U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposlenici međusobno vode internu korespondenciju. Oni pišu izjave i obavještavaju se putem obavijesti o tijeku obavljenog posla ili kako ga treba obaviti. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.

Mitrofanova V.V.

Da bi dokument dobio pravnu snagu, potrebno je poštivati ​​sljedeća pravila:

• poslodavac se prilikom izrade dokumenta o internoj korespondenciji mora pridržavati važećih zakonskih normi;
• zaposlenik može izdati dokument samo u granicama svoje nadležnosti;
• poslodavac je dužan pridržavati se pravila za sastavljanje i obradu dokumenata, kao i upoznati zaposlenike s njima (ako je potrebno).

Pojedinosti koje dokumentu daju pravnu snagu

Obavezni detalji koji kreiranim dokumentima daju pravnu snagu:

1. Autor dokumenta (naziv organizacije, ustanove, poduzeća, s naznakom odjelske pripadnosti ili pravnog oblika). Alternativa je ispis dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno navode grad u kojem je dokument izdan.

2. Naziv dokumenta (naredba, uredba i sl.).

3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.

4. Registarski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sustavom registracije koji je usvojilo društvo.

6. Potpis čelnika organizacije ili osobe koju on ovlasti. Potpis upravitelja može biti stavljen u nekoliko oblika, a posebno:

6.1. Neposredan potpis (kao kod naloga u jedinstvenim obrascima - uz naznaku funkcije, prijepisa potpisa i samog potpisa).

6.2. Izravni pečat odobrenja potpisan od strane voditelja (ili ovlaštene službene osobe) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornji naslov dokumenta s desne strane.

6.3. Neizravni žig odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja po nalogu. Takav pečat obično se stavlja i na gornjem zaglavlju isprave s desne strane (kao u objedinjenom obrascu T-3 - Broj zaposlenih).

6.4. U obliku rješenja upravitelja, na primjer, na zahtjev zaposlenika. Rješenje mora nužno sadržavati četiri sastavnice: primatelja rješenja, samu upravnu radnju ili naputak, potpis voditelja i datum rješenja. Rješenje se obično piše rukom u bilo kojem slobodnom prostoru dokumenta, ali obično u gornjem dijelu.

7. Odobrenje viza za one vrste dokumenata koji bez takvih viza ne bi imali punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje viza s primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor s odvjetnikom, s glavnim računovodstvom itd. Dokumenti koji zahtijevaju odobrenje određuju se zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenih obrazaca i internih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputama za uredski rad ili propisima za odjele itd. (ako postoje). Viza za odobrenje može biti u sljedećim vrstama:

7.1. Naznaka isprave kojom se potvrđuje suglasnost (objedinjeni obrazac T-7). Žig odobrenja obično se nalazi u donjem dijelu dizajna s lijeve strane.

7.2. Naznaka teksta koji potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba s kojima je sklopljen sporazum, potpis / potpisi, njihovo dešifriranje i datum dogovora. Viza za odobrenje obično se lijepi na dnu dokumenta ili na bilo kojem slobodnom mjestu.

8. Vize za upoznavanje moraju stajati pod svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima, koji se u biti moraju priopćiti određenom krugu zaposlenika. Ovaj detalj uključuje i osobno stavljanje datuma upoznavanja od strane zaposlenika ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje nalazi se na dnu dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.

Jedinstveni obrasci koje je razvio Goskomstat izgrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene podatke (iako postoje iznimke, na primjer, osobna kartica zaposlenika - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži matični broj, jer oni dokumenti se ne pohranjuju kronološki, već abecedno).

Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku na primjeru jedinstvenog obrasca T-6 - nalog za godišnji odmor.

Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije

Interno dopisivanje u organizaciji rješava sljedeće zadatke:

1. Izražava i dokumentira u pisanom obliku mišljenje, zahtjev, prijedlog jedne od stranaka, poslodavca ili zaposlenika, ili je u naravi informiranja druge strane.

2. Sastavni je dio postupka otkaza ugovora o radu, premještaja radnika, podnošenja zahtjeva za dopust i drugih kadrovskih postupaka.

3. Služi kao neophodan dokumentovani dokaz prilikom razmatranja radnog spora.

Kako bi interna korespondencija ispunila sve gore navedene zadatke, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim detaljima.

2. Dokument mora imati evidencioni broj prema dnevniku ulazne i izlazne dokumentacije.

3. Na ovaj dokument mora se dati službeni odgovor strane primatelja. Na primjer, u obliku rezolucije.

4. Dokument se mora čuvati u skladu s utvrđenim arhivskim zahtjevima.

Najčešće, zaposlenik vodi internu korespondenciju putem izjava, dopisa i dopisa, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti o internoj korespondenciji sastavljaju se ne samo ako je potrebno razmijeniti službene poruke između zaposlenika, već i između voditelja odjela i zaposlenika, voditelja pojedinih odjela i drugih itd.

Trenutno se većina te korespondencije odvija u u elektroničkom obliku, slanjem poruka e-poštom. S ovakvim porukama izuzetno je teško dokazati da je taj elektronički dokument kreirao upravo taj zaposlenik (čak i kod postavljanja lozinki morat ćete dokazati da nitko osim tog konkretnog zaposlenika nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga se u slučaju sukoba ili eventualnog sukoba preporuča sastaviti dokumente u papirnatom obliku, ovjeriti svojim potpisom i prijaviti preko službene osobe u tvrtki koja je odgovorna za evidentiranje dokumenta.

Takva prepiska može dobiti pravnu snagu ako zaposlenik ispiše elektroničke poruke i službenik ih registrira. Osim toga, interni dokumenti tvrtke (interni lokalni propisi) moraju uspostaviti upravo ovaj način razmjene informacija kao radni komunikacijski mehanizam, kao i učestalost provjere poruka.

Razmotrimo opća načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavijestima. Ti su dokumenti često glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad s njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.

Značajke registracije i davanja pravne snage izjavama

Poslodavcu je u interesu da se osobni iskazi zaposlenika popunjavaju rukom. Organizacije obično koriste predloške obrazaca u kojima se potpis zaposlenika i datum potpisivanja prijave moraju ispuniti rukom. Često se takvo podnošenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenika.

Zahtjev se u načelu može izraditi automatski, no, ipak, nakon toga se ispisuje i potpisuje osoba koja sastavlja zahtjev.

Poželjno je da zahtjev, uzimajući u obzir gore opisanu proceduru davanja pravne snage dokumentima, sadrži sljedeće podatke:

1. Naziv dokumenta je “Prijava”.

2. Adresat - kome se šalje prijava, s naznakom radnog mjesta u određenoj organizaciji, puno ime. službeno.

3. Sastavljač - od koga se šalje, s naznakom radnog mjesta i punog imena. zaposlenik.

4. Tekst izjave.

5. Potpis autora prijave.

6. Datum prijave.

7. Potpisi suglasnosti (najčešće kod voditelja ustrojstvene jedinice – po potrebi). Ovaj detalj nije obavezan. Stoga je njegova dostupnost određena načelima rada s takvim dokumentima u određenoj organizaciji.

8. Evidentni broj prijave. Dokumentu se dodjeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom dnevniku, ovisno o dizajnu sustava registracije u određenoj organizaciji), s naznakom broja, datuma prihvaćanja dokumenta i potpisom odgovorne osobe. (na primjer, tajnica). Osoba odgovorna za prijem ovih dokumenata upisuje broj.

9. Rješenje osobe kojoj je zahtjev upućen ili koja je ovlaštena za rješavanje određenog pitanja. Rješenje mora sadržavati vlastoručni potpis, datum i administrativnu odluku o zahtjevu, s naznakom konkretnog službenika (njegovo ime ili samo odjel) kojemu se ovaj nalog šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg se nalog naveden u rješenju mora izvršiti. biti pogubljen.

10. Nakon što su kadrovske procedure provedene na temelju ove prijave, na njoj se mogu napraviti bilješke u vezi s izvršenjem naloga upravitelja (vidi Primjer 8). Obično se postavljaju na dno dokumenta s lijeve strane ili na bilo koji slobodan prostor.

11. Mogu postojati oznake broja predmeta na koji je ovaj zahtjev poslan.

Navedimo primjer aplikacije koja sadrži sve potrebne podatke.

Značajke registracije i davanja pravne snage obavijestima

Poslodavac piše obavijesti kako bi zaposlenika o nečemu obavijestio. Na primjer, upozoriti ga na predloženo smanjenje broja osoblja (članak 180. Zakona o radu Ruske Federacije), o nadolazećem sljedećem godišnjem odmoru, prema rasporedu godišnjih odmora tvrtke (članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o nadolazećoj promjeni uvjeta ugovora o radu (članak 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu na određeno vrijeme sa zaposlenikom smanjuje (članak 79. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija) itd.

Službene obavijesti o poštivanju postupka predviđenog radnim zakonodavstvom moraju se izdati samo u papirnatom obliku, jer će ti dokumenti potvrditi poštivanje utvrđenog postupka, a zaposlenik potvrđuje činjenicu primitka ove obavijesti, u pravilu, na dokumentu sebe.

U nastavku su izvaci iz Zakona o radu koji potvrđuju zahtjev za pisanim oblikom obavijesti u nekim slučajevima usklađenosti sa zahtjevima radnog zakonodavstva.

Fragment dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije Članak 74. Promjene uvjeta ugovora o radu koje ugovorne strane utvrde iz razloga koji se odnose na promjenu organizacijskih ili tehnoloških uvjeta rada (...) Poslodavac je dužan obavijestiti radnika o nadolazećim promjenama uvjeta ugovora o radu koje ugovorne strane utvrde, kao i o razlozima koji su uvjetovali takve promjene. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim Zakonikom nije drugačije određeno. Ako radnik ne pristane na rad pod novim uvjetima, poslodavac je dužan pisanje ponuditi mu drugo radno mjesto koje je na raspolaganju poslodavcu (slobodno radno mjesto ili posao koji odgovara stručnoj spremi radnika i slobodno niže radno mjesto ili slabije plaćeni posao), koje radnik može obavljati uzimajući u obzir svoje zdravstveno stanje. Članak 79. Otkaz ugovora o radu na određeno vrijeme Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka važenja. O otkazu ugovora o radu zbog isteka zaposlenik mora biti obaviješten pisanim putem najmanje tri kalendarska dana prije otkaza, osim u slučajevima kada istekne ugovor o radu na određeno vrijeme sklopljen za vrijeme obavljanja poslova odsutnog radnika. . Članak 123. Redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora Redoslijed pružanja plaćenih godišnjih odmora utvrđuje se godišnje u skladu s rasporedom godišnjih odmora (...). Zaposlenik mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora za potpis najkasnije dva tjedna prije početka. Članak 180. Jamstva i naknade radnicima u slučaju likvidacije organizacije, smanjenja broja ili broja zaposlenih u organizaciji (...) Zaposlenike upozorava poslodavac osobno i za potpis najmanje dva mjeseca prije otkaza.

U svim tim slučajevima, poslodavac će morati potvrditi činjenicu obavijesti zaposlenika na određeno vrijeme, što ispunjava uvjete radnog zakonodavstva. Stoga se takve obavijesti zaposleniku daju pod osobnim potpisom. A najvažnija stvar kod dostave obavijesti nije toliko potpis zaposlenika, koliko naznaka datuma primitka takve obavijesti.

Obavijest sadrži sve iste pojedinosti koje bi trebale biti na bilo kojem dokumentu o osoblju.

Sustav za evidentiranje dokumenata interne korespondencije

Poslodavcu će biti lakše braniti se u slučaju radnog sukoba (uključujući tužbu) ako organizacija ima kompetentan sustav za registraciju dokumenata. Sustav registracije poduzeća neophodan je za:

• evidentiranje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;
• davanje pravne snage dokumentima društva;
• optimalna organizacija internog protoka dokumenata u poduzeću;
• zaštita interesa poslodavca u slučaju pravnog sukoba. U tom slučaju, sustav za registraciju časopisa potvrdit će činjenicu da je dokument izrađen na određeni datum.

Broj dnevnika (knjiga računa) koje je potrebno voditi izravno ovisi o karakteristikama aktivnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni dnevniki (knjige) imali ne samo funkciju evidentiranja dokumenata, već i, u slučaju sukoba, poslužili kao dokaz da je dokument stvarno nastao u određenom vremenskom razdoblju i da se ne može unijeti kasnije se preporuča slijediti sljedeća pravila za dizajn ovih dnevnika.

Časopisi moraju:

• imaju tvrdi omot (kako bi bio u skladu s rokom trajanja);
• imati ljepljivi uvez (za dokazivanje nemogućnosti ili poteškoće uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći dnevnik);
• imati stranice numerirane od početka do kraja;
• biti zašiven;
• sadrže bilješku o potvrdi. Sastoji se od naznake naziva časopisa, broja uvezanih, numeriranih stranica (brojkama i riječima), položaja, potpisa i prijepisa potpisa voditelja organizacije i datuma upisa časopisa. Potpis ovjere stavlja se na ili izvan stražnje korice časopisa;

• biti ovjerena pečatom pravne osobe i potpisom čelnika organizacije (osim prve dvije knjige računovodstva za radne knjižice, koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe o Vlada Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 "O radnim knjižicama").

Unutarnji izgled dnevnika, u koji se mogu evidentirati dokumenti interne korespondencije, izrađuju same organizacije, budući da ne postoje standardizirani obrasci dnevnika. Njihov približan oblik naveden je u nastavku.

Kopije i duplikati

Često se dokumenti interne korespondencije predaju službenicima u obliku kopija ili duplikata, osobito ako se originalni dokument šalje višem službeniku ili upisuje u spis predmeta, ali je potrebno poduzeti neke daljnje radnje na dokumentu.

Kopirati Dokument može biti faksimil ili besplatan. Faksimilna kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske značajke - detalje sadržane u izvorniku (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, značajke njihovog položaja. Besplatna kopija izrađuje se na pisaćim strojevima i sadrži sve pojedinosti dokumenta, ali ne mora nužno ponavljati njegov oblik.

Zaposlenik odgovoran za dokumente ovjerava preslike. Ovjera preslike formalizira se stavljanjem riječi "Točno" ili "Preslik je ispravan" uz navođenje potpisa, njegovog prijepisa i datuma odgovorne osobe. Zapis o ovjeri obično se nalazi na dnu dokumenta u bilo kojem slobodnom prostoru.

Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvadcima iz njih) mora biti ovjeren.

Duplikat– preslika službene isprave koja ima pravnu snagu izvornika.

Dakle, dokumente interne korespondencije ne treba podcjenjivati ​​- često priznanje zakonitosti postupka ovisi o njihovoj ispravnoj provedbi i obradi. No, upravo s tim dokumentima poslodavci trenutačno najčešće ne znaju postupati. Takvi se papiri ne evidentiraju, ne uzimaju u obzir i ne dogovaraju, što negativno utječe ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na postupke upravljanja koji se provode u poduzeću. Nerijetko zbog toga poslodavac ne može dokazati krivnju pojedinog zaposlenika i ne može primijeniti pravna sredstva disciplinske mjere ili otkaza ugovora o radu s radnikom. Mnoge tvrtke počinju graditi sustav upravljanja dokumentima na temelju vlastitih pogrešaka, no ipak je bolje spriječiti negativne posljedice nego se nositi s njihovim rezultatima.

Autorica je doktorica ekonomskih znanosti, voditeljica programa „Uredski menadžment u kadrovskim službama“ Centra za pretplatničke usluge za radno pravo, stručna savjetnica za pitanja organizacije i optimizacije uredskog rada

Pravna snaga isprave osigurava se skupom pojedinosti utvrđenim za svaku vrstu isprave i izvršenjem na obrascu koji je u skladu sa standardom.
Mora se imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i prilikom sastavljanja jednog dokumenta ne morate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki detalji se međusobno isključuju, npr. detalj „Referentni podaci o organizaciji” naveden je samo slovima, dok „Naziv vrste dokumenta” nije napisan na memorandumu. U postupku izrade i obrade dokumenata sastav potrebnih pojedinosti može se dopuniti drugim pojedinostima ako to zahtijeva svrha dokumenta i njegova obrada. U objedinjene obrasce dokumenata možete unijeti dodatne podatke. Na primjer, dodajte pojedinosti "potpis voditelja kadrovske službe", "potpis neposrednog rukovoditelja" u obrazac naloga za zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika. Međutim, brisanje pojedinačnih podataka iz objedinjenih obrazaca nije dopušteno.
Kompozicija detalja Karakteristika pojedinog dokumenta određena je svrhom nastanka dokumenta, njegovom namjenom, zahtjevima za sadržaj i oblik tog dokumenta te načinom dokumentiranja.
Glavni dokumenti koji utvrđuju sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje su GOST R 6.30-2003, Pravila za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477.

Ovi dokumenti utvrđuju sljedeće pojedinosti koje se koriste u pripremi i izvršavanju organizacijskih i upravnih dokumenata - dekreta, naloga, uputa, pisama, protokola, akata i drugih dokumenata uključenih u OK 011-93 (OKUD):
Kod obrasca dokumenta i postavljaju se prema Sveruskom klasifikatoru dokumentacije upravljanja (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sustava klasifikacije i šifriranja tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija i obuhvaća jedinstvene dokumentacijske sustave i obrasce dokumenata odobrenih za uporabu u nacionalnom gospodarstvu.
Amblem ili zaštitni znak organizacije(oznaka usluge) stavljaju se na memorandumu organizacije u skladu s Poveljom (pravilnicima organizacije).
Šifra organizacije(OKPO) pričvršćuju se prema Sveruskom klasifikatoru poduzeća i organizacija.
OGRN- glavni državni registarski broj pravne osobe stavlja se u skladu s dokumentima koje izdaju porezna tijela.
INN/KPP- identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga za registraciju upisuje se sukladno ispravama poreznih tijela.
Ime kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati nazivu sadržanom u njegovim sastavnim dokumentima. Iznad naziva organizacije navesti skraćeni naziv, a u nedostatku puni naziv matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradi) stavlja se ispod ili iza punog naziva. Nazivi organizacija konstitutivnih subjekata Ruske Federacije, koje imaju, uz državni jezik Ruske Federacije (ruski), državni jezik konstitutivnih subjekata Ruske Federacije, tiskaju se na dva jezika.
Naziv podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva naznačen je ako je autor dokumenta, a nalazi se ispod naziva organizacije.
Pozadinske informacije o organizaciji uključuju uključuje: poštansku adresu; telefonski broj i druge informacije prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, teleksa, bankovni računi, adresa e-pošte).
Naziv vrste dokumenta koji je sastavila ili objavila organizacija mora biti određen poveljom (pravilnicima organizacije) i mora odgovarati vrstama dokumenata koje predviđa OKUD (klasa 0200000). Na primjer, "Interni radni propisi", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za protokol - datum sastanka (odlučivanje), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti (jedan) datum.
Dopušteno dva načina za formatiranje datuma dokumenta: digitalni ili verbalno-digitalni.
Kod digitalne metode, datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u nizu:
dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec pišu se s dva para arapskih brojeva odvojenih točkom; godina – četiri arapska broja.
Na primjer, datum 5. veljače 2011. trebao bi biti oblikovan kao sljedeći unos: 05.02.2011.
Moguće je oblikovati datum u nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, npr. 2011.02.05.
Ova metoda oblikovanja datuma naširoko se koristi u arhivima - datumi na policama, mapama i drugim dokumentima zapisani su "obrnutim" redoslijedom.
U verbalno-digitalnoj metodi, datum treba biti oblikovan kao: 05. veljače 2011.
Registarski broj isprave sastoji se iz njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može nadopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiteljima.
Registarski broj dokumenta koji zajednički objavljuju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od tih organizacija, odvojenih kosom crtom redom kojim su autori navedeni u dokumentu.
Evidentni broj isprave dodjeljuje se na temelju upisa u odgovarajuću upisnicu.

Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju:

Registracijske i kontrolne kartice (RCC);

Registracijski dnevnici (knjige);

Ekranski obrasci (pri korištenju računalnih tehnologija).

Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju službena tijela. Na primjer, obrazac knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i umetaka za njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. br. 69 „O odobrenju uputa za popunjavanje radnih knjižica. .”
Ali većina oblika razvijen po vlastitom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata nalaze se u gore navedenim dokumentima.

Neregistriran dokument nema pravnu snagu!!!
Link na registarski broj i datum dokument uključuje registarski broj i datum dokumenta na koji se mora dati odgovor. Ovaj detalj je potreban za pisma.
Mjesto kompilacije ili izdanje dokumenta naznačeno je ako ga je teško utvrditi pomoću detalja „Naziv organizacije” i „Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili izdanja navodi se uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo općeprihvaćene kratice.
Adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, dužnosnici ili pojedinci. Kada se isprava upućuje službenoj osobi, ispred prezimena navode se inicijali.
Naziv organizacije i njezine strukturne jedinice naveden je u nominativnom slučaju. Položaj osobe kojoj je isprava upućena označava se u dativu.
Na primjer:
izvršnom direktoru
dd "Parus"
V.A. Laptev
ili

Mayak LLC
Računovodstvo
Glavni ekonomist
V.M. Kochetova

Dokument ne smije imati više od četiri adresata. Ispred drugog, trećeg i četvrtog primatelja ne navodi se riječ "Kopija". Ako ima više primatelja, kreira se lista za distribuciju dokumenata.
Podaci o "Adresatu" mogu uključivati ​​poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Kada dokument adresirate na organizaciju, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu, također je moguće centrirati svaki redak atributa “Adresa” u odnosu na najduži redak.

Na primjer:

Vladina agencija
Sverusko znanstveno istraživanje
Zavod za dokumentaciju i arhivistiku
Profsoyuznaya st., 82, Moskva, 117393
Kada dokument adresirate na pojedinca, navedite prezime, ime, patronim primatelja, zatim poštansku adresu,

Na primjer:

Abramov Oleg Pavlovič
sv. Sadovaya, 5, apt. 12,
Lipki, Tulska oblast, 301264
Kada se dokument istovremeno adresira na organizaciju i pojedinca („u kopiji“), adresu treba oblikovati prema primjeru:
Odjel unutarnjih poslova Moskovskog okruga
St. Petersburg
Voditelj Odjela
S. M. Titov
Sviridov Petar Aleksejevič
sv. Portovaya, 82, kv. 17
Lomonosov
Lenjingradska oblast, 196754
Žig odobrenja dokumenta– rekvizit službene isprave koji njenom sadržaju daje normativno ili pravno obilježje. Odobravanje dokumenta je poseban način stavljanja dokumenta u djelo kojim se odobrava njegova distribucija određenom krugu organizacija, službenika i građana.
Dokument se može odobriti na dva načina:
dužnosnik(i);
posebno objavljen dokument.
Oba načina odobrenja imaju istu pravnu snagu.
Pečat o odobrenju dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.
Prilikom odobravanja dokumenta od strane službene osobe, žig odobrenja mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta osobe koja odobrava dokument, njegovog potpisa, parafa, prezimena i datuma odobrenja.

Na primjer

ODOBRIO SAM
direktor tvrtke
JSC "Grimizna jedra"
Osobni potpis I. S. Sergeev
12.01.2011
Dopušteno je centrirati elemente u atributu "Pečat odobrenja" dokumenta u odnosu na najduži redak.

Na primjer

ODOBRIO SAM
direktor tvrtke
JSC "Tvornica porculana Lomonosov"
Osobni potpis I. S. Sergeev
12.01.2011
Kada dokument odobrava više službenika, njihovi se potpisi stavljaju na istoj razini.
Prilikom odobravanja isprave rješenjem, odlukom, nalogom, protokolom, žig suglasnosti sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva isprave u instrumentalu, njenog datuma i broja.

Na primjer

ODOBRENO
Odlukom glavne skupštine
dioničara od 15. rujna 2010. br. 14
ili
ODOBRENO
Po nalogu predsjedavajućeg
bankovni odbor
od 01.02.2011 br.12
Pečat odobrenja nije prisutan na svakom dokumentu.

Približan popis dokumenata koji podliježu odobrenju.
Akti (inspekcije i revizije; prihvaćanje završene izgradnje objekata, opreme; otpis; ispitivanje, prijenos predmeta; likvidacija organizacija, ustanova, poduzeća itd.).
Ugovori (o izvođenju radova, materijalno-tehničkoj nabavi, najmu prostora; o nabavi, ugovori, znanstveno-tehnička suradnja, financijska odgovornost i sl.).
Zadaci (za projektiranje objekata, tehničkih konstrukcija, kapitalnu izgradnju; za izvođenje istraživačkih, projektnih i tehnoloških radova; tehnički itd.)
Upute (pravilnici) - (službene; o uredskom radu; mjere opreza; interni propisi o radu i sl.)
Norme (utrošak sirovina, materijala, električne energije; tehnološki dizajn; broj zaposlenih i dr.)
Izvješća (o proizvodnim aktivnostima, poslovnim putovanjima, istraživačkom radu i sl.)
Popisi (radnih mjesta zaposlenika s neredovitim radnim vremenom; poduzeća koja podliježu određenim beneficijama; standardni dokumentacijski materijali nastali u aktivnostima ministarstava, odjela i drugih organizacija, s naznačenim rokovima skladištenja materijala itd.)
Planovi (proizvodnja; građenje i montaža, projektiranje i izviđanje, istraživački rad, uvođenje nove tehnologije; zadružna nabava proizvoda; distribucija proizvoda prema utvrđenoj nomenklaturi; prihodi od stambeno-komunalnih usluga, veliki popravci; rad odbora, znanstveni. i tehničko vijeće, znanstveno vijeće itd.)
Propisi (o organizaciji; strukturnoj jedinici; bonusima, usavršavanju itd.)
Programi (rad i događanja; obuka, itd.)
Cijene za rad.
Procjene (troškovi održavanja upravljačkog aparata, zgrada, prostorija, struktura; korištenje sredstava poduzeća; priprema i razvoj proizvodnje novih proizvoda; kapitalna izgradnja itd.)
Državni standardi, industrijski standardi, tehnički uvjeti.
Struktura i osoblje.
Carinske stope.
Povelje organizacije.
Obrasci jedinstvenih dokumenata.
Rasporedi osoblja i njihove izmjene.
Rezolucija.
Rješenje sadrži upute o rješavanju (pripremi rješenja) pitanja postavljenog dokumentom.
Rješenje koje na ispravu ispisuje nadležni službenik sadrži imena i inicijale izvršitelja, sadržaj naloga (ako je potrebno), rok izvršenja, potpis i datum.

Na primjer:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Molimo pripremite projekt
Ugovori s Hermesom
do 21.01.2011
Osobni potpis
datum
Dopušteno je sastaviti rješenje na posebnom listu.
Naslov u tekst uključuje sažetak dokumenta. Naslov mora biti u skladu s nazivom vrste dokumenta. Naslov može odgovoriti na pitanja:
o čemu (o kome), što (koga)?
Na primjer: nalog za stvaranje komisije za ovjeru; opis poslova glavnog projektanta.
Tekst isprave sastavljen na formatu A5 ne smije sadržavati naslov.
Kontrolna oznaka izvršenje dokumenta označeno je slovom "K", riječju ili pečatom "Kontrola".
Tekst dokumenta sastavljen je na državnom jeziku Ruske Federacije ili na državnim jezicima konstitutivnih subjekata Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i konstitutivnih subjekata Ruske Federacije.
Tekstovi dokumenata izrađuju se u obliku upitnika, tablice, koherentnog teksta ili kombinacije tih struktura.
Pri sastavljanju teksta u obliku upitnika, nazivi karakteristika karakteriziranog predmeta moraju biti izraženi imenicom u nominativu ili izrazom s glagolom u drugom licu množine sadašnjeg ili prošlog vremena ("imati" , "posjeduju" ili "bili", "bili", itd. .). Karakteristike izražene verbalno moraju biti u skladu s nazivima karakteristika.
Stupci i reci tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redaka moraju biti u skladu s naslovima.

Ako je tablica ispisana na više stranica, stupci tablice moraju biti numerirani i samo brojevi tih stupaca moraju biti ispisani na sljedećim stranicama.
Povezani tekst, u pravilu, sastoji se od dva dijela.
Prvi dio ukazuje na razloge, osnove, ciljeve za sastavljanje dokumenta,
u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke.
Tekst može sadržavati samo završni dio (npr. nalozi - upravni dio bez izjave; dopisi, izjave - zahtjev bez obrazloženja).
U tekstu dokumenta pripremljenom na temelju dokumenata drugih organizacija ili prethodno objavljenih dokumenata navode se njihovi detalji:
Naslov dokumenta;
naziv organizacije - autor dokumenta;
datum dokumenta;
registarski broj dokumenta;
naslov teksta.
Ako tekst sadrži više rješenja, zaključaka i sl., onda se može podijeliti na odjeljke, pododjeljke, paragrafe koji su numerirani arapskim brojevima.
U dokumentima (narudžba, narudžba) organizacije koje djeluju na načelima jedinstva, kao i dokumenti upućeni rukovodstvu organizacije, tekst se iznosi u prvom licu jednine (“naređujem”, “nudim”, “tražim”).
U dokumentima kolegijalnih tijela Tekst je predstavljen u trećem licu jednine (“odlučuje”, “odlučeno”).
U zajedničkim ispravama tekst se iznosi u prvom licu množine (“naređujemo”, “odlučili”).
Tekst protokola iznosi se u trećem licu množine (»saslušao«, »govorio«, »odlučio«, »odlučio«).
U dokumentima koji utvrđuju prava i obveze organizacija, njihovih strukturnih odjela (pravilnici, upute), kao i koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka (akt, potvrda), oblik predstavljanja teksta u trećem licu jednine ili koristi se množina (“odjel obavlja poslove” , “udruga obuhvaća”, “formirano povjerenstvo”).
U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:
- prvo lice množine (“molimo pošaljite”, “šaljemo na razmatranje”);
- prvo lice jednine (“Smatram potrebnim”, “molim označite”);
- iz trećeg lica jednine (“Ministarstvo se ne protivi”).
Označavanje prisutnosti aplikacije, naveden u tekstu dokumenta, formatiran je na sljedeći način:
Primjena: za 5 l. u 2 primjerka.
Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navesti njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako ima više prijava, one se numeriraju ,

Na primjer:

Prijave.
1. Pravilnik o Oblasnom posudbenom odjelu za 5 str. u 1 primjerku
2. Pravila za pripremu i izvršenje dokumenata Regionalnog posudbenog odjela za 7 stranica. u 2 primjerka.
Oznaka se stavlja od odlomka s lijeve margine dokumenta u tri razmaka.
Ako su prijave uvezane, broj listova se ne navodi.

Svaki kadrovik u procesu rada mora izraditi više istovrsnih dokumenata, a ti dokumenti moraju biti pravilno i jednoobrazno sastavljeni. Naravno, zakonodavstvo definira osnovni postupak popunjavanja jedinstvenih obrazaca, radnih knjižica, te sadržaj ugovora o radu. Ali kako biste organizirali rad s dokumentima u svojoj tvrtki, preporučljivo je izraditi Upute za vođenje kadrovske evidencije i raspored protoka dokumenata.

1 ?. Koncept "pravne snage dokumenta", njegova konsolidacija u državnom standardu.

GOST 51141-98 „Upravljanje uredom i arhiviranje. Pojmovi i definicije". Pravna snaga dokumenta je svojstvo službenog dokumenta koje mu pripisuje važeće zakonodavstvo, nadležnost tijela koje ga je izdalo i utvrđeni postupak za izvršenje.

2?. Podaci o obrascu dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obvezna priroda. Sastav identifikacijske isprave: odobrenje, potpis, otisak pečata.

Da bi dokument imao pravnu snagu, mora biti:

Ispravno formatirano;

Nemojte proturječiti sadržaju važećeg zakonodavstva;

Biti objavljena od strane organizacije koja ima pravo na to.

Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo netočno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili napomenu o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu s dokumentom, ali neće utjecati na njegov pravni značaj.

Pravnu snagu isprave osigurava skup pojedinosti utvrđenih za svaku vrstu isprave - obvezni elementi za izradu službene isprave. Glavni dokument koji utvrđuje sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Obavezni podaci koji osiguravaju pravnu valjanost dokumenata su:

Naziv organizacije (službeni) - autor dokumenta;

Naziv vrste dokumenta;

Datum dokumenta;

Matični broj;

Pečat odobrenja dokumenta;

Potpis;

Prema nekim izvorima također: viza za odobrenje, oznaka ovjere kopije, referentne informacije o organizaciji.

Potpis je obvezni rekvizit bilo kojeg dokumenta; Službenik svojim potpisom na ispravi preuzima odgovornost za vjerodostojnost isprave i za sve moguće posljedice izvršenja isprave.

Datum dokumenta– jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Nedostatak datuma na dokumentu čini ga nevažećim.

Pečat– pravno značajan rekvizit, kojim se ovjerava potpis službene osobe na najvažnijim (ili financijskim) dokumentima.

Pečat odobrenja– neki dokumenti stječu pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri načelnik ili više tijelo.

Matični broj dodatno je jamstvo vjerodostojnosti dokumenta. To pokazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registriran i stoga je službeni dokument poduzeća.

Zakonodavni i regulatorni okvir za upravljanje kadrovskim evidencijama

Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za upravljanje kadrovskim evidencijama:
1. Zakoni Ruske Federacije.
2. Dekreti predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološki dokumenti organizacija, lokalne izvršne vlasti o upravljanju kadrovskim evidencijama.
3. Regulatorni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstava, odjela, saveznih izvršnih tijela.

Radno i mirovinsko zakonodavstvo o obveznoj dokumentaciji rada s kadrovima.

· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon kojeg stručnjak za osoblje bilo koje organizacije mora slijediti u svom radu. Norme Zakona o radu reguliraju postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, organiziranje njihovog radnog vremena i vremena odmora, uvjete isplate plaća i pružanje zaposlenicima raznih beneficija i naknada.

· Imenik kvalifikacija za radna mjesta rukovoditelja, specijalista i ostalih zaposlenika (Odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. kolovoza 1998. br. 37 (s izmjenama i dopunama 20. travnja 2001.): jedna od radnih odgovornosti voditelja kadrovske službe je osigurati pripremu dokumenata o mirovini osiguranja, kao i njihovo podnošenje organu socijalnog osiguranja. Pravila za podnošenje zahtjeva za mirovinu, dodjeljivanje mirovine i ponovni izračun iznosa mirovine, prijenos iz jedne mirovine u drugu u skladu sa saveznim zakonima „O radnim mirovinama u Ruskoj Federaciji” (od 17. prosinca 2001. br. 173-FZ). ) i zakon "O državnim mirovinama u Ruskoj Federaciji".( od 15. prosinca 2001. br. 166-FZ) (odobreno rješenjem Ministarstva rada Rusije i Mirovinskog fonda Ruske Federacije od 27. veljače 2002. br. 17/19pb; registrirano pri Ministarstvu pravosuđa Rusije 31. svibnja 2002. (registracijski br. 3491); objavljeno u Rossiyskaya Gazeta 5. lipnja 2002.).

Predočenje kadrovske dokumentacije pri obavljanju poslova nadzora i kontrole od strane tijela Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih tijela nadzora i kontrole; organima gonjenja.

· U skladu s odredbama Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada ovlaštena je nadzirati i kontrolirati poštivanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u obavljanju nadzora i kontrole, imaju pravo nesmetano obilaziti organizacije svih organizacijsko-pravnih oblika i oblika vlasništva, kao i poslodavce - fizičke osobe, u bilo koje doba dana, u nazočnosti standardnih potvrda, u svrhu provođenja inspekcijskog nadzora, zahtijevati od poslodavaca i njihovih predstavnika isprave, objašnjenja, podatke potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih poslova.

· Savezni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija." Sav rad kadrovske službe s osobnim podacima zaposlenika temelji se na ovom zakonu. Primjerice, pitanje kako će se obraditi i gdje će se pohraniti podaci dobiveni od zaposlenika kada počne raditi.

· Zakon Ruske Federacije od 29. srpnja 2004. br. 98-FZ “O poslovnim tajnama”. Njime se utvrđuje popis informacija koje mogu predstavljati poslovnu tajnu organizacije, popis zaposlenika koji im imaju pristup, postupak upoznavanja s tajnim podacima, kao i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.

· Zakon Ruske Federacije od 17. srpnja 1999. br. 181-FZ "O osnovama zaštite na radu u Ruskoj Federaciji." Odredbe ovog dokumenta omogućuju kompetentnu izgradnju sustava zaštite na radu u organizaciji. Ako se otkrije kršenje pravila zaštite na radu i sigurnosti, inspektor rada dovodi krivce na upravnu odgovornost.

· Zakon Ruske Federacije od 8. kolovoza 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih osoba i pojedinačnih poduzetnika tijekom državne kontrole (nadzora).“ Zakon daje ideju o pravima i odgovornostima poslodavca prilikom provođenja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon govori o dokumentima koje poslodavac ima pravo tražiti od inspektora kada se pojavi u organizaciji, o pravu predstavnika tvrtke da osobno bude prisutan tijekom inspekcije te o tome kako se organizacija može žaliti na nezadovoljavajuću inspekciju. rezultate.

Glavna značajka organizacijskih i upravnih dokumenata je da su interni akti. Drugim riječima, za njihov razvoj i implementaciju nije potrebno sudjelovanje trećih strana ili predstavnika bilo kojeg drugog poduzeća. Dovoljna je odluka uprave ili drugih dužnosnika poduzeća na čiju se djelatnost ti dokumenti odnose. Za potpisivanje vanjskih dokumenata, ugovora, faktura, potvrda o prijemu radova i sl. nije dovoljno očitovanje volje predstavnika samo jedne pravne osobe. Odluku su dužni donijeti dužnosnici najmanje dviju organizacija koje nisu međusobno odgovorne.

Interni dokument koji je izdalo poduzeće može se smatrati obvezujućim za zaposlenike samo ako ima pravnu snagu.

Da bi dokument imao takvu snagu, potrebno je učiniti sljedeće:

• * odredbe sadržane u dokumentu moraju biti u skladu sa zakonskim zahtjevima;
• * dokument mora izdati službenik uprave, odjela poduzeća, koji za to ima potrebne ovlasti;
• * detalji dokumenta moraju biti u skladu s prihvaćenim standardima.
• * Ako ovi uvjeti nisu ispunjeni, sud može dokument proglasiti nevažećim.

Ovlasti zaposlenika poduzeća za izdavanje organizacijskih i upravnih dokumenata

Prije izvršenja uputa određenog dokumenta potrebno je obratiti pozornost na kompetentnost osobe koja je potpisala ovaj dokument. Ako je pri sastavljanju i potpisivanju službena osoba izašla iz okvira svoje nadležnosti, isprava nema pravnu snagu i nije valjana.

Nadležnost čelnika poduzeća uključuje sva pitanja upravljanja tekućim poslovima, s izuzetkom pitanja o kojima samo skupština sudionika poduzeća ili upravni odbor imaju pravo odlučivati. Upravitelj je jedini zaposlenik koji djeluje u ime poduzeća bez punomoći.

Ali, prema povelji poduzeća, nadležnost upravitelja može biti ograničena, a dio njegovih "običnih" ovlasti može se prenijeti na upravni odbor ili opću skupštinu sudionika. Na primjer, povelja može predvidjeti da upravitelj nema pravo sam, bez pristanka opće skupštine sudionika, sklapati transakcije u iznosu većem od 500.000 rubalja. Da bi takva transakcija bila zakonita, uz ugovor mora biti priložen zapisnik glavne skupštine sudionika poduzeća, u kojem mora biti izravno navedeno da je skupština sudionika odobrila ovu transakciju. U suprotnom, ugovor (i transakcija) mogu biti proglašeni nevažećima. U ovom slučaju, "objašnjenja" druge ugovorne strane da nije znao za ograničenje ovlasti voditelja poduzeća neće biti prihvaćena, jer je povelja poduzeća otvoreni dokument. Tvrtke i tvrtke koje namjeravaju sklopiti ugovor s poduzećem mogu se i trebaju upoznati s njim.

Isključiva nadležnost skupštine sudionika poduzeća uključuje pitanja koja se ne mogu prenijeti na upravljanje upravitelja. Na primjer, Savezni zakon br. 208-FZ od 26. prosinca 1995. „O dioničkim društvima” (članci 48. i 79.) stavlja u isključivu nadležnost glavne skupštine dioničara odluke o sklapanju velike transakcije za iznos koji više od 50 posto knjigovodstvene vrijednosti imovine društva. S tim u vezi, povelja dioničkog društva ne može generalnom direktoru dati pravo obavljanja takve transakcije. U suprotnom, to će biti u suprotnosti s odredbama Saveznog zakona "O dioničkim društvima".

Svi drugi službenici poduzeća mogu rješavati određena pitanja samo u slučajevima kada su za to ovlašteni nalozima, punomoći, opisima poslova, pravilnicima i sl., koje je potpisao ili odobrio voditelj. Pri sklapanju ugovora ili pri sastavljanju i potpisivanju drugih robnih i financijskih isprava u ime poduzeća službena osoba mora se pozvati na naziv, broj i datum punomoći, naloga ili propisa na temelju kojeg postupa. U suprotnom, predstavnici organizacija trećih strana imat će pravo sumnjati ima li ovaj službenik stvarno potrebne ovlasti.

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Primatelj:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena objava
Datum prihvaćanja:	9. listopada 1984
Početni datum:	1. srpnja 1987
Datum revizije:	1. travnja 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni sustavi dokumentacije. Davanje pravne snage dokumentima na računalnim medijima i tipografijama izrađenim računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

MEĐUDRŽAVNI STANDARD

Jedinstveni dokumentacijski sustavi

DAVANJE PRAVNE SNAGE DOKUMENTIMA NA STROJNOM MEDIJU
I MACHINEGRAM STVOREN POMOĆU
INŽENJERSTVO RAČUNALSTVA

Osnovne odredbe

Jedinstveni sustavi dokumentacije. Povjerenje od
pravnu snagu dokumenata o softveru i strojnogramu
stvorena računalima. Općenito

Dekretom Državnog odbora SSSR-a za standarde od 9. listopada 1984. N 3549, datum uvođenja određen je od 01.07.87.

PONOVNO IZDANJE

Ovom normom utvrđuju se zahtjevi za sastav i sadržaj pojedinosti koje daju pravnu snagu dokumentima na računalnim medijima i tipografskim podacima stvorenim računalnom tehnologijom, kao i postupak za izmjene tih dokumenata.

Ova je norma obvezujuća za sva poduzeća, organizacije i ustanove (u daljnjem tekstu organizacije) koje provode razmjenu informacija dokumenata na računalnim medijima i strojnim dijagramima.

Na temelju ovog standarda mogu se razviti industrijski standardi i standardi poduzeća, uzimajući u obzir osobitosti upotrebe dokumenata na računalnim medijima i strojnih poruka između organizacija i kada se koriste izravno unutar organizacije.

1. OPĆE ODREDBE

1. OPĆE ODREDBE

1.1. Dokument na računalnim medijima mora biti snimljen, izrađen i označen u skladu sa zahtjevima GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, a informacije su kodirane u skladu sa svesaveznim klasifikatorima tehničkih i ekonomske informacije. U nedostatku potrebnih informacija u sveunijatskim klasifikatorima, dopušteno je koristiti šifre registriranih međuindustrijskih i industrijskih klasifikatora.
______________
* Izgubio snagu na teritoriju Ruske Federacije.

1.2. Dijagram stroja mora biti izrađen uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene sustave dokumentacije.

1.3. Dokument na računalnom mediju i tipografski dokument smiju se koristiti samo ako o tome postoje odgovarajuće odluke ministarstava i odjela.

1.4. Prijevoz (prijenos, prosljeđivanje itd.) Dokumenta na računalnim medijima i tipkanog dokumenta mora se izvršiti s popratnim pismom sastavljenim u skladu s GOST 6.38-90*. U prilogu se nalazi primjer propratnog pisma.
______________
GOST R 6.30-97** (u daljnjem tekstu).

** Na području Ruske Federacije na snazi ​​je GOST R 6.30-2003. - Napomena "ŠIFRA".

1.5. Dokument na računalnom mediju i tipografski dokument stječu pravnu snagu ispunjavanjem zahtjeva ove norme i potpisivanjem popratnog pisma.

1.6. Snimanje dokumenta na računalni medij i izrada tipograma mora se provoditi na temelju podataka zabilježenih u izvornim (primarnim) dokumentima primljenim komunikacijskim kanalima od uređaja za automatsko snimanje ili u procesu automatiziranog rješavanja problema.

1.7. Na zahtjev korisničke organizacije, za vizualnu kontrolu dokumenta izrađenog na računalnim medijima, isti se pretvara u čovjeku čitljiv oblik pomoću različitih tehničkih sredstava za prikaz podataka (zasloni, uređaji za ispis i dr.).

2. ZAHTJEVI ZA DETALJE O DOKUMENTIMA O SKLADIŠTENJU STROJA I STROJNOGRAMIMA IZRAĐENIM RAČUNALNOM OPREMOM

2.1. Dokument na računalnom mediju ili tipografski dokument mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

naziv organizacije koja je izradila dokument;

mjesto organizacije koja je izradila dokument ili poštansku adresu;

Naslov dokumenta;

datum izrade dokumenta;

šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na računalnom mediju ili tipkanog dokumenta ili, u pravilu, šifra osobe koja je odobrila dokument.

Bilješka. Odlukom ministarstava i odjela dopušteno je koristiti dodatne podatke (telefonski broj, teletip, položaj i prezime osobe koja ima pravo ovjere isprave i strojopis snimljen na računalnim medijima i dr.) za pojedine dokumente na računalnim medijima. i tipografski podaci itd.), odražavajući specifičnosti stvaranja, uporabe i prijenosa tih dokumenata.

2.2. Obvezni podaci o dokumentu na računalnim medijima trebaju biti postavljeni na način koji omogućuje jasnu identifikaciju detalja.

2.3. Obavezne pojedinosti dijagrama stroja treba ispisati i postaviti u skladu sa zahtjevima državnih standarda za jedinstvene sustave dokumentacije.

2.4. Pojedinost „Naziv organizacije koja je izradila dokument” mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru poduzeća i organizacija (OKPO)* i naziv organizacije. Dopušteno je koristiti ustaljene skraćene nazive.
__________________
* Ovaj detalj mora biti povezan sa zahtjevima GOST 6.38-90.


Za organizacije koje nemaju prava pravne osobe treba navesti OKPO šifru organizacije kojoj su podređene.

2.5. Pojedinost "Lokacija organizacije - tvorac dokumenta" mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru "Sustav označavanja objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR-a i saveznih republika, kao kao i naseljena područja” (SOATO) i naziv lokaliteta u kojem se organizacija nalazi.

2.6. Pojedinost „Naziv dokumenta” mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod i naziv obrasca dokumenta prema Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD)* za svesavezne dokumente ili industriju (odjel), republički klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (resorski), republički obrasci dokumenata.
______________
* OK 011-93 vrijedi na području Ruske Federacije.

2.7. Atribut „Datum proizvodnje dokumenta” mora se zabilježiti u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90 i mora se navesti vrijeme snimanja dokumenta, omogućujući njegovu identifikaciju s protokolom stroja.

2.8. Podatke »Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na računalnom mediju ili tipograma« ili »Šifra osobe koja je odobrila dokument« potrebno je ispisati u sljedećem obliku: identifikacijska šifra i radno mjesto, prezime osobe odgovoran za ispravnu izradu dokumenta na računalnim medijima ili strojnog dijagrama, odnosno osoba koja je dokument odobrila. Vlasništvo koda određene osobe mora biti registrirano kod organizacije koja je izradila dokument na računalnim medijima ili koja je izradila strojnu shemu, te moraju biti stvoreni tehnički, programski alati i organizacijski uvjeti koji isključuju mogućnost korištenja tuđih kodova.

2.9. Organizacije koje podliježu posebnim odredbama moraju navesti pojedinosti predviđene u stavcima. 2.4; 2.5 u skladu s pravilima ovih odredbi.

2.10. Postupak odabira, prihvaćanja na čuvanje i izdavanja dokumenata na računalnim medijima i tipografskih podataka potrošačima, njihovog poništenja i uništavanja utvrđuju ministarstva i odjeli.

3. IZVORNICI, DUPLIKATI, PRESLIKE DOKUMENATA O SKLADIŠTU STROJA I MAŠINOGRAMA

3.1. Izvornici, duplikati i kopije dokumenata na računalnim medijima i tipogrami dobiveni standardnom programskom opremom ovog računalnog sustava imaju istu pravnu snagu ako su sastavljeni u skladu sa zahtjevima ove norme.

3.2. Izvornik dokumenta na računalnom mediju je prvi zapis dokumenta na računalnom mediju koji sadrži oznaku da je taj dokument izvornik.

Izvornik strojograma je prvi primjerak dokumenta na papiru otisnut pomoću računalne tehnologije koji sadrži oznaku da je taj dokument izvornik.

3.3. Duplikati dokumenta na računalnim medijima su zapisi dokumenta na računalnim medijima koji su noviji po vremenu, vjerodostojni po sadržaju i sadrže oznaku da su ti dokumenti duplikati.

Duplikati strojograma sve su noviji, sadržajno autentični ispisi na papiru koji sadrže naznaku da se radi o duplikatima.

3.4. Preslike dokumenta na računalnom mediju ili strojogramu su dokumenti preslikani s izvornika ili duplikata dokumenta na računalnom mediju ili strojograma na drugi medij za pohranu, vjerodostojni po sadržaju i koji sadrže oznaku da su ti dokumenti preslike.

Duplikati i kopije moraju sadržavati obvezne podatke sadržane u izvornom dokumentu na računalnom mediju ili tipkanom dokumentu.

Strojogram, koji je preslika dokumenta na računalnom mediju, mora dodatno imati žig ili pečat organizacije koja je dokument pretvorila u čovjeku čitljiv oblik, identifikacijski natpis i odgovarajuće potpise.

4. POSTUPAK IZMJENA U DOKUMENTU O ČUVANJU STROJA I STROJNOGRAMU

4.1. Izmjene izvornog dokumenta na računalnom mediju može vršiti samo organizacija koja je izradila dokument uz obveznu prijavu sadržaja i osnove promjena te osobe odgovorne za nastale izmjene.

Registraciju promjena provodi organizacija koja je kreirala zapis dokumenta.

4.2. Ako se izvrše izmjene izvornog strojograma, tada se u njemu moraju naznačiti razlozi promjena, datum, vrijeme njihova unošenja, položaj i potpis službene osobe koja je izvršila izmjene i njegovo dešifriranje.

4.3. Organizacija – izrađivač izvornog dokumenta na računalnom mediju ili tipografiji dužna je o svim promjenama obavijestiti organizacije – korisnike dokumenta slanjem popratnog pisma, koje sadrži podatke o promjenama i sadrži, uz naznaku obveznih podataka u skladu s klauzulom 2.1, sljedeće informacije:

naznaka osnove za promjene;

vrijeme promjena;

potpis službene osobe.

Po potrebi, propratno pismo može biti ovjereno štambiljem ili pečatom organizacije koja je izradila izvorni dokument na računalnom mediju ili tipkanom slikom.

4.4. Izmjene na duplikatu (preslici) dokumenta na računalnom mediju ili tipografskog dokumenta koji se nalazi kod korisnika provode se samo na temelju obavijesti organizacije koja je izradila dokument na računalnom mediju ili tipografski dokument.

4.5. Izmijenjeni izvorni dokument, kao i duplikati i preslike izmijenjenog dokumenta, zadržavaju pravnu snagu ako su izmjene izvršene u skladu sa zahtjevima ove norme.

DODATAK (referenca). UZORAK PROPRATNOG PISMA

PRIMJENA
Informacija

Podaci o organizaciji – kreatoru dokumenta na računalnom mediju ili tipogramu		Pečat zabrane pristupa dokumentu
Naslov u tekst

Sukladno ugovoru od 25. prosinca 1984. godine, dostavljam Vam dokumente na računalnim medijima koji uključuju sljedeće podatke:

	Tvornički broj magnetska traka	Serijski broj sveska
			Izlaz
			Provedba
			Prijevoz

Primjena: magnetska traka - 3.

Bilješka. Popratno pismo sastavlja se na memorandumu organizacije u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90.

Tekst dokumenta ovjerava se prema:
službena objava
Jedinstveni sustavi dokumentacije: zbirka GOST-ova. -
M.: Izdavačka kuća IPK Standards, 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni sustavi dokumentacije. Davanje pravne snage dokumentima na računalnim medijima i tipografijama izrađenim računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Primatelj:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena objava Jedinstveni sustavi dokumentacije: zbirka GOST-ova. - M.: IPC Izdavačka kuća za standarde, 2001
Datum prihvaćanja:	9. listopada 1984
Početni datum:	1. srpnja 1987
Datum revizije:	1. travnja 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni sustavi dokumentacije. Davanje pravne snage dokumentima na računalnim medijima i tipografijama izrađenim računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe