenir la responsabilité générale.

Contrairement à un rapport de reporting, un rapport d'information n'est pas établi dans obligatoire, alors qu'un rapport strict et précis dans un tel document n'est pas requis de la part du compilateur.

Il est utilisé pour la communication entre les départements d'une organisation à des fins d'information. Par exemple, s'il est nécessaire de transmettre au directeur des informations selon lesquelles l'équipement doit être réparé en raison de sa panne.

Si vous n'êtes pas sûr comment rédiger un rapport correct - vous pouvez utiliser formulaire prêt à l'emploi et remplissez-le selon l'échantillon. Mais dans certains cas, cela n'est pas possible et vous devez rédiger le document vous-même. Étant donné qu'un document de cette nature est considéré comme un document officiel, lors de sa rédaction, il est nécessaire de respecter le style commercial officiel et de respecter les exigences de base :

1. Pour un mémorandum, vous pouvez utiliser soit le papier à en-tête de l’organisation, soit une feuille A4 vierge standard.
2. En haut du document, les détails de l'organisation sont indiqués.
3. Ensuite, le compilateur écrit sa fonction, son nom et ses initiales dans génitif(par exemple – « du chef de chantier N.N. Fedoseev »).
4. Le titre « Mémorandum » doit être écrit sans guillemets.
5. Dans la partie principale du document se trouve le texte de la note, après quoi sont placées la signature de l'auteur et sa transcription, ainsi que date complèteétablir un document : sans lui, le document ne sera pas valable.

Cet exemple de mémo convient aussi bien à un usage interne au sein d'une organisation qu'à un envoi à l'extérieur en cas d'interaction avec d'autres entreprises.

Nuances de rédaction d'un rapport

Le sens et les objectifs d'un tel document sont assez transparents, mais parfois, lors de sa rédaction, les gens commettent un certain nombre d'erreurs par rapport au texte principal. Par exemple, une note concernant la non-conformité responsabilités professionnelles– c'est officiel document officiel, qui peut être envisagé non seulement au sein de l'organisation, mais également par des représentants d'autres structures.

En conséquence, dans un tel document, il n’y a pas de place pour les déclarations émotionnelles, les affirmations personnelles et les descriptions détaillées et colorées. Le document doit être de style commercial et contenir l'essence même du recours et une indication des mesures que l'expéditeur estime nécessaires à l'exécution du destinataire.

La note sert souvent de « point de départ » dans les enquêtes internes liées aux violations disciplinaires des employés. Par exemple, si le supérieur immédiat d’un employé l’a surpris ivre au travail, la culpabilité est conséquences possibles le travail d'une personne dans un tel état incombera non seulement au délinquant lui-même, mais également au patron.

Si le patron veut punir un employé pour cette infraction Si cela se produit quelques jours plus tard, ou du moins le lendemain matin, il n'y aura tout simplement plus de « traces du crime » et il ne sera pas possible de prouver que l'employé était ivre au travail. Pour ce faire, il est nécessaire d'établir de fait un tel document, indiquant la date et heure exacteévénements.

Il est important de noter que le rapport lui-même, dans de tels cas, ne peut constituer une preuve d'une violation de la discipline. Pour ce faire, il est nécessaire de joindre au document les pièces complémentaires pertinentes, par exemple un procès-verbal de comparution d'un salarié en état d'ébriété, qui doit être signé par deux témoins. Il ne devrait pas y avoir de telles signatures dans la note elle-même.

Chaque entreprise devrait disposer d'un exemple de rapport standard : cela évitera aux employés d'avoir à proposer quelque chose qui leur est propre et en même temps de commettre des erreurs de conception. Bien entendu, un tel modèle ne peut pas être universel dans tous les cas, mais règles générales inscription dans dans ce cas sera clair.

Et enfin : un mémorandum peut être rejeté, une réponse peut y être rédigée qui ne convient pas au compilateur, un tel document peut même être ignoré pendant un certain temps. Toutes ces questions sont résolues au sein de l'organisation, mais pour qu'un document soit considéré en dehors de l'organisation (par exemple, dans le cadre d'une procédure judiciaire), il doit être visé par le destinataire, qui confirme ainsi qu'il connaît le document.

Comment rédiger un mémo sur le comportement grossier d’un employé ?

Dans toute entreprise, il y aura un employé qui ne respectera pas ses collègues, ses subordonnés et parfois même ses supérieurs. Contrairement aux infractions disciplinaires et à l'exercice inapproprié des fonctions, il est parfois difficile de punir un employé pour un comportement inapproprié, car les règles relatives aux comportements inappropriés ne se trouvent pratiquement pas dans le Code du travail de la Fédération de Russie (à l'exception du personnel enseignant).

Étant donné que la notion de comportement incorrect, ainsi que sa sanction, ne sont pas prescrites dans les principaux actes législatifs, afin de pouvoir qualifier le comportement incorrect d'un employé, ainsi que d'appliquer une sanction pour celui-ci, il est nécessaire introduire les concepts ci-dessus dans les documents réglementaires locaux de cette organisation.

Par exemple, dans une convention collective ou dans un règlement intérieur du travail.

Les actions suivantes peuvent être classées comme comportement incorrect (grossier) :

• déclarations offensantes adressées à des collègues ou à des clients de l'organisation ;
• utiliser des grossièretés à l'égard de personnes ou simplement dans un discours familier ;
• comportement obsessionnel et grossier ;
• gestes obscènes envers les collègues et clients de l'organisation, etc.

Ce ne sont là que quelques-uns des principaux signes d’un comportement inapproprié d’un employé.

Cette liste peut être poursuivie presque à l'infini, tout dépend de la politique d'entreprise de l'organisation et de l'étendue de ses activités.

Quelles responsabilités doit avoir un directeur technique dans une entreprise ? voir le lien.

En plus des actions ci-dessus, cela peut en inclure bien d’autres, notamment le port de vêtements révélateurs si l’entreprise a un code vestimentaire strict.

L'inclusion d'une clause sur les comportements inappropriés dans l'un des documents réglementaires locaux de l'organisation, ainsi que la familiarisation de l'employé avec ceux-ci, sont nécessaires pour que le responsable de l'organisation ait le droit de punir l'employé qui a commis cette infraction.

Un exemple d'acte de défaut de fournir une explication pour l'application d'une pénalité.

Qui rédige le rapport sur un comportement inapproprié ?

Tout salarié présent ou celui à qui ce comportement était adressé a le droit de dresser un rapport sur le comportement inapproprié d'un salarié.

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En plus du mémo, un acte peut également être dressé en présence de la commission constatant que l'employé s'est comporté de manière inappropriée envers les employés ou partenaires commerciaux de l'organisation.

Souvent, un comportement inapproprié, notamment des déclarations obscènes adressées à quelqu'un, accompagne intoxication alcoolique. Ainsi, dans ce cas, un employé peut être puni deux fois pour un acte apparemment répréhensible.

Pour apparition d'un employé en état d'ébriété et pour comportement inapproprié. Mais seulement à condition que les normes de comportement inapproprié et leur interdiction soient incluses dans les documents réglementaires locaux de l'organisation.

Dans ce cas, un mémorandum ou un acte est dressé par une commission qui constate que le salarié est ivre.

Exemple de mémo sur le comportement grossier d'un employé

La procédure d'établissement des documents attestant qu'un employé s'est livré à un comportement grossier n'est pas différente de l'établissement de tous les autres documents. mémos et les actes à partir desquels commence l'enquête officielle.

Il n'y a pas d'opinion claire sur cette question en ce qui concerne l'enquête interne. Mais si l'affaire est portée devant le tribunal, alors il faut l'indiquer et, de plus, il est conseillé d'avoir des témoins.

L'enquête officielle est menée à procédure générale dans le respect des exigences légales.

Étant donné que les normes de comportement sont souvent prescrites dans le règlement intérieur du travail, leur violation peut être qualifiée d'infraction disciplinaire.

Responsabilité des employés

Un employé qui se livre à un comportement inapproprié (grossier) est généralement passible de sanctions disciplinaires. Habituellement, selon la gravité, il s'agit d'une réprimande ou d'une réprimande.

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Il est impossible de licencier immédiatement pour comportement inapproprié, car cela ne s'applique pas aux comportements graves ponctuels.

Mais si un employé sait déjà comment des mesures disciplinaires, pour une durée inférieure à un an, alors le licenciement est tout à fait possible, même si la sanction précédente a été prononcée pour une tout autre infraction.

En plus de la punition, selon Code du travail, dans ce cas, les normes du Code civil peuvent également être appliquées, en termes d'insulte à la personnalité et à la dignité, la calomnie.

Les tiers blessés qui ont été insultés et les employés directs de cette organisation peuvent saisir le tribunal.

Il existe des précédents où une action en justice a été intentée non pas contre un employé en particulier, mais contre l'organisation dans son ensemble, si la personne qui s'est permise de se comporter de manière incorrecte (de manière grossière) occupait un poste élevé.

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En outre, la seule issue pour les employés est de s'adresser au tribunal dans les cas où le chef de l'organisation s'est permis de se comporter de manière grossière et incorrecte.

Quoi qu'il en soit, de plus en plus d'entreprises commencent aujourd'hui à prêter attention à cette partie de la communication avec les employés, en tant qu'élément important de l'image commerciale de l'entreprise.

Instructions

Concevez l’en-tête du rapport. Écrivez les coordonnées du destinataire dans le coin supérieur droit, c'est-à-dire au nom de qui vous écrivez, en indiquant la fonction, le nom et les initiales. Il peut y avoir un destinataire (directeur, administration) ou plusieurs (directeur, directeur adjoint de l'éducation). travail éducatif, directeur adjoint par intérim du travail éducatif). Indiquez votre fonction, votre nom et vos initiales.

Au milieu de la feuille, indiquez le type de document en majuscule(MEMO) et son sujet dans la ligne suivante (de quoi parle la note). Par exemple : RAPPORT sur l'absence de l'élève 9 « a » de Yu.N. Terekhov. A côté du type de document, vous devez ensuite saisir son numéro d'arrivée et sa date d'enregistrement.

Dans la première moitié du texte du rapport, décrivez la situation en détail, en indiquant les noms, les dates et les heures de ce qui s'est passé. Parce que le mémorandum est l'un des mesures extrêmes, puis pour décrire une situation spécifique, vous pouvez vous appuyer sur un journal de travail pédagogique (y a-t-il eu des violations similaires dans le comportement de l'élève (date et témoins oculaires), quelles mesures ont été prises professeur de classe(conversation, privation de privilèges, parents sur le comportement, etc.), si l'élève a déjà été discuté lors des conseils pédagogiques, réunions de parentsà la même occasion).

La deuxième partie du mémorandum vise à présenter des conclusions et des demandes pour résoudre cette situation. Par exemple; un procès-verbal est dressé concernant la perturbation d'un cours par plusieurs élèves ; décrivez en détail les actions et les mesures que vous avez prises pendant la leçon ; tirer des conclusions sur la préparation des autres élèves et inviter les écoles à prendre des mesures concernant le comportement des enfants qui perturbent le cours.

Inscrivez la date d'établissement de la note en chiffres arabes à gauche de la feuille, la signature et sa transcription à droite.

Une entreprise, quelle que soit sa forme de propriété, possède son propre flux de documents sous la forme d'un ensemble de documents de diverses directions, systématisés selon un certain principe. Attention particulière lors de la rédaction, un mémorandum est requis.

Qu'est-ce qu'un mémo

Le document commercial sous forme de mémo a un caractère informatif et consultatif. Il est fourni au supérieur immédiat ou au chef de l'organisation. Une note peut être établie sur instruction de la direction et à l'initiative d'un salarié.

Un document est constitué de faits spécifiques liés à une question particulière. Dans la plupart des cas, un mémorandum est une opinion subjective de l'employé, présentée par écrit. Parfois, à la lumière de l'actualité de l'entreprise, il est extrêmement important pour un manager de connaître l'opinion de ses subordonnés afin d'ajuster ses actions ultérieures. Les salariés sont tenus de rédiger individuellement une réponse détaillée, complétée propres idées et des recommandations.

Quant au sujet des rapports, il peut être différent : de la fourniture ponctuelle d'informations au reporting périodique. Contrairement aux explications et aux notes, une note peut être utilisée au sein d'une entreprise ou jouer le rôle de document de reporting pour une autorité supérieure.

Motif de la rédaction du document

Une note est rédigée à la suite d'un processus incontrôlable, ce qui peut causer des dommages à l'entreprise. C’est alors que le salarié peut de la même manière porter toutes les informations à la connaissance de ses supérieurs. Par exemple, il peut s'agir d'un absentéisme multiple du responsable ou d'un non-respect de la mise en œuvre des indicateurs prévus, ce qui, bien entendu, peut affecter négativement les résultats de l'ensemble de l'entreprise. En général, le document est destiné à devenir un signal pour un changement dans la politique interne mise en œuvre dans ce moment gestion.

Comment préparer correctement un rapport

Généralement, un document se compose de plusieurs parties. Premièrement, il est nécessaire de formuler clairement la raison qui a motivé la rédaction du rapport. Ici, la situation spécifique est décrite et les faits sont répertoriés. Il est alors recommandé en toute lucidité d'exprimer propre opinion sur ce qui se passe. Dans ce cas, il est nécessaire d'analyser la situation sous tous les angles et de proposer votre propre solution au problème.

Toutes les informations doivent être présentées de manière assez concise, tout en restant fidèle au sujet de ce qui s'est passé. Il est inacceptable de déformer la réalité et d’exprimer des conjectures qui ne sont pas étayées par des preuves.

Le document est déposé sur une feuille de papier A4 avec l'indication obligatoire du nom du département dans le coin supérieur gauche. Les informations sur le destinataire de la note doivent être situées en haut à droite. Juste en dessous de la ligne rouge, le nom du document et son numéro, ainsi que le lieu de compilation, sont inscrits en grosses lettres.

Ensuite, les informations sont présentées sous une forme assez libre, appuyée par la signature de l'employé qui a rédigé le document.

Sources:

• http://fb.ru/

Si tous les employés de l'organisation n'ont pas besoin de rédiger des notes officielles ou des mémos, alors tôt ou tard, presque tous les employés peuvent avoir besoin d'un exemple de note explicative. Chacun de ces types de documents officiels a son propre objectif spécifique d’information et de référence. Considérons quels types de notes sont les mieux adaptés à un cas particulier.

Le type de document à titre informatif ou de référence adressé à une personne autorisée, par exemple le chef d'un service ou le chef d'une entreprise, est appelé rapport. La législation n'en donne pas de définition claire, elle vise à présenter des conclusions et des propositions afin d'inciter le manager à prendre une décision.

Il peut être établi soit à l'initiative du salarié, soit conformément à un avis oral. sur ordre du chef. Le plus souvent, avec son aide, ils font des propositions liées à l'amélioration des équipements techniques de production, expriment leur désaccord avec toute décision de gestion et exposent leur position en cas de conflits avec des collègues.

Exemple de note explicative

Le texte principal de ce document est destiné à formuler votre position et à présenter clairement vos arguments sur le bien-fondé de la question.

On distingue les types de mémos suivants :

• Rapport. Il s'agit d'informer sur l'achèvement de tous travaux ou étapes, l'exécution des commandes, etc. ;
• Informatif. Compilé pour présenter les résultats, les détails, les progrès et les méthodes d’exécution des travaux. Sont réguliers ;
• Initiative. Contenir des initiatives, des propositions, des recommandations, etc.

Exemple de mémorandum

Les rapports peuvent être externes ou internes selon le destinataire du document.

Les externes s'adressent au chef d'une entreprise ou d'une organisation de niveau supérieur. Pour établir ce document, utilisez les formulaires généraux d'entreprise. Selon l'exemple, le mémorandum doit être composé des éléments suivants :

• noms de l'institution, de l'entreprise;
• Rendez-vous;
• indice;
• adresses d'enregistrement;
• données du destinataire ;
• titre du sujet du rapport ;
• texte déclaré ;
• signatures du gérant ;
• Nom complet de l'interprète, indiquant un numéro de téléphone de contact.

Mémo sur le manquement à l'exercice de ses fonctions officielles

Des mémos internes sont rédigés au nom du chef de l'organisation, des feuilles ordinaires sont utilisées pour leur exécution. Un tel document contient les éléments suivants :

• désignation du département ;
• Titre du document ;
• date et numéro d'enregistrement;
• titre du sujet ;
• texte;
• Nom complet du destinataire ;
• signature, nom et initiales, ainsi que la fonction du compilateur.

Un type de document interne est une note de manquement à l'exercice de ses fonctions officielles. Il a pour but d'informer du non-respect ou mauvaise exécution employé de ses fonctions immédiates, et comprend également une proposition visant à imposer une sanction disciplinaire à cet employé.

Mémo de service - exemple de rédaction et journal de bord

L'un des types de mémos est officiel. Il s'agit d'un document d'information utilisé pour l'interaction de divers objets horizontaux (c'est-à-dire non subordonnés les uns aux autres) de la structure de gestion afin de résoudre les problèmes liés à leur compétence. Comment rédiger un mémo ?

DANS classificateur panrusse la documentation de gestion (OKUD) ne prévoit pas ce type de documentation. Parallèlement, ils sont utilisés à diverses fins industrielles :

• pour demander des informations;
• lors de l'émission d'instructions ;
• comme document d'accompagnement;
• comme lettre d'information.

Le texte de ce type de document contient des données sur la raison de son exécution, c'est-à-dire demande, candidature, proposition, etc. Il peut contenir des informations sur les réunions tenues, les mouvements de personnel des employés, tout changement dans le travail de l'organisation et de ses divisions, etc. Le document peut également contenir des informations destinées au service de sécurité sur les salariés travaillant le week-end en vue de leur admission dans les locaux de l'entreprise.

Pour la réussite professionnelle des employés, ils peuvent recevoir un cadeau, un titre ou un certificat de valeur. Pour ce faire, une note de note de prime est établie, établie par le chef de service, de syndicat ou d'équipe.

Mémo pour le prix

La législation n'impose pas d'exigences strictes pour la préparation d'une note officielle. Cependant, un exemple pour remplir un mémo a une forme similaire à celle d'un rapport : il peut être élaboré et compilé directement dans l'organisation, en tenant compte des spécificités de l'entreprise.

Afin de contrôler la documentation, un journal spécial devrait être créé. Selon le modèle de journal d'enregistrement des notes officielles, il peut contenir des données sur les numéros d'enregistrement des documents, leur date, leur nom ou résumé, des informations sur le fonctionnaire qui a signé le document, etc.

Exemple de journal des mémos officiels

En plus de l'enregistrement du journal, une carte ou un enregistrement automatique de la documentation est également fourni.

Formulaire de note explicative

Pour expliquer les circonstances de tout événement et fait, un tel type de document est fourni comme lettre explicative, rédigé par un employé de l'entreprise adressé à un fonctionnaire supérieur.

Il est censé être rédigé à la main en un seul exemplaire à intervalles réguliers. feuille de papier au nom de la personne qui l'a demandé. Certains organismes prévoient la préparation d'une note explicative sur ordinateur. La forme de la note explicative n'est pas fixée au niveau législatif, cependant, dans certaines institutions, il existe des formulaires standards pour son exécution. Parallèlement, une note explicative non établie conformément au formulaire fait foi.

Selon le Code du travail de la Fédération de Russie (article 193), avant d'appliquer une sanction disciplinaire à un employé, il faut lui demander une note explicative, dans laquelle l'employé peut signaler les circonstances et les raisons des mesures prises.

Les notes explicatives peuvent être rédigées soit par un salarié, soit par l'unité structurelle dans son ensemble.