Šta određuje davanje pravne snage primarnom dokumentu. Pravna snaga dokumenta: suština, postupci za davanje

Osnovna karakteristika organizacionih i administrativnih dokumenata je da su interni dokumenti. Drugim riječima, u njihovom razvoju i implementaciji nije potrebno učešće trećih strana ili predstavnika bilo kojeg drugog preduzeća. Dovoljna je odluka rukovodstva ili drugih službenika preduzeća na čije se aktivnosti ti dokumenti odnose. Za potpisivanje eksternih dokumenata, ugovora, faktura, potvrda o prijemu radova i sl. nije dovoljno izražavanje volje predstavnika samo jednog pravnog lica. Odluku zahtijevaju službenici najmanje dvije organizacije koje nisu odgovorne jedna drugoj.

Interni dokument koji izdaje preduzeće može se smatrati obavezujućim za zaposlene samo ako ima pravnu snagu.

Da bi dokument imao pravnu snagu potrebno je uraditi sljedeće:

• · odredbe sadržane u dokumentu moraju biti striktno u skladu sa zakonskim zahtjevima;
• · dokument mora biti izdat od strane službenika uprave, odjeljenja preduzeća, koji ima potrebna ovlaštenja za to;
• · detalji dokumenta moraju biti u skladu sa prihvaćenim standardima;
• · Ako ovi uslovi nisu ispunjeni, dokument može biti proglašen nevažećim od strane suda.

Ovlašćenja zaposlenih u preduzeću za izdavanje organizacionih i administrativnih dokumenata.

Prije izvršenja instrukcija određenog dokumenta potrebno je obratiti pažnju na kompetentnost osobe koja je potpisala ovaj dokument. Ako je službeno lice prilikom sastavljanja i potpisivanja izašlo iz okvira svoje nadležnosti, isprava nema pravnu snagu i nevažeća je.

U nadležnost rukovodioca preduzeća spadaju sva pitanja upravljanja tekućim poslovima, osim pitanja o kojima ima pravo da odlučuje samo skupština učesnika preduzeća ili odbor direktora. Direktor je jedini zaposlenik koji djeluje u ime kompanije bez punomoćja.

Ali, prema statutu preduzeća, nadležnost direktora može biti ograničena, a dio njegovih uobičajenih ovlaštenja može se prenijeti na odbor direktora ili skupštinu učesnika. Na primjer, povelja može predvidjeti da menadžer nema pravo, sam, bez saglasnosti generalne skupštine učesnika, da ulazi u transakcije u iznosu većem od 500.000 rubalja. Da bi takva transakcija bila zakonita, uz ugovor se mora priložiti zapisnik sa skupštine učesnika preduzeća u kojem se mora direktno navesti da je skupština učesnika odobrila ovu transakciju. U suprotnom, ugovor se može proglasiti nevažećim.

Svi ostali službenici preduzeća mogu rješavati pojedina pitanja samo u slučajevima kada su za to ovlašteni naredbama, punomoćjima, opisima poslova, propisima i sl. potpisan ili odobren od strane menadžera. Prilikom zaključivanja ugovora ili prilikom sačinjavanja i potpisivanja drugih robnih i finansijskih dokumenata u ime preduzeća, službeno lice mora sačiniti naziv, broj i datum punomoćja, naloga ili propisa na osnovu kojih postupa.

Uslovi za pripremu dokumenta:

Da li će imati pravnu snagu ili ne zavisi od toga da li se njegovi programeri pridržavaju zahtjeva za njegovu formu i druge pojedinačne elemente (detalje).

Trenutno, neka preduzeća ne pridaju zvaničan značaj papirologiji. Ali takav stav je neopravdan. Tako, na primjer, nepostojanje potpisa službenika na naredbi ili pečata ODOBRENO na kadrovskoj tablici čini ove dokumente pravno nemoćnim.

Dakle, bitni detalji:

Očigledno, potrebno je navesti naziv preduzeća koje je izdalo dokument. Mora u potpunosti odgovarati nazivu koji je sadržan u dokumentima o osnivanju preduzeća. Ako je u sastavnim dokumentima naveden skraćeni naziv, piše se u zagradi iza punog naziva u redoslijedu.

Detaljnije ćemo razmotriti druge obavezne i pravno značajne detalje: državni standard utvrđuje zahtjeve za sastav i raspored detalja, postupak njihovog izvršenja, pravila za izradu obrazaca dokumenata, zahtjeve za tekstom određenih vrsta dokumenata.

Detalji koji određuju naziv vrste dokumenta.

Da bi dokument dobio pravnu snagu, pored detalja koji identifikuju autora dokumenta, bitni su i drugi detalji.

Naziv vrste dokumenta mora odražavati sadržaj dokumentovane radnje i kompetenciju njegovog autora. Na primjer: samo vođa može izdavati naredbe; kolektivna rasprava o svim pitanjima se ogleda u zapisniku; običan specijalista ima pravo da priprema samo dopise i izjave u svoje ime.

Naziv vrste dokumenta je obavezan podatak pri sastavljanju svih dokumenata osim pisama. Primjer narudžbenice za strukturnu jedinicu s kutnom lokacijom detalja.

Datum dokumenta.

Datum dokumenta je najvažniji detalj, jer... odražava vrijeme njegovog nastanka. Datum se stavlja službenim potpisom (odobravanjem) dokumenta, ili službenom službom prilikom registracije dokumenta. U gotov dokument se unosi ručno. Ako je autor dokumenta nekoliko organizacija, onda je datum dokumenta zadnji datum potpisivanja.

Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan datum. Potrebno je osigurati ispravan dizajn ovog detalja, jer... kreiranje dokumenta „retroaktivno“, kao i objavljivanje dokumenta „unapred“, na primer, sledećeg dana, dovodi do izobličenja podataka o registraciji. Osim toga, pogrešno upoznavanje može dovesti do kršenja pravnih odnosa učesnika.

Na primjer, ako jedna od stranaka ide na sud, datum naveden u dokumentu će sud smatrati dokumentiranim dokazom.

Registracija dokumenata.

Registracija dokumenata je, prije svega, njihovo evidentiranje, osim toga, daje dokumentu službenost i pravnu snagu.

Utvrđivanje odgovornosti organizacije za sadržaj dokumenta (za izlazne i interne dokumente), njegov prolazak kroz sistem upravljanja (za ulazna dokumenta).

Pečat odobrenja dokumenta utvrđuje pravnu snagu onih dokumenata koje njihovi autori ne mogu sprovesti u delo. Oni postaju službeni i dobijaju pravnu snagu nakon odobrenja rukovodioca organizacije, kolegijalnog (savjetodavnog) tijela ili višeg organa (poslovodstva).

Procedura odobravanja ovlašćuje sadržaj dokumenta ili proširuje njegovo dejstvo na određeni krug službenika i organizacija.

Potpis je najvažniji uslov koji određuje pravnu snagu dokumenta. Pravo potpisivanja upravljačkih dokumenata, po pravilu, je nadležnost rukovodioca organizacije ili njegovih zamjenika u skladu sa raspodjelom odgovornosti utvrđenim pravnim aktom (poveljom, uredbom). U velikim organizacijama, pravo potpisivanja može se dati rukovodiocima strukturnih jedinica, što mora biti osigurano lokalnim aktima organizacije.

Izvještaje, dopise, potvrde i druge dokumente referentne, informativne i analitičke prirode može potpisati izvršilac (autor) dokumenta, ali samo u slučajevima kada pitanja obrađena u dokumentu ne izlaze iz njegove nadležnosti.

Dokument mogu potpisati dva ili više službenih lica ako je za njegovu pripremu i sadržaj odgovorno više službenih lica.

Na primjer: dokumente koji sadrže informacije finansijske, materijalne, kreditne prirode, koji su osnova za prihvatanje i izdavanje novca, inventara i drugih vrijednosti, dokumente koji mijenjaju kreditne i namirne obaveze, potpisuju i rukovodilac organizacije i glavni računovođa.

Pečat je takođe pravno značajan faktor.

Posebno za dokumente:

• 1. Odražavanje informacija o činjenicama od posebnog pravnog značaja (o osnivanju, reorganizaciji ili likvidaciji preduzeća itd.).
• 2. Potvrđivanje prava preduzeća ili njegovih pojedinaca (punomoćje).
• 3. Utvrđivanje činjenica vezanih za finansijske i materijalne vrijednosti.

Za takve isprave pečat je pravno značajan uslov, jer imaju pravnu snagu samo ako postoji njegov otisak.

Ako dokument ne sadrži nikakve pravno značajne detalje, onda on nema pravnu snagu i zaposleni u preduzeću imaju pravo odbiti da se pridržavaju zahtjeva ovog dokumenta.

Pravna snaga kopija dokumenta.

Preduzeća često moraju da prave kopije dokumenata, na primer, kada postoji velika verovatnoća gubitka originalnog dokumenta ili je potrebno dostaviti jedan dokument različitim institucijama.

Dakle, u kojim slučajevima kopija ima pravnu snagu originala:

Kopija mora u potpunosti ponoviti tekst i dizajn originala.

Kopiju dokumenta koji izdaje samo preduzeće može ovjeriti rukovodilac ovog preduzeća ili ovlašteni zaposlenik, na primjer, šef kadrovske službe ili šef kancelarije. Izuzetak su kopije dokumenata, kao što je statut organizacije. Kopija povelje je ovjerena kod notara.

Još nema jasnog odgovora da li dokument primljen faksom ima pravnu snagu. Neka domaća i strana preduzeća priznaju legalnost kopije telefaksa i prihvataju je na izvršenje. Međutim, po mom mišljenju, pouzdanost takvih kopija ne može se uvijek smatrati očiglednom i potpunom. U principu, telefaks poruka je samo kopija dokumenta, ekvivalentna kopiji napravljenoj na fotokopir mašini.

1 ?. Koncept „pravne snage dokumenta“, njegova konsolidacija u državnom standardu.

GOST 51141-98 „Upravljanje kancelarijama i arhiviranje. Uslovi i definicije". Pravna snaga isprave je svojstvo službene isprave koja joj je data važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje.

2?. Podaci na obrascu dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obavezna priroda. Sastav identifikacije dokumenta: odobrenje, potpis, otisak pečata.

Da bi dokument imao pravnu snagu, mora biti:

Pravilno formatirano;

Nemojte biti u suprotnosti sa sadržajem važećeg zakonodavstva;

Biti objavljen od strane organizacije koja to ima pravo.

Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo pogrešno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili napomenu o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu sa dokumentom, ali neće uticati na njegov pravni značaj.

Pravnu snagu dokumenta obezbeđuje skup detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta – obavezni elementi za izradu službenog dokumenta. Glavni dokument kojim se utvrđuje sastav detalja i uslovi za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Obavezni detalji koji osiguravaju pravnu valjanost dokumenata su:

Naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;

Naziv vrste dokumenta;

Datum dokumenta;

Matični broj;

Pečat za odobrenje dokumenta;

Potpis;

Prema nekim izvorima takođe: viza za odobrenje, kopija ovjerene oznake, referentni podaci o organizaciji.

Potpis je obavezan rekvizit svakog dokumenta; Službeno lice potpisivanjem dokumenta preuzima odgovornost za vjerodostojnost isprave i za sve moguće posljedice izvršenja isprave.

Datum dokumenta– jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.

Pečat– pravno značajan rekvizit, koji se koristi za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.

Pečat odobrenja– neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri rukovodilac ili viši organ.

Matični broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. To ukazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i samim tim je službeni dokument preduzeća.

Zakonodavni i regulatorni okvir za vođenje kadrovskih evidencija

Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija:
1. Zakoni Ruske Federacije.
2. Uredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološka dokumenta organizacija, lokalnih organa izvršne vlasti o vođenju kadrovske evidencije.
3. Regulatorni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstava, odjela, federalnih organa izvršne vlasti.

Radno i penzijsko zakonodavstvo o obaveznoj dokumentaciji rada sa kadrovima.

· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon kojeg kadrovski stručnjak svake organizacije mora slijediti u svom radu. Normativi Zakona o radu regulišu postupak prijema i otpuštanja zaposlenih, organizaciju njihovog radnog vremena i odmora, uslove za isplatu zarada i obezbjeđivanje zaposlenima raznih beneficija i naknada.

· Imenik kvalifikacija za pozicije rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih (Odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. avgusta 1998. br. 37 (sa izmenama i dopunama od 20. aprila 2001.): jedna od radnih obaveza šefa kadrovske službe je da obezbedi pripremu dokumenata o penziji osiguranje, kao i njihovo podnošenje organu socijalnog osiguranja. Pravila za podnošenje zahtjeva za penziju, dodjelu penzije i ponovni izračun iznosa penzije, prelazak s jedne penzije na drugu u skladu sa Federalnim zakonima „O penzijama za rad u Ruskoj Federaciji“ (od 17. decembra 2001. br. 173-FZ ) i Zakon o državnim penzijama u Ruskoj Federaciji( od 15. decembra 2001. br. 166-FZ) (odobren rezolucijom Ministarstva rada Rusije i Penzionog fonda Ruske Federacije od 27. februara 2002. br. 17/19pb; registrovan u Ministarstvu pravde Rusije 31. maja 2002. (registracijski broj 3491), objavljeno u Rossiyskaya Gazeta 5. juna 2002.).

Predstavljanje kadrovske dokumentacije prilikom obavljanja nadzorno-kontrolnih poslova od strane organa Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih nadzorno-kontrolnih organa; organi gonjenja.

· U skladu sa odredbama Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada je ovlaštena da nadzire i kontroliše poštovanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u vršenju nadzora i kontrole, imaju pravo da slobodno posećuju organizacije svih organizaciono-pravnih oblika i oblika svojine, kao i poslodavce – pojedince, u bilo koje doba dana, u prisustvu standardnih potvrda, za potrebe vršenja inspekcijskog nadzora, tražiti od poslodavaca i njihovih predstavnika dokumenta, objašnjenja, informacije potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih funkcija.

· Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“. Sav rad kadrovske službe sa ličnim podacima zaposlenih zasniva se na ovom zakonu. Na primjer, pitanje kako će se obraditi i gdje će se pohranjivati ​​informacije dobijene od zaposlenika kada počne raditi.

· Zakon Ruske Federacije od 29. jula 2004. br. 98-FZ „O poslovnim tajnama“. Utvrđuje se spisak podataka koji mogu činiti poslovnu tajnu organizacije, spisak zaposlenih koji im imaju pristup, postupak za upoznavanje sa tajnim podacima, kao i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.

· Zakon Ruske Federacije od 17. jula 1999. br. 181-FZ „O osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji“. Odredbe ovog dokumenta omogućavaju kompetentnu izgradnju sistema zaštite rada u organizaciji. Ukoliko se utvrdi kršenje pravila zaštite i sigurnosti na radu, inspektor rada privodi krive službene osobe administrativnoj odgovornosti.

· Zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i pojedinačnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)”. Zakon daje predstavu o pravima i odgovornostima poslodavca prilikom obavljanja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon govori o dokumentima koje poslodavac ima pravo zahtijevati od inspektora kada se pojavi u organizaciji, o pravu predstavnika kompanije da lično prisustvuje inspekciji, te o tome kako se organizacija može žaliti na nezadovoljavajuću inspekciju. rezultate.

Sistem GAS „Izbori“ je prilično složen sistem, a da bi se obezbijedila njegova efikasna upotreba, stabilnost i pouzdanost, uveden je niz organizacionih i tehnoloških formalnosti. Izborni proces i proces održavanja referenduma određen je korištenjem mnogih dokumenata na papirnim i elektronskim medijima. Takvi dokumenti moraju imati istu pravnu snagu. Ako se na papirna dokumenta postavljaju tradicionalni zahtjevi, onda se na elektronske dokumente nameću posebni zahtjevi. Nije slučajno da su Zakonom „O GAS „Izbori“ propisani uslovi za davanje pravne snage dokumentima koji se pripremaju korišćenjem GAS „Izbori“, jer su rezultati izbornog procesa i procesa održavanja referenduma od velikog političkog značaja.

Nabrojimo uslove za osiguranje autentičnosti dokumenata pripremljenih pomoću GAS-a "Izbori":

• 1. dokument na papiru, pripremljen korišćenjem GAS-a "Izbori" u skladu sa saveznim zakonima, stiče pravnu snagu nakon što ga potpišu relevantni službenici.
• 2. Elektronski dokument pripremljen korištenjem GAS-a "Izbori" stiče pravnu snagu nakon potpisivanja elektronskim potpisom
• 3. Protokol, zbirna tabela rezultata glasanja i drugi zbirni dokumenti pripremljeni u elektronskom obliku korišćenjem GAS „Izbori“ stiču pravnu snagu na način nakon obavezne provjere na propisan način korištenjem javnih ključeva elektronskih potpisa vjerodostojnosti svih originalnih elektronskih dokumenata, na osnovu kojih se izrađuje konsolidovani elektronski dokument.
• 4. U postupku ulaska u sistem GAS „Izbori“. podaci elektronski dokument se generiše i potpisuje elektronskim potpisom relevantnih zvaničnika.
• 5. Usklađenost podaci elektronski dokument podaci papirni dokument potvrđeno kompjuterskim ispisom, koji je potpisan od strane nadležnih službenika i priložen izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica unošenja podataka u Državni automatizovani sistem „Izbori“ i formiranje elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisom evidentira se u posebnom časopisu.
• 6. Prenos elektronskih dokumenata višoj izbornoj komisiji, referendumskoj komisiji koristeći GAS „Izbori“ vrši se isključivo nakon provjere pouzdanosti i autentičnosti elektronskih potpisa, zalijepljene na svaki poslani dokument korištenjem javnih ključeva elektronskih potpisa.
• 7. Rezultati testa potvrđeno kompjuterskim ispisom protokola inspekcije. Ovaj ispis potpisuju službena lica na propisan način i prilaže izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica predaje podataka višoj izbornoj ili referendumskoj komisiji evidentira se u posebnom dnevniku niže izborne komisije ili referendumske komisije.
• 8. Autentičnost elektronskih potpisa stavljenih na svaki elektronski dokument zaprimljen od strane više izborne komisije, referendumske komisije od niže izborne komisije, referendumske komisije, provjereno pomoću ključeva za elektronski potpis. Potvrđena je činjenica provjere tačnosti primljenih elektronskih dokumenata kompjuterski ispis protokola inspekcije. Ovaj ispis potpisuju nadležna službena lica na propisan način i prilažu izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica takve provjere se također evidentira u posebnom časopisu.

Odstupanja između preliminarnih i konačnih izbornih rezultata mogu iznositi hiljaditi dio procenta i ne objašnjavaju se nekim nedostacima elektronske ili „papirne“ metode, već kašnjenjem u prijenosu podataka sa nekih posebno udaljenih tačaka zemlje. Ove razlike ni na koji način ne utiču na stvarni ishod izbora.

Tokom izbora i referenduma, kompleksi za obradu glasačkih listića integrisani u Izbornu GLS mrežu mogu se koristiti kao završna periferna oprema sistema na biračkim mjestima. Oni su već eksperimentalno korišteni na izborima u nizu regija u zemlji. Tokom ovih događaja testirana su razna inženjerska i tehnička rješenja problema automatskog brojanja glasova i prijenosa informacija, a omogućavaju i automatsko sumiranje rezultata različitih vrsta glasanja u samo 20-25 minuta nakon završetka glasanja.

Uz uštedu vremena, sistem omogućava provjeru autentičnosti glasačkih listića sinhrono sa glasanjem, tehnički garantuje zaštitu rezultata glasanja od falsifikovanja i pruža vizuelnu demonstraciju izbornog procesa u svim regionima zemlje u realnom vremenu. Na dan izbora, privremene rezultate glasanja po rasporedu prima ruska Centralna izborna komisija u obliku statističkih, šematskih, tekstualnih, audio i vizuelnih informacija i, nakon obrade, odmah se prosljeđuju medijima.

Jedan od ciljeva dokumentacione podrške menadžmentu je da pruži dokaze o aktivnostima organizacije. Samo da bi se, povremeno, argumentovano za neki postupak ili odluka, dokazao neki događaj u životu kompanije, vrši se i papirologija. Ali ne može svaki dokument postati dokaz, već samo onaj koji ima takozvanu pravnu snagu. Koja je pravna snaga dokumenta i kako to postići, razumjet ćemo u članku.

Pravna snaga dokumenta

Pravna snaga dokumenta: svojstvo službenog dokumenta da izaziva pravne posljedice. Ovu definiciju daje .

Drugim riječima, pravno značajan dokument se može predočiti sudu kao dokaz, može se priložiti ugovoru ili prezentirati prilikom bilo kakvog uvida. Sada da vidimo kako razlikovati dokumente koji imaju pravnu snagu od onih koji nemaju.

Podaci koji daju pravnu snagu

Glavni detalji (“prvi red”) koji dokumentu daju pravnu snagu su potpis i.

Samo službeno lice koje je za to ovlašteno ima pravo potpisati bilo koji dokument. Na primjer, izvršni direktor može potpisati bilo koji dokument u svojoj kompaniji. Direktor ljudskih resursa može potpisati sve ili neke kadrovske dokumente, ali samo ako za to ima punomoćje. A punomoćje izdaje i potpisuje isti generalni direktor. Šef odjela može potpisati, na primjer, uputstva koja se odnose samo na njegovo odjeljenje. Ali pravo da to učini opet mu je dao šef kompanije. Isto važi i za afirmaciju.

Jedan dokument može imati ili potpis ili pečat odobrenja.

Rekvizit „drugog reda“, od kojeg može zavisiti i pravna snaga dokumenta, su podaci o registraciji dokumenta (,). Ovo uključuje i obrazac dokumenta, koji, iako sam po sebi nije obavezan, kombinuje nekoliko odjednom. Istovremeno, imajte na umu: bez pečata potpisa/odobrenja, dokument, iako je registrovan i odštampan na obrascu, neće imati nikakvu pravnu snagu.

Pravna snaga kopije dokumenta

Sam po sebi nema nikakvu pravnu snagu. Sve se mijenja ako na kopiju stavite oznaku ovjere. Znak znači da je ova konkretna kopija apsolutno ekvivalentna originalu, a postoji određena osoba koja je za to odgovorna - ona potpisuje žig.

Pravna snaga elektronskog dokumenta

Nedvosmisleno i nepokolebljivo, elektronski dokument ima pravnu snagu samo u jednom slučaju: ako je potpisan pojačanim kvalifikovanim potpisom službenog lica. Ovi potpisi su registrovani kod posebno ovlašćenih sertifikacionih organa.

Na organizacionom nivou moguće je, donošenjem odgovarajućeg lokalnog propisa, utvrditi da radnja izvršena sa računa zaposlenog ima pravnu snagu. Na primjer, ako zaposlenik prihvati zadatak u EDMS-u, nakon što se prvo prijavio u sistem sa svojim korisničkim imenom i lozinkom. Ali to je samo unutar kompanije: u vanjskom okruženju je malo vjerovatno da će biti u mogućnosti dokazati da je ovu konkretnu radnju izvršila ta konkretna osoba.

Zaključujemo: pravnu snagu imaju samo originalni papirni dokumenti i njihove ovjerene kopije, kao i elektronski dokumenti potpisani poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom.