في المنظمات، كجزء من عملية الإنتاج، يقوم الموظفون بإجراء المراسلات الداخلية فيما بينهم. يكتبون البيانات ويبلغون بعضهم البعض من خلال الإخطارات حول التقدم المحرز في العمل المنجز أو كيف يجب القيام به. غالبًا ما تكون هذه المستندات ذات أهمية كبيرة وبالتالي يجب أن تتمتع بالقوة القانونية.

ميتروفانوفا ف.

لإعطاء وثيقة القوة القانونية، يجب مراعاة القواعد التالية:

• يجب على صاحب العمل، عند إنشاء وثيقة مراسلات داخلية، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية؛
• لا يجوز للموظف إصدار مستند إلا في حدود اختصاصه؛
• صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد ومعالجة المستندات، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).

التفاصيل التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

التفاصيل الإلزامية التي تمنح المستندات التي تم إنشاؤها القوة القانونية:

1. مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة أو المؤسسة أو المؤسسة، مع الإشارة إلى الانتماء الإداري أو الشكل القانوني). البديل هو طباعة المستند على الورق ذي الرأسية. تشير بعض المستندات أيضًا إلى المدينة التي صدرت فيها الوثيقة.

2. عنوان الوثيقة (أمر، تنظيم، الخ).

3. تاريخ إنشاء الوثيقة والموافقة عليها ودخولها حيز التنفيذ.

4. فهرس (رقم) التسجيل لهذه الوثيقة وفق نظام التسجيل المعتمد لدى الشركة.

6. توقيع رئيس المنظمة أو من يفوضه. يمكن تثبيت توقيع المدير بعدة أشكال، أبرزها:

6.1. التوقيع المباشر (كما هو الحال في الأوامر بنماذج موحدة - مع الإشارة إلى الموضع ونسخة التوقيع والتوقيع نفسه).

6.2. ختم الموافقة المباشرة موقع من رئيس (أو المسؤول المعتمد) لهذه المنظمة. يتم لصق ختم الموافقة على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن.

6.3. ختم الموافقة غير المباشرة، عن طريق الموافقة بالأمر مثلاً. عادةً ما يتم وضع هذا الختم أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - جدول التوظيف).

6.4. في شكل قرار المدير، على سبيل المثال، بشأن طلب الموظف. يجب أن يحتوي القرار بالضرورة على أربعة مكونات: متلقي القرار، الإجراء الإداري أو التعليمات نفسها، توقيع المدير وتاريخ القرار. عادةً ما تتم كتابة القرار يدويًا في أي مساحة خالية من المستند، ولكن عادةً في الجزء العلوي.

7. الموافقة على التأشيرات لتلك الأنواع من المستندات التي بدون هذه التأشيرات لن يكون لها القوة القانونية الكاملة. على سبيل المثال، تأشيرات الموافقة مع الهيئة النقابية الأولية، مع مراعاة رأي الهيئة التمثيلية، والاتفاق مع محام، مع كبير المحاسبين، وما إلى ذلك. يتم تحديد المستندات التي تتطلب الموافقة وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية والنماذج الموحدة واللوائح المحلية الداخلية للمنظمة نفسها، ولا سيما تعليمات العمل المكتبي أو اللوائح الخاصة بالإدارات وما إلى ذلك (إن وجدت). يمكن أن تكون تأشيرة الموافقة بالأنواع التالية:

7.1. بيان الوثيقة التي تؤكد الموافقة (النموذج الموحد T-7). عادة ما يتم وضع ختم الموافقة في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.

7.2. الإشارة إلى الصياغة التي تؤكد الاتفاقية، وموقف الشخص أو الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم، والتوقيع / التوقيعات، وفك تشفيرها وتاريخ الاتفاقية. عادةً ما يتم لصق تأشيرة الموافقة في أسفل المستند أو في أي مساحة خالية.

8. يجب أن تظهر تأشيرات التعريف ضمن جميع أوامر الموظفين والوثائق الأخرى، والتي يجب في الأساس إرسالها إلى دائرة معينة من الموظفين. تتضمن هذه التفاصيل أيضًا اللصق الشخصي لتاريخ التعرف من قبل الموظفين بموجب الوثيقة الموقعة. يتم تثبيت تأشيرة التعريف في أسفل الوثيقة في الوسط أو على الجانب الأيسر.

تم تصميم النماذج الموحدة التي طورتها Goskomstat مع مراعاة إعطاء المستندات القوة القانونية وتحتوي على جميع التفاصيل المحددة (على الرغم من وجود استثناءات، على سبيل المثال، البطاقة الشخصية للموظف - نموذج T-2 الموحد لا يحتوي على رقم تسجيل، لأن هذه لا يتم تخزين المستندات بترتيب زمني، بل أبجديًا).

فيما يلي مثال على جميع التفاصيل المحددة في النموذج الموحد باستخدام مثال النموذج الموحد T-6 - أمر الإجازة.

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:

1. يعرب ويوثق كتابياً عن رأي أو طلب أو اقتراح أحد الطرفين أو صاحب العمل أو الموظف أو يكون من قبيل إبلاغ الطرف الآخر.

2. إنه جزء لا يتجزأ من إجراءات إنهاء عقد العمل ونقل الموظفين والتقدم بطلب للحصول على إجازة وإجراءات الموظفين الأخرى.

3. بمثابة الأدلة المستندية اللازمة عند النظر في نزاع عمالي.

وحتى تفي المراسلات الداخلية بجميع المهام المذكورة أعلاه، يجب توافر الشروط التالية:

1. يجب تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح، مع وجود كافة التفاصيل اللازمة.

2. يجب أن تحتوي الوثيقة على رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.

3. يجب تقديم رد رسمي من الجهة المتلقية لهذه الوثيقة. على سبيل المثال، في شكل قرار.

4. يجب أن يتم تخزين الوثيقة مع مراعاة متطلبات الأرشفة المعمول بها.

في أغلب الأحيان، يجري الموظف مراسلات داخلية من خلال البيانات والمذكرات والمذكرات، وصاحب العمل - في شكل إخطارات. يتم إعداد وثائق المراسلات الداخلية ليس فقط إذا كان من الضروري تبادل الرسائل الرسمية بين الموظفين، ولكن أيضًا بين رؤساء الأقسام والموظفين ورؤساء بعض الأقسام وغيرهم، وما إلى ذلك.

وفي الوقت الحاضر، تتم معظم هذه المراسلات في بصيغة إلكترونية،عن طريق الرسائل بالبريد الالكتروني. مع مثل هذه الرسائل، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المعين (حتى عند تعيين كلمات المرور، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المعين يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي، والتصديق عليها بتوقيعك، والتسجيل من خلال موظف رسمي في الشركة المسؤولة عن تسجيل المستند.

يمكن أن تكتسب هذه المراسلات قوة قانونية إذا قام الموظف بطباعة الرسائل الإلكترونية وقام المسؤول بتسجيلها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحدد المستندات الداخلية للشركة (اللوائح المحلية الداخلية) بالضبط طريقة تبادل المعلومات هذه كآلية اتصال عاملة، بالإضافة إلى تكرار التحقق من الرسائل.

دعونا نفكر في المبادئ العامة لإضفاء القوة القانونية على وثائق المراسلات الداخلية - البيانات والإخطارات. غالبًا ما تكون هذه المستندات هي الدليل الرئيسي في نزاعات العمل، لذا فإن العمل المختص معهم مهم للغاية لحماية مصالح صاحب العمل.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

من مصلحة صاحب العمل أن يتم استكمال البيانات الشخصية للموظفين يدويًا. عادةً ما تستخدم المؤسسات نماذج نموذجية يجب فيها ملء توقيع الموظف وتاريخ توقيع الطلب يدويًا على الأقل. غالبًا ما يتم تفسير تقديم البيانات في نزاع قضائي على أنه حقيقة ضغط على الموظف.

من حيث المبدأ، يمكن إنشاء التطبيق تلقائيًا، ولكن بعد ذلك يتم طباعته وتوقيعه من قبل الشخص الذي يقوم بإعداد الطلب.

من المرغوب فيه أن يحتوي الطلب، مع مراعاة الإجراء الموضح أعلاه لمنح المستندات القوة القانونية، على التفاصيل التالية:

1. عنوان الوثيقة هو "التطبيق".

2. المرسل إليه - الذي يتم إرسال الطلب إليه، مع الإشارة إلى المنصب في منظمة معينة، الاسم الكامل. رسمي.

3. المترجم - الذي يتم إرساله منه، مع الإشارة إلى المنصب والاسم الكامل. موظف.

4. نص البيان.

5. توقيع مؤلف الطلب.

6. تاريخ تقديم الطلب.

7. توقيعات الموافقة (في أغلب الأحيان مع رئيس الوحدة الهيكلية - إذا لزم الأمر). هذه التفاصيل اختيارية. لذلك، يتم تحديد مدى توفرها من خلال مبادئ العمل مع هذه الوثائق في منظمة معينة.

8. رقم تسجيل الطلب. يتم تعيين الرقم للمستند وفقًا لمجلة الوثائق الواردة (أو مجلة أخرى، اعتمادًا على تصميم نظام التسجيل في منظمة معينة)، مع الإشارة إلى رقم وتاريخ قبول المستند وتوقيع الشخص المسؤول (على سبيل المثال، سكرتير). يقوم الشخص المسؤول عن استلام هذه المستندات بوضع الرقم.

9. حل الشخص الموجه إليه الطلب أو المخول بحل مشكلة معينة. يجب أن يحتوي القرار على توقيع مكتوب بخط اليد وتاريخ وقرار إداري بشأن الطلب، مع الإشارة إلى المسؤول المحدد (اسمه أو ببساطة الإدارة) الذي أرسل إليه هذا الأمر و (إذا لزم الأمر) التاريخ الذي يجب أن يكون فيه الأمر المحدد في القرار يعدم.

10. بعد تنفيذ إجراءات شؤون الموظفين على أساس هذا الطلب، يمكن تدوين الملاحظات عليه فيما يتعلق بتنفيذ أمر المدير (انظر المثال 8). يتم وضعها عادةً في أسفل المستند على اليسار أو في أي مساحة خالية.

11. قد تكون هناك علامات على رقم القضية التي أرسل إليها هذا الطلب.

دعونا نعطي مثالا لتطبيق يحتوي على كافة التفاصيل الضرورية.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للإخطارات

يكتب صاحب العمل إشعارات لإبلاغ الموظف بشيء ما. على سبيل المثال، لتحذيره من التخفيض المقترح للموظفين (المادة 180 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، حول الإجازة السنوية القادمة القادمة، وفقًا لجدول إجازة الشركة (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول التغيير القادم في شروط عقد العمل (المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، حول حقيقة أنه تم تخفيض عقد العمل محدد المدة مع الموظف (المادة 79 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي)، الخ.

يجب إصدار الإخطارات الرسمية للامتثال للإجراء المنصوص عليه في تشريعات العمل فقط في شكل ورقي، لأن هذه الوثائق ستؤكد الامتثال للإجراء المحدد، ويؤكد الموظف حقيقة استلام هذا الإخطار، كقاعدة عامة، على الوثيقة بحد ذاتها.

فيما يلي مقتطفات من قانون العمل تؤكد متطلبات نموذج الإخطار الكتابي في بعض حالات الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل.

جزء من الوثيقة

قانون العمل في الاتحاد الروسي المادة 74. التغييرات في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان لأسباب تتعلق بالتغيرات في ظروف العمل التنظيمية أو التكنولوجية (...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة على شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان، وكذلك الأسباب التي استدعت إجراء هذه التغييرات. كتابةفي موعد لا يتجاوز شهرين، ما لم ينص هذا القانون على خلاف ذلك. وإذا لم يوافق الموظف على العمل في ظل الظروف الجديدة، فإن صاحب العمل ملزم بذلك كتابةأن تعرض عليه وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (سواء منصب شاغر أو عمل يتوافق مع مؤهلات الموظف، أو منصب شاغر أدنى أو وظيفة ذات أجر أقل)، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية. المادة 79. إنهاء عقد العمل محدد المدة ينتهي عقد العمل محدد المدة بانتهاء مدة صلاحيته. يجب إخطار الموظف كتابيًا بإنهاء عقد العمل بسبب انتهاء صلاحيته قبل ثلاثة أيام تقويمية على الأقل من الفصل، باستثناء الحالات التي ينتهي فيها عقد العمل محدد المدة المبرم لمدة واجبات الموظف الغائب . المادة 123. تسلسل منح الإجازة السنوية مدفوعة الأجر يتم تحديد ترتيب توفير الإجازات مدفوعة الأجر سنويا وفقا لجدول الإجازات (...). يجب إخطار الموظف بموعد بدء الإجازة للتوقيعفي موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل أن يبدأ. المادة 180. الضمانات والتعويضات للموظفين في حالة تصفية المنظمة، أو تقليل عدد أو عدد موظفي المنظمة (...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيا و للتوقيعقبل شهرين على الأقل من الفصل.

في كل هذه الحالات، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة، والتي تلبي متطلبات تشريعات العمل. ولذلك، يتم تسليم هذه الإشعارات للموظف تحت توقيعه الشخصي. والشيء الأكثر أهمية عند تسليم الإشعار ليس توقيع الموظف بقدر ما يشير إلى تاريخ استلام هذا الإشعار.

يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي مستند شخصي.

نظام تسجيل وثائق المراسلات الداخلية

سيكون من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن نفسه في حالة حدوث نزاع عمالي (بما في ذلك دعوى قضائية) إذا كان لدى المنظمة نظام مختص لتسجيل المستندات. نظام تسجيل الشركة ضروري من أجل:

• تسجيل توفر الوثائق وتتبع حركتها؛
• إعطاء القوة القانونية لوثائق الشركة؛
• التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة؛
• حماية مصالح صاحب العمل في حالة وجود نزاع قانوني. في هذه الحالة، سيؤكد نظام تسجيل المجلة حقيقة إنشاء المستند في تاريخ معين.

يعتمد عدد المجلات (دفاتر الحسابات) التي يجب الاحتفاظ بها بشكل مباشر على خصائص أنشطة المنظمة. لكي لا تؤدي المجلات المحاسبية (الكتب) وظيفة تسجيل المستندات فحسب، بل أيضًا، في حالة وجود تعارض، لتكون بمثابة دليل على أن المستند قد تم إنشاؤه بالفعل في فترة زمنية معينة ولا يمكن إدخاله لاحقًا، يوصى باتباع القواعد التالية لتصميم هذه المجلات.

يجب على المجلات:

• أن يكون لها غطاء صلب (ليتوافق مع مدة الصلاحية)؛
• تحتوي على غلاف لاصق (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة)؛
• تحتوي على صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية؛
• تكون مخيط.
• تحتوي على مذكرة شهادة. ويتكون من الإشارة إلى اسم المجلة وعدد المجلدات والصفحات المرقمة (بالأرقام والكلمات) والموضع والتوقيع ونسخة توقيع رئيس المنظمة وتاريخ تسجيل المجلة. يتم لصق توقيع الشهادة على الغلاف الخلفي للمجلة أو خارجه؛

• أن تكون مصدقة بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول كتابين محاسبيين لدفاتر العمل التي يجب أن تكون مصدقة بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").

يتم تطوير المظهر الداخلي للمجلات، حيث يمكن تسجيل وثائق المراسلات الداخلية، من قبل المنظمات نفسها، حيث لا توجد أشكال موحدة للمجلات. ويرد أدناه شكلها التقريبي.

النسخ والمكررة

في كثير من الأحيان، يتم تسليم وثائق المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة، لا سيما إذا تم إرسال الوثيقة الأصلية إلى مسؤول أعلى أو حفظها في ملف القضية، ولكن يلزم اتخاذ بعض الإجراءات الإضافية بشأن الوثيقة.

ينسخيمكن أن تكون الوثيقة بالفاكس أو مجانية. نسخة طبق الأصل تعيد إنتاج محتويات الوثيقة بالكامل وجميع ميزاتها الخارجية - التفاصيل الواردة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها، وميزات موقعها. يتم إنشاء نسخة مجانية على الآلات الكاتبة وتحتوي على كافة تفاصيل الوثيقة، ولكنها لا تكرر شكلها بالضرورة.

يقوم الموظف المسؤول عن المستندات بالتصديق على النسخ. يتم التصديق على النسخ من خلال وضع كلمة "صحيح" أو "النسخة صحيحة" مع الإشارة إلى التوقيع ومستخرجه وتاريخ الشخص المسؤول. عادةً ما يتم وضع سجل الشهادة في أسفل المستند في أي مساحة خالية.

إذا تم تقديم الوثيقة إلى منظمات أخرى، على نسخ من الوثائق (مقتطفات منها) يجب أن تكون مختومة.

ينسخ– نسخة طبق الأصل من مستند رسمي له القوة القانونية للأصل.

لذلك، لا ينبغي الاستهانة بوثائق المراسلات الداخلية - فغالبًا ما يعتمد الاعتراف بشرعية الإجراء على تنفيذها ومعالجتها بشكل صحيح. لكن هذه المستندات بالتحديد هي التي لا يعرف أصحاب العمل في أغلب الأحيان كيفية التعامل معها. مثل هذه الأوراق لا يتم تسجيلها أو أخذها بعين الاعتبار أو الاتفاق عليها، مما يؤثر سلبا ليس فقط على القوة القانونية للمستند، ولكن أيضا على إجراءات الإدارة التي تتم في الشركة. في كثير من الأحيان، ولهذا السبب، لا يستطيع صاحب العمل إثبات ذنب موظف معين ولا يمكنه تطبيق الوسائل القانونية لتطبيق إجراءات تأديبية أو إنهاء عقد العمل مع الموظف. تبدأ العديد من الشركات في بناء نظام لإدارة المستندات بناءً على أخطائها، ولكن لا يزال من الأفضل منع العواقب السلبية بدلاً من التعامل مع نتائجها.

المؤلف حاصل على دكتوراه في الاقتصاد، ورئيس برنامج “إدارة المكاتب في خدمات شؤون الموظفين” في مركز خدمات المشتركين لقانون العمل، ومستشار ممارس في قضايا تنظيم العمل المكتبي وتحسينه

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة من التفاصيل المحددة لكل نوع من المستندات وتنفيذها على شكل يتوافق مع المعيار.
يجب أن نتذكر أن المستندات المختلفة تتكون من مجموعة مختلفة من التفاصيل وعند إعداد مستند واحد لا تحتاج إلى استخدام جميع التفاصيل الموضحة في GOST. بعض التفاصيل متنافية، على سبيل المثال، تتم الإشارة إلى التفاصيل "البيانات المرجعية حول المنظمة" بالأحرف فقط، بينما لا تتم كتابة "اسم نوع المستند" على الورق ذي الرأسية. في عملية إعداد ومعالجة المستندات، يمكن استكمال تكوين التفاصيل المطلوبة بتفاصيل أخرى إذا كان ذلك مطلوبًا لغرض المستند ومعالجته. يمكنك إدخال تفاصيل إضافية في نماذج المستندات الموحدة. على سبيل المثال، أضف تفاصيل "توقيع رئيس قسم شؤون الموظفين"، "توقيع الرئيس المباشر" إلى نموذج أوامر تعيين وفصل الموظفين. ومع ذلك، لا يُسمح بحذف التفاصيل الفردية من النماذج الموحدة.
تكوين التفاصيليتم تحديد توصيف مستند معين من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذا المستند وطريقة التوثيق.
الوثائق الرئيسية التي تحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هي GOST R 6.30-2003، قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477

تحدد هذه الوثائق التفاصيل التالية المستخدمة في إعداد وتنفيذ الوثائق التنظيمية والإدارية - المراسيم والأوامر والتعليمات والخطابات والبروتوكولات والأفعال والوثائق الأخرى المدرجة في OK011-93 (OKUD):
كود نموذج الوثيقةويتم لصقها وفقًا لمصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD). يعد OKUD جزءًا لا يتجزأ من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال الوثائق المعتمدة للاستخدام في الاقتصاد الوطني.
شعار المنظمة أو العلامة التجارية(علامة الخدمة) توضع على ترويسة المنظمة وفقًا للميثاق (لوائح المنظمة).
رمز المنظمة(OKPO) يتم لصقها وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات.
OGRN- يتم لصق رقم تسجيل الدولة الرئيسي للكيان القانوني وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
نزل/كي بي بي- يتم إدخال رقم هوية دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
اسم الشركة، وهو مؤلف الوثيقة، يجب أن يتوافق مع الاسم المنصوص عليه في وثائقه التأسيسية. فوق اسم المنظمة يشير إلى الاسم المختصر، وفي حالة عدم وجوده يشير إلى اسم المنظمة الأم بالكامل (إن وجد). يتم إعطاء الاسم المختصر للمنظمة في الحالات التي يكون فيها منصوصًا عليه في الوثائق التأسيسية للمنظمة. يتم وضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل الاسم الكامل أو خلفه. تتم طباعة أسماء منظمات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي، والتي لديها، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي (الروسية)، ولغة الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، بلغتين.
يُشار إلى اسم الفرع أو المكتب الإقليمي أو المكتب التمثيلي إذا كان هو مؤلف الوثيقة، وهو موجود أسفل اسم المنظمة.
تتضمن المعلومات الأساسية عن المنظمةيشمل: العنوان البريدي؛ رقم الهاتف والمعلومات الأخرى حسب تقدير المنظمة (أرقام الفاكس، أرقام التلكس، الحسابات المصرفية، عنوان البريد الإلكتروني).
يجب أن يتم تحديد اسم نوع المستند الذي أعدته المنظمة أو نشرته بموجب الميثاق (لوائح المنظمة) ويجب أن يتوافق مع أنواع المستندات المنصوص عليها في OKUD (الفئة 0200000). على سبيل المثال، "لوائح العمل الداخلية"، "الوصف الوظيفي".
تاريخ الوثيقة هوتاريخ التوقيع أو الموافقة على البروتوكول - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار)، على الفعل - تاريخ الحدث.
يجب أن يكون للمستندات الصادرة عن منظمتين أو أكثر نفس التاريخ (المفرد).
مسموح طريقتان لتنسيق تاريخ المستند: رقمي أو لفظي رقمي.
أما بالطريقة الرقمية فيكتب تاريخ الوثيقة بالأرقام العربية بالتسلسل:
يوم من الشهر، الشهر، السنة. يتم كتابة يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة؛ السنة - أربعة أرقام عربية.
على سبيل المثال، يجب تنسيق تاريخ 5 فبراير 2011 كالإدخال التالي: 02/05/2011.
من الممكن تنسيق التاريخ بالتسلسل: السنة، الشهر، يوم من الشهر، على سبيل المثال، 2011.02.05.
تُستخدم طريقة تنسيق التواريخ هذه على نطاق واسع في الأرشيفات - حيث تتم كتابة التواريخ على الرفوف والمجلدات والمستندات الأخرى بترتيب "عكسي".
في الطريقة اللفظية الرقمية، يجب تنسيق التاريخ على النحو التالي: 05 فبراير 2011.
يتكون رقم تسجيل الوثيقةمن رقمه التسلسلي، والذي يمكن استكماله وفقًا لتقدير المنظمة بفهرس الحالات وفقًا لتسمية الحالات، ومعلومات حول المراسل، والمنفذين.
يتكون رقم تسجيل الوثيقة المنشورة بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام تسجيل وثيقة كل من هذه المنظمات، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي يشار به إلى المؤلفين في الوثيقة.
يتم تعيين رقم تسجيل المستند بناءً على الإدخال الوارد في نموذج التسجيل المقابل.

يتم تمييز الأنواع التالية من نماذج التسجيل:

بطاقات التسجيل والتحكم (RCC)؛

مجلات التسجيل (الكتب)؛

نماذج الشاشة (عند استخدام تقنيات الكمبيوتر).

نماذج بعض المجلات والكتب معتمدة من الجهات الرسمية. على سبيل المثال، تمت الموافقة على شكل كتاب تسجيل حركة كتب العمل وإدخالاتها بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل ".
ولكن معظم الأشكال تم تطويره وفقًا لتقديرك الخاصصاحب العمل. يمكن العثور على نماذج المستندات في المستندات المذكورة أعلاه.

الوثيقة غير المسجلة ليس لها قوة قانونية !!!
رابط رقم التسجيل والتاريختتضمن الوثيقة رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة التي يجب الرد عليها. هذه التفاصيل مطلوبة للرسائل.
مكان التجميعتتم الإشارة إلى إصدار المستند إذا كان من الصعب تحديده باستخدام التفاصيل "اسم المنظمة" و"البيانات المرجعية حول المنظمة". يُشار إلى مكان التجميع أو النشر مع الأخذ في الاعتبار التقسيم الإداري الإقليمي المقبول، ويمكن استخدام الاختصارات المقبولة عمومًا فقط.
المرسل إليهقد تكون منظمات أو أقسامها الهيكلية أو مسؤولين أو أفراد. عند إرسال مستند إلى مسؤول، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى قبل اللقب.
يشار إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية. تتم الإشارة إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الأصل.
على سبيل المثال:
إلى الرئيس التنفيذي
الشركة المساهمة "باروس"
في.أ. لابتيف
أو

ماياك ذ م م
محاسبة
كبير الاقتصاديين
V.M. كوتشيتوفا

يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة مرسلين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخة" قبل المرسل إليه الثاني والثالث والرابع. إذا كان هناك المزيد من المستلمين، فسيتم إنشاء قائمة توزيع المستندات.
قد تتضمن تفاصيل "المرسل إليه" عنوانًا بريديًا. تتم الإشارة إلى عناصر العنوان البريدي بالتسلسل الذي تحدده قواعد تقديم الخدمات البريدية.
عند توجيه مستند إلى مؤسسة، حدد اسمها، ثم العنوان البريدي؛ ومن الممكن أيضًا توسيط كل سطر من سمة "العنوان" بالنسبة إلى السطر الأطول.

على سبيل المثال:

وكالة حكومية
البحث العلمي لعموم روسيا
معهد التوثيق وشؤون المحفوظات
شارع بروفسويوزنايا، 82، موسكو، 117393
عند إرسال مستند إلى فرد، قم بالإشارة إلى اللقب والاسم الأول والعائلي للمستلم، ثم العنوان البريدي،

على سبيل المثال:

أبراموف أوليغ بافلوفيتش
شارع. سادوفايا، 5، شقة. 12،
ليبكي، منطقة تولا، 301264
عند توجيه مستند في وقت واحد إلى مؤسسة وفرد ("في نسخة")، يجب تنسيق العنوان وفقًا للمثال:
إدارة الشؤون الداخلية لمنطقة موسكوفسكي
سان بطرسبرج
رئيس القسم
إس إم تيتوف
سفيريدوف بيتر ألكسيفيتش
شارع. بورتوفايا، 82، شقة 17
لومونوسوف
منطقة لينينغراد، 196754
ختم الموافقة على الوثيقة- شرط في وثيقة رسمية تعطي طابعا معياريا أو قانونيا لمحتواها. تعتبر الموافقة على الوثيقة طريقة خاصة لوضع الوثيقة موضع التنفيذ، والسماح بتوزيعها على دائرة معينة من المنظمات والمسؤولين والمواطنين.
يمكن الموافقة على الوثيقة بطريقتين:
مسؤول (مسؤولون)؛
وثيقة منشورة خصيصا.
كلا الطريقتين للموافقة لهما نفس القوة القانونية.
يوجد ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند.
عند الموافقة على وثيقة من قبل مسؤول، يجب أن يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة.

على سبيل المثال

انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الشركة المساهمة "الأشرعة القرمزية"
التوقيع الشخصي I. S Sergeev
12.01.2011
يُسمح بتوسيط العناصر في سمة "ختم الموافقة" الخاصة بالمستند بالنسبة إلى السطر الأطول.

على سبيل المثال

انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الشركة المساهمة "مصنع لومونوسوف للخزف"
التوقيع الشخصي I. S Sergeev
12.01.2011
عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
عند اعتماد مستند بقرار أو قرار أو أمر أو بروتوكول، يتكون ختم الاعتماد من كلمة تمت الموافقة (تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه) واسم مستند الموافقة في الحالة الآلية وتاريخه ورقمه.

على سبيل المثال

موافقة
بقرار من الجمعية العمومية
المساهمين بتاريخ 15 سبتمبر 2010 رقم 14
أو
موافقة
بأمر من رئيس مجلس الإدارة
مجلس البنك
بتاريخ 2011/02/01 رقم 12
ختم الموافقة غير موجود على كل وثيقة.

قائمة تقريبية للوثائق الخاضعة للموافقة.
الأفعال (عمليات التفتيش والتدقيق؛ قبول البناء المكتمل للأشياء والمعدات؛ الشطب؛ الفحص ونقل الحالات؛ تصفية المنظمات والمؤسسات والشركات، وما إلى ذلك).
الاتفاقيات (بشأن تنفيذ العمل واللوازم المادية والتقنية، واستئجار المباني؛ وعلى الإمدادات والعقود والتعاون العلمي والتقني، والمسؤولية المالية، وما إلى ذلك).
المهام (لتصميم المرافق والهياكل الفنية وبناء رأس المال؛ لإجراء البحوث والتصميم والأعمال التكنولوجية؛ التقنية، وما إلى ذلك)
التعليمات (القواعد) - (الرسمية؛ بشأن العمل المكتبي؛ احتياطات السلامة؛ لوائح العمل الداخلية، وما إلى ذلك)
المعايير (استهلاك المواد الخام والمواد والكهرباء والتصميم التكنولوجي وعدد الموظفين وما إلى ذلك)
تقارير (عن أنشطة الإنتاج، ورحلات العمل، والأعمال البحثية، وما إلى ذلك)
قوائم (وظائف الموظفين الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة؛ المؤسسات التي تخضع لمزايا معينة؛ المواد الوثائقية القياسية التي يتم إنشاؤها في أنشطة الوزارات والإدارات والمنظمات الأخرى، مع الإشارة إلى فترات تخزين المواد، وما إلى ذلك)
الخطط (الإنتاج؛ البناء والتركيب، التصميم والمسح، الأعمال البحثية، إدخال التكنولوجيا الجديدة؛ الإمدادات التعاونية للمنتجات؛ توزيع المنتجات وفقًا للتسمية المحددة؛ الدخل من الإسكان والخدمات المجتمعية، الإصلاحات الرئيسية؛ عمل المجلس، العلمي والمجلس الفني، ومجلس العلماء، الخ.)
اللوائح (في المنظمة؛ الوحدة الهيكلية؛ المكافآت، التدريب المتقدم، وما إلى ذلك)
البرامج (العمل والفعاليات، التدريب، الخ)
أسعار العمل.
التقديرات (نفقات صيانة أجهزة الإدارة والمباني والمباني والهياكل؛ واستخدام أموال المؤسسة؛ وإعداد وتطوير إنتاج منتجات جديدة؛ وبناء رأس المال، وما إلى ذلك)
معايير الدولة ومعايير الصناعة والشروط الفنية.
الهيكل والتوظيف.
معدلات الرسوم الجمركية.
مواثيق المنظمة.
نماذج الوثائق الموحدة.
جداول التوظيف والتغييرات فيها.
دقة.
يحتوي القرار على إرشادات تتعلق بالحل (إعداد الحل) للمشكلة الموضحة في المستند.
يتضمن القرار، المكتوب على الوثيقة من قبل المسؤول المختص، أسماء المنفذين والأحرف الأولى منهم، ومحتويات الأمر (إذا لزم الأمر)، والموعد النهائي للتنفيذ، والتوقيع والتاريخ.

على سبيل المثال:

زايتسيفا أ.ف.
نيكيتين ب.س.
يرجى إعداد المشروع
اتفاقيات مع هيرميس
بحلول 21/01/2011
توقيع شخصي
تاريخ
يُسمح بوضع القرار على ورقة منفصلة.
عنوان للنصيتضمن ملخصًا للوثيقة. يجب أن يكون العنوان متسقًا مع اسم نوع المستند. العنوان يمكن أن يجيب على الأسئلة:
عن ماذا (عن من)، ماذا (من)؟
على سبيل المثال: من أجل إنشاء لجنة التصديق؛ الوصف الوظيفي للمصمم الرئيسي.
لا يجوز أن يتضمن نص المستندات المعدة بتنسيق A5 عنوانًا.
علامة التحكمتتم الإشارة إلى تنفيذ المستند بالحرف "K" أو الكلمة أو الختم "التحكم".
تم إعداد نص الوثيقة بلغة دولة الاتحاد الروسي أو بلغات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي.
ويتم إعداد نصوص الوثائق على شكل استبيان، أو جدول، أو نص متماسك، أو مزيج من هذه الهياكل.
عند تجميع نص في شكل استبيان، يجب التعبير عن أسماء خصائص الكائن المميز باسم في الحالة الاسمية أو عبارة مع فعل الجمع بضمير المخاطب في زمن المضارع أو الماضي ("لديك"). ، "تمتلك" أو "كانت" ، "كانت" ، إلخ.). يجب أن تكون الخصائص المعبر عنها لفظيًا متوافقة مع أسماء الخصائص.
يجب أن تحتوي أعمدة وصفوف الجدول على عناوين يتم التعبير عنها باسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والصفوف متوافقة مع العناوين.

إذا كان الجدول مطبوعاً على أكثر من صفحةيجب ترقيم أعمدة الجدول وطباعة أرقام هذه الأعمدة فقط في الصفحات التالية.
نص متصلكقاعدة عامة، يتكون من جزأين.
يشير الجزء الأول إلى أسباب وأسباب وأهداف إعداد الوثيقة،
في الثاني (النهائي) - القرارات والاستنتاجات والطلبات والمقترحات والتوصيات.
قد يحتوي النص على الجزء الأخير فقط (على سبيل المثال، الأوامر - جزء إداري بدون بيان؛ الرسائل والبيانات - طلب بدون تفسير).
يشير نص الوثيقة المعدة على أساس وثائق المنظمات الأخرى أو الوثائق المنشورة مسبقًا إلى تفاصيلها:
عنوان الوثيقة؛
اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة؛
تاريخ الوثيقة؛
رقم تسجيل الوثيقة؛
عنوان للنص.
إذا كان النص يحتوي على عدة حلول واستنتاجات وما إلى ذلك، فيمكن تقسيمه إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.
في الوثائق (أمر، تعليمات)المنظمات التي تعمل على مبادئ وحدة القيادة، وكذلك الوثائق الموجهة إلى إدارة المنظمة، يتم تقديم النص بضمير المتكلم المفرد ("أطلب"، "أقدم"، "أطلب").
في الوثائق الهيئات الجماعيةيتم تقديم النص بصيغة الغائب المفرد ("يقرر"، "يقرر").
في الوثائق المشتركة، يتم تقديم النص بصيغة الجمع بضمير المتكلم ("نحن نأمر"، "قررنا").
يُعرض نص البروتوكول بصيغة الجمع بضمير الغائب ("استمع"، "تكلم"، "قرر"، "قرر").
في الوثائق التي تحدد حقوق والتزامات المنظمات، أقسامها الهيكلية (اللوائح والتعليمات)، وكذلك تحتوي على وصف وتقييم الحقائق أو الاستنتاجات (القانون والشهادة)، وشكل عرض النص بصيغة الغائب المفرد أو يتم استخدام صيغة الجمع ("القسم يقوم بوظائفه"، "تشمل الجمعية"، "اللجنة المنشأة").
تُستخدم أشكال العرض التالية في الرسائل:
- صيغة المتكلم بصيغة الجمع ("من فضلك أرسل"، "نرسل للنظر فيها")؛
- ضمير المتكلم المفرد ("أعتبر ذلك ضروريًا"، "يرجى التمييز")؛
- من ضمير الغائب المفرد ("الوزارة لا تمانع").
بمناسبة وجود التطبيق، المسمى في نص المستند، يتم تنسيقه على النحو التالي:
التطبيق: لمدة 5 لتر. في نسختين.
إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك العديد من التطبيقات، يتم ترقيمها ,

على سبيل المثال:

التطبيقات.
1. لائحة قسم الإقراض الإقليمي لعدد 5 صفحات. في 1 نسخة
2. قواعد إعداد وتنفيذ مستندات قسم الإقراض الإقليمي لعدد 7 صفحات. في نسختين.
توضع العلامة من الفقرة من الهامش الأيسر للمستند على ثلاث فترات.
إذا كانت الطلبات مرتبطة، فلن يتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

يتعين على كل ضابط شؤون موظفين أثناء العمل إعداد العديد من نفس النوع من المستندات، ويجب إعداد هذه المستندات بشكل صحيح وموحد. وبطبيعة الحال، يحدد التشريع الإجراء الأساسي لملء النماذج الموحدة وكتب العمل ومحتويات عقد العمل. ولكن من أجل تنظيم العمل مع المستندات في شركتك، فمن المستحسن تطوير تعليمات لإدارة سجلات الموظفين وجدول تدفق المستندات.

1؟. مفهوم "القوة القانونية للوثيقة" وتوحيدها في معيار الدولة.

GOST 51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف". القوة القانونية للوثيقة هي ملك للوثيقة الرسمية التي يمنحها لها التشريع الحالي واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها.

2؟. معلومات عن نموذج الوثيقة. محتويات الوثيقة وطبيعتها الإلزامية. تكوين هوية الوثيقة: الموافقة، التوقيع، طبعة الختم.

لكي تتمتع الوثيقة بالقوة القانونية يجب أن تكون:

منسق بشكل صحيح؛

لا تتعارض مع محتوى التشريع الحالي؛

أن يتم نشره من قبل منظمة يحق لها ذلك.

قد يؤدي عدم وجود التفاصيل اللازمة أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن الوثيقة لن يكون لها قوة قانونية (على سبيل المثال، لا يوجد توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن هناك عنوان للنص أو ملاحظة حول المؤدي، فلن يؤدي ذلك إلا إلى صعوبات معينة في العمل مع المستند، لكنه لن يؤثر على أهميته القانونية.

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة من التفاصيل المحددة لكل نوع من أنواع المستندات - وهي عناصر إلزامية لإعداد وثيقة رسمية. الوثيقة الرئيسية التي تحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هي GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات."التفاصيل الإلزامية التي تضمن الصلاحية القانونية للوثائق هي:

اسم المنظمة (الرسمية) - مؤلف الوثيقة؛

اسم نوع الوثيقة؛

تاريخ الوثيقة؛

رقم التسجيل؛

ختم الموافقة على الوثيقة؛

إمضاء؛

وبحسب بعض المصادر أيضاً: تأشيرة الموافقة، نسخة من علامة التصديق، معلومات مرجعية عن المنظمة.

إمضاءهو شرط إلزامي لأي وثيقة؛ يتحمل المسؤول، من خلال التوقيع على وثيقة ما، المسؤولية عن صحة الوثيقة وعن جميع العواقب المحتملة لتنفيذ الوثيقة.

تاريخ الوثيقة– واحدة من أهم تفاصيل الوثيقة. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

ختم- شرط ذو أهمية قانونية، يُستخدم للتصديق على توقيع المسؤول على أهم المستندات (أو المالية).

ختم الموافقة– بعض الوثائق تكتسب القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها من قبل الرئيس أو السلطة العليا.

رقم التسجيلهو ضمان إضافي لصحة الوثيقة. ويشير إلى أن الوثيقة قد مرت بجميع مراحل المعالجة، وتم تسجيلها، وبالتالي فهي وثيقة رسمية للمؤسسة.

الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين

هيكل الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين:
1. قوانين الاتحاد الروسي.
2.مراسيم رئيس الاتحاد الروسي، وقرارات حكومة الاتحاد الروسي؛ الوثائق المنهجية للمنظمات والسلطات التنفيذية المحلية بشأن إدارة سجلات الموظفين.
3. القوانين التنظيمية لمعايير الدولة في الاتحاد الروسي والوزارات والإدارات والسلطات التنفيذية الفيدرالية.

تشريعات العمل والمعاشات التقاعدية بشأن التوثيق الإلزامي للعمل مع الموظفين.

· قانون العمل في الاتحاد الروسي. هذا هو القانون الأساسي الذي يجب على أخصائي شؤون الموظفين في أي منظمة اتباعه في عمله. تنظم قواعد قانون العمل إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم، وتنظيم وقت عملهم ووقت الراحة، وشروط دفع الأجور، وتزويد الموظفين بمختلف المزايا والتعويضات.

· دليل المؤهلات لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (تمت الموافقة بقرار من وزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 (بصيغته المعدلة في 20 أبريل 2001): إحدى المسؤوليات الوظيفية لرئيس قسم شؤون الموظفين هي التأكد من إعداد وثائق المعاش التقاعدي التأمين، وكذلك تقديمها إلى هيئة الضمان الاجتماعي. قواعد التقدم للحصول على معاش، وتحديد معاش وإعادة حساب مبلغ المعاش، والتحويل من معاش إلى آخر وفقًا للقوانين الفيدرالية "بشأن معاشات العمل في الاتحاد الروسي" (بتاريخ 17 ديسمبر 2001 رقم 173-FZ) ) وقانون "المعاشات التقاعدية الحكومية في الاتحاد الروسي".(بتاريخ 15 ديسمبر 2001 رقم 166-FZ) (تمت الموافقة عليه بقرار وزارة العمل في روسيا وصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 2002 رقم 17/19pb؛ مسجل لدى وزارة العدل الروسية في 31 مايو 2002 (رقم التسجيل 3491)؛ نُشر في صحيفة روسيسكايا غازيتا في 5 يونيو 2002).

تقديم وثائق الموظفين عند القيام بأنشطة الإشراف والرقابة من قبل هيئات مفتشية العمل الفيدرالية وغيرها من هيئات الإشراف والرقابة الفيدرالية والعامة ؛ سلطات النيابة.

· وفقا للأحكام قانون العمل في الاتحاد الروسيتتمتع مفتشية العمل الحكومية بصلاحية الإشراف والرقابة على امتثال أصحاب العمل لقوانين العمل. يتمتع مفتشو العمل الحكوميون بحقوق واسعة في ممارسة الإشراف والرقابة؛ ولهم الحق في زيارة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية وأشكال الملكية بحرية، وكذلك أصحاب العمل - الأفراد، في أي وقت من اليوم، وبحضور الشهادات القياسية، لغرض إجراء عمليات التفتيش، أن تطلب من أصحاب العمل وممثليهم المستندات والإيضاحات والمعلومات اللازمة لأداء وظائف الإشراف والرقابة.

· القانون الاتحادي للاتحاد الروسي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات". تعتمد جميع أعمال قسم الموارد البشرية فيما يتعلق بالبيانات الشخصية للموظفين على هذا القانون. على سبيل المثال، مسألة كيفية معالجة المعلومات الواردة من الموظف عندما يبدأ العمل وأين سيتم تخزينها.

· قانون الاتحاد الروسي الصادر في 29 يوليو 2004 رقم 98-FZ "بشأن الأسرار التجارية". فهو يضع قائمة بالمعلومات التي قد تشكل سرًا تجاريًا للمنظمة، وقائمة بالموظفين الذين يمكنهم الوصول إليها، وإجراءات التعرف على البيانات السرية، فضلاً عن مسؤولية نشر المعلومات السرية.

· قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 17 يوليو 1999 رقم 181-FZ "بشأن أساسيات حماية العمل في الاتحاد الروسي". تتيح أحكام هذه الوثيقة بناء نظام حماية العمل بكفاءة في المنظمة. في حالة اكتشاف انتهاك لقواعد حماية العمال وسلامتهم، يقوم مفتش العمل بإحضار المسؤولين المذنبين إلى المسؤولية الإدارية.

· قانون الاتحاد الروسي الصادر في 8 أغسطس 2001 رقم 134-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية أثناء سيطرة الدولة (الإشراف)". يعطي القانون فكرة عن حقوق ومسؤوليات صاحب العمل عند إجراء عمليات التفتيش المختلفة في المنظمة. على سبيل المثال، يتحدث القانون عن المستندات التي يحق لصاحب العمل أن يطلبها من المفتش عندما يظهر في إحدى المنظمات، وعن حق ممثل الشركة في الحضور شخصيًا أثناء التفتيش، وعن كيف يمكن للمنظمة أن تستأنف التفتيش غير المرضي نتائج.

السمة الرئيسية للوثائق التنظيمية والإدارية هي أنها وثائق داخلية. بمعنى آخر، من أجل تطويرها وتنفيذها، لا يلزم مشاركة أطراف ثالثة أو ممثلي أي مؤسسات أخرى. يكفي قرار الإدارة أو المسؤولين الآخرين في المؤسسة الذين تتعلق أنشطتهم بهذه المستندات. للتوقيع على المستندات الخارجية والعقود والفواتير وشهادات قبول العمل وما إلى ذلك، لا يكفي التعبير عن إرادة ممثلي كيان قانوني واحد فقط. مطلوب اتخاذ القرار من قبل المسؤولين في منظمتين على الأقل غير مسؤولين أمام بعضهما البعض.

لا يمكن اعتبار الوثيقة الداخلية الصادرة عن المؤسسة ملزمة للموظفين إلا إذا كانت تتمتع بالقوة القانونية.

ولكي تتمتع الوثيقة بهذه القوة يجب القيام بما يلي:

• * يجب أن تتوافق الأحكام الواردة في الوثيقة بشكل صارم مع المتطلبات القانونية؛
• * يجب أن تكون الوثيقة صادرة عن مسؤول في إدارة إدارة المؤسسة، الذي يتمتع بالصلاحيات اللازمة لذلك؛
• * يجب أن تتوافق تفاصيل الوثيقة مع المعايير المقبولة.
• * إذا لم يتم استيفاء هذه الشروط، قد تعلن المحكمة بطلان الوثيقة.

صلاحيات موظفي المؤسسة في إصدار الوثائق التنظيمية والإدارية

قبل تنفيذ تعليمات وثيقة معينة، من الضروري الانتباه إلى كفاءة الشخص الذي قام بالتوقيع على هذه الوثيقة. إذا تجاوز المسؤول، عند إعداده وتوقيعه، نطاق اختصاصه، فإن الوثيقة ليس لها قوة قانونية وتكون باطلة.

يشمل اختصاص رئيس المؤسسة جميع قضايا إدارة الأنشطة الحالية، باستثناء القضايا التي يحق للاجتماع العام للمشاركين في المؤسسة أو مجلس الإدارة فقط اتخاذ قرار بشأنها. المدير هو الموظف الوحيد الذي يتصرف نيابة عن المؤسسة دون توكيل رسمي.

ولكن، وفقا لميثاق المؤسسة، قد تكون كفاءة المدير محدودة، وقد يتم نقل جزء من صلاحياته "العادية" إلى مجلس الإدارة أو الاجتماع العام للمشاركين. على سبيل المثال، قد ينص الميثاق على أن المدير ليس له الحق بمفرده، دون موافقة الاجتماع العام للمشاركين، في الدخول في معاملات بمبلغ يتجاوز 500000 روبل. لكي تكون هذه المعاملة قانونية، يجب إرفاق محضر الاجتماع العام للمشاركين في المؤسسة بالاتفاقية، والتي يجب أن تنص مباشرة على أن اجتماع المشاركين وافق على هذه المعاملة. خلاف ذلك، قد يتم إعلان العقد (والمعاملة) غير صالحة. في هذه الحالة، لن يتم قبول "تفسيرات" الطرف المقابل بأنه لا يعرف حدود صلاحيات رئيس المؤسسة، لأن ميثاق المؤسسة هو وثيقة مفتوحة. يمكن للشركات والشركات التي تنوي إبرام عقد مع مؤسسة أن تتعرف عليها ويجب عليها ذلك.

يشمل الاختصاص الحصري للاجتماع العام للمشاركين في المؤسسة القضايا التي لا يمكن نقلها إلى إدارة المدير. على سبيل المثال، يضع القانون الاتحادي رقم 208-FZ المؤرخ 26 ديسمبر 1995 "بشأن الشركات المساهمة" (المادتان 48 و79) ضمن الاختصاص الحصري للاجتماع العام للمساهمين قرارات بشأن إجراء معاملة كبيرة بمبلغ أكثر من 50 بالمئة من القيمة الدفترية لأصول المجتمع. وفي هذا الصدد، لا يمكن لميثاق شركة المساهمة أن يمنح المدير العام الحق في إجراء مثل هذه الصفقة. وإلا فإنه يتعارض مع أحكام القانون الاتحادي "في شأن الشركات المساهمة".

لا يمكن لجميع المسؤولين الآخرين في المؤسسة حل مشكلات معينة إلا في الحالات التي يُسمح لهم فيها بذلك بموجب أوامر أو توكيلات أو توصيف وظيفي أو لوائح وما إلى ذلك، موقعة أو معتمدة من قبل الرئيس. عند إبرام العقود أو عند إعداد وتوقيع مستندات سلعية ومالية أخرى نيابة عن المؤسسة، يجب على المسؤول الإشارة إلى اسم ورقم وتاريخ التوكيل أو الأمر أو اللائحة التي يعمل على أساسها. خلاف ذلك، سيكون لممثلي منظمات الطرف الثالث الحق في الشك فيما إذا كان هذا المسؤول يتمتع بالفعل بالسلطة اللازمة.

اسم الوثيقة:
رقم المستند:	6.10.4-84
نوع الوثيقة:	غوست
سلطة الاستلام:	معيار الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية
حالة:	نشيط
نشرت:	النشر الرسمي
تاريخ القبول:	09 أكتوبر 1984
تاريخ البدء:	01 يوليو 1987
تاريخ المراجعة:	01 أبريل 2001

GOST 6.10.4-84 أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية

غوست 6.10.4-84

المجموعة T54

معيار الطريق السريع

أنظمة التوثيق الموحدة

إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على الماكينة المتوسطة
والآلة التي تم إنشاؤها بالوسائل
هندسة الحوسبة

الأحكام الأساسية

أنظمة التوثيق الموحدة. منح
القوة القانونية للوثائق على البرمجيات وmachinogramme
تم إنشاؤها بواسطة أجهزة الكمبيوتر. عام

بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة للمعايير في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 9 أكتوبر 1984 رقم 3549، تم تحديد تاريخ التقديم من 01/07/87

اعادة اصدار

يحدد هذا المعيار متطلبات تكوين ومحتوى التفاصيل التي تعطي القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والبيانات المطبعية التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر، بالإضافة إلى إجراءات إجراء تغييرات على هذه المستندات.

هذا المعيار إلزامي لجميع المؤسسات والمنظمات والمؤسسات (المشار إليها فيما يلي باسم المنظمات) التي تقوم بتبادل معلومات المستندات على وسائط الكمبيوتر والرسوم البيانية الآلية.

بناءً على هذا المعيار، يمكن تطوير معايير الصناعة ومعايير المؤسسات، مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات استخدام المستندات على وسائط الكمبيوتر ورسائل الآلة بين المؤسسات وعند استخدامها مباشرة داخل المؤسسة.

1. أحكام عامة

1. أحكام عامة

1.1. يجب تسجيل المستند الموجود على وسائط الكمبيوتر وإنتاجه ووضع علامة عليه وفقًا لمتطلبات GOST 6.10.1-88 *، GOST 6.10.3-83، GOST 8303-93، GOST 19768-93، GOST 20731-86، GOST 25465 -95، GOST 25752-83، GOST 25764-83، OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84، R 50-54-76-88، ويتم ترميز المعلومات وفقًا لمصنفات التقنية في جميع الاتحادات والمعلومات الاقتصادية. في حالة عدم وجود المعلومات اللازمة في مصنفات عموم الاتحاد، يُسمح باستخدام رموز المصنفات الصناعية والمصنفات الصناعية المسجلة.
______________
* فقدت القوة على أراضي الاتحاد الروسي.

1.2. يجب إنشاء مخطط الآلة مع مراعاة متطلبات معايير الدولة لأنظمة التوثيق الموحدة.

1.3. يجب استخدام وثيقة وسائط الكمبيوتر والوثيقة المطبعية فقط في حالة وجود قرارات ذات صلة من الوزارات والإدارات.

1.4. يجب أن يتم النقل (النقل، إعادة التوجيه، وما إلى ذلك) للمستند على وسائط الكمبيوتر والوثيقة المطبوعة باستخدام خطاب توضيحي تم إعداده وفقًا لـ GOST 6.38-90*. يتم توفير نموذج خطاب تغطية في المرفق.
______________
GOST R 6.30-97** (فيما يلي).

** GOST R 6.30-2003 ساري المفعول على أراضي الاتحاد الروسي. - لاحظ "الرمز".

1.5. يكتسب المستند الموجود على وسائط الكمبيوتر والوثيقة المطبعية القوة القانونية بعد استيفاء متطلبات هذا المعيار وتوقيع خطاب التقديم.

1.6. يجب أن يتم تسجيل مستند على وسائط الكمبيوتر وإنشاء رسم مطبعي على أساس البيانات المسجلة في المستندات الأصلية (الأساسية) المستلمة عبر قنوات الاتصال من أجهزة التسجيل التلقائية أو في عملية حل المشكلات تلقائيًا.

1.7. بناءً على طلب منظمة المستخدم، للتحكم البصري في المستند الذي تم إنشاؤه على وسائط الكمبيوتر، يتم تحويله إلى نموذج يمكن قراءته بواسطة الإنسان باستخدام وسائل تقنية مختلفة لعرض البيانات (شاشات العرض، وأجهزة الطباعة، وما إلى ذلك).

2. متطلبات الحصول على تفاصيل المستندات المتعلقة بتخزين الأجهزة والمخططات الآلية التي تم إنشاؤها بواسطة معدات الكمبيوتر

2.1. يجب أن يحتوي المستند الموجود على وسائط الكمبيوتر أو المستند المطبعي على التفاصيل الإلزامية التالية:

اسم المنظمة التي أنشأت الوثيقة؛

موقع المؤسسة التي أنشأت المستند أو العنوان البريدي؛

عنوان الوثيقة؛

تاريخ إنتاج الوثيقة؛

رمز الشخص المسؤول عن الإنتاج الصحيح للمستند على وسائط الكمبيوتر أو مستند مطبوع أو، كقاعدة عامة، رمز الشخص الذي وافق على المستند.

ملحوظة. بقرار من الوزارات والإدارات، يُسمح باستخدام تفاصيل إضافية (رقم الهاتف، المبرقة الكاتبة، المنصب ولقب الشخص الذي له الحق في التصديق على الوثيقة والنسخة المطبوعة على وسائط الكمبيوتر، وما إلى ذلك) للمستندات الفردية على وسائط الكمبيوتر والبيانات المطبعية، وما إلى ذلك)، مما يعكس تفاصيل إنشاء هذه المستندات واستخدامها ونقلها.

2.2. يجب وضع تفاصيل الوثيقة الإلزامية على وسائط الكمبيوتر بطريقة تسمح بتحديد التفاصيل بوضوح.

2.3. يجب طباعة التفاصيل الإلزامية لمخطط الماكينة ووضعها وفقًا لمتطلبات معايير الدولة لأنظمة التوثيق الموحدة.

2.4. يجب كتابة التفاصيل "اسم المنظمة التي أنشأت المستند" بالشكل التالي: رمز التعريف وفقًا لمصنف All-Union للمؤسسات والمنظمات (OKPO)* واسم المنظمة. يُسمح باستخدام الأسماء المختصرة المحددة.
__________________
* يجب ربط هذه التفاصيل بمتطلبات GOST 6.38-90.


بالنسبة للمنظمات التي لا تتمتع بحقوق كيان قانوني، يجب الإشارة إلى رمز OKPO الخاص بالمنظمة التي تتبعها.

2.5. يجب كتابة التفاصيل "موقع المنظمة - منشئ الوثيقة" بالشكل التالي: رمز التعريف وفقًا لمصنف عموم الاتحاد "نظام تحديد كائنات التقسيم الإداري الإقليمي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية وجمهوريات الاتحاد ، كما وكذلك المناطق المأهولة بالسكان” (SOATO) واسم المنطقة التي تتواجد فيها المنظمة.

2.6. يجب كتابة التفاصيل "اسم المستند" في النموذج التالي: رمز التعريف واسم نموذج المستند وفقًا لمصنف All-Union لوثائق الإدارة (OKUD)* لجميع مستندات الاتحاد أو الصناعة (الإدارات)، المصنف الجمهوري لوثائق الإدارة - للصناعة (الإدارية)، ووثائق النماذج الجمهورية.
______________
* OK 011-93 صالح على أراضي الاتحاد الروسي.

2.7. يجب تسجيل السمة "تاريخ إنتاج المستند" وفقًا لمتطلبات GOST 6.38-90 ويجب الإشارة إلى وقت تسجيل المستند، مما يسمح بالتعرف عليه باستخدام بروتوكول الآلة.

2.8. يجب كتابة التفاصيل "رمز الشخص المسؤول عن الإنتاج الصحيح للمستند على وسائط الكمبيوتر أو الطباعة" أو "رمز الشخص الذي وافق على المستند" على النموذج التالي: رمز التعريف والمنصب ولقب الشخص مسؤول عن الإنتاج الصحيح للمستند على وسائط الكمبيوتر أو الرسم التخطيطي للآلة، أو الشخص الذي وافق على المستند. يجب تسجيل ملكية الكود من قبل شخص معين لدى المنظمة التي أنشأت المستند على وسائط الكمبيوتر أو التي أنتجت الرسم التخطيطي للآلة، ويجب إنشاء أدوات فنية وبرمجية وشروط تنظيمية تستبعد إمكانية استخدام رموز الآخرين.

2.9. ويجب على المنظمات الخاضعة لأحكام خاصة أن تشير إلى التفاصيل المنصوص عليها في الفقرات. 2.4؛ 2.5 وفقا لقواعد هذه الأحكام.

2.10. يتم تحديد إجراءات اختيار وقبول التخزين وإصدار المستندات على وسائط الكمبيوتر والبيانات المطبعية للمستهلكين وإلغائها وتدميرها من قبل الوزارات والإدارات.

3. النسخ الأصلية والنسخ ونسخ المستندات الخاصة بتخزين الآلة والمخططات الآلية

3.1. تتمتع النسخ الأصلية والنسخ المكررة ونسخ المستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم الحصول عليها بواسطة البرنامج القياسي لنظام الكمبيوتر هذا بنفس القوة القانونية إذا تم إعدادها وفقًا لمتطلبات هذا المعيار.

3.2. الأصل للمستند الموجود على وسائط الكمبيوتر هو أول تسجيل لمستند على وسائط الكمبيوتر يحتوي على إشارة إلى أن هذا المستند أصلي.

النسخة الأصلية للمخطط الآلي هي النسخة الأولى من مستند على ورق مطبوع بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر ويحتوي على إشارة إلى أن هذا المستند أصلي.

3.3. النسخ المكررة من مستند على وسائط الكمبيوتر هي سجلات لمستند على وسائط الكمبيوتر تكون أحدث في الزمن، وأصلية في المحتوى، وتحتوي على إشارة إلى أن هذه المستندات مكررة.

أصبحت النسخ المكررة من المخطط الآلي حديثة بشكل متزايد، وأصلية في مطبوعات المحتوى على الورق التي تحتوي على إشارة إلى أنها نسخ مكررة.

3.4. نسخ مستند على وسائط كمبيوتر أو ماشينوجرام هي مستندات منسوخة من النسخة الأصلية أو نسخة مكررة من مستند على وسائط كمبيوتر أو ماشينوجرام على وسيلة تخزين أخرى، أصيلة في المحتوى وتحتوي على إشارة إلى أن هذه المستندات هي نسخ.

يجب أن تحتفظ النسخ المكررة والنسخ بالتفاصيل الإلزامية الواردة في المستند الأصلي على وسائط الكمبيوتر أو مستند مكتوب.

يجب أن يحتوي المخطط الآلي، وهو نسخة من المستند على وسائط الكمبيوتر، بالإضافة إلى ذلك على ختم أو ختم المنظمة التي حولت المستند إلى نموذج يمكن قراءته بواسطة الإنسان، ونقش تعريف وتوقيعات مناسبة.

4. إجراء إجراء تغييرات على المستند الخاص بتخزين الآلة ومخطط الآلة

4.1. لا يمكن إجراء تغييرات على المستند الأصلي على وسائط الكمبيوتر إلا من قبل المنظمة التي أنشأت المستند مع التسجيل الإلزامي للمحتوى وأساس التغييرات والشخص المسؤول عن التغييرات التي تم إجراؤها.

يتم تسجيل التغييرات من قبل المنظمة التي أنشأت سجل المستند.

4.2. إذا تم إجراء تغييرات على المخطط الآلي الأصلي، فيجب أن يشير إلى أسباب التغييرات وتاريخ ووقت إدخالها ومنصب وتوقيع الموظف الذي أجرى التغييرات وفك تشفيرها.

4.3. تلتزم المنظمة - منشئ الوثيقة الأصلية على وسائط الكمبيوتر أو الطباعة بإخطار المنظمات - مستخدمي الوثيقة بجميع التغييرات عن طريق إرسال خطاب تغطية، بما في ذلك معلومات حول التغييرات والمحتوى، إلى جانب الإشارة إلى التفاصيل الإلزامية وفقًا للفقرة 2.1، المعلومات التالية:

إشارة إلى أساس التغييرات؛

وقت التغييرات

توقيع المسؤول.

إذا لزم الأمر، يمكن لصق خطاب التقديم بختم أو ختم المنظمة التي أنشأت المستند الأصلي على وسائط الكمبيوتر أو صورة مطبوعة.

4.4. يتم إجراء التغييرات على نسخة مكررة (نسخة) من مستند على وسائط الكمبيوتر أو مستند مطبعي يحتفظ به المستخدم فقط على أساس إخطار من المؤسسة التي أنشأت المستند على وسائط الكمبيوتر أو مستند مطبعي.

4.5. يحتفظ المستند الأصلي المعدل، وكذلك النسخ المكررة ونسخ المستند المعدل، بالقوة القانونية إذا تم إجراء التغييرات وفقًا لمتطلبات هذا المعيار.

الملحق (المرجع). نموذج لخطاب تقديمي

طلب
معلومة

تفاصيل المنظمة - منشئ المستند على وسائط الكمبيوتر أو الطباعة		ختم تقييد الوصول إلى الوثيقة
عنوان للنص

بموجب الاتفاقية المؤرخة في 25 ديسمبر 1984، أرسل لك المستندات على وسائط الكمبيوتر، بما في ذلك المعلومات التالية:

	رقم المصنع شريط ممغنط	الرقم التسلسلي للحجم
			انتاج |
			تطبيق
			مواصلات

التطبيق: شريط مغناطيسي - 3.

ملحوظة. يتم وضع خطاب التقديم على ترويسة المنظمة وفقًا لمتطلبات GOST 6.38-90.

يتم التحقق من نص الوثيقة وفقا لما يلي:
النشر الرسمي
أنظمة التوثيق الموحدة: جمع GOSTs. -
م: دار نشر معايير IPK، 2001

GOST 6.10.4-84 أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية

اسم الوثيقة:
رقم المستند:	6.10.4-84
نوع الوثيقة:	غوست
سلطة الاستلام:	معيار الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية
حالة:	نشيط
نشرت:	النشر الرسمي أنظمة التوثيق الموحدة: جمع GOSTs. - م: دار النشر IPC للمواصفات، 2001
تاريخ القبول:	09 أكتوبر 1984
تاريخ البدء:	01 يوليو 1987
تاريخ المراجعة:	01 أبريل 2001

GOST 6.10.4-84 أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية