Обяснителна бележка за наличието на излишни средства. Всичко за бележките: докладни, официални, обяснителни

21.10.2019

Бележката на обяснението е бизнес писмо, който е предназначен за вътрешна циркулация във всяка институция. Съдържанието на писмото отразява обяснение на събития и, като правило, минали негативни обстоятелства. IN в такъв случайЩе се разглеждат обяснителни записки относно отсъствията от занятия.

Как да пишаобяснение за пропуснати часове?

Бележката с обяснения има за цел да изясни обстоятелствата, случили се с лицето, което е главният герой на събитията, и е възможно той да е виновникът. Целта на обяснителното писмо е да се разберат обстоятелствата на случилото се, за да се формира правилното заключение.

Изкуство. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че ръководителят е длъжен да изиска писмено обяснение от ученик, който е извършил дисциплинарно нарушение. В този случай студентът има право да откаже да предостави такъв документ - това е предвидено в закона. При такива обстоятелства обаче ръководството на институцията има право да наложи дисциплинарно наказание на провинилия се студент. Естествено, за това трябва да се състави акт за отказ от даване на обяснение в присъствието на двама свидетели.

Шаблонът за такъв документ предвижда следните общоприети правила::

Бележката се съставя на лист А4, като обемът на писмото трябва да бъде в рамките на 1-2 страници.
Писмото се пише до ръководителя на образователната институция, като се посочва неговото име и длъжността, заемана от ръководителя в тази институция. Този текст се попълва в горния десен ъгъл на листа в дателен падеж.
След това трябва да запишете информацията за автора на писмения документ (пълно име и длъжност в родителен падеж)
След това попълнете заглавието на писмото - „Обяснителна бележка” и заглавието към текста ( „Относно...“, „О...“и т.н.)
В някои случаи след заглавието писмото се регистрира на рецепцията с присвоен номер и се изписва датата на изпращане. В други в края на бележката е изписана датата и подписът на автора на писмото.
Основната част на писмото съдържа текст, обясняващ случилите се обстоятелства. Описва събитията, които са се случили, техните причини и ако авторът е виновен, тогава разкаяние и обещание, че това няма да се повтори.
В края на документа има дата, ако не е включена при регистрацията, и подпис на автора на писмото.

Ако студент учи в колеж и по някаква причина е пропуснал часове, тогава естествено класен учителгрупи или ръководството на колежа ще изисква обяснение от студента. Защо се пропускаха часовете?

Не всеки ученик знае как да пише такива писма. Въпреки това, съвременната младеж, разбираща в Интернет, може да намери модели (образци) на такива обяснения. Ето защо в този раздел няма да описваме правилата за изготвяне на такива документи, особено след като в предишен разделСтруктурата на такава бележка е описана подробно.

Деканът на факултета по механизация на селското стопанство Соколов I.I.
от ученик от 15-та мех група Иванов Г.П.
Обяснително писмо
Аз, Иванов Генадий Петрович, пропуснах тренировките на 28 ноември (3 сдвоени урока и 1 лабораторна работа), защото майка ми дойде в общежитието ми от селото. Долиновка.
Майка дойде да учи в института функционална диагностикапрегледи на тялото. Тя извършва този преглед всяка година. Този път тя пристигна на 28 ноември 2019 г. Тя внезапно се почувства зле и трябваше да извикам майка ми." Линейка».
След като майката била прегледана от лекар, тя била помолена да прекара целия ден на спокойствие. Трябваше да пропускам уроци, за да следя състоянието й. Доктор на линейката Сидоров А.В. По мое искане той направи заключение, че майката се нуждае от наблюдение. Докладът на лекаря е приложен. Моля, считайте отсъствието си от часовете за уважителна причина.
29 ноември 2019 г. Ученик от 15-та група (подпис)Иванов Г.П.

Статутът на студент на висше учебно заведение се урежда с чл. 16 от закона. Деветата част на този член гласи, че за неспазване от страна на ученик на правилата, установени от Хартата на образователната институция и правилата на нейния вътрешен график, към него могат да бъдат приложени дисциплинарни наказания. Според закона наказанието може да бъде наложено, след като ученикът напише писмено обяснение. В същото време е възможно дисциплинарно наказание въз основа на обяснителна бележка само за ученика, извършил нарушението. При колективно нарушение на режима в университета се снема обяснение от всеки студент. Според едно от обясненията е невъзможно да бъдат наказани всички виновни ученици.

Както вече беше отбелязано, писменото обяснение всъщност се счита за документ, описващ на непосредственото ръководство обстоятелствата на неизпълнение на домашна работа, лабораторна работа, нарушения на посещаемостта на часовете в института и др. Такива писма могат да се използват и като придружаващи приложения към основния документ, например към план или доклад. В тази версия бележката дава обяснение на съдържанието на някои разпоредби на основния документ. Такава бележка се попълва на бланката на институцията.

Обяснителните бележки, отразяващи инциденти и ситуации, обикновено се попълват на лист хартия А4 за предаване на ръководството. Правилата за попълване на такива бележки в института не се различават от другите обяснения в други сектори на националната икономика. Тук структурата на документа е същата като описаната в първия раздел на тази статия.

Структурата на документа включва две части:

Фактическият раздел, който показва фактите, довели до написването на бележката.
Причини, обясняващи създадената ситуация или факта на неправомерно поведение.

Обяснителна записка (образец)е документ със справочен или информационен характер. В съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда, преди да вземе решение за привличане на служител от работодателя, трябва да се вземе обяснение от него в писмена форма.

Обикновено един документ може да бъде обяснителен и оневиняващ по своя характер конкретен случайсе използва един или друг вид. Обяснително писмо с оправдателен характер се съставя в случай, че служителят е безусловно съгласен с извършването на отрицателно действие. Обяснителна записка се съставя, когато е необходимо да се разяснят условията на извършеното нарушение.

Може да се изисква обяснителна бележка при различни обстоятелства, възникващи на работното място, за по-нататъшното й представяне на висшестоящо длъжностно лице. По заповед на последния или по инициатива на служителя се съставя акт с цел получаване на обективна информация за извършеното нарушение.

Обяснителната бележка съдържа индикация за:

Обяснителна бележка се съставя на хартия, адресирана до лицето, което я е поискало. Законодателят не предвижда задължителната му форма, но редица компании са разработили типови формуляри за такъв документ.

важно
Служителят има право да откаже да напише обяснителна бележка, като същевременно предостави отказа на работодателя в писмена форма, което не носи правни последици за него.

Акт за отказ за написване на обяснителна бележка

Тя трябва да отразява:

име (Акт за отказ за написване на обяснителна бележка);
информация за служителя („отказник“), като се посочват неговите инициали, длъжност, име на предприятието/организацията;
информация за лицата (поне 2), присъствали при съставянето на акта, като се посочват трите им имена и длъжности;
описание на ситуацията, която стана основание за искане на обяснение от провинилия се служител с позоваване на членовете от Кодекса на труда на Руската федерация;
друга информация, например, когато служител даде обяснение за отказа си да напише бележка, тогава този факт изисква отразяване в акта;
дата на изготвяне на документа;
подпис на лицето, което го е съставило.

За писане обяснителна бележка до служителя 2 дни (работни дни), в противен случай се съставя горепосоченият акт за отказ, въз основа на който към него могат да бъдат наложени дисциплинарни мерки.

Как да напишем обяснителна бележка

Не всеки знае как да напише обяснителна бележка в случай на нарушение на трудовите разпоредби, неизпълнение на работна задача, заповеди на ръководството и т.н., въпреки че няма специални стандарти за това.

Как да напиша правилно обяснителна бележка? За да направите това, трябва да се ръководите определени правила, сред които:

писане на документ от 1 лице;
поддържане на бизнес стил на представяне;
краткост, логичност, достоверност, последователност на представената информация.

Обяснението се заверява с личен подпис на служителя, извършил нарушението, като се посочва датата на съставяне. На негова база управителят трябва да реши дали да го наложи или откаже.

Можете да намерите пример в специализирани сайтове обяснителна бележкаили изтеглете образец от него, който можете да използвате като ръководство при съставяне на документ.

Правилно представената информация често ви позволява да избегнете припокриване. дисциплинарни мерки.

Полезно е да знаете кой, ако решите да се откажете?

Обяснение на различни ситуации

Обяснителна бележка за закъснение за работа, образец

Така например, обяснителна бележка за закъснение за работа се съставя, както следва:

В горния десен ъгъл се посочват инициалите на длъжностното лице, на чийто адрес се изпраща.
Тук по-долу са данните за служителя, който дава обяснението (трите му имена, длъжност).
Името се изписва в центъра (Обяснителна бележка).
Следните очертания необходимата информацияза ситуация, изискваща обяснение, се посочва причината за късното пристигане на работа.
В долната част на документа е датата, на която е написан, и личният подпис на служителя.

След това обяснителната бележка за закъснение за работа се предава за по-нататъшно разглеждане на ръководителя (друго упълномощено длъжностно лице), който трябва да наложи решение относно по-нататъшни действия срещу виновния.

Понякога служителят трябва да обясни неизпълнението или непълното изпълнение на задълженията, възложени му от длъжностната характеристика.

Сега ще говорим за различни ситуации от реалния живот, които могат да възникнат в една организация, ако възникне заявка. На дадената връзка можете да прочетете за правилата за изготвяне на обяснителни бележки; там е дадена и неговата форма. В тази статия ще ви предложим няколко примера за обяснителни бележки. Все пак имайте предвид, че може да възникне ситуация в организацията, при която е необходим допълнителен правен съвет.

Ситуация 1

Ако в един или друг случай трябва да съставите обяснителна бележка, тогава, когато я пишете, посочете всички обстоятелства. Трябва да демонстрирате, че организацията прави всичко възможно. Ако е така, че нещата са се объркали не по ваша вина, например дори преди да се присъедините към компанията, тогава трябва да покажете, че ще отнеме известно време, за да коригирате ситуацията.

„Работя в отдела за маркетинг и договори на клетъчна компания от четири месеца. Като част от работата ми трябва да пътувам до обекти, където са инсталирани антените и мачтите на нашата компания, и също трябва да се занимавам с договори. Фирмата ни има и обекти, за които няма договори повече от три години, тоест много преди аз да дойда на тази работа.

И ситуацията се разви така, че трябва да напиша обяснителна бележка защо споразумението все още не е съставено и защо има такава глоба от Министерството на финансите. Моля за съвет какво да правя? В края на краищата аз едва успях да стигна до тези обекти, тъй като преди това трябваше да се занимавам с други обекти, сроковете за които също бяха изтекли отдавна.

„Аз, (пълно име), работя в компанията от 27 април 2014 г. Според описание на работатаот 27.24.2014 г. Подготвям договори за монтаж на обекти. Към момента имам сключени 65 договора за обекти, които са въведени повторно. Организацията обаче има обекти, за които няма сключени договори повече от 3 години. Някои от тези споразумения вече са изготвени от мен днес, но поради голяма сумаобекти и тяхната отдалеченост, нямах време да подготвя всички договори за подписване, включително...”

Ситуация 2

Когато срещу вас се отправят неоснователни обвинения, определено трябва да се защитите: „Не съм виновен за счупването на устройството. Считам за необходимо да отбележа, че това устройствочесто използвани в работата... Тъй като отговорните за повредата не са идентифицирани, моля ви да не удържате разходите от заплатата си..."

Възможно е да имате свидетели, като в този случай трябва да използвате изрази като: „Думите ми могат/могат да бъдат потвърдени от пълното ми име“, могат да се използват и доказателства от камери за видеонаблюдение и др. Ако има смекчаващи обстоятелства, можете да използвате следните фрази: „Поради инцидента бях в състояние на шок“, „Водоснабдяването беше прекъснато в резултат на авария“ и др.

Може би за вас ще бъде по-изгодно, когато описвате инцидента, да премълчите някои подробности, особено ако подробностите не са от голямо значениеи не засягат обективността на оценката на ситуацията.

„09.06.2014 г. Трябваше да отида в еднодневна командировка до Ростов на Дон по работа и още на следващия ден трябваше да отида на работа. Към 15:00 се освободих и тръгнах към автогарата, но по пътя започнах да получавам болки в стомаха и здравословното ми състояние внезапно се влоши. Трябваше да кандидатствам за медицински грижи. Когато състоянието ми се подобри, вече беше 20:00, отидох отново на автогарата, но се оказа, че предпоследният автобус тръгва в 19:45. Чаках автобуса, който трябваше да тръгне в 21.45, но го отмениха. Нямаше какво друго да върна. Тогава се обадих на ръководителя на моята група, обясних ситуацията и се съгласих да бъда заменен на следващия работен ден.

Сега директорът на нашата компания изисква обяснителна бележка, но не знам как да я съставя правилно и не мога да си представя към кого мога да се обърна за помощ по този въпрос. Не искам да споменавам здравословните си проблеми, тъй като това може да е причина за уволнението ми. Моля, кажете ми какво да правя..."

Тъй като обяснителната бележка включва представяне на всички обстоятелства на инцидента в свободна форма, направете го. Не е нужно да говорите за здравословното си състояние, в този случай ще бъде достатъчно да се позовете на отмяната на автобуса, за който вече сте закупили билет.

Ситуация 3

Какво да направите, ако по време на работния процес емоциите ви излязат извън мащаба и осъзнаете, че сте отишли твърде далеч и сте станали лични? Няма нужда да отричаме очевидното. Винаги обаче можете малко да смекчите фактите и да представите ситуацията по начин, който ви прави съпричастни.

„Моля, помогнете ми да съставя правилно обяснителна бележка и заедно с нея контра меморандум. Това е така. Нашата компания забавя изплащането на заплатите и в тази ситуация заместник-управителят се опитва да провокира работниците в нарушаване на дисциплината, безредици и отсъствия от работа. Провеждайки провокативни разговори със служителите, тя получава техните мнения за ситуацията и след това ги предава на ръководителя на организацията. В отговор на това поведение казах, че тя е Юда и предател. В резултат на това депутатката написа докладна, в която ме обвини в нарушаване на субординацията и трудовата дисциплина, както и в обида към мен.

„Заместник-директор Иртенева Г.П. системно подбужда служители на компанията към отсъствия поради закъснения заплати, а също така се занимава с доноси на колеги. В резултат на подобни действия на 16 октомври 2014 г. имахме конфликт с нея, по време на който аз открито изразих мнението си за нея, като я нарекох предател. Други обидни изрази, адресирани до G.P. Irtenva. Не съм го допускал, няма и нарушения на трудовата дисциплина. Вярвам, че имам право да изразя собственото си мнение.”

Друг вариант за самозащита в такива ситуации може да бъде контраатака. Трябва обаче да се разбере, че използването на откровени лъжи тук е неприемливо. Например: „В меморандума (последван от длъжността и пълното име на кандидата) ситуацията е представена в изкривена форма...“, „Освен това пълното име повиши тона си до писък в разговор с мен и ме нарече обидно некомпетентна (тя каза, че в тази компания всеки е по-умен от мен). В такава ситуация не можах да се сдържа, аз също повиших тон и изразих мнението си за нея.”

Можем да дадем още един пример за такава обяснителна бележка: „Техникът обаче пристигна на място едва 1 час и 10 минути след обаждането, поради което не се сдържах и на повишен тон изразих мнението си за небрежното му отношение към работата."

Ситуация 4

Не отричайте, ако сте направили грешка. Трябва да се опитате да опишете трудностите, с които е трябвало да се сблъскате. Няма нужда да се унижавате, защото всеки има право на грешка. Освен това не е сигурно, че друг човек би свършил по-добра работа от вас. Освен това все още трябва да намерите друг служител: преминете през интервюта, изберете човек, подходящ по отношение на квалификация, опит и ниво на заплата. Това означава, че грешката ви не означава, че ще бъдете незабавно уволнен или подложен на тежки дисциплинарни мерки.

„Работя в кредитния отдел на банка. Поради голямото натоварване и произтичащия от това хаос на бюрото ми не успях да подам молбата си навреме. Това накара клиентите да подадат жалби срещу мен. Ръководството иска обяснение. Какво да напиша в него? Как правилно да обясня, че просто не можах да се справя с отговорностите си, тъй като все още имам много малко опити беше ли много зает с работа този ден?“

„Аз, (пълно име), работя в кредитния отдел на банката от 22 юли 2014 г. До този момент нямах опит в работата с кредитна документация. Моите служебни задължения включват: (изброени тук). Документопотокът е средно 200 документа на ден.

Тъй като имам малък трудов стаж и бях много зает на 08.05.2014 г., не успях да се справя със служебните си задължения. Поради тези причини искане за кредит №... от 08.05.2014 г. е изпратено в нарушение на установените срокове..."

„Моля, помогнете ми да формулирам правилно обяснителната бележка. Заемам длъжността старши специалист във фонда за задължително медицинско осигуряване. един медицинска организацияНаправих грешка в годишния си отчет и не я забелязах. Сега ръководството изисква от мен обяснителна декларация...”

Ситуация 6

Какво трябва да направите, ако извършите нарушение и ви хванат? Разбира се, трябва да признаете вината си и да обещаете да не допускате подобно поведение в бъдеще. Тази тактика ще работи добре, ако е изолиран инцидент, а не продължаващо насилие.

„Нашата компания позволява достъп до интернет само по служебни въпроси. От време на време, когато не бях много зает на работа, посещавах няколко сайта и форума на тема ремонт и автомобили. Ръководството ми изпрати списък с ресурси, които посетих, и ме помоли да предоставя обяснителна бележка защо съм използвал неразрешено корпоративния интернет за лични цели. Как да го напиша правилно?

Ако ви хванат на местопрестъплението и ви представят списък с нарушения, остава само да се покаете. Това може да стане в следната форма: „Признавам, че периодично използвах корпоративния интернет по лични причини. Задължавам се да не правя това в бъдеще и моля да не ме подлагате на никакви дисциплинарни действия.

Ситуация 7

Ако вашият пряк ръководител ви подкрепя и е на ваша страна, трябва да напишете нещо неутрално и задоволително за другите функции/отдели.

„Работя като инженер-технолог в производствено предприятие, на пункта ми отнеха личния пропуск, тъй като бил с изтекъл срок на валидност. Моят мениджър изисква да съставя „грамотна“ обяснителна бележка за службата за сигурност. Моля за съвет какво да пиша..."

„Аз, (пълното име), не поднових личния си пропуск навреме поради причината ....”

Могат да бъдат посочени различни причини: командировка, отпуск по болест, както и подобни причини за лицето, което се занимава с удължаване на пропуски. Възможно е да сте подали молба за удължаване на вашия пропуск, но отговорният служител е бил много зает в този момент (поради инсталиране на ново оборудване, изготвяне на отчети и т.н.) и сте били помолени да се върнете друг път.

Ситуация 8

Ако планирате да поемете инициативата и очаквате да получите управленско решение от вашето ръководство, за да направите някакви промени в производствения процес или да подобрите нестабилна ситуация, тогава това ще бъде необходимо.

„Моля, помогнете ми да напиша бележка, дори не знам на кой адрес да я напиша. Това е така. Бях назначен в съоръжението да отговарям за разтоварването на железопътни вагони. Там се натъкнах на нарушения на безопасността по инструкциите, регламентиращи разтоварването на вагоните. Получава се наднормено складиране на материал, самата площадка не е поръсена с размразяващи вещества, работниците мръзнат, защото не са изолирани, както изисква инструкцията. Работата се извършва дори по време на мъгла, въпреки че инструкциите забраняват това. Началникът по охрана на труда обаче твърди, че няма право да спира производството...”

Трябва да адресирате бележката си директно до ръководителя на вашата компания. Това може да стане по следния начин: „Искам да ви информирам, че в съоръжение Х се разтоварват вагони в нарушение на инструкциите за безопасност... и т.н.“ След това можете да опишете текущата ситуация по същия начин, както сте описали в заявката си.

Естествено, житейски обстоятелстваи работните ситуации са много разнообразни и следователно е невъзможно да се предвиди всеки случай, както е невъзможно да се намери готова пробадокумент за всяка заявка. Надяваме се обаче, че благодарение на дадените примери за обяснителни бележки ще спечелите практическа полза за себе си и ще можете да се справите с голямо разнообразие от ситуации в бъдеще.

Писмените обяснения стават задължителни само в редица случаи. Най-често срещаният е при оценка на основателността на причините за дисциплинарно нарушение на служителя (нарушение от страна на служителя на труда, служебни задължения). Това се изисква от реда за налагане на дисциплинарно наказание по чл. 193 Кодекс на труда(наричан по-долу Кодекса на труда на Руската федерация), което може да доведе не само до порицание или забележка, но и до уволнение. Всичко зависи от обстоятелствата, които трябва да се изяснят. В този случай обяснителната бележка документира и предава на ръководството позицията на служителя, неговата визия за ситуацията и неговите аргументи.

Фрагмент от документа

Кодекс на труда на Руската федерация. Член 193 „Процедура за прилагане на дисциплинарни наказания“

Преди да наложи дисциплинарно наказание, работодателят е длъжен да поиска писмено обяснение от служителя. Ако след два работни дни служителят не предостави определеното обяснение, тогава се съставя съответен акт.

Непредоставянето на обяснение от служител не е пречка за налагане на дисциплинарно наказание.

Дисциплинарното наказание се прилага не по-късно от един месец от датата на откриване на нарушението, без да се брои времето на заболяване на служителя, престоят му във ваканция, както и времето, необходимо за вземане под внимание на мнението представителен органработници.

Дисциплинарно наказание не може да бъде приложено по-късно от шест месеца от датата на извършване на нарушението, но въз основа на резултатите от ревизия, проверка на финансово-стопанската дейност или одит– по-късно от две години от датата на извършването му. В посочените срокове не се включва времето на наказателното производство.

За всяко дисциплинарно нарушение може да се наложи само едно дисциплинарно наказание.

Заповедта (инструкцията) на работодателя за налагане на дисциплинарно наказание се съобщава на служителя срещу подпис в рамките на три работни дни от датата на публикуването му, без да се брои времето, през което служителят отсъства от работа. Ако служителят откаже да се запознае с посочената заповед (инструкция) срещу подпис, тогава се съставя съответен акт.

Дисциплинарното наказание може да бъде обжалвано от служител пред държавната инспекция по труда и (или) органите за разглеждане на индивидуални трудови спорове.

Но обяснителни бележки могат да бъдат съставени и по други причини, въпреки че остава аспектът на „необходимостта да се оправдаеш“ (в края на краищата в други случаи се използват официални и бележки). Например при разследване на обстоятелствата за увреждане на имуществото на работодателя и определяне на размера му по чл. 247 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Искане за писмени обяснения

Така че „преди да наложи дисциплинарно наказание, работодателят трябва да изиска писмено обяснение от служителя“. Както виждате, законът не уточнява дали искането на обяснения трябва да бъде устно или писмено. В частност трудни случаи, когато и служителят, и работодателят са много сериозни и възнамеряват да стигнат, както се казва, до горчивия край, работодателят трябва да поиска писмено обяснение от служителя, за да може след това да потвърди спазването на процедурата, предписана за налагане на дисциплинарни санкции в член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация (Пример 1) . Никога не е имало одобрена форма на този документ за персонала, поради което всяка организация го изготвя по свой начин. Дори видът на документа, който се използва за това, е различен (уведомление, искане, писмо и др.), въпреки че е по-правилно да го наричаме „искане“, тъй като в част 1 на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че е необходимо да се „иска“ писмено обяснение. Уведомлението има друго значение - предоставя се информация и няма изискване да се прави каквото и да било. Писмото е изходящ документ, който се изпраща до организация на трета страна или на физическо лице, а служителят не е толкова „непознат“ човек.

Трябва да се помни, че „дисциплинарното наказание се прилага не по-късно от един месец от датата на откриване на нарушението“ (част 3 от член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Фактът на откриването му се потвърждава с акт, а не с изискване. Следователно този месец трябва да се брои от датата на откриване (която в идеалния случай трябва да съвпада с датата на съставяне на акта), а не от датата на искане на писмени обяснения.

От датата на искането се брои още един срок - 2 дни за даване на писмено обяснение (виж Пример 3). Ето защо е важно не само да се формализира искането, но и да се докаже, че е било предадено на служителя или че той е отказал да го получи. За да направите това, можете незабавно да направите съответните празни места в долната част на листа (маркирани с номера 1 и 2 в Пример 1): ако първият (подпис при получаване на искането) не е съставен, тогава вторият се съставя (свидетелите потвърждават факта на отказа на служителя да получи този документ, този знак премахва необходимостта от съставяне на отделен акт по този въпрос).

Писмена молба за обяснение от служителя

Текстът на искането за обяснение от служителя относно причините за отсъствие от работа и подпис

Изчисляване на срока за даване на писмено обяснение на причините за дисциплинарното нарушение

Да кажем, че в понеделник, 1 септември 2014 г., работник е повредил по небрежност имуществото на работодателя, има свидетели на това и същия ден е съставен протокол. На 2 септември 2014 г. от работника са изискани писмени обяснения. Започваме да броим крайния срок от следващия ден:

03.09.2014 г. – 1-ви ден,
09/04/2014 – 2-ри ден (когато подаването на обяснителната записка все още ще се счита за навременно),
На 05 септември 2014 г. вече е възможно да се активира фактът на непредоставяне на обяснения.

Ако изискването за предоставяне на писмени обяснения е било представено на служителя в петък, 05.09.2014 г., а събота и неделя са неговите почивни дни (т.е. те не са включени в изчисляването на 2-дневния период), тогава крайният срок за навременно подаването на обяснителната записка изтича едва във вторник 09.09.2014г.

За да не се обърка съвестен служител при изчисляването на този период, по-добре е незабавно да посочите в заявката конкретна дата, до която трябва да бъде предоставена обяснителната бележка. Тук можете да добавите конкретния отдел/длъжностно лице, на което да бъде дадено (виж втория абзац на текста на изискването от Пример 1). Адресатът на обяснителната бележка (на чието име е съставена, например генералният директор) и лицето, на което трябва да бъде прехвърлена (например секретарят или ръководителят на отдела по персонала), най-вероятно ще бъдат различни хората.

Ако служителят действително е имал основателни причиниповедение, което работодателят не харесва и като цяло са адекватни хора, тогава не трябва да се страхувате от обяснителната бележка - тя ще дойде в защита на „обвиняемия“. Тогава няма нужда да чакате писмено искане от работодателя. По негово устно искане е по-добре незабавно да съставите обяснителна бележка, като приложите към нея възможно най-много доказателства, че той е прав. Стават не само официални документи, но дори и разпечатка от новинарски сайт за прекъсвания в работата на линията на метрото, която използва закъснелия, за да стигне до работа. Ако има конфликт между служителите, тогава добре написано обяснително писмо може дори да „издърпа“ ръководството на страната на своя автор.

На чие име е написана обяснителната записка?

За да отговорите точно на този въпрос, трябва да разгледате правилника за вътрешния трудов ред, който трябва да се прилага във всяка организация. Най-вероятно се казва, че служителят се отчита пред прекия си началник и генералния директор. Тогава, ако нещо се случи, служителят ще напише обяснение, адресирано или до шефа, или до генералния директор.

Местните разпоредби могат да установят различна йерархия: например членове работна групадокладват на ръководителя на тази група, въпреки факта, че представляват различни поделения в нея. Ръководителят на групата може да поиска писмени обяснения само ако нарушението е свързано с работата на групата.

По този начин службата за сигурност, мениджърът на корпоративната култура или ръководителят на отдела по персонала нямат право да изискват обяснения от служители на други отдели, които не им се отчитат, освен ако това не е изрично посочено в местните разпоредби на организацията. Вярно е, че съответните правомощия на тези и други служители все още могат да бъдат делегирани Генералният директорсъс заповед (например до председателя на комисията за разследване на конкретен инцидент). Вижте надписите в Примери 1 и 2, отбелязани с удивителен знак.

На ръка или на компютър?

Законът не изисква обяснителните бележки да се пишат на ръка, те могат да бъдат въведени на компютър. Но опитните служители по персонала изискват обяснения от служителите, написани само със собствения им почерк. В случай на трудов спор това ще помогне на работодателя да се предпази от незаконни действия от страна на служител, който може да твърди, че е бил „принуден“ да подпише текст, който вече е съставен от друг.

Минималният необходим състав на ръкописни елементи, начертан от ръката на служителя върху обяснителна бележка, е както следва:

длъжност,
лично отношение и
И ОТНОСНО. Фамилия.

Не можете да се ограничите само до ръкописен личен удар, защото... графологичната експертиза не е в състояние еднозначно да идентифицира някои подписи като принадлежащи на конкретно лице. И на базата на цели думи (длъжност и фамилия) това определено може да стане.

Подробности за обяснителната бележка

Формата на обяснителната бележка е относително свободна. Никой не изисква от служителя да познава задълбочено стандартите за подготовка на документи, достатъчно е спазването на необходимия минимум.

Горе вдясно на листа в колона се изписва информация за това до кого и от кого е адресирана обяснителната записка. Служителят трябва да посочи своето структурно звено, длъжност, както и пълното си фамилно име, име и бащино име. Наименованието на вида документ - обяснителна записка - се изписва в центъра, след няколко реда (обикновено с главна буква или само с главни букви, както е показано в пример 4). Пример 5 демонстрира остаряла версия, където името на типа документ е изписано изцяло с малки букви и последвано от точка, т.е. цялото „заглавие“ изглежда можеше да се прочете в едно изречение; Такива опции за дизайн бяха открити преди това в приложенията.

"Глава" на обяснителната записка

Остаряла версия на „заглавката“ на обяснителната бележка

коректност на формулировката и използване, ако е възможно, на официален бизнес стил на представяне,

само точни дати, ако е необходимо - време,

факти и причини за настоящата ситуация.

Обстоятелствата са различни и е некоректно да се изисква краткост от служител в обяснителното изложение. Бележката може да заема няколко листа хартия, да съдържа пряка реч и да се чете като добър детектив, или може да се състои от един ред. Работодателят няма право да ограничава служител в такова „творчество“.

Никой не очаква служителят да прави изводи и предложения в обяснителната бележка, въпреки че няма да може да му се забрани да ги включи.

Съдържанието на обяснителната бележка се определя само от служителя, който трябва да я напише. Шефът няма право да диктува текста, да казва фрази като „това не е причината“, да изисква пренаписване или по друг начин да влияе върху съдържанието на документа. Някои организации отиват още по-далеч и съставят стандартни текстове на обяснителни бележки. Служителят има право да реши дали да ги използва или сам да напише обяснителна бележка. В негов интерес е да опише случилото се така, както смята за правилно. Работодателят от своя страна е длъжен да се запознае с всички обяснения на служителя, независимо дали му харесват или не.

Маркиране на наличието на приложения

Обяснителната записка е съставена. Какво да правя след това?

Работодателят, след като получи обяснителната бележка, поставя върху нея номера на входящия документ за регистрация и - в задължителен– дата на получаване.

Съгласно чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация, който споменахме в началото, служителят има 2 работни дни, за да напише обяснителна бележка. Ако след това време служителят не даде обяснение, работодателят има право да състави подходящ акт за това. За да се застрахова срещу незаконни действия от страна на работодателя, по-добре е служителят да регистрира своята обяснителна бележка в офиса или при секретаря с подходящ знак върху документа и след това да вземе копие от обяснителната бележка с този знак. Друг вариант: служителят може да напише обяснителна бележка в 2 екземпляра и да запази един от тях, след като отбележи приемането. Тогава никой няма да може да каже, че служителят не е предоставил писмени обяснения в определения от закона срок.

обяснителна бележка може да се наложи в определени ситуации. Способността за правилно формулиране на обяснение ще бъде полезна за всички. Какви основни атрибути трябва да присъстват в тази форма на бизнес кореспонденция?ДА СЕкак правилно да напишете обяснителна бележка? По-долу ще намерите отговори на тези въпроси, основните правила за съставяне на обяснителна бележка, както и примери за обяснителни бележки за работа и училище.

Как да напиша обяснителна бележка?

Обяснителната бележка е специален формуляр бизнес документ, използвани в случаите, когато е необходима цялостна оценка на текущата ситуация, за което се снемат обяснения от участниците в инцидента. Важно е да се разбере, че обяснителната бележка не е същото като доклад или изявление. Не декларирате нищо, не молите ръководството да разгледа някаква спорна ситуация, не правете заключения, а просто отразявате случилото се.

Примери за случаи, когато може да се наложи да напишете обяснителна бележка, включват закъснение, отсъствие, неизпълнение на задача или нарушаване на срокове и др.

Не всеки обаче знае как да напише правилно този документ. За да разрешите проблема, можете:

задайте заявката за търсене „как да напиша обяснителна проба“ и опитайте да изберете желаната опция от резултатите;
или просто използвайте нашите съвети и примери и научете как да пишете обяснителни бележки по различни поводи.

И основното правило ще бъде, че при изготвянето на обяснителна бележка се прилагат стандартните правила за бизнес кореспонденция:

бизнес стил на представяне, липса на ругатни и разговорна лексика;
краткост на изложението, достоверност на представената информация;
документът е написан от първо лице, изреченията са подредени логично, последователно, в хронологичен ред;
В края трябва да се постави личен подпис и дата на написване.

Формуляр и формуляр за обяснение – колко са необходими?

Обяснителната форма не е официално одобрена, така че обикновено се пише в свободна форма. Ако не знаете как правилно да напишете обяснителна бележка на работа (или другаде), тогава може да намерите полезен примерът за обяснителна бележка, наличен на нашия уебсайт.

Необходимо е обаче да се има предвид, че местните актове на организацията могат да установят собствен формуляр за обяснение. Това се случва рядко, но не е забранено от закона и ако такъв формуляр е инсталиран там, където работите, тогава ще трябва да го използвате.

Примерна обяснителна бележка до шефа за закъснение или отсъствие от работа

Подредихме правилата, сега ще ви кажем конкретно как да напишете обяснителна бележка (образец) за работа. Да приемем, че сте закъснели доста или дори изобщо не сте се появили на работа. Как да напиша обяснителна бележка до шефа в този случай?

В горния десен ъгъл посочете името на ръководителя или друго длъжностно лице, на което подавате обяснението. Например: „До директора на Romashka LLC, Василий Леонидович Булочкин.“
По-долу, под адресата, посочете вашето име и длъжност: „от старши инженер Петър Иванович Сидоров“.
В центъра посочвате името на документа: „Пояснителна“.
Основната част от вашата обяснителна бележка е изложение на конкретни факти, довели до ситуацията, която изисква изясняване. Ето пример за обяснителна бележка: „01.09.2018 г. Не отидох на работа поради спукане на тръба за студена вода в дома ми. След като се обадих на Спешна помощ, взех мерки за спиране на притока на вода и минимизиране на щетите. По неизвестни за мен причини Спешна помощ пристигна на място едва 4 часа след обаждането, тоест в 12:00 часа. Ремонтният екип спря водоподаването и започна ремонтните дейности в 12:30 часа. Поради факта, че поривът беше силен, общата продължителност на работата отне 3,5 часа, тоест те приключиха едва в 16:00 часа. През цялото това време не можех да напусна апартамента поради факта, че живея сам и нямаше кой друг да осигури на работниците достъп до апартамента. Ремонтният екип прибра техниката и тръгна едва в 16:30 часа. Поради факта, че работният ден приключва в 17:00 часа, реших да не ходя на работа този ден. Не можах да се обадя и да съобщя какво се е случило, тъй като поради последните снеговалежи имаше прекъсване на комуникационните линии и стационарен телефонне проработи мобилен телефонНямам. Прилагам удостоверение за настъпила авария и извършени ремонтни дейности.”
В самия край на обяснителната бележка за закъснение за работа поставете датата на подаване на документа и личния си подпис: „01.09.2018 г. Сидоров П.И.“

Ето как изглежда примерна обяснителна бележка. След това се предоставя за разглеждане на ръководителя (упълномощено длъжностно лице), където той взема решение относно по-нататъшни действия по отношение на служителя. Ако ръководителят реши да приложи дисциплинарни мерки срещу служителя, представената обяснителна бележка се прилага към делото като доказателство.

Сега знаете как да напишете обяснителна бележка по време на работа и горният пример за обяснителна бележка ще ви помогне, ако е необходимо, да съставите правилно този документ.

Как да напиша обяснителна бележка до училище (пример)

Обяснителната бележка към училището не се различава много от тази, която цитирахме по-горе. Единствената разлика е адресатът, който може да бъде едно от следните длъжностни лица:

класен учител;
директор;
главен учител

Как да напиша правилно обяснителна бележка в този случай?

В „заглавката“ пишете например: „До директора на гимназия № 1 Сергей Сергеевич Баталов.“ От кого: „от ученик от 10 „А“ клас Иванов Максим Анатолиевич“ или „от гр. Иванова Светлана Игоревна” - в случай, че обяснителната бележка е написана от един от родителите на ученика.

В основната част са изложени обстоятелства, които изискват изясняване. Важно: ако се подава обяснителна декларация от родител, основната част трябва да съдържа съответното обяснение.

Ето образец на обяснително писмо до училището: „Аз, Светлана Игоревна Иванова, майка на ученик от 10 клас „А“ Иванов Максим Анатолиевич, относно отсъствието му от занятия на 01.09.2018 г., мога да обясня следното . Когато синът ми започна да се готви за училище, той се почувства зле, за което ми каза. След като му измерих температурата, установих, че е повишена. В тази връзка се наложи да отида до линейката. Пристигналият лекар оказал помощ и посъветвал сина му да почива. Поради тази причина настоях той да пропуска часовете. В потвърждение на думите си прилагам удостоверение от фелдшер на Бърза помощ.

Както можете да видите, няма глобални разлики между двата вида обяснителни бележки. Основното е да не забравяте, че преди да напишете обяснителна бележка, първо трябва да разберете на чие име се пише. При дребни нарушения на вътрешния правилник на училището комуникацията между родителите и училището обикновено протича чрез класния ръководител.

Подобни статии: