U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposleni vode međusobnu internu korespondenciju. Pišu izjave i obavještavaju jedni druge putem obavještenja o napretku obavljenog posla ili o tome kako ga treba obaviti. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.

Mitrofanova V.V.

Da bi dokument dobio pravnu snagu, moraju se poštovati sljedeća pravila:

• poslodavac, prilikom kreiranja internog dokumenta korespondencije, mora se pridržavati važećih zakonskih normi;
• zaposleni može izdati dokument samo u granicama svoje nadležnosti;
• poslodavac je dužan da poštuje pravila za sastavljanje i obradu dokumenata, kao i upoznavanje zaposlenih sa njima (ako je potrebno).

Detalji koji dokumentu daju pravnu snagu

Obavezni detalji koji kreiranim dokumentima daju pravnu snagu:

1. Autor dokumenta (naziv organizacije, institucije, preduzeća, sa naznakom pripadnosti odjelu ili pravnog oblika). Alternativa je štampanje dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je dokument izdat.

2. Naslov dokumenta (naredba, uredba itd.).

3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.

4. Registarski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sistemom registracije koji je usvojila kompanija.

6. Potpis rukovodioca organizacije ili lica koje on ovlasti. Potpis menadžera može se staviti u nekoliko oblika, a posebno:

6.1. Direktan potpis (kao kod naredbi u objedinjenim oblicima - sa naznakom pozicije, prepisa potpisa i samog potpisa).

6.2. Pravi pečat odobrenja potpisan od strane rukovodioca (ili ovlašćenog službenika) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornji naslov dokumenta na desnoj strani.

6.3. Indirektni pečat odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja po nalogu. Takav pečat obično se stavlja i na gornji naslov dokumenta na desnoj strani (kao u jedinstvenom obrascu T-3 - Tabela osoblja).

6.4. U obliku odluke menadžera, na primjer, na zahtjev zaposlenika. Rezolucija obavezno mora da sadrži četiri komponente: primaoca rešenja, samu administrativnu radnju ili uputstvo, potpis rukovodioca i datum donošenja rešenja. Rezolucija se obično ispisuje rukom u bilo kojem slobodnom prostoru dokumenta, ali obično u gornjem dijelu.

7. Odobrenje vize za one vrste dokumenata koji bez takvih viza ne bi imali punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize sa primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor sa advokatom, sa šefom računovođe itd. Dokumenti za koje je potrebno odobrenje određeni su zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenih obrazaca i internih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputstava za kancelarijski rad ili pravilnika za odjele i sl. (ako ih ima). Viza za odobrenje može biti u sljedećim vrstama:

7.1. Naznaka dokumenta kojim se potvrđuje odobrenje (jedinstveni obrazac T-7). Pečat odobrenja se obično stavlja u donji dio dizajna na lijevoj strani.

7.2. Navođenje teksta kojim se potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba sa kojima je sporazum sklopljen, potpis/potpisi, njihovo dešifriranje i datum sklapanja sporazuma. Viza za odobrenje se obično stavlja na dno dokumenta ili na bilo koji slobodan prostor.

8. U svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima moraju se nalaziti vize za upoznavanje, koje se u suštini moraju saopštavati određenom krugu zaposlenih. Ovaj detalj uključuje i lično stavljanje datuma upoznavanja od strane zaposlenih ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje se stavlja na dno dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.

Jedinstveni obrasci koje je razvio Goskomstat izrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene detalje (iako postoje izuzeci, na primjer, lična karta zaposlenog - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži registarski broj, jer ovi dokumenti se ne pohranjuju hronološki, već po abecednom redu).

Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku na primjeru jedinstvenog obrasca T-6 - nalog za godišnji odmor.

Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije

Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:

1. Izražava i dokumentuje u pisanoj formi mišljenje, zahtev, predlog jedne od strana, poslodavca ili zaposlenog, ili je po prirodi obaveštavanja druge strane.

2. Sastavni je dio postupka za otkazivanje ugovora o radu, premještanja radnika, podnošenja zahtjeva za odsustvo i drugih kadrovskih postupaka.

3. Služi kao neophodan dokumentarni dokaz prilikom razmatranja radnog spora.

Da bi interna korespondencija ispunila sve gore navedene zadatke, moraju biti ispunjeni sljedeći uslovi:

1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim detaljima.

2. Dokument mora imati registarski broj prema dnevniku ulazne i odlazne dokumentacije.

3. Na ovaj dokument mora se dati službeni odgovor od strane primaoca. Na primjer, u obliku rezolucije.

4. Dokument se mora čuvati uzimajući u obzir utvrđene arhivske zahtjeve.

Uposlenik najčešće vodi internu korespondenciju putem izjava, dopisa i dopisa, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti o internoj korespondenciji sastavljaju se ne samo ako je potrebna razmjena službenih poruka između zaposlenih, već i između načelnika odjeljenja i zaposlenih, načelnika pojedinih odjela i drugih itd.

Trenutno se većina ove korespondencije odvija u u elektronskom formatu, putem poruka e-mailom. Sa ovakvim porukama izuzetno je teško dokazati da je ovaj elektronski dokument kreirao upravo ovaj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki morat ćete dokazati da niko osim ovog konkretnog zaposlenika nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga, u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba, preporučuje se sastavljanje dokumenata u papirnoj formi, ovjeravanje svojim potpisom i registracija preko službenog službenika u kompaniji koja je odgovorna za registraciju dokumenta.

Takva prepiska može dobiti pravnu snagu ako zaposleni odštampa elektronske poruke, a službenik ih registruje. Osim toga, interni dokumenti kompanije (interni lokalni propisi) moraju uspostaviti upravo ovaj način razmjene informacija kao funkcionalan komunikacijski mehanizam, kao i učestalost provjeravanja poruka.

Razmotrimo opšta načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavještenjima. Ovi dokumenti su često glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad sa njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.

Osobine registracije i davanja pravne snage izjavama

U interesu poslodavca je da se lične izjave zaposlenih popunjavaju ručno. Organizacije obično koriste šablonske obrasce u kojima, u najmanju ruku, potpis zaposlenika i datum potpisivanja prijave moraju biti popunjeni rukom. Često se takvo podnošenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenog.

U principu, aplikacija se može kreirati automatski, ali se nakon toga štampa i potpisuje od strane osobe koja sastavlja aplikaciju.

Poželjno je da prijava, uzimajući u obzir gore opisanu proceduru davanja pravne snage dokumentima, sadrži sljedeće detalje:

1. Naslov dokumenta je “Prijava”.

2. Adresar - kome se šalje prijava, sa naznakom pozicije u određenoj organizaciji, punim imenom i prezimenom. službeni.

3. Kompajler - od koga se šalje, sa naznakom pozicije i punog imena. zaposlenik.

4. Tekst izjave.

5. Potpis autora prijave.

6. Datum podnošenja zahtjeva.

7. Potpisi odobrenja (najčešće kod rukovodioca strukturne jedinice - po potrebi). Ovaj detalj nije obavezan. Stoga je njegova dostupnost određena principima rada s takvim dokumentima u određenoj organizaciji.

8. Registracijski broj prijave. Dokumentu se dodeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom časopisu, u zavisnosti od dizajna sistema registracije u određenoj organizaciji), navodeći broj, datum prihvatanja dokumenta i potpis odgovornog lica. (na primjer, sekretarica). Osoba odgovorna za prijem ovih dokumenata upisuje broj.

9. Rješenje lica kome je zahtjev upućen ili koji je ovlašten za rješavanje konkretnog pitanja. Rešenje mora sadržati svojeručni potpis, datum i administrativnu odluku o prijavi, navodeći konkretnog službenika (njegovo ime ili jednostavno odeljenje) kome se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg nalog naveden u rešenju mora biti pogubljen.

10. Nakon što se na osnovu ove prijave provedu kadrovski postupci, na njoj se mogu napraviti bilješke o izvršenju naloga rukovodioca (vidi primjer 8). Obično se postavljaju na dno dokumenta s lijeve strane ili na bilo koji slobodan prostor.

11. Možda postoje oznake broja predmeta na koji je ova prijava poslana.

Navedimo primjer aplikacije koja sadrži sve potrebne detalje.

Karakteristike registracije i davanje pravne snage obavještenjima

Poslodavac piše obavijesti kako bi o nečemu obavijestio zaposlenog. Na primjer, da ga upozori na predloženo smanjenje osoblja (član 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na predstojeći sljedeći godišnji odmor, prema rasporedu odmora kompanije (član 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o predstojećoj promjeni uslova ugovora o radu (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu na određeno vrijeme sa zaposlenikom smanjuje (član 79. Zakona o radu RF). Ruska Federacija) itd.

Službena obavještenja o poštivanju procedure predviđene radnim zakonodavstvom moraju se izdavati samo u papirnoj formi, jer će ti dokumenti potvrditi usklađenost sa utvrđenom procedurom, a zaposlenik potvrđuje činjenicu prijema ove obavijesti, po pravilu, na dokumentu sebe.

U nastavku su izvodi iz Zakona o radu koji potvrđuju zahtjev za pisani oblik obavještenja u nekim slučajevima usklađenosti sa zahtjevima radnog zakonodavstva.

Fragment dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije Član 74. Promene uslova ugovora o radu koje ugovorne strane utvrde iz razloga u vezi sa promenom organizacionih ili tehnoloških uslova rada (...) Poslodavac je dužan obavijestiti zaposlenog o predstojećim promjenama uslova ugovora o radu koje su strane utvrdile, kao io razlozima zbog kojih su takve izmjene bile neophodne. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim zakonikom nije drugačije određeno. Ukoliko zaposleni ne pristane na rad po novim uslovima, poslodavac je dužan pisanje ponuditi mu drugi posao dostupan poslodavcu (i slobodno radno mjesto ili posao koji odgovara kvalifikacijama zaposlenog, i upražnjeno niže radno mjesto ili niže plaćeni posao), koji zaposlenik može obavljati uzimajući u obzir svoje zdravstveno stanje. Član 79. Prestanak ugovora o radu na određeno vrijeme Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka važenja. Zaposleni se mora pismeno obavijestiti o otkazu ugovora o radu zbog njegovog isteka najmanje tri kalendarska dana prije otkaza, osim u slučajevima kada ističe ugovor o radu na određeno vrijeme za vrijeme obavljanja poslova odsutnog radnika. . Član 123. Redoslijed odobravanja godišnjeg plaćenog odmora Redoslijed pružanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu sa rasporedom godišnjih odmora (...). Zaposleni mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora za potpis najkasnije dvije sedmice prije početka. Član 180. Garancije i naknade zaposlenima u slučaju likvidacije organizacije, smanjenja broja ili osoblja zaposlenih u organizaciji (...) Zaposleni se upozoravaju od strane poslodavca lično i za potpis najmanje dva mjeseca prije otpuštanja.

U svim ovim slučajevima poslodavac će morati da potvrdi činjenicu da je zaposlenog obaveštavao na određeno vreme, što ispunjava uslove radnog zakonodavstva. Stoga se takva obavještenja zaposleniku daju pod njegovim ličnim potpisom. A najvažnija stvar prilikom dostavljanja obavještenja nije toliko potpis zaposlenika, već naznaka datuma prijema takve obavijesti.

Obavijest sadrži sve iste detalje koji bi trebali biti na bilo kojem kadrovskom dokumentu.

Sistem za registraciju internih dopisnih dokumenata

Poslodavcu će biti lakše da se brani u slučaju radnog sukoba (uključujući i tužbu) ako organizacija ima kompetentan sistem za registraciju dokumenata. Sistem registracije preduzeća je neophodan za:

• evidentiranje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;
• davanje pravne snage dokumentima kompanije;
• optimalna organizacija internog toka dokumenata u preduzeću;
• zaštita interesa poslodavca u slučaju pravnog sukoba. U ovom slučaju, sistem registracije časopisa će potvrditi činjenicu da je dokument kreiran na određeni datum.

Broj dnevnika (knjiga računa) koje je potrebno voditi direktno zavisi od karakteristika aktivnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni časopisi (knjige) obavljali ne samo funkciju evidentiranja dokumenata, već i, u slučaju sukoba, služili kao dokaz da je dokument zaista nastao u određenom vremenskom periodu i da se ne može u njega unijeti kasnije se preporučuje pridržavanje sljedećih pravila za dizajn ovih časopisa.

Časopisi moraju:

• imaju tvrdu korice (da se pridržavaju roka trajanja);
• imaju ljepljivi povez (da dokaže nemogućnost ili poteškoću uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći časopis);
• imati stranice numerisane od početka do kraja;
• biti zašiven;
• sadrže bilješku o certifikatu. Sastoji se od navođenja naziva časopisa, broja ukoričenih, numerisanih stranica (brojevima i slovima), pozicije, potpisa i prepisa potpisa rukovodioca organizacije i datuma registracije časopisa. Potpis potvrde je stavljen na ili izvan zadnje korice časopisa;

• biti ovjeren pečatom pravnog lica i potpisom rukovodioca organizacije (izuzev prve dvije knjige računovodstva radnih knjižica koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe od Vlada Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“).

Interni izgled časopisa, u koji se mogu evidentirati dokumenti interne korespondencije, razvijaju same organizacije, jer ne postoje standardizovani oblici časopisa. Njihov približni oblik je dat u nastavku.

Kopije i duplikati

Često se interni dokumenti za korespondenciju predaju službenim licima u obliku kopija ili duplikata, posebno ako se originalni dokument šalje višem službeniku ili se nalazi u spisima predmeta, ali je potrebno poduzeti neke dalje radnje u vezi sa dokumentom.

Kopiraj Dokument može biti faksimil ili besplatan. Faksimil kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike – detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, karakteristike njihove lokacije. Besplatna kopija se kreira na pisaćim mašinama i sadrži sve detalje dokumenta, ali ne mora nužno da ponavlja njegovu formu.

Zaposleni odgovoran za dokumente ovjerava kopije. Ovjera kopija se formalizira stavljanjem riječi “Ispravan” ili “Kopija je ispravna” i navođenjem potpisa, njegovog prepisa i datuma odgovornog lica. Zapis o certifikaciji se obično stavlja na dno dokumenta na bilo koji slobodan prostor.

Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvoda iz njih) mora biti pečatirano.

Duplikat– duplikat službenog dokumenta koji ima pravnu snagu originala.

Dakle, dokumente interne korespondencije ne treba potcenjivati ​​– često priznanje zakonitosti postupka zavisi od njihovog pravilnog izvršenja i obrade. Ali upravo s tim dokumentima poslodavci trenutno najčešće ne znaju kako postupati. Takvi papiri se ne evidentiraju, ne uzimaju u obzir, niti dogovaraju, što negativno utiče ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na postupke upravljanja koji se sprovode u kompaniji. Često zbog toga poslodavac ne može dokazati krivicu određenog zaposlenog i ne može primijeniti zakonska sredstva primjene disciplinske mjere ili otkaza ugovora o radu sa zaposlenikom. Mnoge kompanije počinju da grade sistem upravljanja dokumentima na osnovu sopstvenih grešaka, ali je ipak bolje sprečiti negativne posledice nego se baviti njihovim rezultatima.

Autor je doktor ekonomskih nauka, rukovodilac programa „Upravljanje kancelarijama u kadrovskim uslugama“ u Centru za pretplatničke usluge za radno pravo, praktičan konsultant za pitanja organizacije i optimizacije kancelarijskog rada

Pravna snaga dokumenta je obezbeđena skupom detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta i izvršenja na obrascu koji je u skladu sa standardom.
Mora se imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i pri sastavljanju jednog dokumenta ne morate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki detalji se međusobno isključuju, na primjer, detalj „Referentni podaci o organizaciji“ je naznačen samo slovima, dok „Naziv vrste dokumenta“ nije ispisan na memorandumu. U postupku pripreme i obrade dokumenata sastav traženih podataka može se dopuniti drugim detaljima ako to zahtijeva svrha dokumenta i njegova obrada. Dodatne detalje možete unijeti u obrasce objedinjenih dokumenata. Na primjer, u obrazac naloga za zapošljavanje i otpuštanje radnika dodajte detalje "potpis šefa kadrovske službe", "potpis neposrednog rukovodioca". Međutim, brisanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Kompozicija detalja Karakterizacija konkretnog dokumenta određena je svrhom izrade dokumenta, njegovom namenom, zahtevima za sadržaj i formu ovog dokumenta i načinom dokumentacije.
Glavni dokumenti koji utvrđuju sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje su GOST R 6.30-2003, Pravila za kancelarijski rad u saveznim izvršnim organima vlasti odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477

Ovim dokumentima utvrđuju se sljedeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršenju organizacionih i administrativnih dokumenata – uredbi, naredbi, uputstava, dopisa, protokola, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumenta i pričvršćeni su prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sistema klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija i obuhvata jedinstvene dokumentacijske sisteme i oblike dokumenata odobrenih za upotrebu u nacionalnoj privredi.
Amblem ili zaštitni znak organizacije(uslužni znak) stavljaju se na memorandum organizacije u skladu sa Statutom (pravilnicima organizacije).
Šifra organizacije(OKPO) se stavljaju prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN- glavni državni registarski broj pravnog lica se stavlja u skladu sa dokumentima koje izdaju poreski organi.
INN/KPP- identifikacioni broj obveznika/šifra razloga za registraciju upisuje se u skladu sa dokumentima izdatim od strane poreskih organa.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu sadržanom u njegovim sastavnim dokumentima. Iznad naziva organizacije navesti skraćeni naziv, a u nedostatku puni naziv matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradi) stavlja se ispod ili iza punog imena. Nazivi organizacija konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koje uz državni jezik Ruske Federacije (ruski) imaju i državni jezik konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, štampaju se na dva jezika.
Naziv ogranka, teritorijalnog ureda, predstavništva se navodi ako je autor dokumenta, a nalazi se ispod naziva organizacije.
Osnovne informacije o organizaciji uključuju uključuje: poštansku adresu; broj telefona i druge informacije prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, email adresa).
Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija mora biti određen statutom (pravilnicima organizacije) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, “Interni radni propisi”, “opis posla”.
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili usvajanja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina za formatiranje datuma dokumenta: digitalno ili verbalno-digitalno.
Kod digitalne metode, datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u slijedu:
dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec ispisani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom; godina - četiri arapska broja.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba da bude formatiran kao sljedeći unos: 02/05/2011.
Datum je moguće formatirati u nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer 2011.02.05.
Ova metoda oblikovanja datuma se široko koristi u arhivama - datumi na policama, fasciklama i drugim dokumentima se pišu „obrnutim“ redoslijedom.
U verbalno-digitalnoj metodi, datum treba biti formatiran kao: 05.02.2011.
Registarski broj dokumenta se sastoji iz njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiocima.
Registarski broj dokumenta koji zajednički objavljuju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom redoslijedom kojim su autori naznačeni u dokumentu.
Registracijski broj dokumenta dodjeljuje se na osnovu upisa unesenog u odgovarajući obrazac za registraciju.

Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju:

Registracijske i kontrolne kartice (RCC);

Registracijski dnevnici (knjige);

Obrasci ekrana (kada se koriste kompjuterske tehnologije).

Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju službena tijela. Na primjer, obrazac knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka za njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputstava za popunjavanje radnih knjižica .”
Ali većina oblika razvijate prema vlastitom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata mogu se naći u gore navedenim dokumentima.

Neregistrovani dokument nema pravnu snagu!!!
Link za registracioni broj i datum dokument sadrži registarski broj i datum dokumenta na koji se mora dati odgovor. Ovaj detalj je potreban za pisma.
Mjesto kompilacije ili izdanje dokumenta je naznačeno ako ga je teško odrediti pomoću detalja “Naziv organizacije” i “Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili objavljivanja je naznačeno uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo opšte prihvaćene skraćenice.
Adresar mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi, inicijali se navode ispred prezimena.
Naziv organizacije i njene strukturne jedinice se navodi u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen je naznačen u dativu.
Na primjer:
generalnom direktoru
AD "Parus"
V.A. Laptev
ili

Mayak LLC
Računovodstvo
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova

Dokument ne smije sadržavati više od četiri adrese. Riječ “Kopija” se ne navodi ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata. Ako ima više primalaca, kreira se lista distribucije dokumenata.
Detalji o "primaocu" mogu uključivati ​​poštansku adresu. Elementi poštanske adrese se navode redosledom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Prilikom adresiranja dokumenta organizaciji, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu; također je moguće centrirati svaki red atributa „Adresa“ u odnosu na najduži red.

Na primjer:

Vladina agencija
Sveruska naučna istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivsku djelatnost
Profsoyuznaya, 82, Moskva, 117393
Prilikom adresiranja dokumenta na pojedinca navesti prezime, ime, patronimiju primaoca, zatim poštansku adresu,

Na primjer:

Abramov Oleg Pavlovič
st. Sadovaja, 5, ap. 12,
Lipki, oblast Tula, 301264
Kada se dokument istovremeno upućuje organizaciji i pojedincu („u kopiji“), adresu treba oblikovati prema primjeru:
Odjel unutrašnjih poslova Moskovskog okruga
St. Petersburg
Šef odjela
S.M. Titov
Sviridov Petar Aleksejevič
st. Portovaja, 82, stan 17
Lomonosov
Lenjingradska oblast, 196754
Pečat odobrenja dokumenta– rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Odobrenje dokumenta je poseban način sprovođenja dokumenta, ovlašćivanje njegove distribucije određenom krugu organizacija, službenika i građana.
Dokument se može odobriti na dva načina:
službenik(e);
posebno objavljen dokument.
Oba načina odobravanja imaju istu pravnu snagu.
Pečat odobrenja dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.
Prilikom odobravanja dokumenta od strane službenog lica, pečat odobrenja mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta lica koje odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja.

Na primjer

ODOBRIO sam
CEO
AD "Scarlet Sails"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Dozvoljeno je centriranje elemenata u atributu „Otvrđeni pečat” dokumenta u odnosu na najduži red.

Na primjer

ODOBRIO sam
CEO
AD "Fabrika porcelana Lomonosov"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Kada dokument odobri više službenika, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
Prilikom odobravanja dokumenta rješenjem, odlukom, naredbom, protokolom, pečat odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva dokumenta o odobrenju u predmetu, njegovog datuma i broja.

Na primjer

ODOBRENO
Odlukom glavne skupštine
dioničari od 15.09.2010.godine br.14
ili
ODOBRENO
Po nalogu predsjedavajućeg
bankovni odbor
od 02.01.2011. br. 12
Pečat odobrenja nije prisutan na svakom dokumentu.

Okvirna lista dokumenata koji podliježu odobrenju.
Akti (inspekcije i revizije; prijem završene izgradnje objekata, opreme; otpis; pregled, prenos predmeta; likvidacija organizacija, ustanova, preduzeća i dr.).
Ugovori (o izvođenju radova, materijalno-tehničkom snabdevanju, zakupu prostorija; o nabavci, ugovorima, naučno-tehničkoj saradnji, finansijskoj odgovornosti i dr.).
Poslovi (za projektovanje objekata, tehničkih objekata, kapitalne izgradnje; za izvođenje istraživačkih, projektantsko-tehnoloških radova; tehnički i dr.)
Uputstva (pravila) - (službena; o kancelarijskom radu; sigurnosne mjere; interni radni propisi itd.)
Standardi (utrošak sirovina, materijala, električne energije; tehnološko projektovanje; broj zaposlenih itd.)
Izvještaji (o proizvodnim aktivnostima, službenim putovanjima, istraživačkom radu itd.)
Spiskovi (pozicija zaposlenih sa neredovnim radnim vremenom; preduzeća koja podležu određenim beneficijama; standardni dokumentarni materijali nastali u aktivnostima ministarstava, resora i drugih organizacija, sa naznakom rokova skladištenja materijala i sl.)
Planovi (proizvodnja; izgradnja i montaža, projektovanje i izviđanje, istraživački radovi, uvođenje nove tehnologije; zadružne isporuke proizvoda; distribucija proizvoda prema utvrđenoj nomenklaturi; prihodi od stambeno-komunalnih usluga, kapitalne popravke; rad odbora, naučni i tehnički savet, naučni savet, itd.)
Pravilnik (o organizaciji; strukturnoj jedinici; bonusi, usavršavanje itd.)
Programi (rad i događaji; obuka, itd.)
Cijene za rad.
Procjene (troškovi održavanja upravljačkog aparata, zgrada, prostorija, objekata; korištenje sredstava preduzeća; priprema i razvoj proizvodnje novih proizvoda; kapitalna izgradnja i dr.)
Državni standardi, industrijski standardi, tehnički uslovi.
Struktura i osoblje.
Tarifne stope.
Povelje organizacije.
Obrasci objedinjenih dokumenata.
Raspored osoblja i njihove izmjene.
Rezolucija.
Rešenje sadrži uputstva u vezi sa rešenjem (pripremanjem rešenja) pitanja iznesenog u dokumentu.
Rešenje, koje na dokumentu ispisuje nadležni službenik, sadrži imena i inicijale izvršilaca, sadržaj naloga (ako je potrebno), rok za izvršenje, potpis i datum.

Na primjer:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Molimo pripremite projekat
Dogovori sa Hermesom
do 21.01.2011
Lični potpis
datum
Dozvoljeno je sastavljanje rezolucije na posebnom listu.
Naslov teksta uključuje sažetak dokumenta. Naslov mora biti u skladu s nazivom vrste dokumenta. Naslov može odgovoriti na pitanja:
o čemu (o kome), o čemu (kome)?
Na primjer: nalog za formiranje certifikacijske komisije; opis posla glavnog dizajnera.
Tekst dokumenata sastavljen na formatu A5 ne može sadržati naslov.
Kontrolna oznaka izvršenje dokumenta je označeno slovom “K”, riječju ili pečatom “Kontrola”.
Tekst dokumenta sastavljen je na državnom jeziku Ruske Federacije ili na državnim jezicima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.
Tekstovi dokumenata sastavljaju se u obliku upitnika, tabele, koherentnog teksta ili kombinacije ovih struktura.
Prilikom sastavljanja teksta u obliku upitnika nazivi karakteristika karakteriziranog predmeta moraju biti izraženi imenicom u nominativu ili frazom s glagolom u drugom licu množine sadašnjeg ili prošlog vremena („imati“ , “poseduju” ili “bili”, “bili” itd.). Karakteristike izražene usmeno moraju biti u skladu sa nazivima karakteristika.
Kolone i redovi tabele moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi kolona i redova moraju biti u skladu sa naslovima.

Ako je tabela štampana na više stranica, kolone tabele moraju biti numerisane i samo brojevi ovih kolona moraju biti odštampani na sledećim stranicama.
Povezani tekst, po pravilu se sastoji iz dva dijela.
Prvi dio ukazuje na razloge, razloge, ciljeve za izradu dokumenta,
u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke.
Tekst može sadržavati samo završni dio (npr. naredbe - administrativni dio bez izjave; pisma, izjave - zahtjev bez obrazloženja).
Tekst dokumenta pripremljen na osnovu dokumenata drugih organizacija ili ranije objavljenih dokumenata navodi njihove detalje:
Naslov dokumenta;
naziv organizacije - autor dokumenta;
datum dokumenta;
registarski broj dokumenta;
naslov teksta.
Ako tekst sadrži nekoliko rješenja, zaključaka i tako dalje, onda se može podijeliti na odjeljke, pododjeljke, paragrafe, koji su numerirani arapskim brojevima.
U dokumentima (naredba, instrukcija) organizacijama koje rade na principima jedinstva komandovanja, kao i dokumentima upućenim rukovodstvu organizacije, tekst je predstavljen u prvom licu jednine („naređujem“, „nudim“, „molim“).
U dokumentima kolegijalnih organa Tekst je predstavljen u trećem licu jednine („odlučuje“, „odlučio“).
U zajedničkim dokumentima tekst je predstavljen u prvom licu množine („naređujemo“, „odlučeno“).
Tekst protokola je predstavljen u trećem licu množine („slušao“, „govorio“, „odlučio“, „odlučio“).
U dokumentima koji utvrđuju prava i obaveze organizacija, njihove strukturne podjele (pravilnici, uputstva), kao i koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka (akt, potvrda), oblik izlaganja teksta u trećem licu jednine ili koristi se množina („odjel vrši funkcije“, „udruženje uključuje“, „ustanovljena komisija“).
U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:
- prvo lice množine (“pošaljite”, “šaljemo na razmatranje”);
- prvo lice jednine („Smatram da je potrebno“, „istaknite“);
- iz trećeg lica jednine („ministarstvo se ne protivi“).
Označavanje prisutnosti aplikacije, imenovan u tekstu dokumenta, formatiran je na sljedeći način:
Primjena: za 5 l. u 2 primjerka.
Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navedite njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako postoji više aplikacija, one su numerisane ,

Na primjer:

Prijave.
1. Pravilnik o Regionalnom kreditnom odjelu na 5 str. u 1 primjerku
2. Pravila za pripremu i izvođenje dokumenata Regionalnog kreditnog odeljenja na 7 str. u 2 primjerka.
Oznaka se postavlja od pasusa sa lijeve margine dokumenta u tri intervala.
Ako su prijave ukoričene, broj listova nije naznačen.

Svaki kadrovski službenik u procesu rada mora izraditi mnogo istih dokumenata, a ti dokumenti moraju biti pravilno i jednoobrazno sastavljeni. Naravno, zakonska regulativa definiše osnovni postupak popunjavanja jedinstvenih obrazaca, radnih knjižica i sadržaja ugovora o radu. Ali da biste organizirali rad s dokumentima u vašoj kompaniji, preporučljivo je izraditi Uputstva za vođenje kadrovske evidencije i raspored toka dokumenata.

1 ?. Koncept „pravne snage dokumenta“, njegova konsolidacija u državnom standardu.

GOST 51141-98 „Upravljanje kancelarijama i arhiviranje. Uslovi i definicije". Pravna snaga isprave je svojstvo službene isprave koja joj je data važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje.

2?. Podaci na obrascu dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obavezna priroda. Sastav identifikacije dokumenta: odobrenje, potpis, otisak pečata.

Da bi dokument imao pravnu snagu, mora biti:

Pravilno formatirano;

Nemojte biti u suprotnosti sa sadržajem važećeg zakonodavstva;

Biti objavljen od strane organizacije koja to ima pravo.

Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo pogrešno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili napomenu o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu sa dokumentom, ali neće uticati na njegov pravni značaj.

Pravnu snagu dokumenta obezbeđuje skup detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta – obavezni elementi za izradu službenog dokumenta. Glavni dokument kojim se utvrđuje sastav detalja i uslovi za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Obavezni detalji koji osiguravaju pravnu valjanost dokumenata su:

Naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;

Naziv vrste dokumenta;

Datum dokumenta;

Matični broj;

Pečat za odobrenje dokumenta;

Potpis;

Prema nekim izvorima takođe: viza za odobrenje, kopija ovjerene oznake, referentni podaci o organizaciji.

Potpis je obavezan rekvizit svakog dokumenta; Službeno lice potpisivanjem dokumenta preuzima odgovornost za vjerodostojnost isprave i za sve moguće posljedice izvršenja isprave.

Datum dokumenta– jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.

Pečat– pravno značajan rekvizit, koji se koristi za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.

Pečat odobrenja– neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri rukovodilac ili viši organ.

Matični broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. To ukazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i samim tim je službeni dokument preduzeća.

Zakonodavni i regulatorni okvir za vođenje kadrovskih evidencija

Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija:
1. Zakoni Ruske Federacije.
2. Uredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološka dokumenta organizacija, lokalnih organa izvršne vlasti o vođenju kadrovske evidencije.
3. Regulatorni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstava, odjela, federalnih organa izvršne vlasti.

Radno i penzijsko zakonodavstvo o obaveznoj dokumentaciji rada sa kadrovima.

· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon kojeg kadrovski stručnjak svake organizacije mora slijediti u svom radu. Normativi Zakona o radu regulišu postupak prijema i otpuštanja zaposlenih, organizaciju njihovog radnog vremena i odmora, uslove za isplatu zarada i obezbjeđivanje zaposlenima raznih beneficija i naknada.

· Imenik kvalifikacija za pozicije rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih (Odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. avgusta 1998. br. 37 (sa izmenama i dopunama od 20. aprila 2001.): jedna od radnih obaveza šefa kadrovske službe je da obezbedi pripremu dokumenata o penziji osiguranje, kao i njihovo podnošenje organu socijalnog osiguranja. Pravila za podnošenje zahtjeva za penziju, dodjelu penzije i ponovni izračun iznosa penzije, prelazak s jedne penzije na drugu u skladu sa Federalnim zakonima „O penzijama za rad u Ruskoj Federaciji“ (od 17. decembra 2001. br. 173-FZ ) i Zakon o državnim penzijama u Ruskoj Federaciji( od 15. decembra 2001. br. 166-FZ) (odobren rezolucijom Ministarstva rada Rusije i Penzionog fonda Ruske Federacije od 27. februara 2002. br. 17/19pb; registrovan u Ministarstvu pravde Rusije 31. maja 2002. (registracijski broj 3491), objavljeno u Rossiyskaya Gazeta 5. juna 2002.).

Predstavljanje kadrovske dokumentacije prilikom obavljanja nadzorno-kontrolnih poslova od strane organa Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih nadzorno-kontrolnih organa; organi gonjenja.

· U skladu sa odredbama Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada je ovlaštena da nadzire i kontroliše poštovanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u vršenju nadzora i kontrole, imaju pravo da slobodno posećuju organizacije svih organizaciono-pravnih oblika i oblika svojine, kao i poslodavce – pojedince, u bilo koje doba dana, u prisustvu standardnih potvrda, za potrebe vršenja inspekcijskog nadzora, tražiti od poslodavaca i njihovih predstavnika dokumenta, objašnjenja, informacije potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih funkcija.

· Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“. Sav rad kadrovske službe sa ličnim podacima zaposlenih zasniva se na ovom zakonu. Na primjer, pitanje kako će se obraditi i gdje će se pohranjivati ​​informacije dobijene od zaposlenika kada počne raditi.

· Zakon Ruske Federacije od 29. jula 2004. br. 98-FZ „O poslovnim tajnama“. Utvrđuje se spisak podataka koji mogu činiti poslovnu tajnu organizacije, spisak zaposlenih koji im imaju pristup, postupak za upoznavanje sa tajnim podacima, kao i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.

· Zakon Ruske Federacije od 17. jula 1999. br. 181-FZ „O osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji“. Odredbe ovog dokumenta omogućavaju kompetentnu izgradnju sistema zaštite rada u organizaciji. Ukoliko se utvrdi kršenje pravila zaštite i sigurnosti na radu, inspektor rada privodi krive službene osobe administrativnoj odgovornosti.

· Zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i pojedinačnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)”. Zakon daje predstavu o pravima i odgovornostima poslodavca prilikom obavljanja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon govori o dokumentima koje poslodavac ima pravo zahtijevati od inspektora kada se pojavi u organizaciji, o pravu predstavnika kompanije da lično prisustvuje inspekciji, te o tome kako se organizacija može žaliti na nezadovoljavajuću inspekciju. rezultate.

Osnovna karakteristika organizacionih i administrativnih dokumenata je da su interni dokumenti. Drugim riječima, u njihovom razvoju i implementaciji nije potrebno učešće trećih strana ili predstavnika bilo kojeg drugog preduzeća. Dovoljna je odluka rukovodstva ili drugih službenika preduzeća na čije se aktivnosti ti dokumenti odnose. Za potpisivanje eksternih dokumenata, ugovora, faktura, potvrda o prijemu radova i sl. nije dovoljno izražavanje volje predstavnika samo jednog pravnog lica. Odluku zahtijevaju službenici najmanje dvije organizacije koje nisu odgovorne jedna drugoj.

Interni dokument koji izdaje preduzeće može se smatrati obavezujućim za zaposlene samo ako ima pravnu snagu.

Da bi dokument imao takvu snagu, potrebno je uraditi sljedeće:

• * odredbe sadržane u dokumentu moraju biti striktno u skladu sa zakonskim zahtjevima;
• * dokument mora izdati službenik uprave, odjeljenja preduzeća, koji za to ima potrebna ovlaštenja;
• * detalji dokumenta moraju biti u skladu sa prihvaćenim standardima.
• * Ako ovi uslovi nisu ispunjeni, dokument može biti proglašen nevažećim od strane suda.

Ovlašćenja zaposlenih u preduzeću za izdavanje organizacionih i administrativnih dokumenata

Prije izvršenja instrukcija određenog dokumenta potrebno je obratiti pažnju na kompetentnost osobe koja je potpisala ovaj dokument. Ako je službeno lice prilikom sastavljanja i potpisivanja izašlo iz okvira svoje nadležnosti, isprava nema pravnu snagu i nevažeća je.

U nadležnost rukovodioca preduzeća spadaju sva pitanja upravljanja tekućim poslovima, osim pitanja o kojima ima pravo da odlučuje samo skupština učesnika preduzeća ili odbor direktora. Direktor je jedini zaposleni koji djeluje u ime preduzeća bez punomoćja.

Ali, prema statutu preduzeća, nadležnost direktora može biti ograničena, a dio njegovih „običnih“ ovlaštenja može se prenijeti na odbor direktora ili skupštinu učesnika. Na primjer, povelja može predvidjeti da menadžer nema pravo, sam, bez saglasnosti generalne skupštine učesnika, da ulazi u transakcije u iznosu većem od 500.000 rubalja. Da bi takva transakcija bila zakonita, uz ugovor se mora priložiti zapisnik sa skupštine učesnika preduzeća u kojem se mora direktno navesti da je skupština učesnika odobrila ovu transakciju. U suprotnom, ugovor (i transakcija) mogu biti proglašeni nevažećim. U ovom slučaju neće biti prihvaćena „objašnjenja“ druge ugovorne strane da nije znao za ograničenje ovlasti rukovodioca preduzeća, jer je statut preduzeća otvoren dokument. Firme i kompanije koje nameravaju da sklope ugovor sa preduzećem mogu i treba da se upoznaju sa njim.

U isključivu nadležnost skupštine učesnika preduzeća spadaju pitanja koja se ne mogu preneti na upravljanje direktoru. Na primjer, Savezni zakon br. 208-FZ od 26. decembra 1995. godine „O akcionarskim društvima“ (članovi 48. i 79.) stavlja u isključivu nadležnost skupštine akcionara odluke o izvršenju veće transakcije za iznos koji je više od 50 posto knjigovodstvene vrijednosti imovine društva. S tim u vezi, statut akcionarskog društva ne može generalnom direktoru dati pravo da izvrši takvu transakciju. U suprotnom, to će biti u suprotnosti sa odredbama Federalnog zakona „O akcionarskim društvima“.

Svi ostali službenici preduzeća mogu rješavati pojedina pitanja samo u slučajevima kada su za to ovlašteni naredbama, punomoćjima, opisima poslova, pravilnikom i sl. koje potpisuje ili odobrava rukovodilac. Prilikom sklapanja ugovora ili prilikom sačinjavanja i potpisivanja drugih robnih i finansijskih dokumenata u ime preduzeća, službenik se mora pozvati na naziv, broj i datum punomoćja, naloga ili propisa na osnovu kojih djeluje. U suprotnom će predstavnici trećih organizacija imati pravo sumnjati da li ovaj službenik zaista ima potrebna ovlaštenja.

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Ovlaštenje za prijem:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena publikacija
Datum prihvatanja:	09. oktobra 1984
Datum početka:	1. jula 1987
Datum revizije:	01. aprila 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

MEĐUDRŽAVNI STANDARD

Objedinjeni dokumentacioni sistemi

DAVANJE PRAVNE SNAGE DOKUMENTIMA NA MAŠINSKIM MEDIJUMIMA
I MAŠINEGRAM STVORENI POMOĆU
RAČUNARSTVO

Osnovne odredbe

Jedinstveni sistemi dokumentacije. Conferment of
pravnu snagu dokumenata o softveru i mašinogramu
kreirana od strane kompjutera. Generale

Dekretom Državnog komiteta SSSR-a za standarde od 9. oktobra 1984. N 3549, datum uvođenja je određen od 01.07.87.

PONOVNO IZDANJE

Ovim standardom se utvrđuju zahtevi za sastav i sadržaj detalja koji daju pravnu snagu dokumentima na računarskim medijima i tipografskim podacima nastalim računarskom tehnologijom, kao i postupak za izmenu ovih dokumenata.

Ovaj standard je obavezan za sva preduzeća, organizacije i institucije (u daljem tekstu: organizacije) koje vrše razmenu informacija o dokumentima na računarskim medijima i mašinskim dijagramima.

Na osnovu ovog standarda mogu se razviti industrijski standardi i standardi preduzeća, uzimajući u obzir posebnosti upotrebe dokumenata na računarskim medijima i mašinskih poruka kako između organizacija tako i kada se koriste direktno unutar organizacije.

1. OPĆE ODREDBE

1. OPĆE ODREDBE

1.1. Dokument na računarskim medijima mora biti snimljen, proizveden i označen u skladu sa zahtjevima GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, a informacije su kodirane u skladu sa sve-saveznim klasifikatorima tehničkih i ekonomske informacije. U nedostatku potrebnih informacija u klasifikatorima u cijeloj Uniji, dozvoljeno je koristiti šifre registrovanih međuindustrijskih i industrijskih klasifikatora.
______________
* Izgubljene snage na teritoriji Ruske Federacije.

1.2. Mašinski dijagram mora biti kreiran uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene dokumentacijske sisteme.

1.3. Dokument na kompjuterskom mediju i tipografski dokument treba koristiti samo ako postoje relevantne odluke ministarstava i resora.

1.4. Prevoz (prenos, prosleđivanje, itd.) dokumenta na kompjuterskom mediju i otkucanog dokumenta mora se izvršiti uz propratno pismo sastavljeno u skladu sa GOST 6.38-90*. U prilogu se nalazi uzorak propratnog pisma.
______________
GOST R 6.30-97** (u daljem tekstu).

** GOST R 6.30-2003 je na snazi ​​na teritoriji Ruske Federacije. - Napomena "ŠIFRA".

1.5. Dokument na kompjuterskom mediju i tipografski dokument dobijaju pravnu snagu nakon ispunjavanja zahtjeva ovog standarda i potpisivanja propratnog pisma.

1.6. Snimanje dokumenta na kompjuterskom mediju i kreiranje tipograma mora se vršiti na osnovu podataka evidentiranih u originalnim (primarnim) dokumentima primljenim putem komunikacionih kanala od automatskih uređaja za snimanje ili u procesu automatizovanog rešavanja problema.

1.7. Na zahtjev korisničke organizacije, za vizuelnu kontrolu dokumenta kreiranog na kompjuterskom mediju, on se pretvara u čovjeku čitljiv oblik korištenjem različitih tehničkih sredstava za prikaz podataka (displeji, uređaji za štampanje i sl.).

2. ZAHTJEVI ZA DETALJNOSTI DOKUMENTA O SKLADIŠTVU MAŠINA I MAŠINEGRAMA KOJE JE KRIO RAČUNARSKA OPREMA

2.1. Dokument na kompjuterskom mediju ili tipografski dokument mora sadržavati sljedeće obavezne podatke:

naziv organizacije koja je kreirala dokument;

lokacija organizacije koja je kreirala dokument ili poštansku adresu;

Naslov dokumenta;

datum izrade dokumenta;

šifra lica odgovornog za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili otkucanog dokumenta ili, po pravilu, šifru lica koje je odobrilo dokument.

Bilješka. Odlukom ministarstava i resora dozvoljeno je korištenje dodatnih podataka (broj telefona, teletip, radno mjesto i prezime lica koje ima pravo ovjeravanja dokumenta i kucanog pisma snimljenog na računarskom mediju i sl.) za pojedinačne dokumente na računarskim medijima i sl. i tipografski podaci itd.), koji odražavaju specifičnosti kreiranja, upotrebe i prenosa ovih dokumenata.

2.2. Obavezni detalji dokumenta na kompjuterskim medijima treba da budu postavljeni na način koji omogućava da se detalji jasno identifikuju.

2.3. Obavezni detalji mašinskog dijagrama trebaju biti odštampani i postavljeni u skladu sa zahtjevima državnih standarda za objedinjene sisteme dokumentacije.

2.4. Detalj „Naziv organizacije koja je kreirala dokument” mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesveznom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO)* i naziv organizacije. Dozvoljena je upotreba utvrđenih skraćenih naziva.
__________________
* Ovaj detalj mora biti povezan sa zahtjevima GOST 6.38-90.


Za organizacije koje nemaju prava pravnog lica treba navesti OKPO šifru organizacije kojoj su podređene.

2.5. Detalj „Lokacija organizacije - kreator dokumenta“ mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru „Sistem za označavanje objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR-a i saveznih republika, kao kao i naseljena područja” (SOATO) i naziv lokaliteta na kojem se nalazi organizacija.

2.6. Detalj „Naziv dokumenta“ mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijska šifra i naziv obrasca dokumenta prema Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD)* za svesavezne dokumente ili industriju (odjel), republički klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (resorska), republički obrasci dokumenata.
______________
* OK 011-93 važi na teritoriji Ruske Federacije.

2.7. Atribut „Datum izrade dokumenta“ mora biti zabeležen u skladu sa zahtevima GOST 6.38-90 i mora biti naznačeno vreme snimanja dokumenta, što omogućava njegovo identifikaciju sa protokolom mašine.

2.8. Detalji “Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipogramu” ili “Šifra osobe koja je odobrila dokument” moraju biti napisana u sljedećem obliku: identifikacioni kod i pozicija, prezime osobe odgovoran za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili mašinskom dijagramu, odnosno lice koje je odobrilo dokument. Vlasništvo koda od strane određene osobe mora biti registrovano kod organizacije koja je izradila dokument na računarskom mediju ili koja je izradila mašinski dijagram, a moraju se stvoriti tehnički, softverski alati i organizacioni uslovi koji isključuju mogućnost korišćenja tuđih kodova.

2.9. Organizacije koje podliježu posebnim odredbama moraju navesti detalje predviđene u stavovima. 2.4; 2.5 u skladu sa pravilima ovih odredbi.

2.10. Proceduru odabira, prihvatanja na čuvanje i izdavanja dokumenata na računarskim medijima i tipografskih podataka potrošačima, njihovog poništenja i uništavanja utvrđuju ministarstva i resori.

3. ORIGINALI, DUPLIKATI, KOPIJE DOKUMENTA O SKLADIŠTVU MAŠINA I MAŠINEGRAMA

3.1. Originali, duplikati i kopije dokumenata na računarskim medijima i tipograma dobijenih standardnim softverom ovog računarskog sistema imaju istu pravnu snagu ako su sastavljeni u skladu sa zahtjevima ovog standarda.

3.2. Original dokumenta na kompjuterskom mediju je prvi zapis dokumenta na kompjuterskom mediju koji sadrži naznaku da je ovaj dokument original.

Original mašinograma je prva kopija dokumenta na papiru štampana kompjuterskom tehnologijom i koja sadrži naznaku da je ovaj dokument original.

3.3. Duplikati dokumenta na računarskom mediju su zapisi dokumenta na računarskim medijima koji su vremenski novijeg datuma, autentični po sadržaju i sadrže naznaku da su ti dokumenti duplikati.

Duplikati mašinograma su sve noviji, autentični u ispisima sadržaja na papiru koji sadrže indikaciju da su duplikati.

3.4. Kopije dokumenta na računarskom mediju ili mašinograma su dokumenti kopirani sa originala ili duplikata dokumenta na računarskom mediju ili mašinograma na drugi medij za skladištenje, autentični po sadržaju i koji sadrže naznaku da su ti dokumenti kopije.

Duplikati i kopije moraju sačuvati obavezne detalje sadržane u originalnom dokumentu na kompjuterskom mediju ili otkucanom dokumentu.

Mašinogram, koji predstavlja kopiju dokumenta na kompjuterskom mediju, dodatno mora imati pečat ili pečat organizacije koja je dokument pretvorila u čitljiv oblik, identifikacioni natpis i odgovarajuće potpise.

4. POSTUPAK IZMENA U DOKUMENTU O SKLADIŠTENJU MAŠINE I MAŠINOGRAMU

4.1. Promjene originalnog dokumenta na kompjuterskom mediju može izvršiti samo organizacija koja je izradila dokument uz obaveznu registraciju sadržaja i osnova za promjene i lice odgovorno za izvršene izmjene.

Registraciju promjena vrši organizacija koja je kreirala zapis dokumenta.

4.2. Ako se izvrše promjene na originalnom mašinogramu, onda se u njemu moraju navesti razlozi za izmjene, datum, vrijeme njihovog uvođenja, položaj i potpis službenika koji je izvršio izmjene i njegovo dešifriranje.

4.3. Organizacija - kreator originalnog dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipografiji dužna je da o svim promjenama obavijesti organizacije - korisnike dokumenta slanjem propratnog pisma, uključujući informacije o promjenama i koje sadrži, uz navođenje obaveznih podataka u skladu sa tačkom 2.1, sljedeće informacije:

naznaka osnova za promjene;

vrijeme promjena;

potpis službenog lica.

Ako je potrebno, propratno pismo se može staviti pečatom ili pečatom organizacije koja je izradila originalni dokument na kompjuterskom mediju ili otkucanoj slici.

4.4. Promjene duplikata (kopije) dokumenta na računarskom mediju ili tipografskog dokumenta koji posjeduje korisnik vrše se samo na osnovu obavještenja organizacije koja je izradila dokument na računarskom mediju ili tipografski dokument.

4.5. Izmijenjeni originalni dokument, kao i duplikati i kopije izmijenjenog dokumenta, zadržavaju pravnu snagu ako su izmjene izvršene u skladu sa zahtjevima ovog standarda.

DODATAK (referenca). UZORAK PROPRATNOG PISMA

PRIMJENA
Informacije

Podaci o organizaciji - kreator dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipogramu		Pečat zabrane pristupa dokumentu
Naslov teksta

U skladu sa ugovorom od 25. decembra 1984. godine, šaljem Vam dokumente na kompjuterskim medijima, uključujući sljedeće podatke:

	Fabrički broj magnetna traka	Serijski broj sveske
			Izlaz
			Implementacija
			Prijevoz

Primjena: magnetna traka - 3.

Bilješka. Propratno pismo je sastavljeno na memorandumu organizacije u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90.

Tekst dokumenta je verifikovan prema:
službena publikacija
Jedinstveni dokumentacioni sistemi: Zbirka GOST-ova. -
M.: Izdavačka kuća IPK Standards, 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Ovlaštenje za prijem:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena publikacija Jedinstveni dokumentacioni sistemi: Zbirka GOST-ova. - M.: IPC izdavačka kuća standarda, 2001
Datum prihvatanja:	09. oktobra 1984
Datum početka:	1. jula 1987
Datum revizije:	01. aprila 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe