Ceea ce determină acordarea de forță juridică actului primar. Forța juridică a documentului: esența, procedurile de acordare

Principala caracteristică a documentelor organizatorice și administrative este că sunt documente interne. Cu alte cuvinte, pentru a le dezvolta și implementa, nu este necesară participarea terților sau a reprezentanților oricăror alte întreprinderi. Este suficientă o decizie a conducerii sau a altor funcționari ai întreprinderii ale căror activități se referă aceste documente. Pentru a semna documente externe, contracte, facturi, certificate de recepție lucrări etc., nu este suficientă exprimarea voinței reprezentanților unei singure persoane juridice. O decizie este cerută de oficialii a cel puțin două organizații care nu sunt responsabile unul față de celălalt.

Un document intern emis de o întreprindere poate fi considerat obligatoriu pentru angajați numai dacă are forță juridică.

Pentru ca un document să aibă forță juridică, trebuie făcute următoarele:

• · prevederile cuprinse în document trebuie să respecte cu strictețe cerințele legale;
• · documentul trebuie eliberat de un funcționar al conducerii, departamentului întreprinderii, care are împuternicirile necesare în acest sens;
• · detaliile documentului trebuie să respecte standardele acceptate;
• · Daca aceste conditii nu sunt indeplinite, actul poate fi declarat nul de instanta.

Competențele angajaților întreprinderii de a emite documente organizatorice și administrative.

Înainte de a executa instrucțiunile unui anumit document, este necesar să se acorde atenție competenței persoanei care a semnat acest document. Dacă, la întocmirea și semnarea acestuia, un funcționar a depășit sfera sa de competență, actul nu are forță juridică și este nul.

Competența conducătorului întreprinderii include toate problemele de gestionare a activităților curente, cu excepția aspectelor pe care numai adunarea generală a participanților întreprinderii sau consiliul de administrație are dreptul de a le decide. Managerul este singurul angajat care acționează în numele întreprinderii fără împuternicire.

Dar, conform statutului întreprinderii, competența managerului poate fi limitată, iar o parte din puterile sale obișnuite pot fi transferate consiliului de administrație sau adunării generale a participanților. De exemplu, statutul poate prevedea că administratorul nu are dreptul, singur, fără acordul adunării generale a participanților, să încheie tranzacții în sumă care depășește 500.000 de ruble. Pentru ca o astfel de tranzacție să fie legală, la acord trebuie anexat procesul-verbal al adunării generale a participanților întreprinderii, care trebuie să menționeze direct că adunarea participanților a aprobat această tranzacție. În caz contrar, acordul poate fi declarat nul.

Toți ceilalți funcționari ai întreprinderii pot rezolva anumite probleme numai în cazurile în care sunt autorizați să facă acest lucru prin ordine, împuterniciri, fișe de post, regulamente etc. semnate sau aprobate de manageri. La încheierea contractelor sau la întocmirea și semnarea altor documente de mărfuri și financiare în numele întreprinderii, funcționarul trebuie să facă numele, numărul și data procurii, ordinului sau regulamentului în baza căruia acționează.

Cerințe pentru pregătirea documentelor:

Dacă va avea sau nu forță juridică depinde dacă dezvoltatorii săi respectă cerințele pentru forma sa și alte elemente individuale (detalii).

În prezent, unele întreprinderi nu acordă importanță oficială documentelor. Dar o astfel de atitudine este nejustificată. Deci, de exemplu, absența semnăturii unui funcționar pe un ordin sau a ștampilei APROBATE pe un tabel de personal face ca aceste documente să nu aibă putere din punct de vedere juridic.

Deci, detaliile importante:

Evident, este necesar să se indice numele întreprinderii care a emis documentul. Acesta trebuie să respecte pe deplin denumirea consacrata în actele constitutive ale întreprinderii. Dacă în actele constitutive este specificată o denumire prescurtată, aceasta se scrie între paranteze după numele complet din ordin.

Vom lua în considerare mai detaliat alte detalii obligatorii și semnificative din punct de vedere juridic: standardul de stat stabilește cerințe pentru alcătuirea și aranjarea detaliilor, procedura de executare a acestora, reguli pentru elaborarea formularelor de documente, cerințe pentru textul anumitor tipuri de documente.

Detalii care determină numele tipului de document.

Pentru a da un document forță juridică, alături de detaliile de identificare a autorului documentului, și alte detalii sunt esențiale.

Numele tipului de document trebuie să reflecte conținutul acțiunii documentate și competența autorului acesteia. De exemplu: numai liderul poate da ordine; discuția colectivă a oricăror probleme este reflectată în procesul-verbal; un specialist obișnuit are dreptul să întocmească numai memorii și declarații în numele său.

Denumirea tipului de document este un detaliu obligatoriu la întocmirea tuturor documentelor, cu excepția literelor. Un exemplu de formular de comandă pentru o unitate structurală cu locația unghiulară a detaliilor.

Data documentului.

Data documentului este cel mai important detaliu, deoarece... reflectă momentul apariției sale. Data se aplică prin semnarea (aprobarea) oficială a documentului sau de către serviciul de birou la înregistrarea documentului. Se introduce manual în documentul finit. Dacă autorul documentului este mai multe organizații, atunci data documentului este ultima dată de semnare.

Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată. Este necesar să se asigure designul corect al acestui detaliu, deoarece... crearea unui document „retroactiv”, la fel ca publicarea unui document „în avans”, de exemplu, a doua zi, duce la denaturarea datelor de înregistrare. În plus, întâlnirea incorectă poate duce la o încălcare a raporturilor juridice ale participanților.

De exemplu, dacă una dintre părți se adresează instanței, data indicată în înscris va fi considerată de instanță drept probă cu înscrisuri.

Înregistrarea documentelor.

Înregistrarea documentelor este, în primul rând, înregistrarea lor, în plus, conferă documentului oficialitate și forță juridică.

Stabilirea responsabilitatii organizatiei pentru continutul documentului (pentru documentele de iesire si interne), trecerea acestuia prin sistemul de management (pentru documentele primite).

Ștampila de aprobare a documentului determină forța juridică a acelor documente care nu pot fi puse în aplicare de către autorii acestora. Ele devin oficiale și dobândesc forță juridică după aprobarea de către șeful organizației, un organism colegial (consultativ) sau o autoritate superioară (management).

Procedura de aprobare autorizează conținutul documentului sau extinde efectul acestuia la un anumit cerc de funcționari și organizații.

Semnătura este cea mai importantă cerință care determină forța juridică a unui document. Dreptul de a semna documente de conducere, de regulă, este de competența șefului organizației sau a adjuncților acestuia în conformitate cu repartizarea responsabilităților stabilită printr-un act juridic (cartă, regulament). În organizațiile mari, dreptul de semnătură poate fi acordat șefilor unităților structurale; acest lucru trebuie asigurat prin actele locale ale organizației.

Rapoartele, memoriile, certificatele și alte documente cu caracter de referință, informațional și analitic pot fi semnate de către executorul (autorul) înscrisului, dar numai în cazurile în care aspectele abordate în document nu intră în sfera de competență a acestuia.

Un document poate fi semnat de doi sau mai mulți funcționari dacă mai mulți funcționari sunt responsabili pentru pregătirea și conținutul acestuia.

De exemplu: documentele care conțin informații de natură financiară, materială, de credit, care stau la baza acceptării și emiterii de bani, inventar și alte valori, documente care modifică obligațiile de credit și decontare, sunt semnate atât de șeful organizației, cât și de către contabil șef.

Sigiliul este, de asemenea, un factor semnificativ din punct de vedere juridic.

Mai ales pentru documente:

• 1. Reflectarea informațiilor despre fapte cu semnificație juridică deosebită (despre crearea, reorganizarea sau lichidarea unei întreprinderi etc.).
• 2. Certificarea drepturilor unei întreprinderi sau ale persoanelor fizice ale acesteia (împuternicire).
• 3. Stabilirea faptelor legate de valorile financiare și materiale.

Pentru astfel de documente, sigiliul este o cerință semnificativă din punct de vedere juridic, deoarece acestea au forță juridică numai dacă există amprenta acestuia.

Dacă un document nu conține detalii semnificative din punct de vedere juridic, atunci nu are forță juridică, iar angajații întreprinderii au dreptul de a refuza să respecte cerințele acestui document.

Forța juridică a copiilor de pe document.

Destul de des, întreprinderile trebuie să facă copii ale documentelor, de exemplu, atunci când există o probabilitate mare de a pierde documentul original sau este necesar să furnizeze un document diferitelor instituții.

Deci, în ce cazuri o copie are forța juridică a originalului:

Copia trebuie să repete exact textul și designul originalului.

O copie a unui document emis de întreprinderea însăși poate fi certificată de șeful acestei întreprinderi sau de un angajat autorizat, de exemplu, șeful departamentului de personal sau șeful biroului. Excepție fac copiile documentelor, cum ar fi carta organizațiilor. O copie a statutului este certificată de un notar.

Nu există încă un răspuns clar dacă un document primit prin fax are forță legală. Unele întreprinderi interne și străine recunosc legalitatea copiei prin fax și o acceptă pentru executare. Cu toate acestea, în opinia mea, fiabilitatea unor astfel de copii nu poate fi întotdeauna considerată evidentă și completă. În principiu, un mesaj telefax este doar o copie a unui document, echivalent cu o copie realizată pe un fotocopiator.

1 ?. Conceptul de „forță juridică a unui document”, consolidarea acestuia în standardul de stat.

GOST 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții". Forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial conferită acestuia de legislația în vigoare, de competența organului care l-a emis și de procedura stabilită de executare.

2?. Informații pe formularul de document. Conținutul documentului, caracterul său obligatoriu. Componența documentului de identificare: aviz, semnătură, amprentă sigiliu.

Pentru ca un document să aibă forță juridică, acesta trebuie să fie:

Formatate corect;

Nu contraziceți conținutul legislației în vigoare;

Să fie publicat de o organizație abilitată să facă acest lucru.

Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu al textului sau o notă despre interpret, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta semnificația sa juridică.

Forța juridică a unui document este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document - elemente obligatorii pentru întocmirea unui document oficial. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor." Detaliile obligatorii care asigură valabilitatea legală a documentelor sunt:

Numele organizației (oficial) - autorul documentului;

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Număr de înregistrare;

Ştampila de aprobare a documentului;

Semnătură;

Potrivit unor surse, de asemenea: viză de aprobare, copiere a mărcii de certificare, informații de referință despre organizație.

Semnătură este o cerință obligatorie a oricărui document; Un funcționar, prin semnarea unui document, își asumă responsabilitatea pentru autenticitatea documentului și pentru toate consecințele posibile ale executării documentului.

Data documentului– unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe un document îl face nul.

Sigiliu– o cerință semnificativă din punct de vedere juridic, utilizată pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).

Ştampila de aprobare– unele documente dobândesc putere juridică numai din momentul aprobării lor de către conducător sau o autoritate superioară.

Număr de înregistrare reprezintă o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut prin toate etapele de prelucrare, a fost înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii.

Cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului

Structura cadrului legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului:
1. Legile Federației Ruse.
2. Decrete ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse; Documente metodologice ale organizațiilor, autorităților executive locale privind gestionarea evidenței personalului.
3. Acte de reglementare ale Standardului de Stat al Federației Ruse, ministere, departamente, autorități executive federale.

Legislația muncii și a pensiilor privind documentarea obligatorie a muncii cu personalul.

· Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este legea de bază pe care un specialist de personal al oricărei organizații trebuie să o respecte în activitatea sa. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă a acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea salariaților cu diverse beneficii și compensații.

· Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (Aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37 (modificată la 20 aprilie 2001): una dintre responsabilitățile postului șefului departamentului de personal este de a asigura pregătirea documentelor privind pensia asigurare, precum și depunerea acestora la autoritatea de asigurări sociale. Reguli pentru solicitarea unei pensii, atribuirea unei pensii și recalcularea cuantumului unei pensii, transferul de la o pensie la alta în conformitate cu Legile federale „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” (din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ) ) și Legea „Cu privire la pensiile de stat în Federația Rusă”.( din 15 decembrie 2001 nr. 166-FZ) (aprobat prin rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei și a Fondului de pensii al Federației Ruse din 27 februarie 2002 nr. 17/19pb; înregistrat la Ministerul Justiției al Rusiei la 31 mai 2002 (nr. de înregistrare 3491); publicat în Rossiyskaya Gazeta la 5 iunie 2002).

Prezentarea documentației de personal la desfășurarea activităților de supraveghere și control de către organele Inspectoratului Federal de Muncă, alte organisme de supraveghere și control federale și publice; organele de urmărire penală.

· În conformitate cu prevederile Codul Muncii al Federației Ruse, inspectoratul de stat de muncă este împuternicit să supravegheze și să controleze respectarea de către angajatori a legilor muncii. Inspectorii de muncă de stat au drepturi largi în exercitarea supravegherii și controlului; au dreptul de a vizita liber organizațiile de toate formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, precum și angajatorii - persoane fizice, în orice moment al zilei, în prezență. a certificatelor tip, în scopul efectuării inspecțiilor, pentru a solicita angajatorilor și reprezentanților acestora documente, explicații, informații necesare îndeplinirii funcțiilor de supraveghere și control.

· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”. Toate lucrările departamentului HR cu datele personale ale angajaților se bazează pe această lege. De exemplu, întrebarea cum vor fi procesate și unde vor fi stocate informațiile primite de la un angajat atunci când începe să lucreze.

· Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al unei organizații, o listă a angajaților care au acces la aceasta, o procedură de familiarizare cu datele secrete, precum și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.

· Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Prevederile acestui document fac posibilă construirea competentă a unui sistem de protecție a muncii într-o organizație. În cazul în care se constată o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă atrage răspunderea administrativă pe funcționarii vinovați.

· Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului de stat (supravegherea).” Legea oferă o idee despre drepturile și responsabilitățile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea vorbește despre documente pe care un angajator are dreptul să le solicite de la un inspector atunci când acesta apare într-o organizație, despre dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal în timpul unei inspecții și despre modul în care o organizație poate contesta o inspecție nesatisfăcătoare. rezultate.

Sistemul GAS „Alegeri” este un sistem destul de complex, iar pentru a-i asigura utilizarea eficientă, stabilitatea și fiabilitatea, au fost introduse o serie de formalități organizatorice și tehnologice. Procesul electoral și procesul de desfășurare a referendumurilor sunt determinate de utilizarea multor documente pe suport hârtie și electronic. Asemenea documente trebuie să aibă aceeași forță juridică. Dacă cerințele tradiționale sunt impuse documentelor pe hârtie, atunci cerințele speciale sunt impuse documentelor electronice. Nu întâmplător Legea „Cu privire la „Alegeri” GAS prevede condițiile pentru a da forță legală documentelor întocmite cu „Alegeri” GAS, întrucât rezultatele procesului electoral și procesul de desfășurare a referendumurilor au o importanță politică deosebită.

Să enumerăm condițiile pentru asigurarea autenticității documentelor întocmite cu ajutorul GAS „Alegeri”:

• 1. Document pe hârtie, pregătit folosind GAS „Alegeri” în conformitate cu legile federale, dobândește forță juridică după ce a fost semnat de oficialii în cauză.
• 2. Un document electronic întocmit cu ajutorul GAS „Alegeri” capătă forță juridică după semnarea acestuia cu semnături electronice
• 3. Protocolul, tabelul rezumativ al rezultatelor votării și alte documente rezumative întocmite în format electronic cu ajutorul GAS „Alegeri” dobândesc forță juridică în modul după verificarea obligatorie, în modul prescris, folosind cheile publice ale semnăturilor electronice, a autenticității tuturor documentelor electronice originale, pe baza căruia se întocmește un document electronic consolidat.
• 4. În procesul de intrare în sistemul GAS „Alegeri”. date se generează un document electronic și se semnează cu semnături electronice oficialii relevanti.
• 5. Conformitate date document electronic date document pe hârtie confirmat de imprimarea computerului, care este semnat de oficialii relevanți și anexat la documentația de raportare. Faptul de introducere a datelor în Sistemul Automatizat de Stat „Alegeri” și formarea unui document electronic semnat cu semnături electronice se consemnează într-un jurnal special.
• 6. Transferul documentelor electronice către o comisie electorală superioară, comisie de referendum folosind GAS „Alegeri” se realizează exclusiv după verificarea fiabilității și autenticității semnăturilor electronice, aplicat pe fiecare document transmis folosind chei publice ale semnăturilor electronice.
• 7. Rezultatele testelor confirmat printr-o imprimare computerizată a protocolului de inspecție. Acest tipărit este semnat de oficiali în modul prescris și atașat la documentația de raportare. Faptul transferului de date către o comisie electorală de nivel superior sau comisie de referendum se consemnează într-un jurnal special al comisiei electorale sau comisiei de referendum de nivel inferior.
• 8. Autenticitatea semnăturilor electronice aplicate pe fiecare document electronic primit de o comisie electorală superioară, comisie de referendum de la o comisie electorală inferioară, comisie de referendum, verificate folosind chei de semnătură electronică. Se confirmă faptul de a verifica acuratețea documentelor electronice primite imprimarea computerizată a protocolului de inspecție. Acest tipărit este semnat de oficialii relevanți în modul prescris și atașat la documentația de raportare. Faptul unei astfel de verificări este consemnat și într-un jurnal special.

Discrepanțele dintre rezultatele alegerilor preliminare și cele finale se pot ridica la miimi de procent și se explică nu prin unele neajunsuri ale metodei electronice sau „pe hârtie”, ci prin întârzierea transmiterii datelor din unele puncte deosebit de îndepărtate ale țării. Aceste diferențe nu afectează în niciun fel rezultatul real al alegerilor.

În timpul alegerilor și referendumurilor, complexele de procesare a buletinelor de vot integrate în rețeaua Elections GLS pot fi utilizate ca echipament periferic final al sistemului la secțiile de votare. Acestea au fost deja folosite experimental în alegerile din mai multe regiuni ale țării. În timpul acestor evenimente, au fost testate diverse soluții tehnice și tehnice la problema numărării automate a voturilor și a transmiterii informațiilor și, de asemenea, fac posibilă rezumarea automată a rezultatelor diferitelor tipuri de vot în doar 20-25 de minute după încheierea votării.

Alături de economisirea de timp, sistemul permite verificarea autenticității buletinelor de vot sincron cu votul, garantând din punct de vedere tehnic protecția rezultatelor votării împotriva falsificării și oferind o demonstrație vizuală a procesului electoral în toate regiunile țării în timp real. În ziua alegerilor, rezultatele votului intermediar sunt primite conform programului de către Comisia Electorală Centrală a Rusiei sub formă de informații statistice, schematice, text, audio și vizuale și, după procesare, sunt transmise cu promptitudine presei.

Unul dintre obiectivele suportului de documentare pentru management este de a oferi dovezi ale activităților organizației. Doar pentru, ocazional, a argumenta pentru o acțiune sau decizie, pentru a dovedi vreun eveniment din viața companiei și se fac acte. Dar nu orice document poate deveni probă, ci doar unul care are așa-zisa forță legală. Care este forța juridică a unui document și cum se realizează, vom înțelege în articol.

Forța juridică a documentului

Forța juridică a unui document: proprietatea unui document oficial de a provoca consecințe juridice. Această definiție este dată de .

Cu alte cuvinte, un document semnificativ din punct de vedere juridic poate fi prezentat instanței ca probă, poate fi atașat unui contract sau prezentat în timpul oricărei inspecții. Acum să vedem cum să distingem documentele care au forță legală de cele care nu au.

Detalii care dau putere juridică

Principalele detalii („primul ordin”) care dau forță juridică documentului sunt semnătura și.

Numai un funcționar care are autoritatea în acest sens are dreptul de a semna orice document. De exemplu, CEO-ul poate semna orice document din compania sa. Directorul HR poate semna toate sau unele documente de personal, dar numai dacă are o împuternicire în acest sens. Iar procura este eliberată și semnată de același director general. Șeful unui departament poate semna, de exemplu, instrucțiuni care se aplică numai departamentului său. Dar dreptul de a face acest lucru i-a fost din nou dat de șeful companiei. Același lucru este valabil și pentru afirmație.

Un document poate purta fie o semnătură, fie o ștampilă de aprobare.

O cerință „de ordinul doi”, de care poate depinde și forța juridică a unui document, este datele de înregistrare ale documentului (,). Aceasta include și un formular de document, care, deși în sine nu este o cerință, combină mai multe simultan. În același timp, vă rugăm să rețineți: fără semnătură/ștampilă de aprobare, un document, deși înregistrat și tipărit pe un formular, nu va avea nicio forță juridică.

Forța juridică a unei copii a unui document

În sine nu are forță juridică. Totul se schimbă dacă puneți o marcă de certificare pe copie. Marca înseamnă că această copie anume este absolut echivalentă cu originalul și că există o anumită persoană care este responsabilă pentru aceasta - el semnează marca.

Forța juridică a unui document electronic

Fără ambiguitate și neclintit, un document electronic are forță juridică doar într-un singur caz: dacă este semnat cu o semnătură calificată îmbunătățită a unui funcționar. Aceste semnături sunt înregistrate la autoritățile de certificare special autorizate.

La nivel organizatoric este posibil, prin emiterea reglementarilor locale corespunzatoare, sa se stabileasca ca o actiune efectuata din contul unui angajat are putere juridica. De exemplu, dacă un angajat acceptă o sarcină în EDMS, autentându-se mai întâi în sistem cu numele de utilizator și parola. Dar acest lucru este doar în cadrul companiei: în mediul extern este puțin probabil să se poată demonstra că această acțiune anume a fost efectuată de această persoană anume.

Concluzionăm: au forță juridică doar documentele originale pe hârtie și copiile lor certificate, precum și documentele electronice semnate cu semnătură electronică calificată îmbunătățită.