בארגונים, כחלק מתהליך הייצור, העובדים מנהלים ביניהם התכתבות פנימית. הם כותבים הצהרות ומודיעים זה לזה באמצעות הודעות על התקדמות העבודה שבוצעה או כיצד היא צריכה להיעשות. לעתים קרובות מסמכים כאלה הם בעלי חשיבות גבוהה ולכן חייבים להיות בעלי תוקף משפטי.

Mitrofanova V.V.

כדי לתת למסמך תוקף משפטי, יש להקפיד על הכללים הבאים:

• על המעסיק, בעת יצירת מסמך התכתבות פנימי, לדבוק בתקנות החקיקה העדכניות;
• עובד יכול להוציא מסמך רק בגבולות סמכותו;
• המעסיק מחויב לעמוד בכללי עריכת מסמכים ועיבודם וכן היכרות עמם (במידת הצורך).

פרטים המקנים למסמך תוקף משפטי

פרטי חובה המעניקים למסמכים שנוצרו תוקף משפטי:

1. מחבר המסמך (שם הארגון, המוסד, המיזם, המעיד על השתייכות מחלקתית או צורה משפטית). חלופה היא להדפיס את המסמך על נייר מכתבים. חלק מהמסמכים מציינים בנוסף את העיר שבה הונפק המסמך.

2. כותרת המסמך (צו, תקנה וכו').

3. מועד יצירת המסמך, אישורו, כניסתו לתוקף.

4. אינדקס רישום (מספר) של מסמך זה בהתאם לשיטת הרישום בה נוקטת החברה.

6. חתימת ראש הארגון או מי שהוסמך על ידו. ניתן להדביק את חתימת המנהל במספר צורות, בפרט:

6.1. חתימה ישירה (כמו בהזמנות בצורות מאוחדות - ציון המיקום, תמלול החתימה והחתימה עצמה).

6.2. חותמת אישור ישירה חתומה על ידי ראש (או פקיד מורשה) של ארגון זה. חותמת האישור מודבקת בכותרת העליונה של המסמך בצד ימין.

6.3. חותמת אישור עקיפה, בתיווך, למשל, באמצעות אישור בצו. חותמת כזו מונחת בדרך כלל גם בכותרת העליונה של המסמך בצד ימין (כמו בטופס המאוחד T-3 - טבלת כוח אדם).

6.4. בצורה של החלטה של ​​מנהל, למשל, על פנייה של עובד. על ההחלטה להכיל בהכרח ארבעה מרכיבים: מקבל ההחלטה, הפעולה המנהלית או ההוראה עצמה, חתימת המנהל ותאריך ההחלטה. הרזולוציה נכתבת בדרך כלל ביד בכל מקום פנוי של המסמך, אך לרוב בחלק העליון.

7. אשרות אישור לאותם סוגי מסמכים שללא אשרות כאלה לא יהיה תוקף משפטי מלא. למשל, אשרות אישור מול הגוף הראשי של האיגוד המקצועי, תוך התחשבות בחוות דעת הנציגות, הסכם עם עורך דין, עם רואה החשבון הראשי וכו'. מסמכים טעוני אישור נקבעים על פי דרישות החקיקה הנוכחית, טפסים מאוחדים ותקנות מקומיות פנימיות של הארגון עצמו, בפרט, הנחיות לעבודה משרדית או תקנות למחלקות וכו' (אם יש). אשרת האישור יכולה להיות בסוגים הבאים:

7.1. ציון המסמך המאשר את האישור (טופס מאוחד T-7). חותמת האישור ממוקמת בדרך כלל בחלק העיצובי התחתון בצד שמאל.

7.2. ציון הנוסח המאשר את ההסכם, עמדת האדם או האנשים עמם נערך ההסכם, החתימה/החתימות, פענוחם ותאריך ההסכם. אשרת האישור מודבקת לרוב בתחתית המסמך או בכל מקום פנוי.

8. אשרות היכרות חייבות להופיע תחת כל צווי כוח אדם ומסמכים אחרים, אשר במהותם חייבים להיות מועברים למעגל מסוים של עובדים. פרט זה כולל גם את ההדבקה האישית של מועד היכרות העובדים במסגרת המסמך החתום. אשרת ההכרות מודבקת בתחתית המסמך במרכז או בצד שמאל.

הטפסים המאוחדים שפותחה על ידי Goskomstat בנויים תוך התחשבות במתן תוקף משפטי למסמכים ומכילים את כל הפרטים שצוינו (אם כי ישנם חריגים, למשל, כרטיס אישי של עובד - טופס T-2 המאוחד אינו מכיל מספר רישום, שכן אלו מסמכים מאוחסנים לא כרונולוגית, אלא לפי אלפביתי).

דוגמה לכל הפרטים שצוינו בטופס מאוחד מובאת להלן באמצעות הדוגמה של טופס מאוחד T-6 - הזמנת חופשה.

מתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימיים

התכתבות פנימית בארגון פותרת את המשימות הבאות:

1. מביע ומתעד בכתב את חוות הדעת, הבקשה, ההצעה של אחד הצדדים, מעסיק או עובד, או שיש בו כדי ליידע את הצד השני.

2. מהווה חלק בלתי נפרד מהליך סיום חוזה עבודה, העברת עובדים, הגשת חופשה והליכי כוח אדם נוספים.

3. משמש כראיה תיעודית הכרחית בעת בחינת סכסוך עבודה.

על מנת שהתכתבות פנימית תמלא את כל המשימות הנ"ל, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. יש לבצע את המסמך בצורה נכונה, עם כל הפרטים הנדרשים.

2. על המסמך להיות בעל מספר רישום לפי יומן תיעוד נכנס ויוצא.

3. יש לתת תגובה רשמית מהצד הנמען למסמך זה. לדוגמה, בצורה של החלטה.

4. יש לאחסן את המסמך תוך התחשבות בדרישות הארכיון שנקבעו.

לרוב, העובד מנהל התכתבות פנימית באמצעות הצהרות, תזכירים ותזכירים, והמעסיק - בצורת הודעות. מסמכי התכתבות פנימיים נערכים לא רק אם יש צורך בהחלפת מסרים רשמיים בין עובדים, אלא גם בין ראשי מחלקות ועובדים, ראשי מחלקות ואחרים וכו'.

נכון לעכשיו, רוב התכתובת הזו מתבצעת ב בפורמט אלקטרוני,באמצעות הודעות בדוא"ל. עם הודעות כאלה, קשה מאוד להוכיח שהמסמך האלקטרוני הזה נוצר על ידי העובד המסוים הזה (גם בעת הגדרת סיסמאות, תצטרך להוכיח שאף אחד מלבד העובד המסוים הזה לא ידע את הסיסמה כדי לגשת למייל ספציפי). לכן, במקרה של סכסוך או סכסוך אפשרי, מומלץ לערוך מסמכים בנייר, לאשר בחתימתך ולהירשם באמצעות גורם רשמי בחברה האחראי על רישום המסמך.

התכתבות כזו יכולה לקבל תוקף משפטי אם העובד ידפיס את ההודעות האלקטרוניות והפקיד רושם אותן. בנוסף, המסמכים הפנימיים של החברה (תקנות מקומיות פנימיות) חייבים לקבוע בדיוק את השיטה הזו של חילופי מידע כמנגנון תקשורת עובד, כמו גם את תדירות בדיקת ההודעות.

הבה נבחן את העקרונות הכלליים של מתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימיים - הצהרות והודעות. מסמכים אלו הם לרוב הראיה העיקרית בסכסוכי עבודה, ולכן עבודה מוסמכת איתם חשובה ביותר כדי להגן על האינטרסים של המעסיק.

מאפייני רישום ומתן תוקף משפטי להצהרות

האינטרס של המעסיק הוא שההצהרות האישיות של העובדים יתמלאו ביד. בדרך כלל, ארגונים משתמשים בטפסי תבנית שבהם, לכל הפחות, יש למלא ביד את חתימת העובד ואת תאריך החתימה על הבקשה. לעתים קרובות הגשת הצהרות כזו מתפרשת בסכסוך שיפוטי כעובדה של לחץ על העובד.

באופן עקרוני ניתן ליצור את הבקשה באופן אוטומטי, אך בכל זאת לאחר מכן היא מודפסת וחתומה על ידי מי שעורך את הבקשה.

רצוי שהבקשה, בהתחשב בהליך המתואר לעיל למתן תוקף משפטי למסמכים, תכיל את הפרטים הבאים:

1. כותרת המסמך היא "בקשה".

2. נמען - אליו נשלחת הבקשה תוך ציון התפקיד בארגון ספציפי, שם מלא. רשמי.

3. מהדר - ממי זה נשלח תוך ציון התפקיד והשם המלא. עוֹבֵד.

4. טקסט ההצהרה.

5. חתימת כותב הבקשה.

6. מועד הגשת הבקשה.

7. חתימות אישור (לרוב עם ראש היחידה המבנית - במידת הצורך). פרט זה הוא אופציונלי. לכן, זמינותו נקבעת על ידי עקרונות העבודה עם מסמכים כאלה בארגון מסוים.

8. מספר רישום הבקשה. המספר מוקצה למסמך על פי יומן התיעוד הנכנס (או יומן אחר, בהתאם לעיצוב מערכת הרישום בארגון מסוים), תוך ציון המספר, תאריך קבלת המסמך וחתימת הגורם האחראי. (למשל, מזכירה). האחראי על קבלת מסמכים אלה רושם את המספר.

9. החלטה של ​​מי שאליו הופנתה הבקשה או המורשה לפתור בעיה ספציפית. על ההחלטה להכיל חתימה בכתב יד, תאריך והחלטה מנהלית על הבקשה, תוך ציון הפקיד הספציפי (שמו או המחלקה בלבד) שאליו נשלח צו זה ו(במידת הצורך) התאריך שבו הצו המצוין בהחלטה חייב להיות מוצא להורג.

10. לאחר שבוצעו נהלי כוח אדם על בסיס בקשה זו, ניתן להעיר עליה הערות בדבר ביצוע הוראת המנהל (ראה דוגמה 8). הם ממוקמים בדרך כלל בתחתית המסמך בצד שמאל או בכל מקום פנוי.

11. ייתכנו סימנים של מספר התיק שאליו נשלחה בקשה זו.

תנו דוגמה לאפליקציה המכילה את כל הפרטים הדרושים.

תכונות של רישום ומתן תוקף משפטי להודעות

המעסיק כותב הודעות על מנת ליידע את העובד על משהו. לדוגמה, להזהיר אותו לגבי הירידה המוצעת בצוות (סעיף 180 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), לגבי החופשה השנתית הבאה הקרובה, על פי לוח החופשות של החברה (סעיף 123 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית) , על השינוי הקרוב בתנאי חוזה העבודה (סעיף 74 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), על העובדה שחוזה העבודה לתקופה קצובה עם העובד מצטמצם (סעיף 79 לקוד העבודה של העובד). הפדרציה הרוסית) וכו'.

הודעות רשמיות לעמידה בנוהל הקבוע בחקיקת העבודה חייבות להינתן בצורת נייר בלבד, שכן מסמכים אלו יאשרו עמידה בנוהל שנקבע, והעובד מאשר את קבלת הודעה זו, ככלל, במסמך עצמו.

להלן קטעים מחוק העבודה המאשרים את הדרישה לטופס הודעה בכתב במקרים מסוימים של עמידה בדרישות חקיקת העבודה.

שבר מסמך

קוד העבודה של הפדרציה הרוסית סעיף 74. שינויים בתנאי חוזה העבודה שנקבעו על ידי הצדדים מסיבות הקשורות לשינויים בתנאי העבודה הארגוניים או הטכנולוגיים (...) המעסיק מחויב להודיע ​​לעובד על השינויים הקרובים בתנאי חוזה העבודה שנקבעו על ידי הצדדים, וכן על הסיבות שחייבו שינויים כאמור. כְּתִיבָהלא יאוחר מחודשיים, אלא אם כן נקבע אחרת בקוד זה. אם העובד לא מסכים לעבוד בתנאים החדשים, המעסיק מחויב בכך כְּתִיבָהלהציע לו עבודה אחרת העומדת לרשות המעסיק (הן משרה פנויה או עבודה התואמת את כישוריו של העובד, והן משרה פנויה נמוכה יותר או משרה בשכר נמוך יותר), אותה יוכל העובד לבצע בהתחשב במצב בריאותו. סעיף 79. סיום חוזה עבודה לתקופה קצובה חוזה עבודה לתקופה קצובה מסתיים עם תום תקופת תוקפו. יש להודיע ​​לעובד בכתב על סיום חוזה העבודה עקב סיומו לפחות שלושה ימים קלנדריים לפני הפיטורים, למעט מקרים בהם יפוג חוזה עבודה לתקופה קצובה שנכרת לתקופת תפקידו של העובד הנעדר. . סעיף 123. רצף מתן חופשה שנתית בתשלום סדר מתן החופשות בתשלום נקבע מדי שנה בהתאם ללוח החופשות (...). יש להודיע ​​לעובד על שעת תחילת החופשה בשביל חתימהלא יאוחר משבועיים לפני תחילתו. סעיף 180. ערבויות ופיצויים לעובדים במקרה של פירוק ארגון, צמצום מספר או צוות עובדי הארגון (...) עובדים מוזהרים על ידי המעסיק באופן אישי ו בשביל חתימהלפחות חודשיים לפני הפיטורים.

בכל המקרים הללו, המעסיק יצטרך לאשר את עובדת ההודעה לעובד לפרק זמן מסוים, העומד בדרישות חקיקת העבודה. לפיכך, הודעות כאמור ניתנות לעובד בחתימתו האישית. והדבר החשוב ביותר בעת מסירת הודעה הוא לא כל כך חתימת העובד, אלא ציון תאריך קבלת הודעה כזו.

ההודעה מכילה את כל אותם הפרטים שצריכים להיות על כל מסמך כוח אדם.

מערכת לרישום מסמכי התכתבות פנימיים

למעסיק יהיה קל יותר להתגונן במקרה של סכסוך עבודה (כולל תביעה) אם לארגון יש מערכת מוסמכת לרישום מסמכים. מערכת רישום חברה נחוצה עבור:

• רישום זמינות המסמכים ומעקב אחר תנועתם;
• מתן תוקף משפטי למסמכי החברה;
• ארגון מיטבי של זרימת מסמכים פנימית בארגון;
• הגנה על האינטרסים של המעסיק במקרה של סתירה משפטית. במקרה זה, מערכת רישום היומן תאשר את העובדה שהמסמך נוצר בתאריך מסוים.

מספר היומנים (פנקסי חשבונות) שיש לשמור ישירות תלוי במאפייני הפעילות של הארגון. על מנת שיומני החשבונאות (הספרים) ימלאו לא רק את תפקיד רישום המסמכים, אלא גם, במקרה של סתירה, ישמשו ראיה לכך שהמסמך נוצר בפועל בפרק זמן מסוים ולא ניתן היה להזין אותו. מאוחר יותר, מומלץ לעקוב אחר הכללים הבאים לעיצוב כתבי עת אלה.

כתבי עת חייבים:

• יש כריכה קשה (כדי לעמוד בחיי מדף);
• בעלי כריכה דביקה (כדי להוכיח את חוסר האפשרות או הקושי להסיר גיליון או להוסיף גיליון לכתב עת קיים);
• יש דפים ממוספרים מתחילתו ועד סופו;
• להיות תפור;
• מכיל הערת אישור. הוא מורכב מציון שם המגזין, מספר העמודים הכרוכים, ממוספרים (במספרים ובמילים), תפקיד, חתימה ותמליל חתימת ראש הארגון ותאריך רישום המגזין. חתימת האישור מודבקת על או מחוץ לכריכה האחורית של המגזין;

• להיות מאושרת בחותמת ישות משפטית ובחתימת ראש הארגון (למעט שני ספרי החשבונאות הראשונים של ספרי עבודה, אשר חייבים להיות מאושרים בחותמת שעווה או חותם (סעיף 41 לצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מ-16 באפריל 2003 מס' 225 "על ספרי עבודה").

המראה הפנימי של כתבי העת, בו ניתן לרשום מסמכי התכתבות פנימיים, מפותח על ידי הארגונים עצמם, שכן אין צורות סטנדרטיות של כתבי עת. הצורה המשוערת שלהם מובאת להלן.

העתקות ושכפולים

לעתים קרובות, מסמכי התכתבות פנימיים נמסרים לפקידים בצורה של עותקים או כפילויות, בפרט אם המסמך המקורי נשלח לפקיד גבוה יותר או מתויק בתיק, אך יש צורך לבצע פעולה נוספת במסמך.

עותקהמסמך יכול להיות פקסימיליה או בחינם. עותק פקסימיליה משחזר במלואו את תוכן המסמך ואת כל מאפייניו החיצוניים - פרטים הכלולים במקור (כולל חתימה וחותמת) או חלק מהם, מאפייני מיקומם. עותק חינמי נוצר על מכונות כתיבה ומכיל את כל פרטי המסמך, אך אינו חוזר בהכרח על צורתו.

העובד האחראי על המסמכים מאשר את ההעתקים. אישור העותקים מתגבש על ידי הדבקת המילה "נכון" או "ההעתק נכון" וציון החתימה, תמלול שלה ותאריך הגורם האחראי. רשומת האישור ממוקמת בדרך כלל בתחתית המסמך בכל מקום פנוי.

אם המסמך מוגש לארגונים אחרים, על עותקים של מסמכים (תמציות מהם) חייב להיות מוטבע.

לְשַׁכְפֵּל– עותק כפול של מסמך רשמי בעל תוקף משפטי של המקור.

לכן, אין לזלזל במסמכים של התכתבות פנימית - לעתים קרובות הכרה בחוקיות ההליך תלויה בביצועם ובעיבודם הנכונים. אבל דווקא במסמכים האלה המעסיקים כיום לרוב אינם יודעים כיצד לטפל בהם. ניירות כאלה אינם רשומים, נלקחים בחשבון או מוסכמים, מה שמשפיע לרעה לא רק על התוקף המשפטי של המסמך, אלא גם על הליכי הניהול המתבצעים בחברה. פעמים רבות, בשל כך, המעסיק אינו יכול להוכיח את אשמתו של עובד מסוים ואינו יכול להפעיל אמצעים חוקיים להחלת צעדים משמעתיים או סיום חוזה העבודה עם העובד. חברות רבות מתחילות לבנות מערכת ניהול מסמכים המבוססת על הטעויות שלהן, אך עדיין עדיף למנוע השלכות שליליות מאשר להתמודד עם התוצאות שלהן.

הכותב הוא דוקטור בכלכלה, ראש תכנית "ניהול משרדים בשירותי כוח אדם" במרכז לשירותי מנויים לדיני עבודה, יועץ פעיל בנושאי ארגון וייעול העבודה המשרדית

כוחו המשפטי של מסמך מובטח על ידי מכלול פרטים שנקבע לכל סוג מסמך וביצוע על גבי טופס התואם את התקן.
יש לזכור כי מסמכים שונים מורכבים מסט שונה של פרטים וכאשר עריכת מסמך אחד אינך צריך להשתמש בכל הפרטים המתוארים ב- GOST. חלק מהפרטים סותרים זה את זה, למשל, הפירוט "נתוני הפניה על הארגון" מצוין באותיות בלבד, בעוד "שם סוג המסמך" אינו כתוב על נייר המכתבים. בתהליך ההכנה והעיבוד של מסמכים ניתן להשלים את הרכב הפרטים הנדרשים בפרטים נוספים אם הדבר מתבקש ממטרת המסמך ועיבודו. ניתן להזין פרטים נוספים בטפסי המסמך המאוחד. למשל, הוסיפו את הפרטים "חתימת ראש אגף כוח אדם", "חתימת הממונה המיידי" לטופס צווי העסקה ופיטורי עובדים. עם זאת, אסור למחוק פרטים בודדים מטפסים מאוחדים.
הרכב פרטיםאפיון מסמך ספציפי נקבע לפי מטרות יצירת המסמך, מטרתו, הדרישות לתוכן ולצורתו של מסמך זה ושיטת התיעוד.
המסמכים העיקריים הקובעים את הרכב הפרטים והדרישות לביצועם הם GOST R 6.30-2003, כללים לעבודה משרדית ברשויות ביצוע פדרליות שאושרו בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מ-15 ביוני 2009 מס' 477

מסמכים אלה קובעים את הפרטים הבאים המשמשים להכנת וביצוע מסמכים ארגוניים ומנהליים - גזירות, צווים, הוראות, מכתבים, פרוטוקולים, פעולות ומסמכים נוספים הכלולים ב-OK 011-93 (OKUD):
קוד טופס מסמךומודבקים על פי הסיווג הכל-רוסי של תיעוד ניהול (OKUD). OKUD הוא חלק בלתי נפרד מהמערכת המאוחדת של סיווג וקידוד של מידע טכני, כלכלי וחברתי ומכסה מערכות תיעוד מאוחדות וצורות מסמכים שאושרו לשימוש בכלכלה הלאומית.
סמל או סימן מסחרי של הארגון(סימן שירות) מונחים על נייר המכתבים של הארגון בהתאם לאמנה (תקנות הארגון).
קוד ארגון(OKPO) מודבקים על פי הסיווג הכל-רוסי של מפעלים וארגונים.
OGRN- מספר רישום המדינה הראשי של ישות משפטית מודבק בהתאם למסמכים שהונפקו על ידי רשויות המס.
INN/KPP- מספר זיהוי נישום/קוד סיבה לרישום מוזן בהתאם למסמכים שניתנו על ידי רשויות המס.
שם של חברה, שהוא מחבר המסמך, חייב להתאים לשם המעוגן במסמכים המרכיבים אותו. מעל שם הארגון ציינו את השם המקוצר, ובהעדרו את שמו המלא של ארגון האם (אם קיים). השם המקוצר של הארגון ניתן במקרים בהם הוא מעוגן במסמכים המרכיבים של הארגון. השם המקוצר (בסוגריים) ממוקם מתחת או מאחורי השם המלא. שמות הארגונים של הישויות המרכיבות של הפדרציה הרוסית, אשר יחד עם שפת המדינה של הפדרציה הרוסית (רוסית), שפת המדינה של הישויות המרכיבות של הפדרציה הרוסית, מודפסים בשתי שפות.
שם הסניף, המשרד הטריטוריאלי, הנציגות מצוין אם הוא כותב המסמך, וממוקם מתחת לשם הארגון.
מידע רקע על הארגון כוללכולל: כתובת דואר; מספר טלפון ומידע נוסף לפי שיקול דעת הארגון (מספרי פקס, מספרי טלקס, חשבונות בנק, כתובת מייל).
שם סוג המסמך שנערך או פורסם על ידי הארגון חייב להיקבע באמנה (תקנות הארגון) ועליו להתאים לסוגי המסמכים שנקבעו על ידי OKUD (סוג 0200000). לדוגמה, "תקנות עבודה פנימיות", "תיאור התפקיד".
תאריך המסמך הואמועד חתימתו או אישורו, לפרוטוקול - מועד הישיבה (קבלת החלטות), למעשה - מועד האירוע.
מסמכים שהונפקו על ידי שני ארגונים או יותר חייבים להיות בעלי אותו תאריך (יחיד).
מוּתָר שתי דרכים לעצב תאריך מסמך: דיגיטלי או מילולי-דיגיטלי.
בשיטה הדיגיטלית, תאריך המסמך נכתב בספרות ערביות ברצף:
יום בחודש, חודש, שנה. היום בחודש והחודש כתובים בשני זוגות של ספרות ערביות מופרדות בנקודה; שנה - ארבע ספרות ערביות.
לדוגמה, יש לעצב את התאריך 5 בפברואר 2011 כערך הבא: 02/05/2011.
אפשר לעצב את התאריך ברצף: שנה, חודש, יום בחודש, למשל, 2011.02.05.
שיטה זו של עיצוב תאריכים נמצאת בשימוש נרחב בארכיונים - תאריכים על מדפים, תיקיות ומסמכים אחרים כתובים בסדר "הפוך".
בשיטה מילולית-דיגיטלית יש לעצב את התאריך כך: 5 בפברואר 2011.
מספר הרישום של המסמך מורכבממספרו הסידורי, אותו ניתן להשלים לפי שיקול דעת הארגון עם אינדקס תיקים לפי מינוח התיקים, מידע על הכתב, מנהלים.
מספר הרישום של מסמך שפורסם במשותף על ידי שני ארגונים או יותר מורכב ממספרי הרישום של המסמך של כל אחד מהארגונים הללו, מופרדים באמצעות לוכסן לפי סדר ציון המחברים במסמך.
מספר הרישום של המסמך מוקצה על סמך הרישום שנעשה בטופס הרישום המתאים.

ניתן להבחין בין הסוגים הבאים של טפסי רישום:

כרטיסי רישום ובקרה (RCC);

יומני רישום (ספרים);

טפסי מסך (בעת שימוש בטכנולוגיות מחשב).

הטפסים של כמה כתבי עת וספרים מאושרים על ידי גורמים רשמיים. לדוגמה, הטופס של הספר לרישום תנועת ספרי עבודה ותוספות עבורם אושר בצו של משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מיום 10 באוקטובר 2003 מס' 69 "על אישור הוראות למילוי ספרי עבודה ."
אבל רוב הצורות פותח לפי שיקול דעתךמעסיק. ניתן למצוא טפסי מסמכים במסמכים לעיל.

למסמך לא רשום אין תוקף משפטי!!!
קישור למספר רישום ותאריךהמסמך כולל את מספר הרישום ותאריך המסמך שעליו יש להגיב. פרט זה נדרש למכתבים.
מקום הידוראו מהדורה של מסמך מצוינת אם קשה לקבוע זאת באמצעות הפרטים "שם הארגון" ו"נתוני הפניה על הארגון". מקום הליקוט או הפרסום מצוין תוך התחשבות בחלוקה המנהלית-טריטוריאלית המקובלת; ניתן להשתמש רק בקיצורים מקובלים.
נִמעָןיכולים להיות ארגונים, החטיבות המבניות שלהם, פקידים או יחידים. כאשר מפנים מסמך לפקיד, ראשי התיבות מצוינים לפני שם המשפחה.
שם הארגון והיחידה המבנית שלו מצוינים במקרה הנומינטיבי. העמדה של האדם שאליו מופנה המסמך מצוינת במקרה הדאטיב.
לדוגמה:
למנכ"ל
JSC "פארוס"
V.A. לפטוב
אוֹ

Mayak LLC
חשבונאות
כלכלן ראשי
V.M. קוצ'טובה

המסמך לא יכיל יותר מארבעה נמענים. המילה "העתק" אינה מצוינת בפני הנמענים השני, השלישי, הרביעי. אם יש יותר נמענים, נוצרת רשימת תפוצה של מסמכים.
פרטי "המוען" עשויים לכלול כתובת דואר. אלמנטים של כתובת הדואר מצוינים ברצף שנקבע על ידי הכללים למתן שירותי דואר.
כאשר מפנים מסמך לארגון, ציינו את שמו ולאחר מכן את כתובת הדואר, ניתן גם למרכז כל שורה בתכונת "כתובת" ביחס לשורה הארוכה ביותר.

לדוגמה:

סוכנות ממשלתית
מחקר מדעי כל רוסי
המכון לתיעוד וענייני ארכיון
רחוב פרופסויוזניה, 82, מוסקבה, 117393
כאשר מפנים מסמך לאדם פרטי, ציין את שם המשפחה, השם הפרטי, הפטרונות של הנמען, ולאחר מכן את כתובת הדואר,

לדוגמה:

אברמוב אולג פבלוביץ'
רחוב. סדובאיה, בן 5, דירה. 12,
ליפקי, אזור טולה, 301264
כאשר פונים למסמך בו-זמנית לארגון ולאדם פרטי ("בעותק"), יש לעצב את הכתובת לפי הדוגמה:
מחלקת הפנים של מחוז מוסקובסקי
סנט פטרסבורג
ראש המחלקה
ש.מ. טיטוב
סבירידוב פיטר אלכסייביץ'
רחוב. פורטוביה, 82, דירה 17
לומונוסוב
אזור לנינגרד, 196754
חותמת אישור מסמך– דרישה של מסמך רשמי המקנה אופי נורמטיבי או משפטי לתוכנו. אישור מסמך הוא דרך מיוחדת להפעלת מסמך, המאשרת את הפצתו למעגל מסוים של ארגונים, פקידים ואזרחים.
ניתן לאשר את המסמך בשתי דרכים:
פקיד/ים;
מסמך שפורסם במיוחד.
לשתי שיטות האישור יש תוקף משפטי זהה.
חותמת אישור המסמך ממוקמת בפינה הימנית העליונה של המסמך.
בעת אישור מסמך על ידי בעל תפקיד, על חותמת האישור להיות מורכבת מהמילה APPROVED (ללא מרכאות), כותרת תפקידו של המאשר את המסמך, חתימתו, ראשי התיבות, שם המשפחה ותאריך האישור.

לדוגמה

אני אישרתי
מנכ"ל
JSC "Scarlet Sails"
חתימה אישית I.S. Sergeev
12.01.2011
מותר למרכז אלמנטים בתכונת "חותמת אישור" של המסמך ביחס לשורה הארוכה ביותר.

לדוגמה

אני אישרתי
מנכ"ל
JSC "מפעל פורצלן לומונוסוב"
חתימה אישית I.S. Sergeev
12.01.2011
כאשר מסמך מאושר על ידי מספר פקידים, חתימותיהם מוצבות באותה רמה.
כאשר מאשרים מסמך בהחלטה, החלטה, צו, פרוטוקול, חותמת האישור מורכבת מהמילה APPROVED (APPROVED, APPROVED או APPROVED), שם המסמך המאשר בתיק האינסטרומנטלי, התאריך שלו ומספרו.

לדוגמה

אושר
לפי החלטת האסיפה הכללית
בעלי מניות מיום 15.9.2010 מס' 14
אוֹ
אושר
בהוראת היושב ראש
מועצת הבנק
מיום 02/01/2011 מס' 12
חותמת האישור אינה קיימת בכל מסמך.

רשימה משוערת של מסמכים טעונים אישור.
פעולות (בדיקות וביקורות; קבלת גמר בנייה של חפצים, ציוד; מחיקה; בדיקה, העברת תיקים; פירוק ארגונים, מוסדות, מפעלים וכו').
הסכמים (על ביצוע עבודה, אספקה ​​חומרית וטכנית, השכרת מקום; על אספקה, חוזים, שיתוף פעולה מדעי וטכני, אחריות כספית וכו').
משימות (לתכנון מתקנים, מבנים טכניים, בניית הון; לביצוע עבודות מחקר, עיצוב וטכנולוגיות; טכניות וכו')
הוראות (כללים) - (רשמיות; על עבודה משרדית; אמצעי זהירות; תקנות עבודה פנימיות וכו')
תקנים (צריכת חומרי גלם, חומרים, חשמל; עיצוב טכנולוגי; מספר עובדים וכו')
דוחות (על פעילות ייצור, נסיעות עסקים, עבודת מחקר וכו')
רשימות (של תפקידים של עובדים עם שעות עבודה לא שגרתיות; מפעלים הכפופים להטבות מסוימות; חומרים דוקומנטריים סטנדרטיים שנוצרו בפעילות של משרדים, מחלקות וארגונים אחרים, המציינים תקופות אחסון של חומרים וכו')
תוכניות (ייצור; בנייה והתקנה, תכנון וסקר, עבודת מחקר, החדרת טכנולוגיה חדשה; אספקה ​​שיתופית של מוצרים; הפצת מוצרים לפי המינוח שנקבע; הכנסה מדיור ושירותים קהילתיים, תיקונים גדולים; עבודת מועצת המנהלים, מדעית ומועצה טכנית, מועצת מדענים וכו')
תקנון (על הארגון; יחידה מבנית; בונוסים, השתלמויות וכו')
תוכניות (עבודה ואירועים, הדרכה וכו')
מחירים לעבודה.
אומדנים (הוצאות לתחזוקת מנגנון הניהול, מבנים, חצרים, מבנים; שימוש בכספי ארגונים; הכנה ופיתוח של ייצור מוצרים חדשים; בניית הון וכו')
תקנים ממלכתיים, תקנים בתעשייה, תנאים טכניים.
מבנה ואיוש עובדים.
תעריפי תעריפים.
אמנות הארגון.
צורות של מסמכים מאוחדים.
לוחות זמנים של כוח אדם ושינויים בהם.
פתרון הבעיה.
ההחלטה מכילה הנחיות לגבי הפתרון (הכנת פתרון) לסוגיה המפורטת במסמך.
ההחלטה, הכתובה על המסמך על ידי הפקיד הרלוונטי, כוללת את שמות וראשי התיבות של המוציאים לפועל, תוכן הצו (במידת הצורך), מועד הביצוע, חתימה ותאריך.

לדוגמה:

זייצבה A.V.
ניקיטין P.S.
נא להכין פרויקט
הסכמים עם הרמס
עד 21/01/2011
חתימה אישית
תַאֲרִיך
מותר לנסח את ההחלטה על גיליון נפרד.
כותרת לטקסטכולל תקציר של המסמך. הכותרת חייבת להיות עקבית עם שם סוג המסמך. הכותרת יכולה לענות על השאלות:
על מה (על מי), על מה (מי)?
לדוגמה: הזמנה ליצירת עמלת הסמכה; תיאור התפקיד של המעצב הראשי.
ייתכן שהטקסט של מסמכים שנכתב בפורמט A5 לא יכלול כותרת.
סימן בקרהביצוע מסמך מסומן באות "K", המילה או החותמת "שליטה".
הטקסט של המסמך מנוסח בשפת המדינה של הפדרציה הרוסית או בשפות המדינה של הישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית והישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית.
טקסטים של מסמכים מנוסחים בצורה של שאלון, טבלה, טקסט קוהרנטי או שילוב של מבנים אלה.
בעת חיבור טקסט בצורה של שאלון, שמות המאפיינים של האובייקט המאופיין חייבים להיות מבוטאים באמצעות שם עצם בנוסח נקוב או ביטוי עם פועל בגוף שני רבים בזמן הווה או עבר ("יש" , "בעלים" או "היו", "היו" וכו' .). מאפיינים המבוטאים בעל פה חייבים להיות עקביים עם שמות המאפיינים.
עמודות ושורות הטבלה חייבות לכלול כותרות המבוטאות בשם עצם באותיות נומינטיביות. כותרות משנה של עמודות ושורות חייבות להיות עקביות עם הכותרות.

אם הטבלה מודפסת על יותר מעמוד אחד, יש למספר את עמודות הטבלה ורק את המספרים של עמודות אלו יש להדפיס בעמודים הבאים.
טקסט מחובר, ככלל, מורכב משני חלקים.
החלק הראשון מציין את הסיבות, הנימוקים, המטרות לעריכת המסמך,
בשני (סופי) - החלטות, מסקנות, בקשות, הצעות, המלצות.
הטקסט עשוי להכיל רק את החלק הסופי (לדוגמה, פקודות - חלק מינהלי ללא הצהרה; מכתבים, הצהרות - בקשה ללא הסבר).
הטקסט של מסמך שהוכן על בסיס מסמכים של ארגונים אחרים או מסמכים שפורסמו בעבר מציין את פרטיהם:
כותרת המסמך;
שם הארגון - מחבר המסמך;
תאריך מסמך;
מספר רישום מסמך;
כותרת לטקסט.
אם הטקסט מכיל מספר פתרונות, מסקנות וכדומה, אזי ניתן לחלק אותו לחלקים, תת-סעיפים, פסקאות, הממוספרים בספרות ערביות.
במסמכים (סדר, סדר)ארגונים הפועלים על פי עקרונות אחדות הפיקוד, כמו גם מסמכים המופנים להנהלת הארגון, הטקסט מוצג בגוף ראשון יחיד ("אני מזמין", "אני מציע", "אני מבקש").
במסמכים גופים קולגיאלייםהטקסט מוצג בגוף שלישי יחיד ("מחליט", "מחליט").
במסמכים משותפים, הטקסט מוצג בגוף ראשון רבים ("אנחנו מזמינים", "החלטנו").
הטקסט של הפרוטוקול מוצג בגוף שלישי רבים ("הקשיב", "דיבר", "החליט", "החליט").
במסמכים הקובעים את הזכויות והחובות של ארגונים, חלוקותיהם המבניות (תקנות, הוראות), וכן המכילים תיאור, הערכת עובדות או מסקנות (מעשה, תעודה), צורת הצגת הטקסט בגוף שלישי יחיד או נעשה שימוש ברבים ("המחלקה מבצעת תפקידים", "העמותה כוללת", "הוועדה שהוקמה").
צורות ההצגה הבאות משמשות במכתבים:
- גוף ראשון רבים ("אנא שלח", "אנחנו שולחים לתמורה");
- גוף ראשון יחיד ("אני רואה בכך צורך", "נא להדגיש");
- מגוף שלישי יחיד ("המשרד אינו מתנגד").
סימון נוכחות האפליקציה, הנקרא בטקסט של המסמך, מעוצב באופן הבא:
יישום: עבור 5 ליטר. ב-2 עותקים.
אם למכתב יש קובץ מצורף שאינו מצויין בטקסט, ציינו את שמו, מספר הגיליונות ומספר העותקים; אם יש מספר יישומים, הם ממוספרים ,

לדוגמה:

יישומים.
1. תקנות מחלקת הלוואות אזוריות ל-5 עמודים. בעותק 1
2. כללים להכנת וביצוע מסמכים של מחלקת הלוואות אזורית ל-7 עמודים. ב-2 עותקים.
הסימון ממוקם מהפסקה מהשוליים השמאליים של המסמך בשלושה מרווחים.
אם בקשות כרוכות, מספר הגיליונות אינו מצוין.

כל קצין כוח אדם בתהליך העבודה צריך לערוך הרבה מאותו סוג של מסמכים, ומסמכים אלו חייבים להיות ערוכים בצורה נכונה ואחידה. כמובן שהחקיקה מגדירה את ההליך הבסיסי למילוי טפסים מאוחדים, ספרי עבודה ותוכן חוזה העבודה. אך על מנת לארגן עבודה עם מסמכים בחברה שלך, רצוי לפתח הנחיות לניהול רישומי כוח אדם ולוח זמנים של זרימת מסמכים.

1?. המושג "כוח משפטי של מסמך", איחודו בתקן המדינה.

GOST 51141-98 "ניהול משרד וארכיון. מונחים והגדרות". כוחו המשפטי של מסמך הוא קניין של מסמך רשמי המוקנה לו בחקיקה הנוכחית, בסמכותו של הגוף שהוציא אותו ונוהל הביצוע שנקבע.

2?. מידע בטופס המסמך. תוכן המסמך, אופיו המחייב. הרכב זיהוי המסמך: אישור, חתימה, טביעת חותם.

כדי שלמסמך יהיה תוקף משפטי, עליו להיות:

מעוצב כהלכה;

אין לסתור את תוכן החקיקה הנוכחית;

יפורסם על ידי ארגון הזכאי לכך.

העדר הפרטים הדרושים או ביצועם השגוי עלול להביא לכך שלמסמך לא יהיה תוקף משפטי (למשל, אין חתימה או תאריך). אם אין בו כותרת לטקסט או הערה על המבצע, אזי הדבר יוביל רק לקשיים מסוימים בעבודה עם המסמך, אך לא ישפיע על משמעותו המשפטית.

כוחו המשפטי של מסמך מובטח על ידי מכלול פרטים שנקבעו לכל סוג מסמך - מרכיבי חובה להכנת מסמך רשמי. המסמך העיקרי הקובע את הרכב הפרטים והדרישות לביצועם הוא GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות להכנת מסמכים."פרטי חובה המבטיחים את התוקף המשפטי של המסמכים הם:

שם הארגון (רשמי) - מחבר המסמך;

שם סוג המסמך;

תאריך מסמך;

מספר רישום;

חותמת אישור מסמך;

חֲתִימָה;

על פי כמה מקורות גם: אשרת אישור, העתקת סימן אישור, מידע הפניה על הארגון.

חֲתִימָההוא דרישה חובה מכל מסמך; בעל תפקיד, בחתימה על מסמך, לוקח על עצמו אחריות לאותנטיות של המסמך ולכל ההשלכות האפשריות של ביצוע המסמך.

תאריך מסמך– אחד הפרטים החשובים ביותר במסמך. היעדר תאריך במסמך הופך אותו לפסול.

חותם- דרישה משמעותית מבחינה משפטית, המשמשת לאישור חתימת פקיד על המסמכים החשובים ביותר (או הכספיים).

חותמת אישור- מסמכים מסוימים מקבלים תוקף משפטי רק מרגע אישורם על ידי ראש או רשות עליונה.

מספר רישוםמהווה ערובה נוספת לאותנטיות של המסמך. הוא מעיד על כך שהמסמך עבר את כל שלבי הטיפול, נרשם ולכן הוא מסמך רשמי של המיזם.

מסגרת חקיקה ורגולטורית לניהול רישומי כוח אדם

מבנה המסגרת החקיקתית והרגולטורית לניהול רישומי כוח אדם:
1. חוקי הפדרציה הרוסית.
2. צווים של נשיא הפדרציה הרוסית, החלטות ממשלת הפדרציה הרוסית; מסמכים מתודולוגיים של ארגונים, רשויות ביצוע מקומיות על ניהול רישומי כוח אדם.
3. פעולות רגולטוריות של תקן המדינה של הפדרציה הרוסית, משרדים, מחלקות, רשויות ביצוע פדרליות.

חקיקת עבודה ופנסיה על תיעוד חובה של עבודה עם כוח אדם.

· קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. זהו חוק היסוד שמומחה כוח אדם של כל ארגון חייב לפעול לפיו בעבודתו. נורמות קוד העבודה מסדירות את הליך ההעסקה והפיטורי עובדים, ארגון זמני העבודה ומנוחתם, תנאי תשלום השכר ומתן לעובדים הטבות ופיצויים שונים.

· מדריך הכשרות לתפקידי מנהלים, מומחים ועובדים נוספים (אושרה בהחלטת משרד העבודה של רוסיה מיום 21 באוגוסט 1998 מס' 37 (כפי שתוקן ב-20 באפריל 2001): אחת מתחומי התפקיד של ראש מחלקת כוח אדם היא להבטיח הכנת מסמכים בנושא פנסיה ביטוח, וכן הגשתם לרשות הביטוח הלאומי. כללים להגשת בקשה לפנסיה, הקצאת פנסיה וחישוב מחדש של סכום הפנסיה, העברה מקצבה אחת לאחרת בהתאם לחוקים הפדרליים "על פנסיה לעבודה בפדרציה הרוסית" (מיום 17 בדצמבר 2001 מס' 173-FZ ) וחוק "על פנסיה ממלכתית בפדרציה הרוסית".(מיום 15 בדצמבר 2001 מס' 166-FZ) (אושרה בהחלטת משרד העבודה של רוסיה וקרן הפנסיה של הפדרציה הרוסית מיום 27 בפברואר 2002 מס' 17/19pb; רשום במשרד המשפטים של רוסיה ב-31 במאי 2002 (רישום מס' 3491); פורסם ב-Rossyskaya Gazeta ב-5 ביוני 2002).

הצגת תיעוד כוח אדם בעת ביצוע פעולות פיקוח ובקרה על ידי גופי פיקוח העבודה הפדרלי, גופי פיקוח ובקרה פדרליים וציבוריים אחרים; רשויות התביעה.

· בהתאם להוראות קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, פיקוח העבודה הממלכתי מוסמך לפקח ולפקח על ציות המעסיקים לחוקי העבודה. למפקחי העבודה של המדינה יש זכויות רחבות בהפעלת פיקוח ובקרה; יש להם את הזכות לבקר בחופשיות ארגונים מכל הצורות הארגוניות והמשפטיות וצורות הבעלות, כמו גם מעסיקים - יחידים, בכל שעה ביום, בנוכחות של תעודות תקניות, לצורך ביצוע בדיקות, לבקש מהמעסיקים ומנציגיהם מסמכים, הסברים, מידע הדרוש לביצוע תפקידי פיקוח ובקרה.

· החוק הפדרלי של הפדרציה הרוסית מ-27 ביולי 2006 מס' 149-FZ "על מידע, טכנולוגיות מידע והגנת מידע". כל עבודת מחלקת משאבי אנוש עם נתונים אישיים של עובדים מבוססת על חוק זה. כך למשל, השאלה כיצד יעובד המידע שיתקבל מעובד עם תחילת עבודתו והיכן יישמר.

· חוק הפדרציה הרוסית מ-29 ביולי 2004 מס' 98-FZ "על סודות מסחריים". היא קובעת רשימת מידע העלול להוות סוד מסחרי של ארגון, רשימת עובדים שיש להם גישה אליו, נוהל היכרות עם נתונים סודיים וכן אחריות להפצת מידע סודי.

· חוק הפדרציה הרוסית מיום 17 ביולי 1999 מס' 181-FZ "על היסודות של הגנת העבודה בפדרציה הרוסית". הוראות מסמך זה מאפשרות לבנות בצורה מוכשרת מערכת הגנת עובדים בארגון. אם מתגלה הפרה של כללי הגנת העבודה והבטיחות, מפקח העבודה מביא את הפקידים האשמים לאחריות מנהלית.

· חוק הפדרציה הרוסית מה-8 באוגוסט 2001 מס' 134-FZ "על ההגנה על הזכויות של ישויות משפטיות ויזמים בודדים במהלך פיקוח המדינה (פיקוח)." החוק נותן מושג על הזכויות והחובות של המעסיק בעת ביצוע בדיקות שונות בארגון. כך למשל, החוק מדבר על מסמכים שזכותו של מעסיק לדרוש ממפקח כאשר הוא מופיע בארגון, על זכותו של נציג החברה להיות נוכח אישית במהלך בדיקה, ועל האופן שבו ארגון יכול לערער על בדיקה לא מספקת. תוצאות.

המאפיין העיקרי של מסמכים ארגוניים ומנהליים הוא שהם מסמכים פנימיים. במילים אחרות, על מנת לפתח וליישם אותם, אין צורך בהשתתפותם של צדדים שלישיים או נציגים של כל מפעל אחר. די בהחלטה של ​​ההנהלה או גורמים אחרים במפעל שמסמכים אלה מתייחסים לפעילותם. לחתימה על מסמכים חיצוניים, חוזים, חשבוניות, אישורי קבלה לעבודה וכו', אין די בהבעת רצון של נציגים של ישות משפטית אחת בלבד. החלטה נדרשת על ידי פקידים של שני ארגונים לפחות שאינם אחראים זה לזה.

מסמך פנימי שהוצא על ידי מיזם יכול להיחשב מחייב עבור עובדים רק אם יש לו תוקף משפטי.

כדי שלמסמך יהיה תוקף כזה, יש לבצע את הפעולות הבאות:

• * ההוראות הכלולות במסמך חייבות לעמוד בקפדנות בדרישות החוק;
• * המסמך חייב להיות מופק על ידי פקיד בהנהלה, מחלקת המיזם, שיש לו את הסמכויות הדרושות לכך;
• * פרטי המסמך חייבים לעמוד בסטנדרטים המקובלים.
• * לא יתקיימו תנאים אלו, עשוי בית המשפט להכריז על המסמך כפסול.

סמכויות עובדי הארגון להנפיק מסמכים ארגוניים ומנהליים

לפני ביצוע הוראות של מסמך מסוים, יש לשים לב לכשירותו של מי שחתם על מסמך זה. אם בעת עריכתו וחתימתו חרג בעל תפקיד מתחום סמכותו, אין למסמך תוקף משפטי והוא פסול.

סמכותו של ראש המיזם כוללת את כל נושאי ניהול הפעילות השוטפת, למעט נושאים שרק האסיפה הכללית של משתתפי המיזם או הדירקטוריון רשאית להחליט. המנהל הוא העובד היחיד הפועל מטעם החברה ללא ייפוי כוח.

אבל, על פי אמנת המיזם, סמכותו של המנהל עשויה להיות מוגבלת, וחלק מסמכויותיו ה"רגילות" עשויות לעבור לדירקטוריון או לאסיפה הכללית של המשתתפים. לדוגמה, האמנה עשויה לקבוע כי למנהל אין זכות, לבדו, ללא הסכמת האסיפה הכללית של המשתתפים, לבצע עסקאות בסכום העולה על 500,000 רובל. על מנת שעסקה כזו תהיה חוקית, יש לצרף להסכם פרוטוקול האסיפה הכללית של משתתפי המיזם, בו יש לציין ישירות כי אסיפת המשתתפים אישרה עסקה זו. אחרת, החוזה (והעסקה) עלולים להכריז כפסולים. במקרה זה, לא יתקבלו "הסברים" של הצד שכנגד לפיהם לא ידע על הגבלת סמכויות ראש המיזם, שכן אמנת המיזם היא מסמך פתוח. חברות וחברות המתכוונות להתקשר בחוזה עם מיזם יכולים וצריכים להכיר זאת.

הכשירות הבלעדית של האסיפה הכללית של משתתפי המיזם כוללת נושאים שלא ניתן להעביר להנהלת המנהל. לדוגמה, החוק הפדרלי מס' 208-FZ מיום 26 בדצמבר 1995 "על חברות מניות" (סעיפים 48 ו-79) מציב בסמכות הבלעדית של האסיפה הכללית של בעלי המניות החלטות לגבי ביצוע עסקה גדולה בסכום שהוא יותר מ-50 אחוז מהערך בספרים של חברת הנכסים. לעניין זה, אמנת חברה משותפת אינה יכולה להקנות למנהל הכללי זכות לבצע עסקה כזו. אחרת, זה יסתור את הוראות החוק הפדרלי "על חברות מניות".

כל שאר בעלי התפקידים במפעל יכולים לפתור בעיות מסוימות רק במקרים בהם הם מוסמכים לעשות זאת על פי צווים, ייפויי כח, תיאורי תפקידים, תקנות וכדומה, חתומים או מאושרים על ידי המנהל. בעת כריתת חוזים או בעת עריכת וחתימה על מסמכי סחורה ופיננסים אחרים בשם המיזם, על בעל הפקיד להתייחס לשם, למספר ולתאריך של ייפוי הכוח, הצו או התקנה שעל בסיסם הוא פועל. אחרת, לנציגי ארגוני צד שלישי תהיה הזכות לפקפק אם לפקיד זה באמת יש את הסמכות הנדרשת.

שם המסמך:
מספר מסמך:	6.10.4-84
סוג מסמך:	GOST
סמכות מקבלת:	תקן המדינה של ברית המועצות
סטָטוּס:	פָּעִיל
יצא לאור:	פרסום רשמי
תאריך קבלה:	9 באוקטובר 1984
תאריך התחלה:	1 ביולי 1987
תאריך עדכון:	1 באפריל 2001

GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים במדיה ממוחשבת ובטיפוגרפיות שנוצרו בטכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות

GOST 6.10.4-84

קבוצה T54

תקן בין-מדינתי

מערכות תיעוד מאוחדות

מתן כוח משפטי למסמכים במדיום מכונות
והמכונה שנוצרה באמצעים
הנדסת מחשוב

הוראות בסיסיות

מערכות מאוחדות של תיעוד. הענקת
תוקף משפטי למסמכים על תוכנה ומכינוגרמה
נוצר על ידי מחשבים. כללי

בצו של ועדת מדינת ברית המועצות לתקנים מיום 9 באוקטובר 1984 N 3549, תאריך ההקדמה נקבע מ-07/01/87

הוצאה מחדש

תקן זה קובע דרישות להרכב ולתוכן של הפרטים הנותנים תוקף משפטי למסמכים במדיה ממוחשבת ונתונים טיפוגרפיים שנוצרו בטכנולוגיית מחשב, וכן את הליך ביצוע השינויים במסמכים אלו.

תקן זה הינו חובה עבור כל המפעלים, הארגונים והמוסדות (להלן ארגונים) המבצעים חילופי מידע של מסמכים על גבי מדיות מחשב ודיאגרמות מכונות.

בהתבסס על תקן זה, ניתן לפתח תקנים תעשייתיים ותקנים ארגוניים, תוך התחשבות במוזרויות השימוש במסמכים במדיה ממוחשבת ובהודעות מכונה הן בין ארגונים והן בעת ​​שימוש ישיר בתוך ארגון.

1. הוראות כלליות

1. הוראות כלליות

1.1. המסמך על מדיית המחשב חייב להיות מוקלט, מיוצר ומסומן בהתאם לדרישות GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, והמידע מקודד בהתאם למסווגים הטכניים של כל האיחוד ומידע כלכלי. בהיעדר המידע הדרוש במסווגים של כלל האיחוד, מותר להשתמש בקודים של מסווגים בין-תעשייתיים ותעשייתיים רשומים.
______________
* כוח אבוד בשטח הפדרציה הרוסית.

1.2. יש ליצור את דיאגרמת המכונה תוך התחשבות בדרישות של תקני מדינה למערכות תיעוד מאוחדות.

1.3. יש להשתמש במסמך במדיה ממוחשבת ובמסמך טיפוגרפי רק אם קיימות החלטות רלוונטיות של משרדים ומחלקות.

1.4. הובלה (העברה, העברה וכו') של מסמך על מדיית מחשב ומסמך מודפס חייב להתבצע עם מכתב נלווה שנערך בהתאם ל-GOST 6.38-90*. מכתב נלווה לדוגמה מסופק בקובץ המצורף.
______________
GOST R 6.30-97** (להלן).

** GOST R 6.30-2003 בתוקף בשטח הפדרציה הרוסית. - שימו לב ל"קוד".

1.5. מסמך במדיה ממוחשבת ומסמך טיפוגרפי מקבלים תוקף משפטי לאחר עמידה בדרישות תקן זה וחתימה על המכתב המקיף.

1.6. הקלטת מסמך על מדיית מחשב ויצירת טיפוגרמה חייבת להתבצע על בסיס נתונים שנרשמו במסמכים המקוריים (הראשוניים) המתקבלים בערוצי תקשורת ממכשירי הקלטה אוטומטיים או בתהליך של פתרון בעיות אוטומטי.

1.7. לבקשת ארגון המשתמשים, לצורך שליטה ויזואלית במסמך שנוצר במדיה ממוחשבת, הוא מומר לצורה הניתנת לקריאה על ידי אדם באמצעות אמצעים טכניים שונים של הצגת נתונים (צגים, מכשירי הדפסה וכו').

2. דרישות לפרטי מסמכים על אחסון מכונות ומכונות גרמות שנוצרו על ידי ציוד מחשב

2.1. מסמך במדיה ממוחשבת או מסמך טיפוגרפי חייב להכיל את פרטי החובה הבאים:

שם הארגון שיצר את המסמך;

מיקום הארגון שיצר את המסמך או כתובת הדואר;

כותרת המסמך;

תאריך הפקת המסמך;

הקוד של האחראי להפקה נכונה של מסמך על מדיית מחשב או מסמך מודפס או, ככלל, הקוד של מי שאישר את המסמך.

הערה. לפי החלטת משרדים ומחלקות, מותר להשתמש בפרטים נוספים (מספר טלפון, טלטיפוס, תפקיד ושם משפחה של בעל הזכות לאשר את המסמך והכתב המודפס שנרשם במדיה ממוחשבת וכדומה) למסמכים בודדים במדיה ממוחשבת. ונתונים טיפוגרפיים וכו'), המשקפים את הפרטים של יצירה, שימוש והעברה של מסמכים אלה.

2.2. פרטי מסמך חובה על גבי מדיית מחשב יש להציב באופן המאפשר זיהוי ברור של הפרטים.

2.3. יש להדפיס פרטים חובה של תרשים המכונה ולהציב אותם בהתאם לדרישות הסטנדרטים של המדינה למערכות תיעוד מאוחדות.

2.4. יש לכתוב את הפירוט "שם הארגון שיצר את המסמך" בטופס הבא: קוד זיהוי לפי מסווגן הארגונים והארגונים של כל האיגודים (OKPO)* ושם הארגון. מותר להשתמש בשמות מקוצרים מבוססים.
__________________
* פרט זה חייב להיות מקושר לדרישות של GOST 6.38-90.


עבור ארגונים שאין להם זכויות של ישות משפטית, יש לציין את קוד OKPO של הארגון לו הם כפופים.

2.5. יש לכתוב את הפירוט "מיקום הארגון - יוצר המסמך" בצורה הבאה: קוד זיהוי על פי הסיווג של כל האיחוד "מערכת לייעוד אובייקטים של החלוקה המנהלית-טריטוריאלית של ברית המועצות והרפובליקות של האיחוד, כמו וכן אזורים מאוכלסים" (SOATO) ושם היישוב בו נמצא הארגון.

2.6. יש לרשום את הפירוט "שם המסמך" בטופס הבא: קוד זיהוי ושם טופס המסמך לפי ה-All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD)* עבור מסמכי כל האיחוד או התעשייה (מחלקה), מסווג רפובליקני של תיעוד ניהול - לתעשייה (מחלקה), מסמכי טפסים רפובליקנים.
______________
* OK 011-93 תקף בשטח הפדרציה הרוסית.

2.7. יש לרשום את התכונה "תאריך הפקת המסמך" בהתאם לדרישות GOST 6.38-90 ויש לציין את שעת הקלטת המסמך, המאפשרת לזהותו עם פרוטוקול המכונה.

2.8. יש לכתוב את הפרטים "קוד האחראי להפקה נכונה של המסמך במדיה ממוחשבת או בטיפוגרמה" או "קוד מי שאישר את המסמך" בצורה הבאה: קוד זיהוי ותפקיד, שם משפחה של האדם אחראי להפקה נכונה של המסמך במדיית מחשב או בתרשים המכונה, או מי שאישר את המסמך. יש לרשום את הבעלות על הקוד על ידי אדם ספציפי בארגון שיצר את המסמך במדיה ממוחשבת או שהפיק את דיאגרמת המכונה, וליצור כלים טכניים, תוכניים ותנאים ארגוניים ששוללים את האפשרות להשתמש בקודים של אחרים.

2.9. ארגונים הכפופים להוראות מיוחדות חייבים לציין את הפרטים המפורטים בפסקאות. 2.4; 2.5 בהתאם לכללי הוראות אלה.

2.10. הליך הבחירה, הקבלה לאחסון והנפקת מסמכים במדיה ממוחשבת ונתונים טיפוגרפיים לצרכנים, ביטולם והשמדתם נקבע על ידי משרדים ומחלקות.

3. מקוריים, כפילויות, עותקים של מסמכים על אחסון מכונות ומכונות גרמות

3.1. למקור, כפילויות והעתקים של מסמכים על מדיית מחשב וטיפוגרמות המתקבלות על ידי תוכנה סטנדרטית של מערכת מחשב זו יש תוקף משפטי זהה אם הם ערוכים בהתאם לדרישות תקן זה.

3.2. המקור של מסמך במדיה ממוחשבת הוא התיעוד הראשון של מסמך במדיה ממוחשבת המכיל ציון שמסמך זה הוא מקור.

המקור של מכונותגרמה הוא העתק ראשון של מסמך על נייר המודפס בטכנולוגיית מחשב ומכיל ציון כי מסמך זה הוא מקור.

3.3. כפילויות של מסמך במדיה ממוחשבת הם רישומים של מסמך במדיה ממוחשבת, שהם עדכניים יותר בזמן, אותנטיים בתוכן, ומכילים אינדיקציה לכך שמסמכים אלו הם כפילויות.

כפילויות של מכונות גרמה הן יותר ויותר עדכניות, אותנטיות בתדפיסי תוכן על נייר המכילים אינדיקציה שהם כפילויות.

3.4. עותקים של מסמך על מדיית מחשב או משינוגרמה הם מסמכים שהועתקו מהמקור או שכפול של מסמך על מדיית מחשב או משינוגרמה על גבי מדיית אחסון אחרת, אותנטיים בתוכן ובהם ציון כי מסמכים אלו הם העתקים.

כפילויות והעתקים חייבים לשמור את פרטי החובה הכלולים במסמך המקורי על גבי מדיית מחשב או מסמך מודפס.

במכינוגרמה, שהיא העתק של המסמך במדיה ממוחשבת, חייבת להיות בנוסף חותמת או חותמת של הארגון שהמיר את המסמך לצורה הניתנת לקריאה על ידי אדם, כיתוב זיהוי וחתימות מתאימות.

4. נוהל ביצוע שינויים במסמך על אחסון המכונה והמכינוגרמה

4.1. שינויים במסמך המקורי במדיה ממוחשבת יכולים להתבצע רק על ידי הארגון שיצר את המסמך עם רישום חובה של התוכן והבסיס לשינויים והאחראי לשינויים שבוצעו.

רישום השינויים מתבצע על ידי הארגון שיצר את רשומת המסמכים.

4.2. אם נעשו שינויים במכונותגרמה המקורית, עליה לציין את הסיבות לשינויים, תאריך, שעת הצגתם, תפקיד וחתימת הפקיד שביצע את השינויים ופענוחו.

4.3. הארגון - יוצר המסמך המקורי במדיה ממוחשבת או בטיפוגרפיה מחויב להודיע ​​לארגונים - משתמשי המסמך על כל השינויים באמצעות שליחת מכתב נלווה לרבות מידע אודות השינויים ומכיל, בצירוף ציון פרטי החובה בהתאם לסעיף 2.1, המידע הבא:

ציון הבסיס לשינויים;

זמן השינויים;

חתימת הפקיד.

במידת הצורך, ניתן להדביק על המכתב המקדים חותמת או חותם של הארגון שיצר את המסמך המקורי על גבי מדיית מחשב או תמונה מודפסת.

4.4. שינויים בשכפול (עותק) של מסמך במדיה ממוחשבת או במסמך טיפוגרפי שבידי המשתמש מתבצעים רק על סמך הודעה מהארגון שיצר את המסמך במדיה ממוחשבת או מסמך טיפוגרפי.

4.5. המסמך המקורי ששונה, כמו גם כפילויות והעתקים של המסמך ששונה, שומרים על תוקף משפטי אם השינויים נעשים בהתאם לדרישות תקן זה.

נספח (הפניה). מכתב כיסוי לדוגמה

יישום
מֵידָע

פרטי הארגון - יוצר המסמך במדיה ממוחשבת או טיפוגרמה		חותמת הגבלת גישה למסמכים
כותרת לטקסט

בהתאם להסכם מיום 25.12.1984, אני שולח לך מסמכים במדיה ממוחשבת, לרבות הפרטים הבאים:

	מספר מפעל סרט מגנטי	מספר סידורי כרך
			תְפוּקָה
			יישום
			הוֹבָלָה

יישום: סרט מגנטי - 3.

הערה. המכתב המקיף מנוסח על נייר המכתבים של הארגון בהתאם לדרישות GOST 6.38-90.

הטקסט של המסמך מאומת על פי:
פרסום רשמי
מערכות תיעוד מאוחדות: אוסף GOSTs. -
מ.: IPK Standards Publishing House, 2001

GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים במדיה ממוחשבת ובטיפוגרפיות שנוצרו בטכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות

שם המסמך:
מספר מסמך:	6.10.4-84
סוג מסמך:	GOST
סמכות מקבלת:	תקן המדינה של ברית המועצות
סטָטוּס:	פָּעִיל
יצא לאור:	פרסום רשמי מערכות תיעוד מאוחדות: אוסף GOSTs. - מ.: IPC Publishing House of Standards, 2001
תאריך קבלה:	9 באוקטובר 1984
תאריך התחלה:	1 ביולי 1987
תאריך עדכון:	1 באפריל 2001

GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים במדיה ממוחשבת ובטיפוגרפיות שנוצרו בטכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות