Što određuje davanje pravne snage primarnom dokumentu. Pravna snaga dokumenta: suština, postupci davanja

Glavna značajka organizacijskih i upravnih dokumenata je da su interni akti. Drugim riječima, za njihov razvoj i implementaciju nije potrebno sudjelovanje trećih strana ili predstavnika bilo kojeg drugog poduzeća. Dovoljna je odluka uprave ili drugih dužnosnika poduzeća na čiju se djelatnost ti dokumenti odnose. Za potpisivanje vanjskih dokumenata, ugovora, faktura, potvrda o prijemu radova i sl. nije dovoljno očitovanje volje predstavnika samo jedne pravne osobe. Odluku su dužni donijeti dužnosnici najmanje dviju organizacija koje nisu međusobno odgovorne.

Interni dokument koji je izdalo poduzeće može se smatrati obvezujućim za zaposlenike samo ako ima pravnu snagu.

Da bi dokument imao pravnu snagu, potrebno je učiniti sljedeće:

• · odredbe sadržane u dokumentu moraju biti u skladu sa zakonskim zahtjevima;
• · dokument mora izdati službenik uprave, odjela poduzeća, koji za to ima potrebne ovlasti;
• · detalji dokumenta moraju biti u skladu s prihvaćenim standardima;
• · Ako ovi uvjeti nisu ispunjeni, sud može dokument proglasiti nevažećim.

Ovlasti zaposlenika poduzeća za izdavanje organizacijskih i upravnih dokumenata.

Prije izvršenja uputa određenog dokumenta potrebno je obratiti pozornost na kompetentnost osobe koja je potpisala ovaj dokument. Ako je pri sastavljanju i potpisivanju službena osoba izašla iz okvira svoje nadležnosti, isprava nema pravnu snagu i nije valjana.

Nadležnost čelnika poduzeća uključuje sva pitanja upravljanja tekućim poslovima, s izuzetkom pitanja o kojima samo skupština sudionika poduzeća ili upravni odbor imaju pravo odlučivati. Voditelj je jedini zaposlenik koji djeluje u ime tvrtke bez punomoći.

Ali, prema povelji poduzeća, nadležnost upravitelja može biti ograničena, a dio njegovih uobičajenih ovlasti može se prenijeti na upravni odbor ili opću skupštinu sudionika. Na primjer, povelja može predvidjeti da upravitelj nema pravo sam, bez pristanka opće skupštine sudionika, sklapati transakcije u iznosu većem od 500.000 rubalja. Da bi takva transakcija bila zakonita, uz ugovor mora biti priložen zapisnik glavne skupštine sudionika poduzeća, u kojem mora biti izravno navedeno da je skupština sudionika odobrila ovu transakciju. U suprotnom, sporazum se može proglasiti nevažećim.

Sve ostale službene osobe poduzeća mogu rješavati pojedina pitanja samo u slučajevima kada su na to ovlaštene naredbama, punomoćjima, opisom poslova, pravilnicima i sl. potpisan ili odobren od strane menadžera. Pri sklapanju ugovora ili pri sastavljanju i potpisivanju drugih robnih i financijskih isprava u ime poduzeća službena osoba mora označiti naziv, broj i datum punomoći, naloga ili propisa na temelju kojeg postupa.

Zahtjevi za pripremu dokumenata:

Hoće li imati pravnu snagu ovisi o tome pridržavaju li se njegovi tvorci uvjeti za njegov oblik i druge pojedinačne elemente (pojedinosti).

Trenutno neka poduzeća ne pridaju službenu važnost papirologiji. Ali takav stav je neopravdan. Tako, primjerice, nepostojanje potpisa službene osobe na naredbi ili pečata ODOBRENO na kadrovskom rasporedu čini te dokumente pravno nemoćnima.

Dakle, važni detalji:

Naravno, potrebno je navesti naziv poduzeća koje je izdalo dokument. Mora u potpunosti odgovarati nazivu sadržanom u osnivačkim dokumentima poduzeća. Ako je u sastavnim dokumentima naveden skraćeni naziv, upisuje se u zagradi iza punog naziva u nalogu.

Detaljnije ćemo razmotriti druge obvezne i zakonski značajne detalje: državni standard utvrđuje zahtjeve za sastav i raspored detalja, postupak za njihovo izvršenje, pravila za izradu obrazaca dokumenata, zahtjeve za tekst određenih vrsta dokumenata.

Pojedinosti koje određuju naziv vrste dokumenta.

Da bi se dokumentu dala pravna snaga, uz podatke koji identificiraju autora dokumenta, bitni su i drugi detalji.

Naziv vrste dokumenta mora odražavati sadržaj dokumentirane radnje i kompetencije njezina autora. Na primjer: samo vođa može izdavati naredbe; kolektivna rasprava o svim pitanjima odražava se u zapisniku; obični specijalist ima pravo pripremati samo dopise i izjave u svoje ime.

Naziv vrste dokumenta obavezan je podatak pri sastavljanju svih dokumenata osim pisama. Primjer obrasca narudžbe za strukturnu jedinicu s kutnim položajem detalja.

Datum dokumenta.

Datum dokumenta je najvažniji detalj, jer... odražava vrijeme njegovog nastanka. Datum se stavlja službenom osobom koja potpisuje (odobri) ispravu, odnosno pisarskom službom prilikom evidentiranja isprave. Ručno se upisuje u gotov dokument. Ako je autor dokumenta više organizacija, tada je datum dokumenta zadnji datum potpisivanja.

Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti datum. Potrebno je osigurati ispravan dizajn ovog detalja, jer... stvaranje dokumenta „retroaktivno“, baš kao i objavljivanje dokumenta „unaprijed“, npr. sljedeći dan, dovodi do iskrivljavanja podataka o registraciji. Osim toga, netočno datiranje može dovesti do povrede pravnih odnosa sudionika.

Na primjer, ako se jedna od strana obrati sudu, sud će datum naveden u dokumentu smatrati dokumentiranim dokazom.

Registracija dokumenata.

Registracija dokumenata je, prije svega, njihovo bilježenje, osim toga, daje dokumentu službenost i pravnu snagu.

Utvrđivanje odgovornosti organizacije za sadržaj dokumenta (za izlazne i interne dokumente), njegov prolaz kroz sustav upravljanja (za ulazne dokumente).

Žigom odobrenja dokumenta utvrđuje se pravna snaga onih dokumenata koje njihovi autori ne mogu staviti na snagu. Oni postaju službeni i stječu pravnu snagu nakon odobrenja čelnika organizacije, kolegijalnog (savjetodavnog) tijela ili višeg tijela (uprave).

Postupkom odobravanja autorizira se sadržaj dokumenta ili se njegovo djelovanje proširuje na određeni krug službenika i organizacija.

Potpis je najvažniji rekvizit kojim se utvrđuje pravna snaga dokumenta. Pravo potpisivanja dokumenata upravljanja u pravilu je nadležnost voditelja organizacije ili njegovih zamjenika u skladu s raspodjelom odgovornosti utvrđenom pravnim aktom (povelja, propis). U velikim organizacijama pravo potpisa može se dodijeliti voditeljima strukturnih jedinica, što mora biti osigurano lokalnim aktima organizacije.

Izvještaje, dopise, potvrde i druge dokumente referentne, informativne i analitičke naravi može potpisati izvršitelj (autor) akta, ali samo u slučajevima kada pitanja koja se u dokumentu rješava ne izlaze iz njegove nadležnosti.

Ispravu mogu potpisati dvije ili više službenih osoba ako je za njenu izradu i sadržaj odgovorno više službenih osoba.

Na primjer: dokumenti koji sadrže informacije financijske, materijalne, kreditne prirode, koji su osnova za prihvaćanje i izdavanje novca, inventara i drugih vrijednosti, dokumenti koji mijenjaju kreditne i obveze poravnanja, potpisuju i čelnik organizacije i glavni računovođa.

Pečat je također pravno značajan faktor.

Posebno za dokumente:

• 1. Odražavanje informacija o činjenicama od posebnog pravnog značaja (o stvaranju, reorganizaciji ili likvidaciji poduzeća, itd.).
• 2. Potvrđivanje prava poduzeća ili njegovih pojedinaca (punomoć).
• 3. Namještanje činjenica vezanih uz financijske i materijalne vrijednosti.

Za takve isprave pečat je pravno značajan rekvizit, jer imaju pravnu snagu samo ako postoji njegov otisak.

Ako dokument ne sadrži nikakve pravno značajne detalje, tada nema pravnu snagu i zaposlenici poduzeća imaju pravo odbiti poštivanje zahtjeva ovog dokumenta.

Pravna snaga preslike isprave.

Vrlo često poduzeća moraju izrađivati ​​kopije dokumenata, na primjer, kada postoji velika vjerojatnost gubitka originalnog dokumenta ili je potrebno dati jedan dokument različitim institucijama.

Dakle, u kojim slučajevima kopija ima pravnu snagu izvornika:

Kopija mora točno ponavljati tekst i dizajn originala.

Kopiju dokumenta koji izdaje samo poduzeće može ovjeriti voditelj ovog poduzeća ili ovlašteni zaposlenik, na primjer, voditelj kadrovske službe ili voditelj ureda. Iznimka su kopije dokumenata, kao što je povelja organizacija. Kopiju povelje ovjerava javni bilježnik.

Još nema jasnog odgovora ima li dokument primljen faksom pravnu snagu. Neka domaća i strana poduzeća priznaju legalnost kopije telefaksa i prihvaćaju je na izvršenje. Međutim, po mom mišljenju, pouzdanost takvih kopija ne može se uvijek smatrati očitom i potpunom. U principu, telefaks poruka je samo kopija dokumenta, ekvivalentna kopiji napravljenoj na fotokopirnom stroju.

1 ?. Koncept "pravne snage dokumenta", njegova konsolidacija u državnom standardu.

GOST 51141-98 „Upravljanje uredom i arhiviranje. Pojmovi i definicije". Pravna snaga dokumenta je svojstvo službenog dokumenta koje mu pripisuje važeće zakonodavstvo, nadležnost tijela koje ga je izdalo i utvrđeni postupak za izvršenje.

2?. Podaci o obrascu dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obvezna priroda. Sastav identifikacijske isprave: odobrenje, potpis, otisak pečata.

Da bi dokument imao pravnu snagu, mora biti:

Ispravno formatirano;

Nemojte proturječiti sadržaju važećeg zakonodavstva;

Biti objavljena od strane organizacije koja ima pravo na to.

Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo netočno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu s dokumentom, ali neće utjecati na njegov pravni značaj.

Pravnu snagu isprave osigurava skup pojedinosti utvrđenih za svaku vrstu isprave - obvezni elementi za izradu službene isprave. Glavni dokument koji utvrđuje sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Obavezni podaci koji osiguravaju pravnu valjanost dokumenata su:

Naziv organizacije (službeni) - autor dokumenta;

Naziv vrste dokumenta;

Datum dokumenta;

Matični broj;

Pečat odobrenja dokumenta;

Potpis;

Prema nekim izvorima također: viza za odobrenje, oznaka ovjere kopije, referentne informacije o organizaciji.

Potpis je obvezni rekvizit bilo kojeg dokumenta; Službenik svojim potpisom na ispravi preuzima odgovornost za vjerodostojnost isprave i za sve moguće posljedice izvršenja isprave.

Datum dokumenta– jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Nedostatak datuma na dokumentu čini ga nevažećim.

Pečat– pravno značajan rekvizit, kojim se ovjerava potpis službene osobe na najvažnijim (ili financijskim) dokumentima.

Pečat odobrenja– neki dokumenti stječu pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri načelnik ili više tijelo.

Matični broj dodatno je jamstvo vjerodostojnosti dokumenta. To pokazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registriran i stoga je službeni dokument poduzeća.

Zakonodavni i regulatorni okvir za upravljanje kadrovskim evidencijama

Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za upravljanje kadrovskim evidencijama:
1. Zakoni Ruske Federacije.
2. Dekreti predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološki dokumenti organizacija, lokalne izvršne vlasti o upravljanju kadrovskim evidencijama.
3. Regulatorni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstava, odjela, saveznih izvršnih tijela.

Radno i mirovinsko zakonodavstvo o obveznoj dokumentaciji rada s kadrovima.

· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon kojeg stručnjak za osoblje bilo koje organizacije mora slijediti u svom radu. Norme Zakona o radu reguliraju postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, organiziranje njihovog radnog vremena i vremena odmora, uvjete isplate plaća i pružanje zaposlenicima raznih beneficija i naknada.

· Imenik kvalifikacija za radna mjesta rukovoditelja, specijalista i ostalih zaposlenika (Odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. kolovoza 1998. br. 37 (s izmjenama i dopunama 20. travnja 2001.): jedna od radnih odgovornosti voditelja kadrovske službe je osigurati pripremu dokumenata o mirovini osiguranja, kao i njihovo podnošenje organu socijalnog osiguranja. Pravila za podnošenje zahtjeva za mirovinu, dodjeljivanje mirovine i ponovni izračun iznosa mirovine, prijenos iz jedne mirovine u drugu u skladu sa saveznim zakonima „O radnim mirovinama u Ruskoj Federaciji” (od 17. prosinca 2001. br. 173-FZ). ) i zakon "O državnim mirovinama u Ruskoj Federaciji".( od 15. prosinca 2001. br. 166-FZ) (odobreno rješenjem Ministarstva rada Rusije i Mirovinskog fonda Ruske Federacije od 27. veljače 2002. br. 17/19pb; registrirano pri Ministarstvu pravosuđa Rusije 31. svibnja 2002. (registracijski br. 3491); objavljeno u Rossiyskaya Gazeta 5. lipnja 2002.).

Predočenje kadrovske dokumentacije pri obavljanju poslova nadzora i kontrole od strane tijela Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih tijela nadzora i kontrole; organima gonjenja.

· U skladu s odredbama Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada ovlaštena je nadzirati i kontrolirati poštivanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u obavljanju nadzora i kontrole, imaju pravo nesmetano obilaziti organizacije svih organizacijsko-pravnih oblika i oblika vlasništva, kao i poslodavce - fizičke osobe, u bilo koje doba dana, u nazočnosti standardnih potvrda, u svrhu provođenja inspekcijskog nadzora, zahtijevati od poslodavaca i njihovih predstavnika isprave, objašnjenja, podatke potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih poslova.

· Savezni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija." Na temelju ovog zakona temelji se sav rad kadrovske službe s osobnim podacima zaposlenika. Primjerice, pitanje kako će se obraditi i gdje će se pohraniti podaci dobiveni od zaposlenika kada počne raditi.

· Zakon Ruske Federacije od 29. srpnja 2004. br. 98-FZ “O poslovnim tajnama”. Njime se utvrđuje popis informacija koje mogu predstavljati poslovnu tajnu organizacije, popis zaposlenika koji im imaju pristup, postupak upoznavanja s tajnim podacima, kao i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.

· Zakon Ruske Federacije od 17. srpnja 1999. br. 181-FZ "O osnovama zaštite na radu u Ruskoj Federaciji." Odredbe ovog dokumenta omogućuju kompetentnu izgradnju sustava zaštite na radu u organizaciji. Ako se otkrije kršenje pravila zaštite na radu i sigurnosti, inspektor rada dovodi krivce na upravnu odgovornost.

· Zakon Ruske Federacije od 8. kolovoza 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih osoba i pojedinačnih poduzetnika tijekom državne kontrole (nadzora).“ Zakon daje ideju o pravima i odgovornostima poslodavca prilikom provođenja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon govori o dokumentima koje poslodavac ima pravo tražiti od inspektora kada se pojavi u organizaciji, o pravu predstavnika tvrtke da osobno bude prisutan tijekom inspekcije te o tome kako se organizacija može žaliti na nezadovoljavajuću inspekciju. rezultate.

Sustav GAS "Izbori" prilično je složen sustav, a kako bi se osigurala njegova učinkovita uporaba, stabilnost i pouzdanost, uveden je niz organizacijskih i tehnoloških formalnosti. Izborni proces i postupak održavanja referenduma određen je korištenjem brojnih dokumenata na papirnatom i elektroničkom mediju. Takvi dokumenti moraju imati istu pravnu snagu. Ako se tradicionalni zahtjevi nameću papirnatim dokumentima, onda se posebnim zahtjevima nameću elektronički dokumenti. Nije slučajno što Zakon „O GAS „Izbori““ propisuje uvjete za davanje pravne snage dokumentima izrađenim pomoću GAS „Izbori“, budući da su rezultati izbornog procesa i postupka održavanja referenduma od velike političke važnosti.

Nabrojimo uvjete za osiguranje vjerodostojnosti dokumenata pripremljenih pomoću GAS "Izbori":

• 1. Dokument na papiru, pripremljen korištenjem GAS "Izbori" u skladu sa saveznim zakonima, stječe pravnu snagu nakon što ga potpišu nadležni službenici.
• 2. Elektronički dokument izrađen korištenjem GAS-a "Izbori" stječe pravnu snagu nakon što ga potpiše elektroničkim potpisom
• 3. Zapisnik, zbirna tablica rezultata glasovanja i drugi zbirni dokumenti izrađeni u elektroničkom obliku korištenjem GAS-a "Izbori" stječu pravnu snagu na način nakon obvezne provjere vjerodostojnosti svih izvornih elektroničkih dokumenata na propisani način javnim ključem elektroničkog potpisa, na temelju koje se izrađuje objedinjeni elektronički dokument.
• 4. U postupku ulaska u sustav GAS "Izbori". podaci generira se elektronički dokument i potpisuje elektroničkim potpisom relevantni dužnosnici.
• 5. Sukladnost podaci elektronički dokument podaci papirnati dokument potvrđeno računalnim ispisom, koji potpisuju nadležne službene osobe i prilaže izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica unosa podataka u Državni automatizirani sustav "Izbori" i formiranje elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisima bilježi se u posebnom dnevniku.
• 6. Prijenos elektroničkih dokumenata višem izbornom povjerenstvu, referendumskom povjerenstvu korištenjem GAS-a "Izbori" provodi se isključivo nakon provjere vjerodostojnosti i vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, stavlja se na svaki poslani dokument korištenjem javnih ključeva elektroničkog potpisa.
• 7. Rezultati ispitivanja potvrđeno računalnim ispisom zapisnika o pregledu. Ovaj ispis službene osobe potpisuju na propisani način i prilažu izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica prijenosa podataka višem izbornom povjerenstvu odnosno referendumskom povjerenstvu upisuje se u poseban dnevnik izbornog povjerenstva niže razine odnosno referendumskog povjerenstva.
• 8. Vjerodostojnost elektroničkog potpisa stavljenog na svaki elektronički dokument koji zaprimi više izborno povjerenstvo, referendumsko povjerenstvo od nižeg izbornog povjerenstva, referendumsko povjerenstvo, ovjeren korištenjem ključeva elektroničkog potpisa. Potvrđuje se činjenica provjere točnosti primljenih elektroničkih dokumenata računalni ispis zapisnika o inspekcijskom pregledu. Ovaj ispis nadležne službene osobe potpisuju na propisani način i prilažu izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica takve provjere također se bilježi u posebnom dnevniku.

Razlike između preliminarnih i konačnih rezultata izbora mogu iznositi tisućinke postotka i ne objašnjavaju se nekim nedostacima elektroničke ili "papirnate" metode, već kašnjenjem u prijenosu podataka s nekih posebno udaljenih točaka zemlje. Te razlike ni na koji način ne utječu na stvarni ishod izbora.

Tijekom izbora i referenduma, kompleksi za obradu glasačkih listića integrirani u Elections GLS mrežu mogu se koristiti kao završna periferna oprema sustava na biračkim mjestima. Već su eksperimentalno korišteni na izborima u nizu regija u zemlji. Tijekom ovih događanja testirana su različita inženjerska i tehnička rješenja problema automatskog prebrojavanja glasova i prijenosa informacija, a također omogućuju automatsko sumiranje rezultata različitih vrsta glasovanja u samo 20-25 minuta nakon završetka glasovanja.

Uz uštedu vremena, sustav omogućuje provjeru vjerodostojnosti glasačkih listića sinkrono s glasovanjem, tehnički jamči zaštitu rezultata glasovanja od krivotvorenja i pruža vizualnu demonstraciju izbornog procesa u svim regijama zemlje u stvarnom vremenu. Na dan izbora privremene rezultate glasovanja prema rasporedu prima rusko Središnje izborno povjerenstvo u obliku statističkih, shematskih, tekstualnih, audio i vizualnih informacija te se nakon obrade odmah prosljeđuju medijima.

Jedan od ciljeva dokumentacijske potpore menadžmentu je osigurati dokaze o aktivnostima organizacije. Samo da bi se, povremeno, argumentirala neka radnja ili odluka, dokazao neki događaj u životu tvrtke, i vodi se papirologija. Ali ne može svaki dokument postati dokaz, već samo onaj koji ima tzv. pravnu snagu. Što je pravna snaga dokumenta i kako to postići, razumjet ćemo u članku.

Pravna snaga dokumenta

Pravna snaga isprave: svojstvo službene isprave da izaziva pravne posljedice. Ovu definiciju daje .

Drugim riječima, pravno značajan dokument može se predočiti sudu kao dokaz, može se priložiti uz ugovor ili predočiti prilikom bilo kakvog nadzora. Sada da vidimo kako razlikovati dokumente koji imaju pravnu snagu od onih koji nemaju.

Pojedinosti koje daju pravnu snagu

Glavni detalji („prvi nalog“) koji ispravi daju pravnu snagu su potpis i.

Pravo potpisa bilo koje isprave ima samo službena osoba koja za to ima ovlasti. Na primjer, direktor može potpisati bilo koji dokument u svojoj tvrtki. Direktor ljudskih resursa može potpisivati ​​sve ili pojedine kadrovske dokumente, ali samo ako za to ima punomoć. A punomoć izdaje i potpisuje isti generalni direktor. Voditelj odjela može potpisati, primjerice, upute koje se odnose samo na njegov odjel. No pravo na to ponovno mu je dao šef tvrtke. Isto vrijedi i za afirmaciju.

Jedan dokument može biti potpisan ili ovjeren pečatom.

Rekvizit “drugog reda”, o kojem također može ovisiti pravna snaga isprave, jesu registracijski podaci isprave (,). Ovo također uključuje obrazac dokumenta, koji, iako sam po sebi nije nužan, kombinira nekoliko odjednom. Istodobno imajte na umu: bez potpisa/pečata suglasnosti dokument, iako registriran i ispisan na obrascu, neće imati pravnu snagu.

Pravna snaga preslike isprave

Sam po sebi nema nikakvu pravnu snagu. Sve se mijenja ako na kopiju stavite oznaku ovjere. Oznaka znači da je upravo ta kopija apsolutno ekvivalentna originalu, a za to postoji određena osoba koja je odgovorna - ona potpisuje oznaku.

Pravna snaga elektroničkog dokumenta

Nedvosmisleno i nepokolebljivo, elektronička isprava ima pravnu snagu samo u jednom slučaju: ako je potpisana pojačanim kvalificiranim potpisom službene osobe. Ti se potpisi registriraju kod posebno ovlaštenih certifikacijskih tijela.

Na organizacijskoj razini moguće je donošenjem odgovarajućeg lokalnog propisa utvrditi da radnja izvršena s računa zaposlenika ima pravnu snagu. Na primjer, ako zaposlenik prihvati zadatak u EDMS-u, nakon što se prethodno prijavio u sustav sa svojim korisničkim imenom i lozinkom. Ali to je samo unutar tvrtke: u vanjskom okruženju malo je vjerojatno da će se moći dokazati da je tu konkretnu radnju izvršila ta određena osoba.

Zaključujemo: pravnu snagu imaju samo izvorni papirnati dokumenti i njihove ovjerene preslike, te elektronički dokumenti potpisani poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom.