În organizații, ca parte a procesului de producție, angajații conduc corespondență internă între ei. Ei scriu declarații și se informează reciproc prin notificări despre progresul lucrării efectuate sau despre cum trebuie făcută. Adesea, astfel de documente sunt de mare importanță și, prin urmare, trebuie să aibă forță juridică.

Mitrofanova V.V.

Pentru a da un document forță juridică, trebuie respectate următoarele reguli:

• angajatorul, la realizarea unui document de corespondență internă, trebuie să respecte normele legislative în vigoare;
• un salariat poate elibera un document numai în limitele competenței sale;
• angajatorul este obligat să respecte regulile de întocmire și prelucrare a documentelor, precum și să familiarizeze angajații cu acestea (dacă este necesar).

Detalii care conferă documentului forță juridică

Detalii obligatorii care conferă actelor create forță juridică:

1. Autorul documentului (numele organizației, instituției, întreprinderii, indicând apartenența departamentală sau forma juridică). O alternativă este să tipăriți documentul pe antet. Unele documente indică în plus și orașul în care a fost emis documentul.

2. Titlul documentului (comandă, regulament etc.).

3. Data creării documentului, aprobării acestuia, intrării în vigoare.

4. Indexul (numărul) de înregistrare al acestui document în conformitate cu sistemul de înregistrare adoptat de societate.

6. Semnătura conducătorului organizației sau persoanei împuternicite de acesta. Semnătura managerului poate fi aplicată în mai multe forme, în special:

6.1. Semnătură directă (ca în comenzile în forme unificate - indicând poziția, transcrierea semnăturii și semnătura în sine).

6.2. Ştampila de aprobare dreaptă semnată de şeful (sau oficialul autorizat) al acestei organizaţii. Ştampila de omologare este aplicată pe antetul superior al documentului din partea dreaptă.

6.3. Ştampila de aprobare indirectă, mediată, de exemplu, prin aprobare prin ordin. O astfel de ștampilă este de obicei plasată și pe antetul superior al documentului din partea dreaptă (ca în formularul unificat T-3 - Tabelul de personal).

6.4. Sub forma unei rezoluții a unui manager, de exemplu, cu privire la cererea unui angajat. Rezoluția trebuie să conțină în mod necesar patru componente: destinatarul rezoluției, acțiunea sau instrucțiunea administrativă în sine, semnătura managerului și data rezoluției. Rezoluția este de obicei scrisă de mână în orice spațiu liber al documentului, dar de obicei în partea de sus.

7. Vize de aprobare pentru acele tipuri de documente care fără astfel de vize nu ar avea putere legală deplină. De exemplu, vize de aprobare cu organul sindical primar, ținând cont de opinia organului reprezentativ, acord cu un avocat, cu contabilul șef etc. Documentele care necesită aprobare sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, formularele unificate și reglementările locale interne ale organizației în sine, în special, instrucțiunile pentru munca de birou sau regulamentele pentru departamente etc. (dacă există). Viza de aprobare poate fi de următoarele tipuri:

7.1. O indicație a documentului care confirmă aprobarea (formular unificat T-7). Ştampila de aprobare este de obicei plasată în partea inferioară a designului din partea stângă.

7.2. Indicarea textului care confirmă acordul, poziția persoanei sau persoanelor cu care s-a încheiat acordul, semnătura/semnăturile, decodificarea acestora și data acordului. Viza de aprobare este de obicei aplicată în partea de jos a documentului sau în orice spațiu liber.

8. Vizele de familiarizare trebuie să apară sub toate ordinele de personal și alte documente, care în esență trebuie comunicate unui anumit cerc de angajați. Acest detaliu include și aplicarea personală a datei familiarizării de către angajați sub documentul semnat. Viza de familiarizare este aplicată în partea de jos a documentului în centru sau în partea stângă.

Formularele unificate dezvoltate de Goskomstat sunt construite ținând cont de acordarea de forță legală a documentelor și conțin toate detaliile specificate (deși există excepții, de exemplu, cardul personal al unui angajat - formularul unificat T-2 nu conține un număr de înregistrare, deoarece acestea documentele sunt stocate nu cronologic, ci alfabetic).

Un exemplu cu toate detaliile specificate pe un formular unificat este dat mai jos folosind exemplul unui formular unificat T-6 - ordin de vacanță.

Acordarea de forță juridică documentelor de corespondență internă

Corespondența internă într-o organizație rezolvă următoarele sarcini:

1. Exprimă și documentează în scris opinia, cererea, propunerea uneia dintre părți, angajator sau salariat, sau are caracter de informare a celeilalte părți.

2. Este parte integrantă a procedurii de încetare a contractului de muncă, transfer de salariați, cerere de concediu și alte proceduri de personal.

3. Servește drept dovezi documentare necesare atunci când se analizează un conflict de muncă.

Pentru ca corespondența internă să îndeplinească toate sarcinile de mai sus, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Documentul trebuie executat corect, cu toate detaliile necesare prezente.

2. Documentul trebuie să aibă un număr de înregistrare conform jurnalului de documentație de intrare și de ieșire.

3. La acest document trebuie dat un răspuns oficial din partea părții destinatare. De exemplu, sub forma unei rezoluții.

4. Documentul trebuie păstrat ținând cont de cerințele arhivistice stabilite.

Cel mai adesea, angajatul realizează corespondență internă prin declarații, memorii și note, iar angajatorul - sub formă de notificări. Documentele de corespondență internă se întocmesc nu numai dacă este necesar schimbul de mesaje oficiale între angajați, ci și între șefii de departamente și angajați, șefii unor departamente și altele etc.

În prezent, cea mai mare parte a acestei corespondențe se desfășoară în în format electronic, prin mesagerie prin e-mail. Cu astfel de mesaje, este extrem de dificil să dovedești că acest document electronic a fost creat de către acest angajat (chiar și atunci când setezi parole, va trebui să dovedești că nimeni, cu excepția acestui angajat, nu cunoștea parola pentru a accesa un anumit e-mail). Prin urmare, în caz de conflict sau posibil conflict, se recomandă întocmirea documentelor pe suport de hârtie, certificarea cu semnătura dumneavoastră și înregistrarea printr-un ofițer oficial în societatea responsabilă cu înregistrarea documentului.

O astfel de corespondență poate avea forță legală dacă angajatul tipări mesajele electronice și le înregistrează oficialul. În plus, documentele interne ale companiei (reglementările locale interne) trebuie să stabilească exact această metodă de schimb de informații ca mecanism de comunicare funcțional, precum și frecvența verificării mesajelor.

Să luăm în considerare principiile generale de acordare a forței juridice documentelor de corespondență internă - declarații și notificări. Aceste documente sunt adesea principalele dovezi în conflictele de muncă, așa că munca competentă cu ele este extrem de importantă pentru a proteja interesele angajatorului.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței juridice declarațiilor

Este în interesul angajatorului ca declarațiile personale ale angajaților să fie completate manual. De obicei, organizațiile folosesc formulare șablon în care, cel puțin, semnătura angajatului și data semnării cererii trebuie completate manual. Adesea, o astfel de depunere a declarațiilor este interpretată într-un conflict judiciar ca un fapt de presiune asupra angajatului.

În principiu, aplicația poate fi creată automat, dar, totuși, după aceea este tipărită și semnată de cel care întocmește cererea.

Este de dorit ca cererea, ținând cont de procedura descrisă mai sus pentru darea forței legale a documentelor, să conțină următoarele detalii:

1. Titlul documentului este „Cerere”.

2. Destinatar - căruia i se trimite cererea, indicând postul într-o anumită organizație, nume complet. oficial.

3. Compilator - de la care este trimis, indicând funcția și numele complet. angajat.

4. Textul enunțului.

5. Semnătura autorului cererii.

6. Data depunerii cererii.

7. Semnături de aprobare (cel mai adesea cu șeful unității structurale - dacă este necesar). Acest detaliu este optional. Prin urmare, disponibilitatea sa este determinată de principiile de lucru cu astfel de documente într-o anumită organizație.

8. Numărul de înregistrare a cererii. Numărul este atribuit documentului în conformitate cu jurnalul de documentație primită (sau alt jurnal, în funcție de proiectarea sistemului de înregistrare într-o anumită organizație), indicând numărul, data acceptării documentului și semnătura persoanei responsabile. (de exemplu, o secretară). Persoana responsabilă cu primirea acestor documente notează numărul.

9. Rezolvarea persoanei căreia i s-a adresat cererea sau care este autorizată să rezolve o anumită problemă. Rezoluția trebuie să conțină o semnătură olografă, data și decizia administrativă privind cererea, indicându-se oficialul specific (numele acestuia sau pur și simplu departamentul) căruia i se trimite acest ordin și (dacă este necesar) data până la care ordinul specificat în rezoluție trebuie fi executat.

10. După ce procedurile de personal au fost efectuate pe baza acestei cereri, se pot face notițe asupra acesteia cu privire la executarea ordinului managerului (vezi Exemplul 8). Ele sunt de obicei plasate în partea de jos a documentului în stânga sau în orice spațiu liber.

11. Pot exista semne ale numărului de caz la care a fost trimisă această cerere.

Să dăm un exemplu de aplicație care conține toate detaliile necesare.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței legale notificărilor

Angajatorul scrie notificări pentru a informa angajatul despre ceva. De exemplu, pentru a-l avertiza cu privire la propunerea de reducere a personalului (Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse), despre următoarea vacanță anuală, conform programului de vacanță al companiei (Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse) , despre viitoarea modificare a condițiilor contractului de muncă (articolul 74 din Codul muncii al Federației Ruse), despre faptul că contractul de muncă pe durată determinată cu angajatul este redus (articolul 79 din Codul muncii al Federația Rusă), etc.

Sesizările oficiale de respectare a procedurii prevăzute de legislația muncii trebuie emise numai pe suport de hârtie, întrucât aceste documente vor confirma respectarea procedurii stabilite, iar angajatul confirmă faptul primirii acestei notificări, de regulă, pe document. în sine.

Mai jos sunt extrase din Codul Muncii care confirmă cerința unei forme scrise de notificare în unele cazuri de respectare a cerințelor legislației muncii.

Fragment de document

Codul Muncii al Federației Ruse Articolul 74. Modificări ale termenilor contractului de muncă determinate de părți din motive legate de modificările condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă (...) Angajatorul este obligat să notifice salariatului modificările viitoare ale termenilor contractului de muncă determinate de părți, precum și motivele care au necesitat astfel de modificări. scris nu mai târziu de două luni, cu excepția cazului în care prezentul cod prevede altfel. În cazul în care salariatul nu este de acord să lucreze în noile condiții, angajatorul este obligat scris să-i ofere un alt loc de muncă disponibil angajatorului (atât un post vacant sau corespunzătoare calificărilor salariatului, cât și un post vacant inferioară sau un loc de muncă mai prost plătit), pe care salariatul îl poate îndeplini ținând cont de starea sa de sănătate. Articolul 79. Încetarea unui contract de muncă pe durată determinată Contractul de muncă pe durată determinată încetează la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia. Salariatul trebuie să fie înștiințat în scris despre încetarea contractului de muncă din cauza expirării acestuia cu cel puțin trei zile calendaristice înainte de concediere, cu excepția cazurilor în care expiră un contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata atribuțiilor de serviciu ale salariatului absent. . Articolul 123. Secvența acordării concediului anual plătit Ordinea acordării concediilor plătite se stabilește anual în conformitate cu programul de concediu (...). Angajatul trebuie anuntat cu privire la ora inceperii concediului pentru semnătură nu mai târziu de două săptămâni înainte de a începe. Articolul 180. Garanții și compensații acordate angajaților în caz de lichidare a unei organizații, reducerea numărului sau a personalului angajaților organizației (...) Angajații sunt atenționați personal de către angajator și pentru semnătură cu cel puțin două luni înainte de concediere.

În toate aceste cazuri, angajatorul va trebui să confirme faptul de a sesiza angajatul pentru o anumită perioadă de timp, care îndeplinește cerințele legislației muncii. Prin urmare, astfel de notificări sunt date angajatului sub semnătura sa personală. Iar cel mai important lucru la livrarea unei notificări nu este atât semnătura angajatului, ci mai degrabă indicarea datei primirii unei astfel de notificări.

Notificarea conține toate aceleași detalii care ar trebui să fie pe orice document de personal.

Sistem de înregistrare a documentelor de corespondență internă

Va fi mai ușor pentru un angajator să se apere în cazul unui conflict de muncă (inclusiv un proces) dacă organizația are un sistem competent pentru înregistrarea documentelor. Un sistem de înregistrare a companiei este necesar pentru:

• înregistrarea disponibilității documentelor și urmărirea mișcării acestora;
• acordarea de forță juridică documentelor companiei;
• organizarea optimă a fluxului de documente interne la întreprindere;
• protejarea intereselor angajatorului în cazul unui conflict juridic. În acest caz, sistemul de înregistrare a jurnalului va confirma faptul că documentul a fost creat la o anumită dată.

Numărul de jurnale (registre de conturi) care trebuie păstrate direct depinde de caracteristicile activităților organizației. Pentru ca jurnalele (cărțile) contabile să îndeplinească nu numai funcția de înregistrare a documentelor, ci și, în caz de conflict, să servească drept dovadă că documentul a fost efectiv creat într-o anumită perioadă de timp și nu a putut fi introdus ulterior, se recomandă respectarea următoarelor reguli pentru proiectarea acestor reviste.

Jurnalele trebuie:

• au o copertă rigidă (pentru a respecta termenul de valabilitate);
• au o legare cu adeziv (pentru a dovedi imposibilitatea sau dificultatea de a scoate o coală sau de a adăuga o coală la un jurnal existent);
• au paginile numerotate de la început până la sfârșit;
• fi cusut;
• conțin o notă de certificare. Constă în indicarea denumirii revistei, a numărului de pagini legate, numerotate (în cifre și în cuvinte), a funcției, semnăturii și stenogramei semnăturii șefului organizației și a datei înregistrării revistei. Semnătura de certificare este aplicată pe sau în afara copertei din spate a revistei;

• să fie certificată prin sigiliul unei persoane juridice și semnătura șefului organizației (cu excepția primelor două cărți de contabilitate pentru carnetele de muncă, care trebuie să fie certificate cu sigiliu sau sigiliu de ceară (clauza 41 din Decretul de Guvernul Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225 „Despre cărțile de muncă”).

Aspectul intern al revistelor, în care pot fi înregistrate documente de corespondență internă, este elaborat de organizațiile înseși, deoarece nu există forme standardizate de reviste. Forma lor aproximativă este dată mai jos.

Copii și duplicate

Adesea, documentele de corespondență internă sunt predate funcționarilor sub formă de copii sau duplicate, în special dacă documentul original este trimis unui funcționar superior sau depus la dosarul cauzei, dar trebuie luate unele măsuri suplimentare asupra documentului.

Copie Documentul poate fi fax sau gratuit. O copie fax reproduce integral conținutul documentului și toate caracteristicile sale externe - detalii conținute în original (inclusiv semnătura și sigiliul) sau o parte a acestora, caracteristicile locației lor. O copie gratuită este creată pe mașini de scris și conține toate detaliile documentului, dar nu își repetă neapărat forma.

Angajatul responsabil cu documentele certifică copiile. Certificarea copiilor se formalizează prin aplicarea cuvântului „Corect” sau „Copia este corectă” și indicând semnătura, transcrierea acesteia și data persoanei responsabile. Fișa de certificare este de obicei plasată în partea de jos a documentului, în orice spațiu liber.

Dacă documentul este transmis altor organizații, pe copii ale documentelor (extrase din acestea) trebuie ștampilat.

Duplicat– un duplicat al unui document oficial care are puterea juridică a originalului.

Deci, documentele de corespondență internă nu trebuie subestimate - adesea recunoașterea legalității procedurii depinde de executarea și prelucrarea lor corectă. Dar tocmai aceste documente sunt pe care angajatorii în prezent nu știu de cele mai multe ori să se ocupe. Astfel de acte nu sunt înregistrate, luate în considerare sau convenite, ceea ce afectează negativ nu numai forța juridică a documentului, ci și procedurile de management desfășurate în companie. Adesea, din această cauză, angajatorul nu poate dovedi vinovăția unui anumit angajat și nu poate aplica mijloace legale de aplicare a măsurilor disciplinare sau de încetare a contractului de muncă cu angajatul. Multe companii încep să construiască un sistem de management al documentelor bazat pe propriile greșeli, dar totuși este mai bine să preveniți consecințele negative decât să se ocupe de rezultatele lor.

Autorul este doctor în științe economice, șef al programului „Management de birou în servicii de personal” la Centrul de Servicii pentru Abonați pentru Dreptul Muncii, consultant practicant în problemele organizării și optimizării muncii de birou.

Forța juridică a unui document este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document și execuție pe un formular care respectă standardul.
Trebuie reținut că diferitele documente constau dintr-un set diferit de detalii și, atunci când întocmiți un document, nu trebuie să utilizați toate detaliile descrise în GOST. Unele detalii se exclud reciproc, de exemplu, detaliul „Date de referință despre organizație” este indicat doar cu litere, în timp ce „Numele tipului de document” nu este scris pe antet. În procesul de pregătire și prelucrare a documentelor, componența detaliilor solicitate poate fi completată cu alte detalii dacă acest lucru este cerut de scopul documentului și de prelucrarea acestuia. Puteți introduce detalii suplimentare în formularele de documente unificate. De exemplu, adăugați detaliile „semnătura șefului departamentului de personal”, „semnătura supervizorului imediat” la formularul de ordine de angajare și concediere a angajaților. Cu toate acestea, ștergerea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.
Compoziția detaliilor caracterizarea unui anumit document este determinată de scopurile creării documentului, scopul acestuia, cerințele pentru conținutul și forma acestui document și metoda de documentare.
Principalele documente care stabilesc componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora sunt GOST R 6.30-2003, Reguli pentru munca de birou în autoritățile executive federale aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477

Aceste documente stabilesc următoarele detalii care sunt utilizate în pregătirea și executarea documentelor organizatorice și administrative - decrete, ordine, instrucțiuni, scrisori, protocoale, acte și alte documente cuprinse în OK 011-93 (OKUD):
Cod formularul documentuluiși sunt aplicate conform Clasificatorului All-Rusian al Documentației de Management (OKUD). OKUD este parte integrantă a Sistemului Unificat de Clasificare și Codare a Informațiilor Tehnice, Economice și Sociale și acoperă sisteme de documentare unificate și forme de documente aprobate pentru utilizare în economia națională.
Emblema organizației sau marcă comercială(marca de serviciu) sunt plasate pe antetul organizației în conformitate cu Carta (regulamentele organizației).
Cod de organizare(OKPO) sunt aplicate conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor.
OGRN- numărul principal de înregistrare de stat al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
INN/KPP- numărul de identificare a contribuabilului/codul motiv pentru înregistrare se înscrie în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
Numele companiei, care este autorul documentului, trebuie să corespundă denumirii consacrate în actele sale constitutive. Deasupra numelui organizației indicați numele prescurtat și, în lipsa acestuia, numele complet al organizației-mamă (dacă există). Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau în spatele numelui complet. Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse, care au, împreună cu limba de stat a Federației Ruse (rusa), limba de stat a entităților constitutive ale Federației Ruse, sunt tipărite în două limbi.
Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței este indicată dacă este autorul documentului și se află sub denumirea organizației.
Informații de fundal despre organizație includ include: adresa postala; numărul de telefon și alte informații la discreția organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă de e-mail).
Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație trebuie să fie determinată de cartă (regulamentul organizației) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000). De exemplu, „Regulamentul intern al muncii”, „fișa postului”.
Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului.
Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă aceeași dată (unică).
Permis două moduri de a formata data unui document: digital sau verbal-digital.
Cu metoda digitală, data documentului este scrisă cu cifre arabe în secvența:
ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.
De exemplu, data 5 februarie 2011 ar trebui formatată ca următoarea intrare: 02/05/2011.
Este posibil să formatați data în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu, 2011.02.05.
Această metodă de formatare a datelor este utilizată pe scară largă în arhive - datele de pe rafturi, dosare și alte documente sunt scrise în ordine „inversă”.
În metoda verbal-digitală, data trebuie formatată ca: 05 februarie 2011.
Numărul de înregistrare al documentului constă din numărul său de ordine, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de cazuri conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori.
Numărul de înregistrare al unui document publicat în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.
Numărul de înregistrare al documentului se atribuie pe baza înscrierii făcute în formularul de înregistrare corespunzător.

Se disting următoarele tipuri de formulare de înregistrare:

Carduri de înregistrare și control (RCC);

Reviste de înregistrare (cărți);

Formulare de ecran (când se utilizează tehnologii informatice).

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale. De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă. .”
Dar majoritatea formelor dezvoltat la propria discreție angajator. Formularele de documente pot fi găsite în documentele de mai sus.

Un document neînregistrat nu are forță juridică!!!
Link către numărul de înregistrare și data documentul include numărul de înregistrare și data documentului la care trebuie dat un răspuns. Acest detaliu este necesar pentru scrisori.
Locul de compilare sau ediția unui document este indicată dacă este dificil de determinat folosind detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul întocmirii sau publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată; pot fi folosite doar abrevieri general acceptate.
Destinatar pot fi organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie.
Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ. Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ.
De exemplu:
către CEO
SA „Parus”
V.A. Laptev
sau

Mayak LLC
Contabilitate
Economist-sef
V.M. Kochetova

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă există mai mulți destinatari, se creează o listă de distribuție a documentelor.
Detaliile „Destinatar” pot include o adresă poștală. Elementele adresei poştale sunt indicate în ordinea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poştale.
Când adresați un document unei organizații, indicați numele acestuia, apoi adresa poștală; este, de asemenea, posibil să centrați fiecare linie a atributului „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie.

De exemplu:

Agenție guvernamentală
Cercetare științifică integrală rusească
Institutul de Documentare și Afaceri Arhivistice
Strada Profsoyuznaya, 82, Moscova, 117393
Când adresați un document unei persoane, indicați numele de familie, prenumele, patronimul destinatarului, apoi adresa poștală,

De exemplu:

Abramov Oleg Pavlovici
Sf. Sadovaya, 5, ap. 12,
Lipki, regiunea Tula, 301264
Când adresați un document simultan unei organizații și unei persoane („într-o copie”), adresa trebuie formatată conform exemplului:
Departamentul Afacerilor Interne al districtului Moskovsky
St.Petersburg
Seful departamentului
S.M. Titov
Sviridov Petru Alekseevici
Sf. Portovaya, 82, ap. 17
Lomonosov
Regiunea Leningrad, 196754
Ştampila de aprobare a documentului– o cerință a unui document oficial care conferă conținutului său caracter normativ sau juridic. Aprobarea unui document este o modalitate specială de punere în aplicare a unui document, autorizând distribuirea acestuia către un anumit cerc de organizații, funcționari și cetățeni.
Documentul poate fi aprobat în două moduri:
oficial(i);
un document special publicat.
Ambele metode de aprobare au aceeași forță juridică.
Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.
La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROBAT (fără ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării.

De exemplu

AM APROBAT
CEO
SA „Scarlet Sails”
Semnătura personală I.S. Sergeev
12.01.2011
Este permisă centrarea elementelor în atributul „Ștampila de aprobare” al documentului în raport cu cea mai lungă linie.

De exemplu

AM APROBAT
CEO
SA „Fabrica de porțelan Lomonosov”
Semnătura personală I.S. Sergeev
12.01.2011
Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.
La aprobarea unui document prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea actului de aprobare în cazul instrumental, data și numărul acestuia.

De exemplu

APROBAT
Prin hotărâre a adunării generale
acţionari din 15 septembrie 2010 nr.14
sau
APROBAT
Prin ordin al președintelui
consiliu bancar
din data de 02.01.2011 Nr.12
Ştampila de aprobare nu este prezentă pe fiecare document.

Lista aproximativă a documentelor supuse aprobării.
Acte (inspecții și audituri; acceptarea construcției finalizate a obiectelor, echipamentelor; radierea; examinarea, transferul cazurilor; lichidarea organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor etc.).
Acorduri (cu privire la executarea lucrărilor, aprovizionările materiale și tehnice, închirierea spațiilor; privind bunurile, contractele, cooperarea științifică și tehnică, răspunderea financiară etc.).
Sarcini (pentru proiectarea instalațiilor, structurilor tehnice, construcției capitale; pentru efectuarea lucrărilor de cercetare, proiectare și tehnologia; tehnice etc.)
Instrucțiuni (reguli) - (oficiale; privind munca de birou; măsuri de siguranță; reglementări interne de muncă etc.)
Standarde (consum de materii prime, materiale, energie electrică; proiectare tehnologică; număr de angajați etc.)
Rapoarte (pe activități de producție, călătorii de afaceri, lucrări de cercetare etc.)
Liste (de posturi ale angajaților cu program de lucru neregulat; întreprinderi care fac obiectul unor beneficii; materiale documentare standard generate în activitățile ministerelor, departamentelor și altor organizații, cu indicarea perioadelor de depozitare a materialelor etc.)
Planuri (producție; construcție și instalare, proiectare și sondaj, lucrări de cercetare, introducere de noi tehnologii; aprovizionare cooperativă de produse; distribuție de produse conform nomenclatorului stabilit; venituri din locuințe și servicii comunale, reparații majore; lucrări de consiliu, științifice; și consiliu tehnic, consiliu științific etc.)
Reglementări (cu privire la organizație; unitate structurală; bonusuri, pregătire avansată etc.)
Programe (lucrări și evenimente; training etc.)
Preturi pentru munca.
Estimări (cheltuieli pentru întreținerea aparatului de conducere, clădirilor, spațiilor, structurilor; utilizarea fondurilor întreprinderii; pregătirea și dezvoltarea producției de noi produse; construcția capitalului etc.)
Standarde de stat, standarde industriale, condiții tehnice.
Structură și personal.
Tarife.
Statutele organizației.
Forme de documente unificate.
Programe de personal și modificări ale acestora.
Rezoluţie.
Rezoluția conține instrucțiuni privind soluția (pregătirea unei soluții) a problemei expuse în document.
Hotărârea, înscrisă pe document de către funcționarul relevant, cuprinde numele și parafa executorilor, conținutul ordinului (dacă este necesar), termenul de executare, semnătura și data.

De exemplu:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Vă rugăm să pregătiți un proiect
Acorduri cu Hermes
până la 21.01.2011
Semnătura personală
Data
Este permisă întocmirea rezoluției pe o foaie separată.
Titlu în text include un rezumat al documentului. Titlul trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document. Titlul poate răspunde la întrebări:
despre ce (despre cine), ce (despre cine)?
De exemplu: pentru crearea unei comisii de certificare; fișa postului proiectantului principal.
Textul documentelor întocmite în format A5 poate să nu includă un titlu.
Marca de control executarea unui document este indicată prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.
Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limbile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, în conformitate cu legislația Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse.
Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent sau a unei combinații a acestor structuri.
La compilarea unui text sub forma unui chestionar, numele caracteristicilor obiectului caracterizat trebuie exprimate printr-un substantiv la cazul nominativ sau o frază cu un verb la persoana a doua plural al prezentului sau al trecutului („au” , „deține” sau „au fost”, „au fost”, etc.). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu numele caracteristicilor.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile.

Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.
Text conectat, de regulă, este format din două părți.
Prima parte indică motivele, motivele, scopurile întocmirii documentului,
în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, propuneri, recomandări.
Textul poate conține doar partea finală (de exemplu, comenzi - o parte administrativă fără declarație; scrisori, declarații - o cerere fără explicație).
Textul unui document elaborat pe baza documentelor altor organizații sau a documentelor publicate anterior indică detaliile acestora:
Titlul documentului;
numele organizației - autorul documentului;
data documentului;
numărul de înregistrare a documentului;
titlul textului.
Dacă textul conține mai multe soluții, concluzii și așa mai departe, atunci poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
În documente (comandă, instrucțiune) organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și documente adresate conducerii organizației, textul este prezentat la persoana I singular („Comand”, „Ofer”, „Întreb”).
În documente organe colegiale Textul este prezentat la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărește”).
În documentele comune, textul este prezentat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”).
Textul protocolului este prezentat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).
În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale (regulamente, instrucțiuni), precum și care conțin o descriere, evaluarea faptelor sau concluzii (act, certificat), forma de prezentare a textului la persoana a III-a singular sau se folosește plural („departamentul îndeplinește funcții”, „asociația include”, „comisia constituită”).
Următoarele forme de prezentare sunt folosite în scrisori:
- persoana întâi plural („vă rugăm să trimiteți”, „trimitem spre considerare”);
- persoana întâi singular („Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”);
- de la persoana a III-a singular („ministeriul nu se opune”).
Marcarea prezenței aplicației, denumit în textul documentului, este formatat după cum urmează:
Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare.
Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate ,

De exemplu:

Aplicații.
1. Regulamente privind Departamentul de Creditare Regională pentru 5 pagini. în 1 exemplar
2. Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor Direcției Regionale de Creditare pentru 7 pagini. in 2 exemplare.
Semnul este plasat din paragraful din marginea stângă a documentului la trei intervale.
Dacă cererile sunt legate, numărul de foi nu este indicat.

Fiecare ofițer de personal aflat în curs de lucru trebuie să întocmească multe documente de același tip, iar aceste documente trebuie întocmite corect și uniform. Desigur, legislația definește procedura de bază pentru completarea formularelor unificate, a carnetelor de muncă și a conținutului contractului de muncă. Însă pentru a organiza munca cu documente în cadrul companiei dumneavoastră, este recomandabil să dezvoltați Instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului și un program de flux de documente.

1 ?. Conceptul de „forță juridică a unui document”, consolidarea acestuia în standardul de stat.

GOST 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții". Forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial conferită acestuia de legislația în vigoare, de competența organului care l-a emis și de procedura stabilită de executare.

2?. Informații pe formularul de document. Conținutul documentului, caracterul său obligatoriu. Componența documentului de identificare: aviz, semnătură, amprentă sigiliu.

Pentru ca un document să aibă forță juridică, acesta trebuie să fie:

Formatate corect;

Nu contraziceți conținutul legislației în vigoare;

Să fie publicat de o organizație abilitată să facă acest lucru.

Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu al textului sau o notă despre interpret, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta semnificația sa juridică.

Forța juridică a unui document este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document - elemente obligatorii pentru întocmirea unui document oficial. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor." Detaliile obligatorii care asigură valabilitatea legală a documentelor sunt:

Numele organizației (oficial) - autorul documentului;

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Număr de înregistrare;

Ştampila de aprobare a documentului;

Semnătură;

Potrivit unor surse, de asemenea: viză de aprobare, copiere a mărcii de certificare, informații de referință despre organizație.

Semnătură este o cerință obligatorie a oricărui document; Un funcționar, prin semnarea unui document, își asumă responsabilitatea pentru autenticitatea documentului și pentru toate consecințele posibile ale executării documentului.

Data documentului– unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe un document îl face nul.

Sigiliu– o cerință semnificativă din punct de vedere juridic, utilizată pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).

Ştampila de aprobare– unele documente dobândesc putere juridică numai din momentul aprobării lor de către conducător sau o autoritate superioară.

Număr de înregistrare reprezintă o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut prin toate etapele de prelucrare, a fost înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii.

Cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului

Structura cadrului legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului:
1. Legile Federației Ruse.
2. Decrete ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse; Documente metodologice ale organizațiilor, autorităților executive locale privind gestionarea evidenței personalului.
3. Acte de reglementare ale Standardului de Stat al Federației Ruse, ministere, departamente, autorități executive federale.

Legislația muncii și a pensiilor privind documentarea obligatorie a muncii cu personalul.

· Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este legea de bază pe care un specialist de personal al oricărei organizații trebuie să o respecte în activitatea sa. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă a acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea salariaților cu diverse beneficii și compensații.

· Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (Aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37 (modificată la 20 aprilie 2001): una dintre responsabilitățile postului șefului departamentului de personal este de a asigura pregătirea documentelor privind pensia asigurare, precum și depunerea acestora la autoritatea de asigurări sociale. Reguli pentru solicitarea unei pensii, atribuirea unei pensii și recalcularea cuantumului unei pensii, transferul de la o pensie la alta în conformitate cu Legile federale „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” (din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ) ) și Legea „Cu privire la pensiile de stat în Federația Rusă”.( din 15 decembrie 2001 nr. 166-FZ) (aprobat prin rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei și a Fondului de pensii al Federației Ruse din 27 februarie 2002 nr. 17/19pb; înregistrat la Ministerul Justiției al Rusiei la 31 mai 2002 (nr. de înregistrare 3491); publicat în Rossiyskaya Gazeta la 5 iunie 2002).

Prezentarea documentației de personal la desfășurarea activităților de supraveghere și control de către organele Inspectoratului Federal de Muncă, alte organisme de supraveghere și control federale și publice; organele de urmărire penală.

· În conformitate cu prevederile Codul Muncii al Federației Ruse, inspectoratul de stat de muncă este împuternicit să supravegheze și să controleze respectarea de către angajatori a legilor muncii. Inspectorii de muncă de stat au drepturi largi în exercitarea supravegherii și controlului; au dreptul de a vizita liber organizațiile de toate formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, precum și angajatorii - persoane fizice, în orice moment al zilei, în prezență. a certificatelor tip, în scopul efectuării inspecțiilor, pentru a solicita angajatorilor și reprezentanților acestora documente, explicații, informații necesare îndeplinirii funcțiilor de supraveghere și control.

· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”. Toate lucrările departamentului HR cu datele personale ale angajaților se bazează pe această lege. De exemplu, întrebarea cum vor fi procesate și unde vor fi stocate informațiile primite de la un angajat atunci când începe să lucreze.

· Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al unei organizații, o listă a angajaților care au acces la aceasta, o procedură de familiarizare cu datele secrete, precum și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.

· Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Prevederile acestui document fac posibilă construirea competentă a unui sistem de protecție a muncii într-o organizație. În cazul în care se constată o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă atrage răspunderea administrativă pe funcționarii vinovați.

· Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului de stat (supravegherea).” Legea oferă o idee despre drepturile și responsabilitățile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea vorbește despre documente pe care un angajator are dreptul să le solicite de la un inspector atunci când acesta apare într-o organizație, despre dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal în timpul unei inspecții și despre modul în care o organizație poate contesta o inspecție nesatisfăcătoare. rezultate.

Principala caracteristică a documentelor organizatorice și administrative este că sunt documente interne. Cu alte cuvinte, pentru a le dezvolta și implementa, nu este necesară participarea terților sau a reprezentanților oricăror alte întreprinderi. Este suficientă o decizie a conducerii sau a altor funcționari ai întreprinderii ale căror activități se referă aceste documente. Pentru a semna documente externe, contracte, facturi, certificate de recepție lucrări etc., nu este suficientă exprimarea voinței reprezentanților unei singure persoane juridice. O decizie este cerută de oficialii a cel puțin două organizații care nu sunt responsabile unul față de celălalt.

Un document intern emis de o întreprindere poate fi considerat obligatoriu pentru angajați numai dacă are forță juridică.

Pentru ca un document să aibă o asemenea forță, trebuie făcute următoarele:

• * prevederile cuprinse în document trebuie să respecte cu strictețe cerințele legale;
• * documentul trebuie eliberat de un funcționar al conducerii, departamentului întreprinderii, care are împuternicirile necesare în acest sens;
• * detaliile documentului trebuie să respecte standardele acceptate.
• * Daca aceste conditii nu sunt indeplinite, actul poate fi declarat nul de instanta.

Competențele angajaților întreprinderii de a emite documente organizatorice și administrative

Înainte de a executa instrucțiunile unui anumit document, este necesar să se acorde atenție competenței persoanei care a semnat acest document. Dacă, la întocmirea și semnarea acestuia, un funcționar a depășit sfera sa de competență, actul nu are forță juridică și este nul.

Competența conducătorului întreprinderii include toate problemele de gestionare a activităților curente, cu excepția aspectelor pe care numai adunarea generală a participanților întreprinderii sau consiliul de administrație are dreptul de a le decide. Managerul este singurul angajat care acționează în numele întreprinderii fără împuternicire.

Dar, conform statutului întreprinderii, competența managerului poate fi limitată, iar o parte din puterile sale „obișnuite” pot fi transferate consiliului de administrație sau adunării generale a participanților. De exemplu, statutul poate prevedea că administratorul nu are dreptul, singur, fără acordul adunării generale a participanților, să încheie tranzacții în sumă care depășește 500.000 de ruble. Pentru ca o astfel de tranzacție să fie legală, la acord trebuie anexat procesul-verbal al adunării generale a participanților întreprinderii, care trebuie să menționeze direct că adunarea participanților a aprobat această tranzacție. În caz contrar, contractul (și tranzacția) pot fi declarate nevalide. În acest caz, „explicațiile” contrapărții că nu știa despre limitarea puterilor conducătorului întreprinderii nu vor fi acceptate, deoarece statutul întreprinderii este un document deschis. Firmele și companiile care intenționează să încheie un contract cu o întreprindere pot și ar trebui să se familiarizeze cu acesta.

Competența exclusivă a adunării generale a participanților întreprinderii include aspecte care nu pot fi transferate conducerii managerului. De exemplu, Legea federală nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 „Cu privire la societățile pe acțiuni” (articolele 48 și 79) plasează în competența exclusivă a adunării generale a acționarilor deciziile privind efectuarea unei tranzacții majore pentru o sumă care este mai mult de 50 la sută din valoarea contabilă a activelor societății. În acest sens, statutul unei societăți pe acțiuni nu poate oferi directorului general dreptul de a efectua o astfel de tranzacție. În caz contrar, va contrazice prevederile Legii federale „Cu privire la societățile pe acțiuni”.

Toți ceilalți funcționari ai întreprinderii pot soluționa anumite probleme numai în cazurile în care sunt autorizați să facă acest lucru prin ordine, împuterniciri, fișe de post, regulamente etc., semnate sau aprobate de către șef. La încheierea contractelor sau la întocmirea și semnarea altor documente de mărfuri și financiare în numele întreprinderii, funcționarul trebuie să facă referire la denumirea, numărul și data procurii, ordinului sau regulamentului în baza căruia acționează. În caz contrar, reprezentanții organizațiilor terțe vor avea dreptul de a se îndoi dacă acest oficial are într-adevăr autoritatea necesară.

Numele documentului:
Numarul documentului:	6.10.4-84
Tipul documentului:	GOST
Autoritatea de primire:	Standardul de stat al URSS
Stare:	Activ
Publicat:	publicație oficială
Data acceptarii:	09 octombrie 1984
Data de început:	01 iulie 1987
Data revizuirii:	01 aprilie 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

STANDARD INTERSTATAL

Sisteme de documentare unificate

DARE FORŢĂ LEGALĂ DOCUMENTELOR PE SUPLIMENTUL MAŞINII
ȘI MAȘINIGRAMA CREAȚĂ PRIN MIJLOACE
INGINERIA INFORMATICĂ

Dispoziții de bază

Sisteme unificate de documentare. Conferirea de
forță legală pentru documentele pe software și mașinogramă
create de calculatoare. General

Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Standarde al URSS din 9 octombrie 1984 N 3549, data introducerii a fost stabilită de la 07/01/87

REEDITARE

Acest standard stabilește cerințe pentru componența și conținutul detaliilor care dau forță legală documentelor pe suport informatic și datelor tipografice create prin tehnologia informatică, precum și procedura de efectuare a modificărilor acestor documente.

Acest standard este obligatoriu pentru toate întreprinderile, organizațiile și instituțiile (denumite în continuare organizații) care realizează schimb de informații de documente pe medii de calcul și diagrame de mașini.

Pe baza acestui standard, pot fi dezvoltate standarde industriale și standarde de întreprindere, ținând cont de particularitățile utilizării documentelor pe medii informatice și a mesajelor automate atât între organizații, cât și atunci când sunt utilizate direct în cadrul unei organizații.

1. DISPOZIȚII GENERALE

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Documentul pe suport informatic trebuie să fie înregistrat, produs și marcat în conformitate cu cerințele GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, iar informațiile sunt codificate în conformitate cu toate clasificatoarele tehnice ale Uniunii. și informații economice. În absența informațiilor necesare în clasificatoarele din întreaga Uniune, este permisă utilizarea codurilor clasificatoarelor intersectoriale și industriale înregistrate.
______________
* Forța pierdută pe teritoriul Federației Ruse.

1.2. Diagrama mașinii trebuie creată ținând cont de cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate.

1.3. Un document pe suport informatic și un document tipografic ar trebui utilizate numai dacă există decizii relevante ale ministerelor și departamentelor.

1.4. Transportul (transferul, transmiterea etc.) a unui document pe suport informatic și a unui document dactilografiat trebuie efectuat cu o scrisoare de intenție întocmită în conformitate cu GOST 6.38-90*. Un exemplu de scrisoare de intenție este furnizat în atașament.
______________
GOST R 6,30-97** (în continuare).

** GOST R 6.30-2003 este în vigoare pe teritoriul Federației Ruse. - Notați „COD”.

1.5. Un document pe suport informatic și un document tipografic dobândesc forță legală după îndeplinirea cerințelor acestui standard și semnarea scrisorii de intenție.

1.6. Înregistrarea unui document pe suport informatic și crearea unei tipograme trebuie efectuate pe baza datelor înregistrate în documentele originale (primare) primite prin canale de comunicare de la dispozitivele de înregistrare automată sau în procesul de rezolvare automată a problemelor.

1.7. La cererea organizației utilizatorilor, pentru controlul vizual al unui document creat pe suport informatic, acesta este convertit într-o formă care poate fi citită de om folosind diverse mijloace tehnice de afișare a datelor (afișaje, dispozitive de imprimare etc.).

2. CERINȚE PENTRU DETALII PRIVIND DOCUMENTE PRIVIND DEPOZITAREA MAȘINĂRII ȘI MAȘINIGRAMELE CREATE DE ECHIPAMENTE DE CALCULATOR

2.1. Un document pe suport informatic sau un document tipografic trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

numele organizației care a creat documentul;

locația organizației care a creat documentul sau adresa poștală;

Titlul documentului;

data producerii documentului;

codul persoanei responsabile de producerea corectă a unui document pe suport informatic sau a unui document dactilografiat sau, de regulă, codul persoanei care a aprobat documentul.

Notă. Prin hotărâre a ministerelor și departamentelor, este permisă utilizarea detaliilor suplimentare (număr de telefon, teletip, funcția și prenumele persoanei care are dreptul de a certifica documentul și dactilografia înregistrate pe suport informatic etc.) pentru documentele individuale pe suport informatic. și date tipografice etc.), reflectând specificul creării, utilizării și transferului acestor documente.

2.2. Detaliile obligatorii ale documentului pe suport informatic trebuie plasate într-o manieră care să permită identificarea clară a detaliilor.

2.3. Detaliile obligatorii ale diagramei mașinii trebuie tipărite și plasate în conformitate cu cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate.

2.4. Detaliul „Numele organizației care a creat documentul” trebuie să fie scris în următoarea formă: cod de identificare conform Clasificatorului All-Union al Întreprinderilor și Organizațiilor (OKPO)* și denumirea organizației. Este permisă utilizarea numelor abreviate stabilite.
__________________
* Acest detaliu trebuie să fie legat de cerințele GOST 6.38-90.


Pentru organizațiile care nu au drepturi de persoană juridică, trebuie indicat codul OKPO al organizației căreia îi sunt subordonate.

2.5. Detaliul „Locația organizației - creatorul documentului” trebuie scris în următoarea formă: cod de identificare conform clasificatorului All-Union „Sistem de desemnare a obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale a URSS și a republicilor Uniunii, ca precum și zonele populate” (SOATO) și denumirea localității în care se află organizația .

2.6. Detaliul „Numele documentului” trebuie să fie scris în următoarea formă: codul de identificare și denumirea formularului de document în conformitate cu Clasificatorul integral al documentației de management (OKUD)* pentru documentele din întreaga Uniune sau industrie (departamentală); clasificator republican al documentaţiei de gestiune - pentru industrie (departamental), documente forme republicane.
______________
* OK 011-93 este valabil pe teritoriul Federației Ruse.

2.7. Atributul „Data producerii documentului” trebuie înregistrat în conformitate cu cerințele GOST 6.38-90 și trebuie indicat momentul înregistrării documentului, permițând identificarea acestuia cu protocolul mașinii.

2.8. Detaliile „Codul persoanei responsabile de producerea corectă a documentului pe suport informatic sau tipograma” sau „Codul persoanei care a aprobat documentul” trebuie scrise sub următoarea formă: codul de identificare și funcția, prenumele persoanei. responsabil pentru producerea corectă a documentului pe suport informatic sau diagrama mașinii, sau persoana care a aprobat documentul. Proprietatea codului de către o anumită persoană trebuie înregistrată la organizația care a creat documentul pe suport informatic sau care a produs diagrama mașinii și trebuie create instrumente tehnice, software și condiții organizatorice care exclud posibilitatea utilizării codurilor altor persoane.

2.9. Organizațiile care fac obiectul unor dispoziții speciale trebuie să indice detaliile prevăzute la paragrafe. 2,4; 2.5 în conformitate cu regulile prezentelor prevederi.

2.10. Procedura de selectare, acceptare spre păstrare și eliberare a documentelor pe suport informatic și a datelor tipografice către consumatori, anularea și distrugerea acestora se stabilește de către ministere și direcții.

3. ORIGINALE, DUPLICATE, COPII ALE DOCUMENTELOR PENTRU DEPOZITAREA MAȘINIILOR ȘI MAȘINEGRAME

3.1. Originalele, duplicatele și copiile documentelor pe suport informatic și tipogramele obținute prin software-ul standard al acestui sistem informatic au aceeași forță juridică dacă sunt întocmite în conformitate cu cerințele prezentului standard.

3.2. Originalul unui document pe suport informatic este prima înregistrare a unui document pe suport informatic care conține o indicație că acest document este un original.

Originalul unei mașinograme este prima copie a unui document pe hârtie tipărită prin intermediul tehnologiei informatice și care conține o indicație că acest document este un original.

3.3. Duplicatele unui document pe suport informatic sunt înregistrări ale unui document pe suport informatic care sunt mai recente în timp, autentice ca conținut și care conțin o indicație că aceste documente sunt duplicate.

Duplicatele unei mașinograme sunt din ce în ce mai recente, autentice în conținutul tipărit pe hârtie, care conțin o indicație că sunt duplicate.

3.4. Copiile unui document pe suport informatic sau o mashinogramă sunt documente copiate de pe originalul sau un duplicat al unui document pe suport informatic sau o mashinogramă pe un alt suport de stocare, autentice ca conținut și care conțin o indicație că aceste documente sunt copii.

Duplicatele și copiile trebuie să păstreze detaliile obligatorii conținute în documentul original pe suport informatic sau pe un document dactilografiat.

Mașinograma, care este o copie a documentului pe suport informatic, trebuie să aibă în plus o ștampilă sau un sigiliu al organizației care a transformat documentul într-o formă care poate fi citită de om, o inscripție de identificare și semnături corespunzătoare.

4. PROCEDURA PENTRU MODIFICĂRI ÎN DOCUMENTUL PRIVIND DEPOZITAREA MAȘINIILOR ȘI A MACHINOGRAMA

4.1. Modificările documentului original pe suport informatic pot fi efectuate numai de către organizația care a creat documentul cu înregistrarea obligatorie a conținutului și baza modificărilor și de persoana responsabilă pentru modificările efectuate.

Înregistrarea modificărilor este efectuată de organizația care a creat înregistrarea documentului.

4.2. Dacă se fac modificări la mașinograma originală, atunci aceasta trebuie să indice motivele modificărilor, data, ora introducerii lor, poziția și semnătura oficialului care a făcut modificările și decodificarea acesteia.

4.3. Organizația - creatorul documentului original pe suport informatic sau tipografie este obligat să notifice organizațiile - utilizatorii documentului despre toate modificările prin trimiterea unei scrisori de intenție, care să includă informații despre modificări și care să conțină, împreună cu indicarea detaliilor obligatorii în conformitate cu clauza 2.1, următoarele informații:

indicarea bazei modificărilor;

timpul schimbărilor;

semnătura oficialului.

Dacă este necesar, scrisoarea de intenție poate fi aplicată cu o ștampilă sau un sigiliu al organizației care a creat documentul original pe suport informatic sau o imagine dactilografiată.

4.4. Modificările unui duplicat (copie) a unui document pe suport informatic sau a unui document tipografic deținut de utilizator se fac numai pe baza unei notificări din partea organizației care a creat documentul pe suport informatic sau a unui document tipografic.

4.5. Documentul original modificat, precum și duplicatele și copiile documentului modificat își păstrează forța legală dacă modificările sunt efectuate în conformitate cu cerințele prezentului standard.

ANEXĂ (referință). MODEL DE SCRISOARE DE INTENȚIE

APLICARE
informație

Detalii despre organizație - creatorul documentului pe suport informatic sau tipogramă		Ștampila de restricție de acces la documente
Titlu în text

În conformitate cu acordul din 25 decembrie 1984, vă trimit documente pe suport informatic, inclusiv următoarele informații:

	Număr de fabrică banda magnetica	Numărul de serie al volumului
			Ieșire
			Implementarea
			Transport

Aplicație: bandă magnetică - 3.

Notă. Scrisoarea de intenție este întocmită pe antetul organizației în conformitate cu cerințele GOST 6.38-90.

Textul documentului se verifică după:
publicație oficială
Sisteme de documentare unificate: Colecție de GOST. -
M.: Editura IPK Standards, 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază

Numele documentului:
Numarul documentului:	6.10.4-84
Tipul documentului:	GOST
Autoritatea de primire:	Standardul de stat al URSS
Stare:	Activ
Publicat:	publicație oficială Sisteme de documentare unificate: Colecție de GOST. - M.: Editura IPC de Standarde, 2001
Data acceptarii:	09 octombrie 1984
Data de început:	01 iulie 1987
Data revizuirii:	01 aprilie 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază